vad är innebörden av RFQ, RFI, RFP och RFT? Utexaminerade från kontraktsförhandlingar ber oss ofta att förklara fyra nyckeltermer som omfattar ” RFx ” – processerna (dvs. RFI, RFQ, RFT och RFP). Dessa processer har ökat i popularitet vid upphandling och inköp. Detta är särskilt så i stora organisationer med professionella köpare, inköpschefer, upphandlingschefer och inköpschefer.

de bästa förhandlingsträningsklasserna lär dig hur du väljer och använder varje RFx-process., Det här inlägget sammanfattar kortfattat de viktigaste skillnaderna.

RFQ – begäran om offert

en chans för potentiella leverantörer att konkurrenskraftigt kosta den slutliga valda lösningen.

RFP – begäran om förslag

ibland baserat på en tidigare RFI, en affärsbaserad begäran om specifika lösningar på inköpsproblemet.

RFI – begäran om Information

en öppen förfrågan som sträcker sig över marknaden som söker bred data och kunskap.

RFT – begäran om anbud

en chans för potentiella leverantörer att lämna ett erbjudande om att leverera varor eller tjänster mot ett detaljerat anbud.,

utmaningen

i praktiken kan du hitta personer som felaktigt använder dessa fraser för att betyda samma sak. Detta beror på att många organisationer inte känner till skillnaderna tillräckligt bra. Brist på ordentlig utbildning kan leda till köpare saknas förhandling fördelar.

på vår kontraktsinköpsutbildning för köpare berättar kunderna hur deras avdelningar använder dessa inköpsprocesser för att ”skriva reglerna” för köpspelet till sidostegsförhandling. Det finns en hel del som leverantörer kan göra för att förbättra sin position., Som utgångspunkt hjälper vi studenter på våra upphandlingsförsäljning förhandling kurser för att komma till rätta med skillnaderna mellan dessa processer.

begäran om offert (RFQ)

RFQs passar bäst för produkter och tjänster som är så standardiserade och så standardiserade som möjligt. Varför? Upphandlingen vill göra leverantörernas offerter jämförbara innan kontraktsförhandlingarna inleds.

en RFQ är en uppmaning som skickas till potentiella leverantörer. Den innehåller i detalj en lista över alla relevanta parametrar för det avsedda köpet., Dessa inkluderar:

  • Personalkunskaper, utbildningsnivå eller kompetenser.
  • delbeskrivningar / specifikationer eller nummer.
  • kvantiteter / volymer.
  • beskrivningar eller ritningar.
  • kvalitetsnivåer.
  • leveransbehov.
  • avtalstid.
  • villkor.
  • andra mervärde behov eller villkor.
  • utkast till kontrakt.

pris per objekt eller per enhet är den nedersta raden med RFQs. Andra aspekter av avtalet förhandling affären påverkar analysprocessen som bestäms av köparen., Leverantörsbeslut fattas vanligtvis av den välutbildade upphandlingsavdelningen. Detta kommer efter att jämföra och analysera RFQ svar för förhandling benchmarking fördel.

RFQs är vanligtvis för stödjande dokumentation för förseglade Bud (antingen en runda eller flera runda). RFQs kan vara en logisk föregångare till en elektronisk omvänd auktion.

begäran om förslag (RFP)

en RFP är upphandlingens uppmaning som skickas till potentiella leverantörer med vilka ett kreativt förhållande eller partnerskap är ett övervägande., RFP lämnar vanligtvis hela eller delar av den exakta strukturen och formatet för svaret på leverantörernas bedömning. Faktum är att Kreativitets-och innovationsleverantörerna väljer att bygga in sina förslag kan skilja en utbildad leverantör från en annan. Senare kontraktsförhandlingar tenderar att ta mer tid och vara mer omfattande i deras inverkan på köparens verksamhet.

effektiva RFP återspeglar vanligtvis förhandlingsstrategin. De återspeglar också kortsiktiga och långsiktiga affärsmål och ger detaljerade insikter med vilka leverantörer kan vinna kontraktet., Om det finns specifika problem i RFP-svaret beskrivs dessa tillsammans med vilken grundorsaksbedömning som finns tillgänglig.,sing

