förstå och granska Form W-2

Square lön genererar, filer och e-post bildar W-2 till var och en av dina anställda i Januari., Vi kommer att skicka formulär W-2 till den postadress som anges för var och en av dina anställda. Dessutom är dessa formulär tillgängliga i utkast format hela året i lönelistan > Tax Forms fliken i din kvadrat instrumentpanel för att ge dig tid att granska formulären för noggrannhet under hela året.

Även Om Square Payroll filer bildar W – 2s för din räkning, du och dina anställda är ansvariga för att bekräfta och säkerställa informationen i formuläret W-2s är korrekt. Se information vid årets slut för ytterligare frågor som rör förberedelser för årliga löneavgifter.,

ladda ner ditt utkast till formulär W-2s

för att komma åt ditt utkast till 2020-formulär W-2s från 1 januari 2020 till 28 December 2020:

1. besök lönelistan> skatteblanketter i din fyrkantiga instrumentpanel.

2. klicka på knappen Generera utkast W-2s och välj året.

3. klicka på Hämta för att hämta en .zip-filen i utkastet till formulär W-2s.

4. extrahera formuläret W-2s från den nedladdade .zip-fil (läs nedan för instruktioner om att göra det på en Mac eller Windows-dator).,

Obs: fyrkantig Lönelista börjar bearbeta utkast till formulär 1099-NEC den 28 December 2020.

för att komma åt ditt utkast till 2020-formulär W-2s från 28 December 2020 till 8 januari 2021:

1. besök lönelistan> skatteblanketter i din kvadratiska instrumentpanel.

2. klicka på Hämta på raden ”löne-och skattedeklarationer” för att hämta en .zip-fil i formuläret W-2s.

3. extrahera formuläret W-2s från den nedladdade .zip-fil (läs nedan för instruktioner om att göra det på en Mac eller Windows-dator).,

Obs: du har fram till 8 januari 2021 att göra ändringar i dina anställdas fullständiga namn, SSNs och hemadresser innan formuläret W-2s lämnas in till Social Security Administration (ssa).

extrahera formuläret W-2s från en .zip-fil på en Mac

på de flesta Mac-datorer, hittar du .zip-fil som innehåller dina W-2s i mappen Nedladdningar. För att komma åt filen kan du antingen öppna mappen Nedladdningar direkt eller söka i din finder för ” W2.zip”. När du hittar .zip-fil, dubbelklicka på den. Datorn kommer automatiskt extrahera data från .,zip-fil, skapa en mapp som innehåller PDF-kopior av dina W-2s.

extrahera formuläret W – 2s från en .zip-fil på Windows

stegen för att extrahera din .zip-fil beror på vilken version av Windows du kör. För att hitta filen, Sök efter ” W2.zip ” eller leta efter filen i mappen Nedladdningar på den här datorn. Följ länkarna för .zip extraction instruktioner påWindows 8 eller 10.

verifiera ditt utkast till formulär W-2 data

Du och dina anställda ansvarar för att informationen på formulär W-2 är korrekt., Utkastet till formulär W-2s är tillgängligt hela året genom att gå till lönelistan> skatteblanketter i din kvadratiska instrumentpanel. Du kommer att ha till den 8 januari 2021 (01/08/2021) för att granska utkastet till formulär för noggrannhet innan de lämnas in och skickas. Vi rekommenderar att du regelbundet granskar utkastet till formulär W – 2s-information under hela året. Ändringar av dina anställdas information, affärsinformation och bearbetade lönekörningar kommer att återspeglas omedelbart när du hämtar utkastet till formulär W-2s.

Vi vet att formuläret W-2 kan vara lite skrämmande att läsa., Nedan följer ytterligare information om fälten i formulär W – 2 som bör ses över.

personalinformation

personalens information kan uppdateras genom att gå till lönelistan>lönegrupp och klicka på deras profil. Kontrollera efter dessa vanliga fel:

• Fullständigt namn: Kontrollera efter felstavade namn och undvik att använda smeknamn eller förkortat namn, titlar före eller efter ett namn och namnändringar som inte rapporteras till Social Security Administration (ssa).

• Social Security Number (SSN): kontrollera om SSN är felaktigt eller skrivfel.,

• hemadress: se till att detta återspeglar den anställdes aktuella adress. Formuläret W-2 kommer att skickas till denna adress.

Du kan också läsa mer om Form W-2 Information verifiering genom att besöka ssa webbplats.

företagsinformation

om informationen i lönelistan> Inställningar> Business Infoneeds uppdatering, vänligen kontakta oss för hjälp uppdatera din skattebetalares adress. Ändringar av skattebetalarens namn och skattebetalarnas nummer kan kräva ytterligare felsökning.,

• skattebetalarens adress

• federala eller statliga skattenummer

anställdas löner

När du fortsätter att bearbeta lönesumman under hela året, kommer lönerna att uppdateras i enlighet med utkastet till formulär W-2 När lönesumman skickas/bearbetas, inte efter köning av körningen., Lönerna som reflekteras på utkastet till formulär W-2 är en kombination av:

• regelbundna körningar

• betalningar utanför cykeln

• lönehistoriken överfördes från en tidigare leverantör

• fördelar

granska och förstå formen W-2

nedan finns information om fälten i form W-2:

• ruta a: employee social security number (SSN).

