oavsett om du är en upp-och-kommande ung professionell eller en erfaren chef, är e-postskrivning en viktig aspekt av affärskommunikation. Och tack vare det som ofta ses som engelska grammatikens mysterier och subtiliteterna i det skrivna ordet kan det vara en daglig kamp., Det är särskilt sant om du måste motivera upptagna människor att svara eller ta itu med ett potentiellt känsligt ämne. För att skriva ett bra e-postmeddelande måste du veta två saker: vanliga misstag att undvika och strategier på nästa nivå för att komma framåt.
men första saker först—du måste veta hur en bra e-post ser ut om du ska skriva en.
Anatomi av ett bra e-postmeddelande
varje e-post du skriver har samma grundläggande struktur: ämnesrad, hälsning, e-postkropp och stängning. Men som med varje skriftlig form av professionell kommunikation finns det ett rätt sätt att göra det och standarder som bör följas., Så här skriver du ett korrekt e-postmeddelande:
1subject line
ämnesraden kan vara den viktigaste delen av e-postmeddelandet, även om det ofta förbises till förmån för e-postkroppen. Men om du är kall-e-post någon, eller bara upprätta en professionell relation, ditt ämne linje kan locka människor att öppna meddelandet samt ställa förväntningar om vad som är innesluten. Å andra sidan kan en dåligt utformad eller Generisk ämnesrad (som ”Hej” eller ”du vill inte missa thos”) avskräcka läsaren och resultera i din e-postlandning i skräppostmappen.,
”spendera dubbelt så mycket tid på att skapa rätt ämnesrad som du gör på för om de inte öppnar e-postmeddelandet spelar det ingen roll”, säger Cole Schafer, grundare och copy chief of Honey Copy.
2openers
i de flesta e-postskrivningssituationer vill du inkludera en snabb hälsning för att bekräfta läsaren innan du dyker in i ditt huvudmeddelande eller förfrågan.
undantaget: när du är på en e-postkedja med nära kollegor blir det ofta mer naturligt att släppa öppnaren (såväl som Stängningen)., Även om det ursprungligen kan kännas som en faux pas, signalerar det en bättre professionell rapport.
3Body
kroppen i ett e-postmeddelande är köttet i ditt meddelande, och det måste ha ett tydligt och specifikt syfte, till exempel att få feedback på en presentation eller ordna ett möte med en ny klient. Det bör också vara kortfattat. På så sätt kommer människor att vara mer benägna att läsa det, snarare än att skumma det och riskera att sakna kritisk information. Om du kan, koka ner det till några val meningar.
och för e-postmeddelanden som kräver mer längd och detaljer, håll den så fokuserad som möjligt., ”Ingen vill få en roman. Du vill behålla det mellan tre, fyra eller fem rader text”, säger Schafer.
4Closings
precis som du vill starta saker på höger fot med din hälsning vill du också dela bra. Det innebär att skriva en vänlig sign-off. Och det finns gott om alternativ att välja mellan.,
här är till exempel 12 vanliga och professionella stängningar som Grammarly-användare valde på en viss dag:
du vill välja en stängning som känns äkta för din personlighet och skräddarsy den till förhållandet för att säkerställa en lämplig nivå av professionalism. Å andra sidan kan vanliga stängningar som ”kärlek”, ”skickad från iphone” eller ”thx” bäst lämnas oanvända i professionell e-post.
Du kan lägga till ett ord i din personliga ordlista.
vilka ord kommer du att lägga till? #cleanwritinghttps://t.,Grammarly-Grammarly (@Grammarly) September 18, 2018
vanliga e-postskrivfel (och vad man ska göra istället)
precis som varje e-post är en möjlighet för professionell tillväxt, finns det också potential att falla i vanliga e-postskrivande dåliga vanor., Här är åtta misstag att undvika:
1omitting nödvändiga Oxford kommatecken
Oxford kommatecken kan vara något polariserande när man tänker på hur man skriver en riktig e-post, beroende på vilken stil guide används för professionell kommunikation i din bransch —det är oftast antingen shunned eller hyllas som ett verktyg för förtydligande. Hur som helst har många människor starka åsikter om det. Men att lämna dem kan leda till förvirring, beroende på meningen.
precis som ett hälsosamt äktenskap kräver AP-stil tydlig kommunikation.,Vi tror också på värdet av kompromisser. Som en påminnelse förbjuder Stylebook inte alla Oxfords kommatecken. Om utelämnande av ett kommatecken kan leda till förvirring eller feltolkning, använd sedan kommatecken. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) 15 augusti 2018
vad man ska göra istället: medan Oxford comma kanske inte är lämplig i vissa sammanhang är det vanligtvis en bra idé att använda dem i e-post. Det beror på att det kan hjälpa dig att spara tid och undvika missförstånd, förvirring och till och med juridiska problem.,
2hedging
Grammarly användare vet att när det gäller säkring, det är bättre att utelämna det än lämna den i, särskilt i e-post. Och om du är orolig för att komma ut som oartigt, var inte: i motsats till populär tro gör säkringsspråket att du låter mindre självsäker, vilket i slutändan kan undergräva ditt skrivande.
