Hvordan å Skrive en Passende E-post

Enten du er en up-and-coming unge profesjonelle eller en erfaren manager, e-post skriving er et viktig aspekt av virksomheten kommunikasjon. Og takk til hva som er ofte sett på som del av engelsk grammatikk og nyanserikdommen av det skrevne ord, kan det være en daglig kamp., Det er spesielt sant hvis du har til å motivere travle mennesker til å svare på eller adressen til en potensielt ømfintlig tema. For å skrive en stor e-post, du trenger å vite to ting: vanlige feil å unngå, og neste nivå strategier for å komme videre.

Men første ting først—du må vite hva en god e-posten ser ut som om du kommer til å skrive en.

Anatomien til en god e-post

Hver e-post du skriver har de samme grunnleggende struktur: Emne-linjen, hilsen, e-post kroppen, og lukke. Men som med alle skriftlige form for profesjonell kommunikasjon, det er en riktig måte å gjøre det og standarder som skal følges., Her er hvordan å skrive en passende e-post:

1Subject linje

emne-linjen kan være den viktigste delen av e-post, men det er ofte oversett i favør av e-post kroppen. Men hvis du er kald-e-post til noen, eller bare det å etablere et profesjonelt forhold, emnefeltet kan lokke folk til å åpne meldingen samt sett med forventninger om hva som er vedlagt. På den annen side, en dårlig utformet eller generisk emne (for eksempel «Hei» eller «Du ikke ønsker å gå glipp av thos») kan avskrekke de leser og resultat i din e-post landing i spam-mappen.,

«Bruker dobbelt så mye tid på å perfeksjonere rett emne-linjen som du gjør på fordi hvis de ikke åpner e-posten, det spiller ingen rolle, sier Cole Schafer, grunnlegger og kopiere sjef for Honning Kopi.

2Openers

I de fleste e-skriftlig situasjoner, vil du ønsker å ta en rask hilsen til å erkjenne leseren før dykking til din viktigste melding eller forespørsel.

unntak: Når du er på en e-post kjede med nære kolleger, det blir ofte mer naturlig å slippe åpneren (samt lukking)., Selv om det i utgangspunktet kan føle seg som en faux pas, det signaliserer en bedre faglig rapport.

3Body

kroppen en e-post med kjøtt av ditt budskap, og det må ha en klar og bestemt formål, for eksempel å få tilbakemelding på en presentasjon eller arrangere et møte med en ny klient. Det bør også være kortfattet. På den måten vil folk være mer tilbøyelig til å lese den, heller enn å tråle det og risikere mangler viktig informasjon. Hvis du kan, koker det ned til et par valg setninger.

Og for e-post som krever mer lengde og detaljer, holde det så fokusert som du kan., «Ingen ønsker å motta en roman. Du ønsker å holde det mellom tre, fire, eller fem linjer med tekst, sier Schafer.

4Closings

Akkurat som du ønsker å starte ting av på høyre fot med din hilsen, du vil også en del bra. Det betyr å skrive en vennlig sign-off. Og det er nok av alternativer å velge mellom.,

For eksempel, her er 12 felles, og profesjonelle, nedleggelser at Grammarly brukerne valgte på en gitt dag:

vil Du ønsker å velge en lukking som føles ekte til din personlighet og tilpasse den til de forhold for å sikre et passende nivå av profesjonalitet. På den annen side, felles nedleggelser som «kjærlighet», «sendt fra iphone» eller «thx,» best kan bli liggende ubrukt i profesjonell e-post.

Du kan legge til noen ord til din Personlige Ordliste.

Hvilke ord vil du legge til? #cleanwritinghttps://t.,co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18. September 2018

Felles e-post du skriver feil (og hva du skal gjøre i stedet)

Akkurat som hver e-post er en mulighet for faglig vekst, det er også potensial til å falle i felles e-post skriver dårlige vaner., Her er åtte feil å unngå:

1Omitting nødvendig Oxford komma

The Oxford komma kan være noe polariserende når du tenker på hvordan å skrive en passende e-post, avhengig av hvilken stil guide er benyttet for profesjonell kommunikasjon i din bransje —og det er vanligvis enten utstøtt eller hyllet som et verktøy for avklaring. Uansett, mange mennesker har sterke meninger om det. Men forlater dem ut kan føre til forvirring, avhengig av setningen.

Akkurat som et sunt ekteskap, AP stil samtaler for klar kommunikasjon.,Vi tror på verdien av kompromisser. Så som en påminnelse, den Stylebook ikke forby alle Oxford komma. Hvis utelate et komma kunne føre til forvirring eller en misforståelse, og deretter bruke komma. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018

Hva du skal gjøre i stedet: Mens Oxford komma kan ikke være egnet i visse sammenhenger, er det vanligvis en god idé å bruke dem i e-post. Det er fordi det kan hjelpe deg å spare tid og unngå misforståelser, forvirring og til og med juridiske problemer.,

2Hedging

Grammarly brukere vet at når det kommer til sikring, det er bedre å utelate det enn å la det i, spesielt i e-poster. Og hvis du er bekymret for om det å komme ut som uhøflig å skylde på, ikke vær: i Motsetning til populære tro, sikring språk, gjør du høres mindre selvsikker, som i siste instans kan undergrave å skrive.

