Vad är outsourcing?

Outsourcing är en affärspraxis där tjänster eller jobbfunktioner odlas ut till en tredje part. I informationsteknologi kan ett outsourcinginitiativ med en teknikleverantör innebära en rad operationer, från hela IT-funktionen till diskreta, lättdefinierade komponenter, såsom katastrofåterställning, nätverkstjänster, mjukvaruutveckling eller QA-testning.,

företag kan välja att lägga ut IT-tjänster på land (inom sitt eget land), nearshore (till ett grannland eller en i samma tidszon) eller offshore (till ett mer avlägset land). Nearshore och offshore outsourcing har traditionellt eftersträvats för att spara kostnader.,al-Infrastruktur

  • tillgång till innovation, immateriella rättigheter och tankeledarskap
  • möjlig kontantinströmning till följd av överföring av tillgångar till den nya leverantören

    • några av riskerna med outsourcing är:

    • långsammare vändningstid
    • brist på affärs-eller domänkunskap
    • språk-och kulturella hinder
    • tidszonskillnader
    • brist på kontroll
    • /li>

    outsourcing tjänster

    Business Process Outsourcing (BPO) är en övergripande term för outsourcing av en specifik affärsprocess uppgift, såsom lön., BPO är ofta uppdelad i två kategorier: back-office BPO, som inkluderar interna affärsfunktioner som fakturering eller inköp, och front-office BPO, som inkluderar kundrelaterade tjänster som marknadsföring eller teknisk support. Information technology outsourcing (Ito) är därför en delmängd av affärsprocesser outsourcing.,

    medan de flesta affärsprocesser outsourcing innebär att utföra standardiserade processer för ett företag, innefattar kunskapsprocess outsourcing (KPO) processer som kräver avancerad forskning och analytiska, tekniska och beslutsfattande färdigheter som läkemedel r&d eller patentforskning.

    IT outsourcing faller tydligt under CIO: s domän. CIOs kommer dock ofta att bli ombedd att delta i — eller till och med övervaka-icke-ito-affärsprocessen och kunskapsprocessen outsourcing ansträngningar också., CIOs utnyttjas inte bara för att de ofta har utvecklat skicklighet i outsourcing, men också för att affärs-och kunskapsprocessarbete som läggs ut på entreprenad ofta går hand i hand med IT-system och support.

    För mer information om de senaste trenderna inom outsourcing, Se ”7 hot IT outsourcing trends — och 7 going cold.”

    Outsourcing IT-funktioner

    traditionellt har outsourcade IT-funktioner fallit i en av två kategorier: outsourcing av infrastruktur och outsourcing av applikationer., Infrastruktur outsourcing kan omfatta Service desk kapacitet, data center outsourcing, nättjänster, hanterade säkerhetsoperationer, eller övergripande infrastrukturhantering. Application outsourcing kan innefatta ny applikationsutveckling, äldre systemunderhåll, testning och QA-tjänster och paketerad programvaruimplementering och hantering.

    i dagens molnaktiverade värld kan IT-outsourcing också omfatta relationer med leverantörer av programvara -, infrastruktur-och plattformar-som-en-tjänst., I själva verket står molntjänster för så mycket som en tredjedel av outsourcingmarknaden, en andel som är avsedd att växa. Dessa tjänster erbjuds alltmer inte bara av traditionella outsourcingleverantörer utan av globala och nischade mjukvaruleverantörer eller till och med industriföretag som erbjuder teknikaktiverade tjänster.

    IT outsourcing modeller och prissättning

    lämplig modell för en IT-tjänst bestäms vanligtvis av vilken typ av tjänst som tillhandahålls. Traditionellt har de flesta outsourcingkontrakt fakturerats i tid och material eller fast pris., Men eftersom outsourcingtjänster har mognat från helt enkelt grundläggande behov och tjänster till mer komplexa partnerskap som kan producera omvandling och innovation, har avtalsstrategier utvecklats till att omfatta hanterade tjänster och mer resultatbaserade arrangemang.

    de vanligaste sätten att strukturera ett outsourcingengagemang är:

    tid och material: som namnet antyder betalar kunderna leverantören baserat på tid och material som används för att slutföra arbetet. Historiskt sett har detta tillvägagångssätt använts i långsiktiga applikationsutveckling och underhållskontrakt., Denna modell kan vara lämplig i situationer där omfattning och specifikationer är svåra att uppskatta eller behoven utvecklas snabbt.

