Ny Leie Papirarbeid: Small Business Guide til Onboarding Ansatte

Enten du kjører HR for virksomheten din selv, eller har du egne HR-ressurser, å ansette en ny medarbeider er en engasjert prosess—og en viktig en på det. Etter en kandidat som har akseptert tilbud om jobb, og du har satt sin start-dato, det er ulike onboarding skritt å ta, blant annet å sørge for at din nye team-medlem fyller ut riktig sysselsetting papirarbeid., Det er en rekke viktige nye ansette medarbeider skjemaer som må fylles ut—spesielt de som er pålagt ved lov.

for Å forenkle nye leie papirarbeid, er det best å forberede seg i forkant av tid, ikke bare å vite hvilke skjemaer som må fylles ut og da, men å ha dem klare for ansattes start dato. Denne nye leie papirarbeid guide, derfor vil bryte ned de ulike nødvendige skjemaer, hva du trenger å vite om dem, og generelle tips for å gjøre onboarding prosessen så sømløs som mulig.,

Ny Leie Papirarbeid: Hva Du Trenger å Vite

Hvis du ansette din første ansatt, er du kanskje ikke helt kjent med typene av nye leie papirene som kreves av din bedrift. Som vi har nevnt, noen nye leie dokumenter, som for eksempel W-4 og jeg-9, er pålagt ved føderal eller statlig lovgivning, mens andre kan rett og slett være nødvendig eller anbefalt for din bedrift HR-prosedyrer. Dette blir sagt, vil du trenger for å sikre at nye ansatte papirene som kreves av loven er fylt ut nøyaktig og i riktig tidsrom., Heldigvis, offentlige etater som de amerikanske skattemyndighetene (IRS) og U.S. Department of Homeland Security gir detaljerte guider for å informere deg om gjennomføring av disse former.

Hvis du er usikker på hva slags HR nye leie papirarbeid bør du ha for din virksomhet, kan du ønsker å ta kontakt med HR-representant eller en tredjepart, for HR-konsulent. Med dette i tankene, men med felles virksomhet-spesifikk dokumentasjon inkluderer en ansatt håndbok, fordeler papirene, og selskapets policy former., Siden disse typer dokumenter som er spesifikke for organisasjonen din, kan du ikke kreve dem for å være fullført umiddelbart. Til slutt, tidslinjen og arten av denne nye leie papirene er opp til deg. Vil du imidlertid ønsker å gjøre retningslinjene rundt disse typer former klart til dine ansatte når de begynner.

Ny Leie Papirarbeid Sjekkliste: Nødvendige Skjemaer

Nå som vi har gått gjennom en kort oversikt om nye leie papirene, la oss dykke dypere inn i det spesifikke former du trenger for å fullføre.,

jeg-9 Skjema

I-9 form er en føderal kreves nye ansette medarbeider form som verifiserer gyldigheten av kandidater til å jobbe i Usa. Jeg-9 skjemaet er fylt ut av både du og dine ansatte og må være ferdig innen tre dager etter at den ansattes start dato. Selv om formen ikke trenger å sendes inn til den føderale regjeringen, må du holde det på fil (fysisk eller elektronisk) for tre år etter datoen for leie, eller ett år etter oppsigelse, avhengig av hva som er senere., Jeg-9 form innebærer gjennomgang av hver enkelt ansattes identifikasjon for å sikre at de er gyldige og møte federal kriterier. Du kan fylle ut dette skjemaet elektronisk ved hjelp av E-Kontroller, som gir deg mulighet til å kryssjekke informasjon med den føderale regjeringen database. Mange HR-programvare plattformer også gi jeg-9 form evner.

Dine ansatte vil fylle ut jeg-9-skjemaet og oppgir sin identifikasjon som bevis på deres mulighet til å arbeide i USA Du vil se gjennom informasjon og signere skjemaet om at den beste av din kunnskap identifikasjon som er gitt er gyldige., Dette skjemaet viser akseptable former for identifikasjon du kan bruke til å kontrollere dine ansattes berettigelse. Du bør gi denne listen til nye ansatte, slik at de kan bestemme hvilke typer identifikasjon til å bringe. Du kan imidlertid ikke fortelle de ansatte hva slags type identifikasjon for å gi eller nekte sin rett til å bruke hver type. For å sikre rettidig ferdigstillelse av jeg-9-skjema, er det nyttig å fortelle dine ansatte til å ta med seg id-dokumenter med dem på deres første dag.