• Box B: Employer Identification Number (ein).

• Box C: arbetsgivarens namn, adress och Postnummer.

• Box e: anställdas namn.,

• Box f: anställd postadress.

• ruta 1: löner, tips och annan ersättning — totalt kalenderår skattepliktiga löner, tips och annan ersättning som betalas till arbetstagaren.

• Box 2: Federal inkomstskatt undanhållen — totalt kalenderår federal inkomstskatt undanhållen från anställdas löner.

• ruta 3: Socialförsäkringslöner — totala kalenderårets löner som är föremål för anställd socialförsäkringsskatt, inklusive socialförsäkringstips.,

• Box 4: Social trygghet skatt Undanhållna-totalt kalenderår anställd social trygghet skatt undanhållna, inklusive social trygghet skatt på tips.

• Ruta 5: Medicare löner och Tips — totala kalenderårets löner och tips som omfattas av Medicare skatt.

• Box 6: Medicare skatt Undanhållna — totalt kalenderår anställd Medicare skatt undanhållna

• Box 7: Social Security Tips-totalt kalenderår anställd tips rapporterade.,

• Ruta 10: vårdförmåner-totala vårdförmåner som din arbetsgivare betalat till dig eller ådragit sig för din räkning (inklusive belopp från ett avsnitt 125 (cafeteria) plan). Eventuellt belopp över $ 5,000 ingår också i Ruta 1.

• ruta 11: Icke-Kvalifierade planer-detta belopp rapporteras i Ruta 1 om det är en fördelning som gjorts till dig från en icke-kvalifierad uppskjuten ersättning eller ickestatliga avsnitt 457(B) plan.

• Box 12:

  • d—valbara uppskjutningar till ett avsnitt 401(k) kontanter eller uppskjuten arrangemang., Inkluderar även uppskov under ett enkelt återlösenskonto som ingår i ett avsnitt 401(k) arrangemang.

  • e—valbara uppskov enligt ett avsnitt 403(b) löneavdragsavtal

  • g—valbara uppskov och arbetsgivaravgifter (inklusive icke-valbara uppskov) till ett avsnitt 457(b) uppskjuten kompensationsplan.

  • w—arbetsgivaravgifter (inklusive belopp som den anställde valt att bidra med med hjälp av en avsnitt 125 (cafeteria) plan) till din hälsa sparkonto.

  • AA—utsedda Roth-bidrag enligt EN avsnitt 401(k) plan.,

  • BB—utsedda Roth-bidrag enligt EN avsnitt 403(B) plan.

  • dd—kostnad för arbetsgivarsponsrad hälsoskydd. Det belopp som rapporteras med kod DD är inte beskattningsbart.

  • ee—utsedda Roth bidrag enligt en statlig avsnitt 457(B) plan.

• ruta 13: Om rutan ”Pensionsplan” är markerad kan särskilda gränser gälla för mängden traditionella IRA-bidrag som du kan dra av.

• Ruta 14: andra — arbetsgivare kan använda denna ruta för att rapportera information såsom statliga invaliditetsförsäkrings skatter undanhållna.,

• fält 15: ange arbetsgivarens identifikationsnummer.

• ruta 16: stat, löner, tips, etc. – Totalt kalenderår ange skattepliktiga löner, tips och annan ersättning som betalas till arbetstagaren.

Distribute Form W-2

Square Payroll kommer att skicka formulär W-2 till var och en av dina anställda senast den 31 januari 2021 (01/31/2021). Instruktioner medföljer formuläret.

Obs! Vi skickar inte vidare formulär W-2 om en anställd inte tar emot det (på grund av ogiltig adress eller andra skäl).,

• om din anställd har en ogiltig postadress och ditt företag har en giltig postadress, kommer deras formulär W-2 att returneras till ditt företag. Du är sedan ansvarig för att förse dem med sin kopia av formulär W-2.

• om din anställd har en ogiltig postadress och ditt företag har en ogiltig postadress, är du ansvarig för att ladda ner formuläret W-2s och ge dem till dina anställda.

• i det fall att din anställdes formulär W-2 returneras till ditt företag, se till att din skattebetalares adress i Kvadratlön är korrekt., Du kan se vilken adress som finns på fil eller uppdatera skattebetalarnas adress för ditt företag i avsnittet Business Info i din online Lönelista Dashboard.

• Du kan få tillgång till en kopia av formuläret W-2s under lönelistan> Tax Forms i Square Dashboard. Formulär W-2s är inte tillgängliga i Square Payroll app.

• anställda med onlinekonton kan också få tillgång till en kopia av formuläret W-2 under Tax Forms-fliken eller Square Team-appen.