ny hyra pappersarbete: småföretagets Guide till ombordstigning anställda

oavsett om du driver HR för ditt företag själv eller har dedikerade HR—resurser, är att anställa en ny anställd en involverad process-och en viktig sådan. När en kandidat har accepterat ditt jobberbjudande och du har angett deras startdatum, det finns olika onboarding åtgärder att vidta, inklusive att se till att din nya gruppmedlem fyller i korrekt anställning pappersarbete., Det finns ett antal viktiga nya hyra anställdas formulär som måste fyllas i-särskilt de som krävs enligt lag.

för att förenkla nya hyra pappersarbete, är det bäst att förbereda i förväg, inte bara att veta vilka former måste fyllas i och när, men att ha dem redo för din anställdes startdatum. Denna nya hyra pappersarbete guide, därför, kommer att bryta ner olika nödvändiga former, vad du behöver veta om dem, och övergripande tips för att göra onboarding processen så sömlös som möjligt.,

new Hire Paperwork: vad du behöver veta

om du anställer din första anställd kanske du inte är helt bekant med de typer av nya hyra pappersarbete som krävs av ditt företag. Som vi nämnde krävs några nya hyrdokument, som W-4 och i-9, Enligt federal eller statlig lag, medan andra helt enkelt kan vara nödvändiga eller rekommenderade för ditt företags HR-förfaranden. Med detta sagt, måste du se till att nyanställd pappersarbete som krävs enligt lag fylls ut exakt och inom rätt tidsram., Lyckligtvis, myndigheter som IRS och US Department of Homeland Security ger detaljerad online guider för att informera dig om slutförandet av dessa former.

om du är osäker på vilken typ av HR ny hyra pappersarbete du bör ha för ditt företag, kanske du vill rådgöra med din HR-representant eller en tredje part HR-konsult. Med detta i åtanke innehåller dock gemensam affärsspecifik dokumentation en handbok för anställda, förmåner pappersarbete och företagspolitiska formulär., Eftersom dessa typer av dokument är specifika för din organisation, kan du inte kräva att de ska fyllas i omedelbart. I slutändan är tidslinjen och arten av denna nya hyra pappersarbete upp till dig. Du kommer dock att vilja göra riktlinjerna kring dessa typer av former klart för dina anställda när de börjar.

checklista för nyanställd pappersarbete: obligatoriska formulär

nu när vi har gått igenom en kort översikt över nyanställd pappersarbete, låt oss dyka djupare in i vilka specifika formulär du behöver fylla i.,

I-9 Form

i-9 form är en federal krävs ny hyra anställd form som verifierar behörighet för kandidater att arbeta i USA. I-9-formuläret fylls i av både dig och din anställd och måste fyllas i inom tre dagar efter arbetstagarens startdatum. Även om formuläret inte behöver lämnas in till den federala regeringen, måste du hålla den på fil (fysiskt eller elektroniskt) i tre år efter dagen för hyra, eller ett år efter uppsägning, beroende på vilket som är senare., I-9-formuläret innebär att man granskar varje anställds identifiering för att säkerställa att de är giltiga och uppfyller de federala kriterierna. Du kan fylla i detta formulär elektroniskt med hjälp av E-Verify, vilket gör att du kan dubbelkolla information med den federala regeringens databas. Många HR programvara plattformar ger också i-9 form kapacitet.

din anställd kommer att fylla i i-9-formuläret och ge deras identifiering som bevis på att de är berättigade att arbeta i USA.du kommer att granska deras information och underteckna formuläret som anger att identifieringen är giltig såvitt du vet., I det här formuläret visas de godtagbara identifieringsformer som du kan använda för att verifiera din anställds behörighet. Du bör ge den här listan till nya anställda så att de kan bestämma vilka typer av identifiering som ska tas med. Du kan dock inte berätta för anställda vilken typ av identifiering som ska medföra eller neka deras rätt att använda varje typ. För att säkerställa att i-9-formuläret är i tid, är det bra att berätta för din anställd att ta med sina identifieringsdokument med dem på sin första dag.