    Enhet / on-demand-prissättning: säljaren bestämmer en fast ränta för en viss servicenivå, och kunden betalar baserat på dess användning av den tjänsten. Om du till exempel lägger ut skrivbordsunderhåll på entreprenad kan kunden betala ett fast belopp per antal skrivbordsanvändare som stöds. Pay-per-use prissättning kan leverera produktivitetsvinster från dag ett och gör komponentkostnadsanalys och justeringar enkelt., Det kräver dock en noggrann uppskattning av efterfrågevolymen och ett åtagande för viss minsta transaktionsvolym.

    fast prissättning: affärspriset bestäms i början. Denna modell kan fungera bra när det finns stabila och tydliga krav, mål och räckvidd. Att betala ett fast pris för outsourcade tjänster kan vara tilltalande eftersom det gör kostnaderna förutsägbara. Det kan fungera bra, men när marknadspriset går ner över tiden (som det ofta gör), stannar ett fast pris fast., Fast prissättning är också svårt för leverantören,som måste uppfylla servicenivåer till ett visst pris oavsett hur många resurser dessa tjänster hamnar kräver.

    variabel prissättning: kunden betalar ett fast pris vid den låga änden av en leverantörs tillhandahållna tjänst, men denna metod möjliggör viss varians i prissättning baserat på att tillhandahålla högre servicenivåer.

    kostnad-plus: kontraktet är skrivet så att kunden betalar leverantören för sina faktiska kostnader, plus en förutbestämd procentandel för vinst., En sådan prissättningsplan tillåter inte flexibilitet eftersom affärsmålen eller teknikerna förändras, och det ger liten stimulans för en leverantör att prestera effektivt.

    resultatbaserad prissättning: köparen ger ekonomiska incitament som uppmuntrar leverantören att prestera optimalt. Omvänt kräver denna typ av prisplan leverantörer att betala en straffavgift för otillfredsställande servicenivåer. Prestationsbaserad prissättning används ofta i samband med en traditionell prissättningsmetod, såsom tid-och-material eller fast pris., Detta tillvägagångssätt kan vara fördelaktigt när kunderna kan identifiera specifika investeringar som leverantören kan göra för att leverera en högre prestationsnivå. Men nyckeln är att se till att det levererade resultatet skapar inkrementell affärsvärde för kunden, annars kan de sluta belöna sina leverantörer för arbete som de borde göra ändå.

    vinstdelning: prissättningen baseras på värdet som levererats av leverantören utöver dess typiska ansvar men härrör från dess expertis och bidrag., Till exempel kan en biltillverkare betala en tjänsteleverantör baserat på antalet bilar som den producerar. Med denna typ av arrangemang har kunden och säljaren var och en hud i spelet. Var och en har pengar i riskzonen, och varje står för att få en procentandel av vinsten om leverantörens prestanda är optimal och uppfyller köparens mål.

    delad risk / belöning: leverantör och kund finansierar tillsammans utvecklingen av nya produkter, lösningar och tjänster tillsammans med leverantören som delar belöningar under en bestämd tidsperiod., Denna modell uppmuntrar leverantören att komma med idéer för att förbättra verksamheten och sprida den finansiella risken mellan båda parter. Det minskar också vissa risker genom att dela dem med leverantören. Men det kräver en större nivå av styrning för att göra bra.

    IT-organisationer söker alltmer partners som kan arbeta med dem när de omfamnar smidig utveckling och DevOps-tillvägagångssätt., ”Organisationer förändras snabbt till agila företag som kräver snabba utvecklingscykler och nära samordning mellan företag, teknik och verksamhet”, säger Steve Hall, en partner med sourcing consultancy Information Services Group (ISG). ”Global leverans kräver en globalt distribuerad smidig process för att balansera behovet av hastighet och nuvarande kostnadstryck.”