Skjema W-4

W-4 er en annen føderale nye leie papirarbeid kravet., Dette skjemaet registrerer hvor mye bør holdes tilbake fra hver enkelt ansattes lønnsslipp for skatt er basert på dispensasjon. Den ansatte vil fylle ut hvor mange unntak vil de bli hevder på sine skatter. W-4 skal være effektivt med dine ansattes første lønnsslipp, så dette er også en form du ønsker å ha fylt ut omgående. Du kan ikke fortelle ansatte hvordan de skal fylle ut sine W-4, men du kan hjelpe dem med å finne ressurser til å bestemme sine skattetrekk å fylle ut skjemaet, slik som denne IRS tilbakeholdt kalkulator.

Ansatte kan endre fritak på W-4 former når de ser passe., Du bør beholde den nyeste versjonen av en ansatt ‘ s W-4 på filen. Igjen, mange HR software plattformer lar dine ansatte til å fylle ut og lagre W-4 gjennom deres system.

Social Security Number

Selv om det ikke nye leie «papirarbeid» per se, den føderale regjeringen krever at du få navn og personnummer for hver nye ansatte—inkludert hjemmehørende og ikke-hjemmehørende fremmede ansatte. Vil du bruke denne informasjonen til å fylle ut W-2 former for dine ansatte ved utgangen av året., W-2 form postene dine ansattes inntekter for året, og er brukt for skatte-og avgiftsformål.

State Tax-Forskuddstrekk og Registrering

Akkurat som W-4 form for føderal inntektsskatt forskuddstrekk kan det også hende du trenger på din nye leie for å fylle ut en state-skattetrekk form. Ikke alle stater krever at disse skjemaer, så vil du ønsker å sjekke gjeldende lover for din spesielle tilstand. Imidlertid, hvis staten ikke krever dette skjemaet, er det vanligvis vil være fylt ut som den føderale W-4., Som W-4, vil du ønsker å ha den ansatte har fullført dette dokumentet før sin første lønnsslipp og holde sin form på filen. Staten skatt-tilbakeholdt former kan også være oppdatert av dine ansatte gjennom hele året.

I tillegg til stat-skattetrekk former, vil du også nødt til å fullføre nye leie rapportering. Dette ansette papirer innebærer å gi grunnleggende informasjon om den nye medarbeidere til din Tilstand Katalog av Nyansatte, som så blir sendt videre til den Nasjonale Katalog., Nye leie rapportering er nødvendig, slik at staten kan hente barnet støtte betalinger fra ansatte, hvis det er nødvendig.

Fordeler Former

Selv som en liten bedrift, føderale og statlige lover som krever at du tilby dine ansatte enkelte frynsegoder—noe som betyr at andre fordeler enn sin lønn. Noen av disse fordelene faller inn under aktuelle lover, som Affordable Care Act og Familien Medical Leave Act. I enkelte stater, for eksempel, er det nødvendig at du tilby dine ansatte fordeler som arbeidstakere kompensasjon og uføretrygd., I forhold til nødvendig fordeler, derfor må du sørge for at du overholder de gjeldende lovene for staten og næringslivet, og spør dine ansatte til å fullføre de nødvendige papirer som er forbundet med disse fordel tilbud.

Ny Leie Papirarbeid Sjekkliste: HR Former

Det er mange andre nye ansette medarbeider former som kanskje ikke er nødvendig, men som kan være nyttig for din bedrift, dine ansatte og din hr-avdeling., Som andre skjemaer eller dokumenter du har din nye ansatte fyller ut, vil avhenge av enkelte virksomhet, men her er noen vanlige ny medarbeider papirarbeid eksempler som du kanskje ønsker å inkludere i din onboarding prosessen.

Direkte Innskudd

Hvis du kommer til å betale dine ansatte via direkte innskudd, vil du ønsker å ha et godkjenningsskjema for dem å fylle ut. På dette skjemaet, vil de godtar å bli betalt via direkte innskudd og gi den informasjon du trenger for å legge dem til i din lønn.,

Nødnumre Informasjon

I tilfelle av en nødsituasjon med dine ansatte, vil du ønsker å vite hvem du skal kontakte. Du bør be om dine ansatte til å yte sitt nødtelefon og holde denne informasjonen på filen. På samme måte, vil du kanskje spørre de ansatte om eventuelle allergier eller kosttilskudd restriksjoner som du bør være klar over for å sørge for at du tilbyr en imøtekommende og trygt arbeidsmiljø for dem.