Form W-4

W-4 är en annan federal ny hyra pappersarbete krav., Detta formulär registrerar hur mycket som ska hållas inne från varje anställds lönecheck för skatter baserade på undantag. Arbetstagaren kommer att fylla i hur många undantag de kommer att kräva på sina skatter. W-4 bör vara effektiv med din anställdes första lönecheck, så det här är också ett formulär som du vill ha fyllt i omedelbart. Du kan inte berätta för dina anställda hur de ska fylla i sina W-4, men du kan hjälpa dem att hitta resurser för att bestämma sina skatteinnehav för att fylla i formuläret, till exempel denna IRS källkalkylator.

anställda kan ändra undantag på W-4-formulär när de finner det lämpligt., Du bör hålla den senaste versionen av en anställds W-4 på fil. Återigen tillåter många HR-programplattformar dina anställda att fylla i och lagra W-4 genom sitt system.

personnummer

även om inte ny hyra ”pappersarbete” i sig kräver den federala regeringen att du får namn och personnummer för varje ny anställd—inklusive bosatta och utländska anställda. Du kommer att använda denna information för att fylla i W-2-formulär för dina anställda i slutet av året., W-2-formuläret registrerar dina anställdas resultat för året och används för skatteändamål.

statlig skatt-källskatt och registrering

precis som W-4-formuläret för federal inkomstskatt, kan du också behöva din nya hyra för att fylla i ett statligt skatteavdrag. Inte alla stater kräver dessa former, så du vill kontrollera gällande lagar för just ditt tillstånd. Men om ditt tillstånd kräver det här formuläret, kommer det vanligtvis att fyllas ut som federal W-4., Liksom W-4, du vill ha din anställd fylla i detta dokument innan deras första lönecheck och hålla sin form på fil. Statliga skatteavdrag formulär kan också uppdateras av dina anställda under hela året.

förutom källformulär för statlig skatt måste du också slutföra ny uthyrningsrapportering. Detta hyra pappersarbete innebär att ge grundläggande information om dina nya anställda till din statliga katalog över nya anställningar, som sedan skickas vidare till National Directory., Ny hyra rapportering krävs så att staten kan samla barnbidrag betalningar från anställda, om det behövs.

förmåner former

även som ett litet företag, federala och statliga lagar kräver att du erbjuder dina anställda vissa förmåner—vilket innebär andra förmåner än deras lön. Några av dessa fördelar faller under särskilda lagar, som den prisvärda vårdlagen och Family Medical Leave Act. I vissa stater, till exempel, är det nödvändigt att du erbjuder dina anställda förmåner som arbetstagare ersättning och funktionshinder försäkring., När det gäller nödvändiga förmåner måste du därför se till att du följer gällande lagar för din stat och verksamhet och be dina anställda att slutföra det nödvändiga pappersarbetet i samband med dessa förmånserbjudanden.

checklista för nyanställda: HR-formulär

det finns många andra nya anställningsformulär som kanske inte krävs, men det kan vara till hjälp för ditt företag, dina anställda och din personalavdelning., Vilka andra former eller dokument du har dina nya hyrningar fylla i beror på ditt individuella företag, men här är några vanliga nya medarbetare pappersarbete exempel som du kanske vill inkludera i din onboarding process.

Direktinsättningsformulär

om du ska betala dina anställda via direktinsättning, vill du ha ett fullmaktsformulär för att de ska kunna fylla i. På detta formulär godkänner de att betalas via direkt insättning och ger den information du behöver för att lägga till dem i din Lönelista.,

nödinformation

vid en nödsituation med din anställd vill du veta vem du ska kontakta. Du bör be din anställd att ge sin akutkontakt och hålla denna information på fil. På samma sätt kanske du vill fråga dina anställda om eventuella allergier eller kostbegränsningar som du bör vara medveten om för att se till att du ger en tillmötesgående och säker arbetsmiljö för dem.