    Outsourcing och jobb

    termen outsourcing används ofta omväxlande — och felaktigt — med offshoring, vanligtvis av dem i en uppvärmd debatt., Men offshoring (eller, mer exakt, offshore outsourcing) är en delmängd av outsourcing där ett företag lägger ut tjänster till en tredje part i ett annat land än det där kundföretaget är baserat, vanligtvis för att dra nytta av lägre arbetskostnader. Detta ämne fortsätter att debiteras politiskt eftersom till skillnad från inhemsk outsourcing, där anställda ofta har möjlighet att behålla sina jobb och överföra till outsourcern, är offshore outsourcing mer sannolikt att resultera i uppsägningar.,

    uppskattningar av fördrivna arbetstillfällen eller arbetstillfällen som skapats på grund av offshoring tenderar att variera kraftigt på grund av brist på tillförlitliga uppgifter, vilket gör det svårt att bedöma nettoeffekten på IT-arbetstillfällen. I vissa fall, globala företag inrätta sina egna captive offshore IT-servicecenter för att minska kostnaderna eller tillgång färdigheter som inte kan resultera i nettoarbetsförlust men kommer att flytta jobb till utomeuropeiska platser.,

    vissa roller är vanligtvis offshored inkluderar mjukvaruutveckling, applikationsstöd och hantering, underhåll, testning, helpdesk / teknisk support, databasutveckling eller hantering och infrastrukturstöd.

    under de senaste åren har IT-tjänsteleverantörer börjat öka investeringarna i IT-leveranscentra i USA med nordamerikanska platser som står för mer en tredjedel av nya leveransplatser (29 av totalt 76) etablerade av tjänsteleverantörer i 2016, enligt en rapport från Everest Group, en IT-och affärskonsultfirma och forskningsföretag., Efterfrågan på digital omvandlingsrelaterad teknik driver specifikt intresse i vissa storstadsområden. Offshore outsourcing leverantörer har också ökat sin anställning av amerikanska IT-proffs att gird mot potentiella ökade restriktioner för H-1B visum de använder för att få offshore arbetstagare till USA för att arbeta på klientwebbplatser.

    vissa branschexperter påpekar att ökad automatisering och robotkapacitet faktiskt kan eliminera fler IT-jobb än offshore outsourcing.,

    utmaningarna med outsourcing

    Outsourcing är svåra att genomföra, och felfrekvensen för outsourcing relationer är fortsatt hög. Beroende på vem du frågar kan det vara var som helst från 40 till 70 procent. Kärnan i problemet är den inneboende intressekonflikten i alla outsourcing arrangemang. Kunden söker bättre service, ofta till lägre kostnader, än det skulle få göra själva arbetet. Säljaren vill dock göra en vinst. Denna spänning måste hanteras nära för att säkerställa ett framgångsrikt resultat för både kund och leverantör.,

    en annan orsak till outsourcingfel är rusningen att outsourca i avsaknad av ett bra affärsärende. Outsourcing eftersträvas som en” quick fix ” kostnadsbesparande manöver snarare än en investering som syftar till att förbättra kapaciteten, expandera globalt, öka smidighet och lönsamhet, eller stärka konkurrensfördelar är mer benägna att svika.

    generellt sett ökar riskerna när gränserna mellan kund-och leverantörsansvar suddas ut och omfattningen av ansvaret expanderar., Oavsett vilken typ av outsourcing, förhållandet kommer att lyckas endast om både säljaren och kunden uppnå förväntade fördelar.