vad du ska göra istället: ange din idé eller åsikt och förklara sedan ”varför” bakom ditt resonemang. På så sätt blir du bättre förstådd och din briljans kan lysa igenom.,
3extremt lång och/eller oklar kopia
skulle du läsa ett e-postmeddelande som var 1000 ord långt? Förmodligen inte-de flesta människor skumma e-post som är på långsidan. Och om du lägger till svåra att följa meningar eller blandade meddelanden, till ditt utkast, är du ännu mindre benägna att få ett tillfredsställande svar. (Eller något svar.)
”jag får massor av det är bara dessa stora block av text. Och jag förstår varför de gör det—så du har tillräckligt med detaljer. Men det är verkligen svårt att läsa och jag kommer inte att läsa det hela, säger Kat Boogaard, en Wisconsin-baserad frilansande författare.,
vad man ska göra istället: håll det koncist och fokusera på frågan till hands. Avsluta sedan med ett samtal till handling, ett begärt svarsdatum och gör det klart att du är öppen för frågor och uppföljningar (om så är fallet).
4Being för avslappnad (eller formell)
beroende på dina omständigheter kan wavering för mycket till den avslappnade eller formella sidan av skrivandet vara ett felsteg. Att vara alltför avslappnad ses ofta som ett rookie misstag, men styvt, formellt språk kan också vara skadligt för ditt meddelande.,
vad man ska göra istället: i att hitta den perfekta balansen mellan formell och avslappnad, är nyckeln tänker på förhållandet mellan dig själv och mottagaren och ta sociala signaler som din kommunikation fortskrider.
”du vill se vad någon annan gör och delta, spela med, slags erkänna hur kommunikationen utvecklas och hur förväntningarna i ett förhållande utvecklas”, säger Dan Post Senning, en etikettexpert vid Emily Post Institute.,
” var försiktig i nya relationer. Den intelligenta användningen av uttryckssymboler i e-post kan hjälpa dig att bli mer förstådd. Samtidigt kommer många människor att läsa det som oprofessionellt, så tills du har etablerat det förhållandet vill du vara försiktig med hur du använder det. Var försiktig och tänk på det, säger Post Senning.
5cliches
inte alla e-postklichéer är kardinalsynder., Vissa aspekter av din e-post är bundna att vara lite formulaic. När allt kommer omkring, de flesta e-postmeddelanden har samma grundläggande struktur, och det finns fraser som du kan använda för att säkerställa tydlighet eller täcka dina baser. Men om du ska upprepa fraser, se till att de har ett tydligt syfte.
som Kiera Wright-Ruiz, en social media manager på Googles lokala guider uttrycker det, ”även om jag alltid upprepa,’ låt mig veta om du har några frågor, ’ jag faktiskt vill veta om de har frågor.,”
För det mesta vill du dock redigera klichéer när det är möjligt eftersom de kan få folk att ställa ut. Här är de sju bästa för att undvika:
metod: vi sökte efter termer som används av Grammarly användare baserat på våra mest populära bloggartiklar.
vad man ska göra istället: försök läsa utkastet för klichéer, ton och röst för att mer effektivt kommunicera ditt meddelande samtidigt som läsaren är engagerad. Fråga dig själv: om din chef (eller mamma) läser det här e-postmeddelandet, skulle du vara nöjd med det? Om svaret är ja, då är du på rätt spår.,
6upprepning
människor upprepar ofta ord inom samma stycke, två gånger i två meningar, eller bara för nära varandra för att gå obemärkt. Även om det inte är det värsta brottet, är det en annan sak som kan göra en läsare stämma ut.
här är de vanligaste upprepade orden för att undvika:
vad ska man göra istället: försök läsa ditt utkast högt, använd text-till-tal-funktionen på din telefon eller kör den av en kollega innan den skickas av. Grammarly kan också hjälpa dig att fånga dessa upprepade eller överanvända ord.,
7robotiskt språk
e-post kan vara en ättling till snigelpost, men det betyder inte att dina meddelanden ska låta som en gammal version av dig själv. Faktum är att e-postmeddelanden ska låta som den person som skriver den. Så att använda fraser som låter som något ur en viktoriansk roman är inte det bästa draget om du vill ansluta till läsaren.
”låt oss inse det: ingen vill läsa en college lärobok. Du vill läsa en blogg eller en artikel eller en riktig konversation. De är en person, de är ingen robot., Så använd språk som låter som något du skulle säga om du bara sitter i ett kafé”, säger copy chief Schafer.
vad man ska göra istället: Du kan få en mer naturlig effekt genom att låtsas att du skriver till en vän eller har en konversation med en vänlig bekant. Till exempel skulle du förmodligen inte säga något i stil med ”hälsningar” och ”jag hoppas att vädret är rättvist där du är” om du träffade någon för kaffe. Du skulle säga något i stil med ”Hej” och ” tack igen för din tid.”
