Om du är en typ en person som gillar att ha en plats för allt och har allt på sin plats, är du glad att delta i ett välorganiserat möte. Om du är en typ B-person som har en plats för nästan allt och allt är ungefär på sin plats, Gillar du förmodligen välorganiserade möten också. Organiserade möten som har vältvingade regler tar förvirringen ut av vem som får tala först och vad som kommer härnäst på dagordningen., Roberts arbetsordning är den vanligaste formen av parlamentariskt förfarande för mötesprotokoll. Att ha en känsla av ordning sätter alla till mods så att de kan fokusera på det viktiga arbete de har framför dem.

i slutet av 1800-talet stod brigadgeneral Henry Martyn Robert inför uppgiften att driva ett möte framför hela sin kyrka. Att inte vilja svika någon, gjorde generalen sin due diligence i att leta efter resurser på rätt sätt att driva ett affärsmöte. Tyvärr, efter en uttömmande sökning efter en handbok om möten, kom han upp torr.,

eftersom han var den ledare som han var, satte han sitt sinne för att bli den allra första myndigheten i parlamentariskt förfarande. Med hjälp av den kunskap som han lärde sig att göra sin forskning på möten fick han arbeta med att skriva en uppsättning regler som någon grupp eller organisation kan använda för att driva ett rättvist och ansvarsfullt möte. År 1876 publicerade han sina skrifter under namnet Robert ’ s Rules of Order. Roberts Orderregler har reviderats flera gånger sedan dess, men det används för närvarande fortfarande allmänt globalt och det är i sin 11: e upplaga.,

det som gör Roberts ordningsregler så populära är att det gör det möjligt för minoriteten att ha en röst samtidigt som den balanserar den med majoritetens rättigheter att agera och fatta kollektiva beslut.

en grundläggande förståelse för Roberts ordningsregler

en av de mest grundläggande reglerna för parlamentariskt förfarande är förhandsmeddelande om ett möte, vilket krävs för vissa typer av möten. Målet med förhandsmeddelande är att se till att alla deltagare är medvetna om när och var mötet kommer att hållas, vad de ska diskutera och i vilken ordning de ska diskutera saker., Styrelseledamöter röstar vanligtvis för att godkänna dagordningen i början av mötet. när det har hänt kan inget ytterligare läggas på dagordningen eller diskuteras vid mötet.

styrelsen har rätt att besluta om de ska tillåta allmänheten att delta Öppet i mötet. De flesta styrelser väljer att införa en tidsgräns för allmänheten att tala, särskilt när publiken är stor eller en eller flera av agendan ämnen är kontroversiella, för att förhindra möten från att bli alltför lång eller få utom kontroll., Om någon del av mötet blir utom kontroll, eller styrelsen behöver diskutera frågor av känslig eller konfidentiell karaktär, kan de välja att gå in i en sluten session, som också kallas en verkställande session. När styrelserna väljer att tillåta allmänheten att tala är det dags för styrelseledamöterna att lyssna och överväga sina åsikter, men det är inte en tid för styrelseledamöterna att svara offentligt eller fatta beslut på plats.

hantering av Mötesrörelser

varje punkt på dagordningen är en officiell punkt för diskussion. Styrelseledamöter öppnar upp en diskussion genom att göra ett förslag., När styrelseledamöter gör ett förslag anses det vara ”på bordet” och styrelsens ordförande måste hantera förslaget på något sätt.

precis som möten har regler och en order för att saker ska hända, har motioner en hierarki bland dem och regler för hur styrelsens ordförande ska hantera dem. Styrelseordförandena måste hantera mötesrörelser i rätt ordning och i enlighet med de rätta reglerna. Styrelser kan diskutera vissa förslag och inte andra.,

motioner att ajournera, ringa till fördjupning, lägga en punkt på bordet, diskutera föregående fråga, be om att begränsa eller förlänga debatten, och frågor om privilegium är alla undebatable motioner.

styrelser kan ha debatter om när mötet ska skjutas upp, delegera en punkt till ett utskott, ändra ett föregående förslag, skjuta upp en punkt på obestämd tid och införa ett huvudförslag.

för att diskutera en punkt på dagordningen måste en styrelseledamot först göra ett förslag genom att säga ”Jag flyttar till…”. En annan styrelseledamot måste stödja förslaget till diskussion., I händelse av att ingen väljer att motsätta sig förslaget, styrelsens ordförande måste hantera förslaget genom att tillkännage något i linje med, ” höra ingen sekund, är rörelsen tappas.”

så länge någon sekunder en rörelse öppnar den person som gjorde rörelsen diskussionen genom att ange sin åsikt om den. Styrelsens ordförande underlättar diskussionen, drar alla medlemmar och perspektiv i diskussionen. Det sista steget är att styrelsens ordförande upprepar förslaget och att styrelsen röstar om det.,

När det blir klart att styrelsen inte är redo att fatta ett beslut om en punkt, snarare än att rösta på den, kan en styrelseledamot välja att skjuta upp objektet på obestämd tid. Det ger styrelsen möjlighet att ta upp föremålet vid ett senare möte. Under dessa omständigheter gör en styrelseledamot ett förslag om att skjuta upp en punkt och en annan ledamot måste ge den en sekund innan hela styrelsen röstar för att skjuta upp den.

att skjuta upp ett objekt ska inte förväxlas med att lägga in ett objekt, vilket gör det möjligt för styrelsen att ta upp objektet igen vid ett senare tillfälle i mötet eller vid ett senare tillfälle., Liksom vid uppskjutandet av en punkt krävs det att en styrelseledamot försvarar förslaget, och styrelsen måste rösta för att lägga fram punkten.

en skicklig styrelseordförande eller facilitator kommer att veta när det är dags att avveckla diskussionen och föra den till en omröstning. Vid lämplig tidpunkt är det lämpligt för styrelsens ordförande att” ställa frågan”, vilket signalerar styrelsen för någon att flytta för att begära omröstning om frågan. Förslaget till omröstning bör ge en andra signal om förslaget och en uppmaning till omröstning. Om två tredjedelar av styrelsen röstar för frågan, passerar den.,

När alla punkter på dagordningen har diskuterats gör en styrelseledamot ett förslag om att ajournera. En annan ledamot ger den en sekund, och gruppen röstar om huruvida mötet ska avslutas.

det finns många fler typer av rörelser och en lång lista med regler om hur man hanterar dem. Styrelsemedlemmar behöver inte memorera alla detaljer i reglerna. De flesta styrelser håller en kopia av Roberts Orderregler praktiskt under möten om de behöver leta upp något.

kanske är en av de svåraste och tidskrävande delarna av mötesplaneringen att utveckla dagordningen och sätta ihop styrelsens bok., En BoardEffect board portal gör den delen av processen lätt, med en elektronisk mall där styrelser kan lägga till objekt på några sekunder. Programmet ger dem också möjlighet att bifoga dokument och rapporter genom att lägga till länkar. En styrelseportal effektiviserar agendan processen, spara styrelser mycket i tid och materialkostnader.

dagordningen och Roberts ordningsregler är viktiga verktyg för styrelsemöten, som tillsammans med en styrelseportal ger de nödvändiga ingredienserna för ett välskött styrelsemöte.