  • affärsbehov
  • prestandamått
  • Information
  • idéer
  • instruktioner om hur man svarar
  • förfallodatum
  • teknisk och annan utbildning
  • hur kommer vi att utvärdera hur feedback kommer att fungera
  • beskriv processen för val
  • begäran om kostnadsfördelning (ibland)
  • kommunikation: följebrev (ställer in scenen), samtal i förväg
  • vem ska kontakta med frågor
  • adressat—valt noggrant

    • begäran om information (RFI)

    som namnet antyder använder Upphandling RFI för att samla in information., Detta bidrar i sin tur till att besluta om nästa steg innan kontraktsförhandlingarna börjar. Detta innebär att RFI vanligtvis inte är det sista steget. I stället använder upphandling ofta RFI tillsammans med de tre förfrågningarna ovan.

    en RFI är en uppmaning som upphandling skickar till en bred bas av potentiella leverantörer. Dess syfte är att konditionera, få information, förbereda sig för en RFP eller RFQ, bilda en strategi eller bygga en databas. Dessa aspekter är användbara i senare leverantörsförhandlingar om:

    • Leverantörsfaciliteter, ekonomi, attityder och motivationer.,
    • leveransmarknadens tillstånd.
    • Supply dynamiken på marknaden.
    • trender och faktorer som driver förändring.
    • alternativa prissättningsstrategier.
    • Leverantörstävling.
    • bredd och bredd av produkt / tjänsteutbud, av leverantören.
    • leverantörens strategiska fokus, affärs-och produktplaner.

    upphandling kan använda RFI för att inkludera en detaljerad lista över produkter / tjänster för prisförfrågningar. Prissättningen bör användas för jämförande ändamål för senare förhandlingar. Förhandlare bör inte använda prissättning som grund för sina köpbeslut., Genom analys av RFI-svar kan du hitta strategiska alternativ och alternativ till lägre kostnader. Du kan också hitta möjligheter att minska kostnaderna.

    begäran om anbud (RFT)

    en RFT är upphandlingens öppna inbjudan för leverantörer att svara på ett definierat behov—i motsats till en vag begäran. RFT begär vanligtvis liknande information till en RFI, plus specifika mätvärden. RFTs kommer vanligtvis att omfatta produkt-och tjänsteutbud samt information om företagets lämplighet.,

    eftersom förhandlingskurser ofta råder är det inte ovanligt att en köpare lägger ut oklara eller vaga affärsbehov i sin RFT. Denna brist på klarhet kan göra det svårare för leverantören att föreslå en lösning och är inte den bästa användningen av en RFT. Istället bör stölder endast användas när köparen är tydlig på deras behov. Helst bör köparen också vara tydlig på de olika upphandlingslösningar som kan passa köparens behov. Detta ger den utbildade köparen en avtalsförhandling fördel.

    utan ordentlig upphandling utbildning, men alltför många köpare utfärdar RFQs som verkligen är stölder.,

    råd

    köpare: att sätta dessa processer på rätt sätt kräver:

    • effektiv förhandling färdigheter utbildning.
    • en stödjande organisatorisk Infrastruktur.
    • upphandling eller kontraktsförhandling utbildning.

    annars riskerar dessa processer att användas som en tokenövning för att hålla din avdelning glad men undviks i praktiken., Medan Förhandlingsexperterna erbjuder kundernas råd inom området för genomförande av upphandlingsprocesser, är vårt fokus på försäljning, upphandling och kontraktsförhandlingsträning, med andra anpassade förhandlingskurser.

    säljare: vi råd vår försäljning utbildning NYC akademiker om hur och i synnerhet ” om ” de bör delta i dessa processer som den första frågan de behöver för att ta itu med. Om du har en företagspolicy, se till att först kontrollera din och köparens konkurrenskraftiga förhandling stil, position och makt., Att inte göra detta kan sluta slösa din tid, kostar dig verksamheten, eller ännu värre: du kan vinna olönsam verksamhet.

    Se även: förhandlings Definition.