    Se även: ”9 IT outsourcing misstag för att undvika” och ”10 tidiga varningstecken på IT outsourcing katastrof.”

    servicenivåavtal

    ett servicenivåavtal (SLA) är ett avtal mellan en IT-tjänsteleverantör och en kund som, vanligtvis i mätbara termer, anger vilka tjänster leverantören kommer att tillhandahålla. Servicenivåerna bestäms i början av någon outsourcing relation och används för att mäta och övervaka en leverantörs prestanda.,

    ofta kan en kund debitera en leverantör en straffavgift om vissa SLA inte uppfylls. Används klokt, det är ett effektivt sätt att hålla en leverantör på rak och smal. Men ingen CIO vill vara i affärer med straffavgift och insamling. Dålig service från en outsourcing leverantör, även vid en djup rabatt, är fortfarande dålig service, och kan leda till större problem. Det är bäst att förbruka energi på att ta reda på varför SLAs saknas i första hand och arbetar för att avhjälpa situationen. Starka SLA ensam kommer inte att garantera framgång när outsourcing IT-tjänster., De är ett av många verktyg för att hantera en IT outsourcing affär.

    för en mer djupgående diskussion om SLA, se ” vad är en SLA? Definition, bästa praxis och vanliga frågor” och ”10 gör och gör inte för att skapa effektivare SLA.”

    Outsourcing deal längder

    vad är den bästa längden för en kjol? Medan outsourcing industrin är inte riktigt lika ombytliga som mode, den rådande visdom om den bästa längden för en outsourcing kontrakt har förändrats under åren. När outsourcing först uppstod som ett lönsamt alternativ var långa kontrakt — så många som 10 år långa — normen., Eftersom några av de första erbjudandena förlorade sin glans, flyttade kunder och leverantörer till kortare kontrakt.

    som med de flesta frågor om outsourcing beror det optimala svaret på vad som läggs ut på entreprenad och varför. Medan decenniet långa erbjudanden har till stor del gått vid vägkanten, en transformational outsourcing affär kan kräva mer tid att skörda fördelar för både kund och leverantör. Men när outsourcing skrivbordet underhåll eller datacenter stöd, en kortare relation kan fungera bättre., Generellt sett bör alltför långa kontrakt (mer än sju år) undvikas om det inte finns stor flexibilitet i kontraktet.

    För mer information om outsourcingkontrakt, se ”11 nycklar till en framgångsrik outsourcingrelation” och ”7 tips för att hantera ett IT-outsourcingkontrakt.”

    välja rätt outsourcing leverantör portfölj

    För många år sedan, multi-billion-dollar megadeal för en leverantör slog en all-time hög, och de stora IT-tjänsteleverantörer i världen kunde inte ha varit lyckligare., Men grossist outsourcing har visat sig svårt att hantera för många företag. Dessa dagar har CIOs anammat multi-vendor-metoden, som innehåller tjänster från flera bästsäljare för att möta de krav som ställs. De flesta stora IT-tjänster spelare har gjort sitt bästa för att anpassa sig till denna trend. Faktum är att vissa ledande CIO inte bara arbetar med en kader av konkurrerande outsourcers, men förväntar sig att de uppfyller gemensamma resultat.

    Multisourcing är dock inte utan stora utmaningar. Kunden måste ha mogna styrnings-och leverantörshanteringspraxis på plats., I kontraktsförhandlingar måste CIOs stava ut att leverantörer ska samarbeta och avstå från att skylla på varandra, annars riskerar att förlora jobbet. CIOs måste hitta kvalificerad personal med ekonomiska och tekniska färdigheter för att hjälpa till att driva ett projektledningskontor eller något annat organ som kan hantera outsourcingportföljen.

    ökningen av digital omvandling har initierat en förskjutning inte tillbaka till megadeals men bort från siloed IT-tjänster. Eftersom företag omfamnar nya utvecklingsmetoder och infrastrukturval är många fristående it-serviceområden inte längre meningsfulla., Vissa IT-tjänsteleverantörer försöker bli One-stop butiker för kunder genom mäklartjänster eller partnerskapsavtal, som erbjuder kunder ett komplett utbud av tjänster från bäst i klassen leverantörer.

    hur man väljer en tjänsteleverantör

    att välja en tjänsteleverantör är ett svårt beslut. Men börja med att inse att ingen outsourcer kommer att vara en exakt passform för dina behov. Kompromisser kommer att bli nödvändiga.

