Egal, ob Sie ein aufstrebender junger Profi oder ein erfahrener Manager sind, E-Mail-Schreiben ist ein wichtiger Aspekt der Geschäftskommunikation. Und dank dem, was oft als die Geheimnisse der englischen Grammatik und die Feinheiten des geschriebenen Wortes gesehen wird, kann es ein täglicher Kampf sein., Dies gilt insbesondere, wenn Sie vielbeschäftigte Menschen motivieren müssen, auf ein potenziell heikles Thema zu reagieren oder sich mit ihm zu befassen. Um eine großartige E-Mail zu schreiben, müssen Sie zwei Dinge wissen: häufige Fehler zu vermeiden, und Next-Level-Strategien, um voranzukommen.
Aber das Wichtigste zuerst-Sie müssen wissen, wie eine großartige E-Mail aussieht, wenn Sie eine schreiben.
Anatomie einer guten E-Mail
Jede E-Mail, die Sie schreiben, hat die gleiche Grundstruktur: Betreffzeile, Begrüßung, E-Mail-Text und Schließen. Aber wie bei jeder schriftlichen Form der professionellen Kommunikation gibt es einen richtigen Weg und Standards, die befolgt werden sollten., So schreiben Sie eine richtige E-Mail:
1subjektzeile
Die Betreffzeile könnte der wichtigste Teil der E-Mail sein, obwohl sie oft zugunsten des E-Mail-Körpers übersehen wird. Aber wenn Sie jemandem eine kalte E-Mail schicken oder einfach nur eine professionelle Beziehung aufbauen, Ihre Betreffzeile kann Menschen dazu verleiten, die Nachricht zu öffnen und Erwartungen an das, was beigefügt ist, zu setzen. Auf der anderen Seite kann eine schlecht gestaltete oder generische Betreffzeile (wie „Hallo“ oder „Sie möchten diese nicht verpassen“) den Leser abschrecken und dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet.,
„Verbringen Sie doppelt so viel Zeit damit, die richtige Betreffzeile zu erstellen, wie Sie es auf der Website tun, denn wenn sie die E-Mail nicht öffnen, spielt es keine Rolle“, sagt Cole Schafer, Gründer und Copy Chief von Honey Copy.
2Openers
In den meisten E-Mail-Schreibsituationen sollten Sie eine schnelle Begrüßung einfügen, um den Leser zu bestätigen, bevor Sie in Ihre Hauptnachricht oder-anfrage eintauchen.
Die Ausnahme: Wenn Sie mit engen Kollegen in einer E-Mail-Kette sind, wird es oft natürlicher, den Öffner (sowie das Schließen) fallen zu lassen., Obwohl es sich zunächst wie ein Fauxpas anfühlt, signalisiert es eine bessere professionelle Beziehung.
3Body
Der Text einer E-Mail ist das Fleisch Ihrer Nachricht und muss einen klaren und spezifischen Zweck haben, z. B. Feedback zu einer Präsentation zu erhalten oder ein Treffen mit einem neuen Kunden zu arrangieren. Es sollte auch prägnant sein. Auf diese Weise neigen die Menschen eher dazu, es zu lesen, als es zu überfliegen und zu riskieren, kritische Informationen zu verpassen. Wenn Sie können, kochen Sie es auf ein paar Wahlsätze.
Und für E-Mails, die mehr Länge und Details erfordern, halten Sie es so konzentriert wie möglich., „Niemand will einen Roman erhalten. Sie wollen es zwischen drei, vier oder fünf Zeilen halten“, sagt Schafer.
4Closings
So wie du mit deinem Gruß auf dem rechten Fuß anfangen willst, willst du dich auch gut trennen. Das bedeutet, eine freundliche Abmeldung zu schreiben. Und es gibt viele Möglichkeiten zur Auswahl.,
Zum Beispiel sind hier 12 gängige und professionelle Schließungen, die Grammarly-Benutzer an einem bestimmten Tag ausgewählt haben:
Sie möchten eine Schließung auswählen, die sich für Ihre Persönlichkeit echt anfühlt, und sie an die Beziehung anpassen, um ein angemessenes Maß an Professionalität zu gewährleisten. Auf der anderen Seite können gängige Schließungen wie „Liebe“, „vom iPhone gesendet“ oder „thx“ in professionellen E-Mails am besten ungenutzt gelassen werden.
Sie können jedes Wort zu Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzufügen.