Ansatt Håndbok og Politiske Former

Mange bedrifter opprette en ansatt håndbok som inneholder viktig informasjon om selskapet og prosedyrer., Ofte ansatt håndbøker inkludere emner som arbeidsplass-retningslinjer—som seksuell trakassering og bruk av narkotika og alkohol politikk—så vel som retningslinjer for kleskode, bruk av internett, fordeler påmelding og mer. Ikke bare er det en god idé å lage en ansatt håndbok, men det kan også være lurt å be din nye ansatte til å signere et skjema som erkjenner at de har mottatt og gjennomgått håndbok. Med den ansatte håndbok, du kan omfatte andre business-relaterte dokumenter din nye leie trenger for å logge deg, som en ikke konkurrere eller non-disclosure agreement, så vel.,

Ikke-som Kreves Fordeler

I tillegg til fordelene som er pålagt ved lov, vil du ønsker å gi nye medarbeidere med de nødvendige dokumenter vedrørende andre fordeler som virksomheten tilbyr. Disse fordelene kan inkludere pendling stipends, velvære fordeler, opsjoner, 401Ks, og mer. Hvis du gir dine ansatte muligheten til å melde deg eller delta i ekstra fordel programmer, vil du ønsker å gi dem begge en forklaring av disse retningslinjer, samt de former de trenger for å fylle ut til å delta hvis de ønsker det.,

Ny Leie Papirarbeid: Tips for å Effektivisere Onboarding Prosessen

Med alle sysselsetting papirarbeid involvert med nye ansatte som er nødvendige og ellers—du kan føle deg overveldet, spesielt hvis du har begrenset HR-ressurser. Heldigvis er det noen tiltak du kan ta for å lette byrden av å ansette papirarbeid:

• Være oppmerksom på føderale, statlige og lokale arbeidsrett. Selv om det er tungvint, vil du ønsker å være sikker på at du er godt informert når det kommer til de forskjellige arbeidsrett din bedrift har behov for å forholde seg til., Disse lovene vil informere om hva slags dokumenter som er nødvendig for nye ansatte, samt tidslinje der de må være fullført. I tillegg, holde et øye ut for endringer i søknads-dokumentasjon—nye krav eller endringer i skjemaer. Å kjenne til og overholde disse lovene vil hjelpe deg å beskytte din virksomhet i tilfelle av en revisjon.
• ikke vent til fristen for å fullføre nye leie papirarbeid. Hver nødvendige skjema har en annen frist, og det kan være vanskelig å huske noe som skyldes at når., Derfor er det nyttig å kommunisere med dine nye leie i forkant av start-dato, informere dem om hva som ny medarbeider papirene de trenger for å fylle ut, og hvilke dokumenter eller informasjon de trenger for å gjøre det. Deretter fullføre alle papirene med dine ansatte på deres første dag, og fil eller sende den med en gang.
• Sikkert lagre alle sysselsetting papirarbeid og holde den opp til dato som er nødvendig. Du kan lagre denne informasjonen elektronisk eller fysisk, men du bør sørge for at det er både trygt og tilgjengelig., Igjen, sikre at du har lagret alle dine ansatte dokumenter på riktig måte kan være nødvendig i tilfelle av en revisjon.
• Bruke HR-programvare. En av de beste måter å effektivisere onboarding er å utnytte HR-programvare-plattform som Zenefits. Disse plattformene kan hjelpe automatisere prosessene, slik at ansatte kan fylle ut skjemaer på nettet. Du kan også bruke HR-programvaren til å lagre selskapets dokumenter som ansatt håndbøker og fordeler informasjon—noe som gjør dem lett tilgjengelige for nye ansatte., I tillegg, for å minske din laste inn enda mer, noen HR software tilbud også omfatte lønn behandling.

Ny Leie Papirarbeid: Den Nederste Linjen

På slutten av dagen, for å bringe på nye medarbeidere er en spennende opplevelse for din bedrift. Selv om det er nye leie papirarbeid som må være fullført, kan du gjøre prosessen enklere ved å forberede på forhånd, og kommunisere med dine nye medarbeidere før start dato., Å holde et øye på gjeldende føderale, statlige og lokale lover vil bidra til å gjøre sikker på at du er i samsvar med dine HR-prosesser—og utnytte HR-programvare er en stor investering for å hjelpe både deg og dine ansatte med nye leie papirarbeid og mer. Til slutt, når du har sendt eller lagret alle de nødvendige ny medarbeider papirarbeid, vil du være gjennom den mest kjedelige delen av onboarding prosessen og kan gå videre med opplæring av de ansatte.