Handbok för anställda och policyformulär

många företag skapar en handbok för anställda som listar viktig företagsinformation och förfaranden., Ofta anställda handböcker inkluderar ämnen som arbetsplatspolitik-som sexuella trakasserier och drog-och alkoholpolitik-samt riktlinjer för klädkod, användning av internet, förmåner inskrivning, och mer. Det är inte bara en bra idé att skapa en handbok för anställda, men du kanske också vill be dina nya anställda att underteckna ett formulär som bekräftar att de har fått och granskat handboken. Med personalhandboken kan du inkludera andra affärsrelaterade dokument som din nya hyra behöver underteckna, som ett konkurrensklausul eller icke-avslöjande avtal också.,

icke-obligatoriska förmåner

utöver de förmåner som krävs enligt lag vill du ge nya anställda de nödvändiga dokumenten om andra förmåner som ditt företag erbjuder. Dessa fördelar kan omfatta pendling stipendier, hälsofördelar, aktieoptioner, 401Ks och mer. Om du ger dina anställda möjlighet att registrera eller delta i ytterligare förmånsprogram, vill du ge dem båda en förklaring av dessa policyer, samt de formulär de behöver fylla i för att delta om de så väljer.,

ny hyra pappersarbete: Tips för att effektivisera ombordstigningsprocessen

med alla sysselsättning pappersarbete inblandade med nya anställningar—krävs och annars—du kan känna sig överväldigad, särskilt om du har begränsade HR-resurser. Lyckligtvis finns det några initiativ Du kan ta för att lindra bördan av att anställa pappersarbete:

• var medveten om federala, statliga och lokala arbetslagar. Även om besvärliga, du vill vara säker på att du är välinformerad när det gäller de olika arbetslagar ditt företag behöver följa., Dessa lagar kommer att informera vilken typ av dokument som krävs för nya anställda, liksom tidslinjen där de måste slutföras. Dessutom hålla utkik efter förändringar i hyra dokumentation-nya krav eller ändringar i formulär. Att veta och följa dessa lagar hjälper till att skydda ditt företag vid en revision.
• vänta inte tills deadline för att slutföra ny hyra pappersarbete. Varje önskad form har en annan tidsfrist, och det kan vara svårt att komma ihåg vilken som beror när., Därför är det bra att kommunicera med din nya hyra före deras startdatum, informera dem om vad nyanställd pappersarbete de behöver för att fylla i, och vilka dokument eller information de behöver göra det. Fyll sedan i alla pappersarbete med dina anställda på deras första dag och lämna in eller skicka in det omedelbart.
• säkert lagra alla anställnings pappersarbete och hålla den uppdaterad vid behov. Du kan lagra denna information elektroniskt eller fysiskt, men du bör se till att den är både säker och tillgänglig., Återigen, se till att du har lagrat alla dina anställdas dokument på rätt sätt kan vara viktigt vid en revision.
• använd HR-programvara. Ett av de bästa sätten att effektivisera onboarding är att använda en HR – mjukvaruplattform som Zenefits. Dessa plattformar kan hjälpa till att automatisera dina processer, så att anställda kan fylla i formulär online. Du kan också använda HR-programvara för att lagra företagsdokument som anställdas handböcker och fördelar information—vilket gör dem lättillgängliga för nya anställningar., Dessutom, för att minska din last ytterligare, vissa HR programvara erbjudanden även lönehantering.

ny hyra pappersarbete: den nedersta raden

i slutet av dagen, föra på nya anställda är en spännande upplevelse för ditt företag. Även om det finns nya hyra pappersarbete som måste slutföras, kan du göra processen enklare genom att förbereda i förväg och kommunicera med dina nya anställda innan deras startdatum., Att hålla ett öga på tillämpliga federala, statliga och lokala lagar hjälper till att se till att du är kompatibel med dina HR—processer-och att använda HR-programvara är en bra investering för att hjälpa både dig och dina anställda med ny hyra pappersarbete och mer. I slutändan, när du har lämnat in eller lagrat alla nödvändiga nya anställdas pappersarbete, kommer du att vara genom den mest tråkiga delen av ombordstigningsprocessen och kan gå vidare med anställdas utbildning.