8Overuse av utropstecken!
entusiasm är stor., Men i vissa sammanhang kan överanvändning av utropstecken göra mer skada än nytta. Detta gäller särskilt om du smide en ny relation eller kontakta någon utanför ditt företag. Du är trots allt en representant för ditt arbete när du använder en företags e-postadress. Men folk älskar utropstecken, och de är fortfarande något som många människor är beroende av för att förmedla en positiv ton.,
här är till exempel de vanligaste meningarna och orden som människor använder med utropstecken i e-post:
vad man ska göra istället: när du har skrivit ditt utkast, gör en snabb sökning efter utropstecken och Använd ditt omdöme för att avgöra vilken (om någon) som ska baseras på ditt förhållande till mottagaren. Som en allmän regel, försök att hålla den till en eller två per e-post med kollegor.
vi känner oss tacksamma idag.
Tacksam för att ett innehåll superstjärna som @MarketingProfs använder Grammarly., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv
— Grammarly (@Grammarly) September 28, 2018
Nästa-nivå e-post skriva flyttar
När du har fått rätt e-format och du vet vilka misstag att undvika, det är dags att fokusera på att göra ditt drag sticker ut från de otaliga e-post de flesta människor får varje dag. Här är fyra strategier för att ta din till nästa nivå:
Tänk positivt
skicka ett mail som är fjärr negativ, eller till och med neutral, kan sätta dig på en knepig plats., Och som med någon skriftlig kommunikation kan det finnas utrymme för feltolkning.
”i avsaknad av annan information är vår tolkning ofta negativ”, förklarar kommunikationsetikett expert Post Senning. ”När du pratar om negativ kommunikation är du den information som är tonfall, glimten i ögat, den goda humor som du tänker på något med eller till och med den äkta vård eller oro som du erbjuder kritik. Så var riktigt försiktig. När något läser som negativt för dig, kommer det förmodligen över som ännu mer negativt för någon annan.,”
slå rätt ton
du skulle inte vilja få ett e-postmeddelande som läser, ”kära” eller som refererar ditt arbete i PR när du faktiskt är i försäljning, eftersom det omedelbart skulle visa att avsändaren är antingen mass e-post till dig, eller de gjorde inte rätt forskning och hitta rätt kontakt. På samma sätt vill du se till att varje e-post du skickar har en ton som är utformad speciellt för mottagaren, och att du skickar den till rätt person.,
så även om det kan vara frestande att använda mallar, är det viktigt att anpassa den och tänk på kommunikationsstilen för mottagaren innan du slår skicka. För att uppnå detta kan en snabb Google-sökning eller en titt på mottagarens LinkedIn eller Twitter-flöde göra underverk.
innan du skickar, försök att sätta dig själv i mottagarens skor för en gut-check på ton och innehåll. Och om du har svårt att läsa din egen ton i e-post, Grammarlys tondetektor kan hjälpa dig att avgöra hur du låter till din mottagare.,
Follow up—in good time
om du skickar ett e-postmeddelande söker du sannolikt ett snabbt svar. Men med de stora mängder e-post de flesta människor sortera igenom varje dag, saker kan hamna gå vilse. Som en allmän regel bör ett uppföljningsmeddelande aldrig komma mindre än tjugofyra timmar efter att ha skickat det första e-postmeddelandet.
med andra ord: var inte den person som skickar en uppföljningsbegäran två timmar efter att ha skickats. I extrema fall kan den typen av beteende till och med få dig blockerad., ”När du tar mer tid och faktiskt bryr dig om personen på andra sidan e-postmeddelandet, kommer du omedelbart att se en mycket högre svarsfrekvens. Jag fick lära mig den hårda vägen, säger kopiera chief Schafer.
gör det enkelt för ögonen
de flesta meddelanden du skickar kommer sannolikt att vara på kortare sida, vilket är bra för snabba svar och få saker gjorda. Men för längre e-postmeddelanden är scannability namnet på spelet. Det är då saker som bolded font, bullet points, understrukna meningar och en TL;DR (för lång, läste inte) avsnitt kommer till nytta.,
det finns många faktorer att tänka på när man komponerar ett e-postmeddelande, och det finns en stor felmarginal. Men när allt är sagt och gjort handlar det inte om perfektion. Det handlar om effektiv kommunikation.
”Jag tror att människor känner detta tryck att du måste vara denna perfekta kommunikatör med denna enorma ordförråd och dessa perfekt strukturerade meningar. Och jag vet inte att så alltid är fallet eftersom du bara är två personer som kommunicerar, säger frilansande författare Boogaard.
Mer från Grammarly:
- Hur Fungerar Grammarly Arbete?,hur Grammarly Grammarly hjälper dig att lära dig
- Möt Grammarlys Tondetektor
Lämna ett svar