Hva du skal gjøre i stedet: Oppgi din idé eller mening, da forklare «hvorfor» bak ditt resonnement. På den måten, vil du bli bedre forstått og din glans kan skinne gjennom.,

3Extremely lang og/eller uklar kopi

Vil du lese en e-post som ble 1000 ord lenge? Sannsynligvis ikke—de fleste skummet e-poster som er på den lange siden. Og hvis du legger vanskelig å følge setninger eller blandede meldinger, til utkast, du er enda mindre sannsynlig å få et tilfredsstillende svar. (Eller noen reaksjon.)

«jeg får massevis av som er akkurat disse store blokker med tekst. Og jeg forstår hvorfor de gjør det—så du har nok detaljer. Men det er virkelig vanskelig å lese, og jeg kommer ikke til å lese hele greia, sier Kat Boogaard et Wisconsin-baserte frilansskribent.,

Hva du skal gjøre i stedet: Holde det ryddig og fokus på saken i hånd. Deretter avslutte med en oppfordring til handling, en forespurt respons dato, og gjøre det klart at du er åpen for spørsmål og oppfølging (hvis det er tilfelle).

4Being altfor tilfeldig (eller formell)

Avhengig av omstendighetene, vaklende for mye til de uformelle eller formelle siden av skriving kan være et feilsteg. Bli altfor tilfeldig blir ofte sett på som en rookie feil, men stive, formelle språk kan også være skadelig for din melding.,

Hva du skal gjøre i stedet: I slående den perfekte balansen mellom formelle og uformelle, nøkkelen er å tenke på forholdet mellom deg og mottakeren, og ta sosiale signaler som din kommunikasjon utvikler seg.

«Du slags ønsker å se hva andre gjør og delta, spille sammen, liksom erkjenner veien kommunikasjon utvikler og måten forventninger i forhold til å utvikle,» sier Dan Post Senning, en etikette ekspert på Emily Post Institutt.,

5Cliches

Ikke alle e-klisjeer er cardinal synder., Visse aspekter av din e-post er bundet til å være litt formelaktige. Tross alt, de fleste e-poster har de samme grunnleggende struktur, og det er setninger som du kan bruke til å sikre klarhet eller dekke dine baser. Men hvis du kommer til å gjenta setninger, sørge for at de har en klar hensikt.

Som Kiera Wright-Ruiz, en sosial media manager i Googles Lokale Guider sier det, «Selv om jeg alltid gjentar, ‘vennligst gi meg beskjed hvis du har noen spørsmål,’ jeg faktisk ønsker å vite om de har spørsmål.,»

Men, mesteparten av tiden, vil du ønsker å redigere ut klisjéene når det er mulig, siden de kan få folk til å stille ut. Her er topp sju til å unngå:

Metode: Vi søkte etter ord som brukes av Grammarly brukere basert på våre mest populære blogg-artikler.

Hva du skal gjøre i stedet: Prøv å lese utkastet til klisjeer, tone, og stemmen til mer effektivt å kommunisere budskapet ditt mens du holder leseren engasjert. Spør deg selv: Hvis sjefen din (eller mamma) les denne e-posten, vil du være fornøyd med det? Hvis svaret er ja, da er du på rett spor.,

6Repetition

Folk ofte gjenta ord i samme avsnitt, to ganger i to setninger, eller bare for tett sammen til å gå ubemerket hen. Mens det er ikke det verste forbrytelse, det er en annen ting som kan gjøre en leser stille ut.

Her er de ofte gjentatte ord ikke til å unngå:

Hva du skal gjøre i stedet: Prøv å lese utkastene høyt, ved hjelp av tekst-til-tale-funksjonen på telefonen, eller kjører den av en kollega før du sender den av. Grammarly kan også hjelpe deg med å fange disse gjentatt eller for mye ord.,

7Robotic språk

E-post kan være en etterkommer av brevpost, men det betyr ikke at meldingene skal lyde som en old-timey versjon av deg selv. Faktisk, e-poster skal høres ut som den personen som skriver det. Så ved å bruke uttrykk som høres ut som noe ut av en Viktoriansk romanen er ikke det beste trekket hvis du ønsker å koble til med leseren.

«La oss innse det: Ingen ønsker å lese en høyskole lærebok. Du ønsker å lese en blogg eller en artikkel eller en ekte samtale. De er en person, de er ikke en robot., Så bruke språket som høres ut som noe du vil si, hvis du bare sitter i en kaffebar,» sier kopi chief Schafer.

Hva du skal gjøre i stedet: Du kan få en mer naturlig effekt ved å late som du skriver til en venn eller å ha en samtale med en vennlig bekjentskap. For eksempel, har du sannsynligvis ikke ville si noe sånt som, «Hilsen» og «jeg håper været er virkelig der du er» hvis du var å møte noen for kaffe. Du ville sagt noe sånt som «Hei» og «Takk igjen for tiden din.»

