25 kraftfulla engelska fraser för hantering av vardagliga Affärstelefonsamtal

har du någonsin känt dig nervös för att göra ett affärssamtal på engelska?

Tja, du är inte ensam!

det är helt naturligt att känna så här när man ringer ett företagssamtal på ett språk som inte är ditt modersmål.

det finns många saker du kan göra för att övervinna din nervositet och bli mer säker på att hantera affärssamtal på engelska.,

idag kommer jag att dela några tips som hjälper dig att förbättra ditt företag engelska telefon färdigheter.

då får du lära dig 25 användbara fraser och uttryck som du kan använda i ditt mycket nästa företagssamtal.

ladda ner: det här blogginlägget är tillgängligt som en bekväm och Bärbar PDF som du kan ta var som helst. Klicka här för att få en kopia. (Download)

hur du kan förbättra din verksamhet engelska telefon färdigheter

har en plan

innan du ringer, förbereda en plan för vad du ska säga.,

skriv ner huvudpunkterna och sekvensen (order) för att ta itu med dem. Tänk på de uttryck och fraser du ska använda. Tänk på några möjliga svar du kan få från den person du ringer och hur du svarar på dem.

fokusera på samtalet

ett upptaget kontor där det pågår mycket aktivitet kanske inte är det bästa stället för dig att fokusera på ditt telefonsamtal. Leta efter en tystare plats med färre distraktioner där du kommer att kunna fokusera på att lyssna, bearbeta vad du hör och strukturera dina svar.,

tala tydligt

det är okej om dina meningar inte är alla grammatiskt korrekta, eller om du inte kan tänka på det bästa ordet för att beskriva något. Det viktiga är att tala tydligt så att den andra personen kan ta vad du säger och förstå det.

Lär av dina misstag

efter telefonsamtalet, tänk på de saker du kunde ha gjort bättre. Kanske du kunde ha använt ett bättre ord här eller rätt spänd där? Det är okej att göra misstag. Så länge du inser dina misstag, kommer du att kunna fixa dem och fortsätta att förbättra!,

med dessa tips i åtanke, låt oss gå vidare till 25 fraser och uttryck som du kan använda för att hantera lite mer komplexa affärssituationer. Om du letar efter mer grundläggande telefonfraser, börja här-kom tillbaka!

svara på samtalet

svara på telefonen verkar vara en mycket lätt uppgift. Det är dock annorlunda än att svara på samtal från dina vänner. Du vill säga något som är artigt och som ger din ringer lite information.

Hej, du har nått . Det här är det. Hur kan jag stå till tjänst?,

detta är den bästa standard introduktion till ett telefonsamtal, och det fungerar i nästan alla situationer.

omdirigera samtal

om du tar emot ett telefonsamtal från någon med en fråga eller begäran som du inte kan svara på eller hjälpa till med, helt enkelt omdirigera (överföra) samtalet till rätt person genom att säga följande.

låt mig överföra dig till ’s förlängning.

om du känner till anknytningsnumret för den person på ditt kontor som kan hjälpa den som ringer, kan du erbjuda att överföra samtalet till personens telefontillägg., Varje person eller avdelning på kontoret har vanligtvis en intern telefonlinje som kallas en förlängning.

vill du att jag ska koppla dig till ?

Du kan använda phrasal-verbet i stället för ordöverföringen. Put through är ett separerbart phrasal verb som du kan använda med ett pronomen, som I put you through.

frasering av detta uttryck som en fråga och användning av modal verb skulle ge det en mjukare ton.,

följa upp med information

i situationer där du kanske inte har den information som uppringaren ber om, kan du erbjuda att kolla på informationen och följa upp med dem (ring dem tillbaka) senare.

jag har inte den informationen just nu. Kan jag ringa tillbaka?

ringa någon rätt tillbaka betyder inom en kort tidsperiod, vanligtvis inom en timme. Om du sannolikt kommer att ta längre tid att ringa tillbaka dem kan du säga:

kan jag ringa dig tillbaka + ?,

till exempel: kan jag ringa tillbaka i eftermiddag/morgon?

jag måste ta reda på om vi kan göra det. Jag ringer tillbaka.

uttrycket låter mig ha en positiv ton och visar att du tar ansvar för att leta upp informationen och ringa tillbaka ganska snabbt.

jag är inte säker på om vi kan göra det, men låt mig kolla. Kan du vänta lite?

ordet hold betyder att hålla linjen och inte hänga upp. Du kan också säga:

kan du hålla fast?,

Om du använder ett frågeformulär med modalverbet kan det ge en mjukare ton.

tacka uppringaren

När du kommer tillbaka till samtalet efter att du har hållit uppringaren i väntläge kan du säga:

Tack för att du håller.

bara ett enkelt ”tack” för att hålla den som ringer väntar går långt för att visa din artighet.

jag är ledsen att du fick vänta.

om du har hållit uppringaren på is ett tag, lägger en enkel ursäkt till en artig touch.,

komma tillbaka till uppringaren

När du följer upp med din uppringare om något du diskuterade tidigare kan du säga:

jag ringer för att följa upp .

om någon tid har gått kan du också lägga till lite bakgrundsinformation för att uppdatera minnet för den som ringer om deras tidigare samtal. Du kan säga något i stil med:

jag ringer för att följa upp din fråga om frakt. Jag tror att du ville veta om du kan placera din beställning här och få varorna levererade till Mongoliet., Jag har kollat, och de goda nyheterna är ja, vi kan skicka din beställning direkt till Mongoliet.