    för att fatta ett välgrundat beslut, formulera vad du vill från outsourcingförhållandet för att extrahera de viktigaste kriterierna du söker i en tjänsteleverantör., Det är viktigt att räkna ut detta innan du söker någon outsourcers, eftersom de utan tvekan kommer att komma in med sina egna idéer om vad som är bäst för din organisation, baserat till stor del på sina egna förmågor och styrkor.

    några exempel på de frågor du behöver tänka på är:

    • vad är viktigare för dig: den totala mängden besparingar som en outsourcer kan ge dig eller hur snabbt de kan minska dina kostnader?
    • vill du ha bred kapacitet eller expertis inom ett visst område?
    • vill du ha låga, fasta kostnader eller fler variabla prisalternativ?,

    När du definierar och prioriterar dina behov kan du bättre bestämma vilka avvägningar som är värda att göra.

    traditionellt, IT-organisationer har tillbringat sex månader till ett år eller mer på IT outsourcing transaktionsprocessen, hitta rätt leverantörer och förhandla fram ett lämpligt kontrakt. Men eftersom IT – tjänster-och i allt högre grad as-a — service-erbjudanden har blivit kortare, kan den långa processen inte längre vara meningsfull., Medan urvalsprocessen fortfarande kräver noggrannhet, finns det några mer iterativa transaktionsprocesser som kan minska den tid som krävs för att anskaffa IT-tjänster.

    Outsourcingrådgivare

    många organisationer tar in en extern inköpskonsult eller rådgivare för att hjälpa till att räkna ut krav och prioriteringar. Även om expertis från tredje part säkert kan hjälpa, är det viktigt att undersöka rådgivaren väl. Vissa konsulter kan ha en intjänad intresserad av att få dig att fortsätta outsourcing snarare än att hjälpa dig räkna ut om outsourcing är ett bra alternativ för ditt företag., En bra rådgivare kan hjälpa en oerfaren köpare genom leverantörsvalsprocessen, hjälpa dem i steg som att genomföra due diligence, välja leverantörer att delta i RFP-processen, skapa en modell eller poängsystem för att utvärdera svar och fatta det slutliga beslutet.

    hjälp kan också hittas inom din organisation, inifrån den och verksamheten. Dessa människor kan hjälpa till att räkna ut dina krav. Det finns ofta en ovilja att göra detta eftersom varje antydan till en förestående outsourcing beslut kan skicka rysningar i hela den och den större organisationen., Men anekdotiska bevis tyder på att föra människor in i beslutsprocessen tidigare snarare än senare gör för bättre val och skapar också en öppenhet kring processen som går långt mot dämpa rädslan.

    För mer råd, se ”outsourcing advisors: 6 tips för att välja rätt.”

    förhandla om den bästa outsourcing affären

    de råd som ges ovan för att välja en leverantör gäller för förhandlingsvillkor med den outsourcing du väljer., En tredje part tjänsteleverantör har en sak i åtanke när man går in i förhandlingar:att göra mest pengar samtidigt som man antar minsta risk. Tydligt förstå vad du vill få ut av relationen och hålla att fokus för förhandlingarna är jobbet för köparen. Att balansera riskerna och fördelarna för båda parter är målet med förhandlingsprocessen, vilket kan bli känslomässigt och till och med omtvistat. Men smarta köpare kommer att ta ledningen i förhandlingarna, prioritera frågor som är viktiga för dem, snarare än att ledas runt av outsourcer.,

    att skapa en tidslinje och slutdatum för förhandlingar kommer att bidra till att tygla i förhandlingsprocessen. Utan en kan sådana diskussioner fortsätta för alltid. Men om ett visst problem behöver mer tid, var inte en slav till datumet. Ta lite extra tid att lösa det.

    slutligen, inte vidta några åtgärder mot att övergå arbetet till outsourcer under förhandlingarna. En outsourcing kontrakt är aldrig en klar affär tills du loggar på den streckade linjen, och om du börjar flytta arbetet till outsourcer, du kommer att lämna över mer makt över förhandlingsprocessen till dem också.,