8Overuse av utropstegn!

Entusiasmen er stor., Men i visse sammenhenger, overdreven bruk av utropstegn kan gjøre mer skade enn godt. Dette er spesielt viktig dersom du er smi et nytt forhold, eller kontakte noen utenfor firmaet. Du er, tross alt, en representant for arbeidet ditt når du bruker et selskap e-postadressen. Men folk elsker utropstegn, og de er fortsatt noe som mange mennesker er avhengige av å formidle en positiv tone.,

For eksempel, her er de mest vanlige setninger og ord folk bruker med utropstegn i e-poster:

Hva du skal gjøre i stedet: Etter at du har skrevet utkast, ved å gjøre et raskt søk etter utropstegn og bruke skjønn for å avgjøre hvilke (om noen) for å holde basert på ditt forhold til mottakeren. Som en generell regel, kan du prøve å holde det til en eller to per e-post med kolleger.

Vi føler deg takknemlig for i dag.

Takknemlig for at et innhold superstjerne som @MarketingProfs bruker Grammarly., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 September 2018

Neste nivå e-post skriver flytter

Når du har fått riktig e-format, og du vet hva feil å unngå, det er på tide å fokusere på å lage utkast skiller seg ut fra de utallige e-poster folk flest får hver dag. Her er fire strategier for å ta deg til neste nivå:

Tenk positivt

Sender en e-post som er eksternt negativ eller nøytral, kan sette deg i en vanskelig plass., Og som med all skriftlig kommunikasjon, det kan være rom for feiltolkninger.

«I mangel av andre opplysninger, vår tolkning er ofte standard til den negative,» forklarer kommunikasjon-etikette ekspert Post Senning. «Når du snakker om negative kommunikasjon, du er den informasjon som er tonen i stemmen, glimt i øyet, godt humør som du har tenkt noe med eller for ekte vare eller bekymring som du tilbyr kritikk. Så vær veldig forsiktig. Når noe lyder som negative, er det sannsynligvis kommer over som enda mer negative til noen andre.,»

finne den rette tonen

Du ville ikke ønsker å få en e-post som sier, «Kjære» eller som referanser arbeidet i public relations når du er faktisk i salg, fordi det ville umiddelbart vise at avsenderen er enten masse e-post til deg, eller de ikke gjør skikkelig forskning og finne riktig kontakt. På samme måte, vil du ønsker å sørge for at hver e-post du sender har en tone som er laget spesielt for mottakeren, og at du sender den til riktig person.,

Så selv om det kan være fristende å bruke maler, er det viktig å tilpasse det og holde i tankene kommunikasjon stil av mottakeren før du trykker send. For å oppnå dette, et raskt Google-søk eller en titt på mottakerens LinkedIn eller Twitter-feed kan gjøre underverker.

Før du sender den, kan du prøve å sette deg selv i mottakerens sko for en gut-sjekk på tone og innhold. Og hvis du har en hard tid å lese din egen tone i e-post, Grammarly er tone detektor kan hjelpe deg å avgjøre hvor du lyd til din mottaker.,

Følg opp—i god tid

Hvis du sender en e-post, vil du sannsynligvis på jakt etter en betimelig svar. Men med store mengder e-post folk flest sortere gjennom hver dag, ting kan ende opp med å bli tapt. Som en generell regel, en oppfølging av meldingen bør aldri kommer mindre enn tjuefire timer etter at du har sendt den opprinnelige e-posten.

med andre ord: ikke være den personen som sender en oppfølging forespørsel to timer etter sending. I ekstreme tilfeller kan denne typen atferd kan også få deg blokkert., «Når du tar mer tid og faktisk bry seg om personen på den andre siden av e-posten, kan du umiddelbart kommer til å se en mye høyere svarprosent. Jeg måtte lære det på den harde måten, sier kopi chief Schafer.

Gjør det lett på øynene

de Fleste av meldingene du sender, vil trolig være på kortere side, noe som er flott for raske svar og å få ting gjort. Men for lengre e-poster, scannability er navnet på spillet. Det er da ting som uthevet skrift, punktlister, understreket setninger, og en TL;DR (for lang, ikke les) delen kommer i hendig.,

Det er mange faktorer å ha i bakhodet når du skriver en e-post, og det er et bredt margin for feil. Men når alt er sagt og gjort, det handler ikke om perfeksjon. Det handler om effektiv kommunikasjon.

«jeg tror folk føler dette presset at du trenger å være så perfekt communicator med denne store ord og disse perfekt strukturert setninger. Og jeg vet ikke at det er alltid tilfelle fordi du bare to personer, kommunisere, sier frilansskribent Boogaard.

Mer fra Grammarly:

• Hvordan Gjør Grammarly Arbeid?,
• Hvordan Grammarly Hjelper Deg å Lære
• Møte Grammarly er Tone Detektor