10. Hej, det här är från . Jag ringer tillbaka .

i den här situationen missade du samtalet medan du var borta, och du återkommer nu det samtalet. Du kan också inkludera en enkel ursäkt och en kort bakgrund av den information som den som ringer kan ha lämnat för dig tidigare.

jag ringer tillbaka ditt samtal om internationell frakt. Jag är ledsen att jag missade ditt samtal tidigare. Hur kan jag hjälpa dig?,

skicka och ta emot information om leveranser

i affärer måste du ofta hantera leveranser av produkter, dokument etc. När det finns förseningar i leveranser är människor och företag berörda och skulle vanligtvis ringa för att ta reda på vad som hände.

bör vara på väg till dig nu.

modalverbet ska indikera att du inte är så säker, men du förväntar dig att varan har skickats och är nu på väg till uppringaren.

vi skickade ut den senaste veckan. Låt mig kolla.,

här säger du att du är säker på att varan har skickats men du spårar sändningen för att se var den är nu.

bör ha anlänt redan, om det inte har skett en försening.

det modala verbet ska indikera att du förväntar dig att objektet skulle ha anlänt. Ordet om det inte används under omständigheter (fall) där något kan ha hänt för att orsaka förseningen. Du kan säga något så här:

sändningen borde ha anlänt om det inte har skett en försening på grund av översvämningen.,

hantera dåliga anslutningar

dåliga anslutningar är inte ovanliga, särskilt vid internationella telefonsamtal. Du kan antingen be den som ringer att upprepa sig eller erbjuda att ringa tillbaka dem senare. Du kan säga:

jag är ledsen, jag kan inte höra dig. Kan du upprepa det?

Du kan använda den här raden om den som ringer talar tyst, om ditt kontor är för bullrigt eller om det bara är svårt att förstå dem. Anledningen är inte alltid en dålig koppling, men det noteras att du inte kan höra dem bra.

linjen är ganska dålig. Kan du säga det igen?,

denna fras nämner ”linjen”, som är telefonlinjen eller anslutningen.

kan jag ringa dig direkt tillbaka?

vi nämnde den här frasen tidigare, men nu vet du att den är användbar i många olika situationer. Det betyder att du vill avsluta samtalet och försöka igen. Du kommer att lägga på och ringa tillbaka personen om några minuter.

ge negativ information

om du får ett samtal som ber om en medarbetare som är borta under en tidsperiod, kan du säga:

jag är rädd är borta från kontoret och kommer inte tillbaka förrän nästa vecka.,

Du kan inkludera ytterligare information om när de förväntas tillbaka på kontoret.

jag är ledsen, är i ett möte / ut ur staden just nu.

Du kan erbjuda lite information om var din medarbetare kan vara.

19. Jag är ledsen, det finns ingen här med det namnet.

detta är vad du kan säga till en uppringare som frågar efter någon som inte arbetar på ditt kontor.

20. Jag är ledsen, du har fel nummer.

den här är enkel. Du säger detta när den som ringer har ringt ditt Kontors telefonnummer av misstag.,

klargörande information

kan du klargöra vad du menar?

i situationer där du inte är säker på vad den som ringer betyder, helt enkelt be dem att förklara sig. Du kan också expandera på detta genom att säga:

kan du klargöra vad du menar när du säger att dina hörlurar inte kan anslutas till din telefon?

jag är inte säker på att jag förstår. Menade du…?

ett bra sätt att be om förtydligande är att sammanfatta (förkorta) vad du tror att den som ringer sa. Den som ringer kan sedan antingen komma överens eller klargöra ytterligare, om det behövs.,

jag är inte säker på att jag förstår. Menade du att du vill att vi ska byta ut objektet du köpte med vår senaste design utan kostnad?

avsluta samtalet

jag kommer snart att följa upp den begärda informationen.

om den som ringer begärde information från dig, men du inte kunde få informationen under samtalet, kan du säga den här frasen i slutet av konversationen. Detta låter den som ringer vet att du ska leta efter informationen och ringa tillbaka dem snart.

jag kommer att hålla dig uppdaterad om våra framsteg.,

om du behöver göra något för att hjälpa den som ringer, kan du säga detta för att låta dem veta att du kommer att arbeta med problemet. Du måste kontakta dem igen via telefon eller e-post för att låta dem veta om dina framsteg.

Tack, ha en trevlig dag!

om telefonsamtalet slutar och du har löst allt med den som ringer, kan du använda denna enkla slut.

och där har du det, 25 telefonuttryck du kan börja använda direkt för olika affärssituationer.

Kom ihåg att träna med dem varje chans du får.,

med dessa färdigheter kommer du snart att få förtroende för någon form av telefonsituation.

telefonen ringer—gå svara på det!

ladda ner: det här blogginlägget är tillgängligt som en bekväm och Bärbar PDF som du kan ta var som helst. Klicka här för att få en kopia. (Download)