    Outsourcings dolda kostnader

    det totala beloppet för ett outsourcingavtal representerar inte exakt hur mycket pengar och andra resurser ett företag kommer att spendera när det skickar IT-tjänster till en tredje part. Beroende på vad som läggs ut på entreprenad och till vem visar studier att en organisation kommer att sluta spendera minst 10 procent över den siffran för att ställa in affären och hantera den över lång tid.,

    bland de mest betydande extra kostnader i samband med outsourcing är:

    • kostnaden för benchmarking och analys för att avgöra om outsourcing är rätt val
    • kostnaden för att undersöka och välja en leverantör
    • kostnaden för övergång till arbete och kunskap till outsourcer
    • kostnader till följd av möjliga uppsägningar och deras tillhörande HR-frågor
    • kostnader för pågående Personal och hantering av outsourcing förhållandet

    det är viktigt att ta hänsyn till dessa dolda kostnader när du gör ett företag fall för outsourcing.,

    övergången till outsourcing

    Vantage Partners kallade en gång övergångsperioden för outsourcing – under vilken leverantörens leveransteam får fart på ditt företag, befintliga möjligheter och processer, förväntningar och organisationskultur — ”förtvivlans dal.”Under denna period försöker det nya laget att integrera alla överförda anställda och tillgångar, börja processen med att driva ut kostnader och ineffektivitet, samtidigt som lamporna fortfarande är tända., Under hela denna period, som kan sträcka sig från flera månader till ett par år, tar produktiviteten ofta en nosedive.

    problemet är, det här är också den tid då chefer på klientsidan ser mest ivrigt ut för dealens utlovade vinster; affärsenhetschefer och linjechefer undrar varför it-servicenivåerna inte förbättras; och IT-arbetare undrar vad deras plats är i den här nya blandade källmiljön.

    IT-ledare som letar efter outsourcing-kontraktet för hjälp om hur man hanterar den besvärliga övergångsperioden kommer att bli besvikna., Det bästa rådet är att förutse att övergångsperioden kommer att försöka, försöka hantera affärsidans förväntningar och skapa förvaltningsplaner och styrningsverktyg för att få organisationen över puckeln.

    outsourcing governance

    framgången eller misslyckandet med en outsourcing-affär är okänd den dag kontraktet är inked. Att få kontraktet rätt är nödvändigt, men inte tillräckligt för ett bra resultat. En studie visade att kunderna sa att minst 15 procent av deras totala outsourcing-kontraktsvärde står på spel när det gäller att få leverantörshantering rätt., En mycket samarbetsrelation baserad på effektiv kontraktshantering och förtroende kan tillföra värde till en outsourcing relation. Ett akrimoniskt förhållande kan emellertid avsevärt förringa värdet av arrangemanget, de positiva försämrades av det större behovet av övervakning och revision. I den miljön eskalerar konflikter ofta och projekt blir inte färdiga.

    framgångsrik outsourcing handlar om relationer lika mycket som det är faktiskt IT-tjänster eller transaktioner., Som ett resultat är outsourcing governance den enskilt viktigaste faktorn för att bestämma framgången för en outsourcing-affär. Utan det riskerar noggrant förhandlade och dokumenterade rättigheter i ett outsourcingavtal att inte verkställas, och det förhållande som utvecklas kan inte se ut som det du föreställde dig.

    För mer information om outsourcing styrning, Se ”7 tips för att hantera en IT outsourcing kontrakt.,”

    Repatriating IT

    Repatriating or backsourcing IT work (att föra en outsourced service tillbaka in-house) när ett outsourcing arrangemang inte fungerar — antingen för att det inte fanns något bra affärshus för det i första hand eller för att affärsmiljön förändrats — är alltid ett alternativ. Det är dock inte alltid lätt att befria dig från en outsourcing relation, och därför många kunder missnöjda med outsourcing resultat omförhandla och omorganisera sina kontrakt och relationer i stället för att försöka återgå till pre-outsourced staten., Men i vissa fall är det bästa alternativet att föra det tillbaka i huset, och i sådana fall måste det hanteras med försiktighet.