Welche Wörter werden Sie hinzufügen? #cleanwritinghttps://t.,co/itTRLCarol
— Grammarly (@Grammarly) September 18, 2018
Häufige E-Mail-Schreibfehler (und was stattdessen zu tun ist)
So wie jede E-Mail eine Chance für professionelles Wachstum ist, besteht auch das Potenzial, in häufiges E-Mail-Schreiben zu fallen schlechte Gewohnheiten., Hier sind acht Fehler zu vermeiden:
1mittieren notwendiger Oxford-Kommas
Das Oxford —Komma kann etwas polarisierend sein, wenn man darüber nachdenkt, wie man eine richtige E-Mail schreibt, je nachdem, welcher Styleguide für die professionelle Kommunikation in Ihrer Branche verwendet wird-es wird normalerweise entweder gemieden oder als Werkzeug zur Klärung gefeiert. So oder so, viele Leute haben starke Meinungen darüber. Aber sie auszulassen kann je nach Satz zu Verwirrung führen.
Genau wie eine gesunde Ehe fordert AP style eine klare Kommunikation.,Wir glauben auch an den Wert des Kompromisses. Zur Erinnerung, das Stylebook verbietet nicht alle Oxford-Kommas. Wenn das Weglassen eines Kommas zu Verwirrung oder Fehlinterpretation führen kann, verwenden Sie das Komma. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018
Was stattdessen zu tun ist: Während das Oxford-Komma in bestimmten Kontexten möglicherweise nicht geeignet ist, ist es normalerweise eine gute Idee, sie in E-Mails zu verwenden. Das liegt daran, dass es Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und Missverständnisse, Verwirrung und sogar rechtliche Probleme zu vermeiden.,
2Hedging
Grammarly-Benutzer wissen, dass es beim Hedging besser ist, es wegzulassen, als es in E-Mails zu belassen. Und wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie unhöflich werden, seien Sie nicht: Entgegen der landläufigen Meinung klingt Ihre Sprache weniger zuversichtlich, was letztendlich Ihr Schreiben untergraben kann.
Was stattdessen zu tun ist: Geben Sie Ihre Idee oder Meinung an und erklären Sie dann das „Warum“ hinter Ihrer Argumentation. Auf diese Weise werden Sie besser verstanden und Ihre Brillanz kann durchscheinen.,
3extrem lang und / oder unklar kopieren
Würden Sie eine E-Mail lesen, die 1.000 Wörter lang war? Wahrscheinlich nicht—die meisten Menschen überfliegen E-Mails, die auf der langen Seite sind. Und wenn Sie Ihrem Entwurf schwer zu befolgende Sätze oder gemischte Nachrichten hinzufügen, erhalten Sie mit noch geringerer Wahrscheinlichkeit eine zufriedenstellende Antwort. (Oder jede Antwort.)
“ Ich bekomme eine Tonne davon sind nur diese riesigen Textblöcke. Und ich verstehe, warum sie das tun—also hast du genug Details. Aber es ist wirklich schwer zu lesen und ich werde nicht das Ganze lesen“, sagt Kat Boogaard, eine in Wisconsin lebende freiberufliche Schriftstellerin.,
Was stattdessen zu tun ist: Halten Sie es kurz und konzentrieren Sie sich auf die Angelegenheit. Beenden Sie dann mit einem Aufruf zum Handeln, einem angeforderten Antwortdatum und machen Sie deutlich, dass Sie offen für Fragen und Follow-ups sind (falls dies der Fall ist).
4Being too casual (or formal)
Je nach Ihren Umständen, Schwanken zu viel auf die lässige oder formale Seite des Schreibens kann ein Fehltritt sein. Übermäßig lässig zu sein wird oft als Rookie-Fehler angesehen, aber steif, Formale Sprache kann auch schädlich für Ihre Nachricht sein.,
Was stattdessen zu tun ist: Um die perfekte Balance zwischen formell und lässig zu finden, ist der Schlüssel, über die Beziehung zwischen sich selbst und dem Empfänger nachzudenken und im Verlauf Ihrer Kommunikation soziale Hinweise zu nehmen.
„Sie möchten sehen, was jemand anderes tut, und teilnehmen, mitspielen, die Art und Weise anerkennen, wie sich die Kommunikation entwickelt und wie sich die Erwartungen in einer Beziehung entwickeln“, sagt Dan Post Senning, Etikette-Experte am Emily Post Institute.,
“ Seien Sie vorsichtig in neuen Beziehungen. Die intelligente Verwendung von Emoticons in E-Mails kann Ihnen helfen, besser verstanden zu werden. Zur gleichen Zeit, Viele Leute werden es als unprofessionell lesen, also, bis Sie diese Beziehung hergestellt haben, Sie möchten vorsichtig sein, wie Sie es verwenden. Passen Sie auf und denken Sie darüber nach“, sagt Post Senning.
5 Klischees
Nicht alle E-Mail-Klischees sind Kardinalsünden., Bestimmte Aspekte Ihrer E-Mails müssen ein wenig formelhaft sein. Schließlich haben die meisten E-Mails die gleiche Grundstruktur und es gibt Phrasen, die Sie verwenden können, um Klarheit zu gewährleisten oder Ihre Grundlagen abzudecken. Aber wenn Sie Sätze wiederholen, stellen Sie sicher, dass sie einen klaren Zweck haben.
Wie Kiera Wright-Ruiz, Social-Media-Managerin bei Googles Local Guides, ausdrückt: „Obwohl ich immer wiederhole: ‚Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben‘, möchte ich tatsächlich wissen, ob sie Fragen haben.,“
Die meiste Zeit möchten Sie jedoch Klischees nach Möglichkeit bearbeiten, da sie die Leute dazu bringen können, sich abzustimmen. Hier sind die Top sieben zu vermeiden:
Methode: Wir haben anhand unserer beliebtesten Blog-Artikel nach Begriffen gesucht, die von Grammarly-Benutzern verwendet werden.
Was stattdessen zu tun ist: Versuchen Sie, den Entwurf für Klischees, Ton und Stimme zu lesen, um Ihre Nachricht effektiver zu kommunizieren und gleichzeitig den Leser zu beschäftigen. Fragen Sie sich: Wenn Ihr Chef (oder Ihre Mutter) diese E-Mail lesen würde, wären Sie damit zufrieden? Wenn die Antwort ja ist, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.,
6wiederholung
Menschen wiederholen oft Wörter innerhalb desselben Absatzes, zweimal in zwei Sätzen oder einfach zu nahe beieinander, um unbemerkt zu bleiben. Es ist zwar nicht das schlimmste Vergehen, aber es ist eine andere Sache, die einen Leser dazu bringen kann, sich abzustimmen.
Hier sind die am häufigsten wiederholten Wörter zu vermeiden:
Stattdessen: Versuchen Sie, Ihren Entwurf laut zu lesen, die Text-to-Speech-Funktion auf Ihrem Telefon zu verwenden oder ihn von einem Kollegen auszuführen, bevor Sie ihn abschicken. Grammarly kann Ihnen auch dabei helfen, diese wiederholten oder überstrapazierten Wörter zu erfassen.,
7Robotic Sprache
E-Mail kann ein Nachkomme von snail mail, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Nachrichten klingen sollte wie eine alte-timey version von sich selbst. In der Tat sollten E-Mails wie die Person klingen, die es schreibt. Die Verwendung von Phrasen, die wie etwas aus einem viktorianischen Roman klingen, ist also nicht der beste Schritt, wenn Sie sich mit dem Leser verbinden möchten.
“ Seien wir ehrlich: Niemand möchte ein College-Lehrbuch lesen. Sie möchten einen Blog oder einen Artikel oder ein echtes Gespräch lesen. Sie sind eine Person, sie sind kein Roboter., Verwenden Sie also eine Sprache, die nach etwas klingt, das Sie sagen würden, wenn Sie nur in einem Café sitzen“, sagt Copy Chief Schafer.
Was stattdessen zu tun ist: Sie können einen natürlicheren Effekt erzielen, indem Sie so tun, als würden Sie an einen Freund schreiben oder ein Gespräch mit einem freundlichen Bekannten führen. Zum Beispiel würden Sie wahrscheinlich nichts sagen wie „Grüße“ und „Ich hoffe, das Wetter ist fair, wo Sie sind“, wenn Sie jemanden zum Kaffee treffen würden. Du würdest so etwas sagen wie „Hallo“ und “ Nochmals vielen Dank für deine Zeit.“
8überverwendung von Ausrufezeichen!
Begeisterung ist groß., Aber in bestimmten Kontexten kann die übermäßige Verwendung von Ausrufezeichen mehr schaden als nützen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie eine neue Beziehung aufbauen oder jemanden außerhalb Ihres Unternehmens kontaktieren. Sie sind schließlich ein Vertreter Ihrer Arbeit, wenn Sie eine Firmen-E-Mail-Adresse verwenden. Aber die Leute lieben Ausrufezeichen, und sie sind immer noch etwas, auf das sich viele Menschen verlassen, um einen positiven Ton zu vermitteln.,
Zum Beispiel, hier sind die häufigsten Sätze und Wörter Menschen mit Ausrufezeichen in E-Mails verwenden:
Was stattdessen zu tun ist: Nachdem Sie Ihren Entwurf geschrieben haben, eine schnelle Suche nach Ausrufezeichen und verwenden Sie Ihr Urteil zu bestimmen, welche (falls vorhanden) zu halten, basierend auf Ihrer Beziehung mit dem Empfänger. Versuchen Sie in der Regel, es mit Kollegen auf ein oder zwei E-Mails zu beschränken.
Wir fühlen uns heute dankbar.
Dankbar, dass ein Content-Superstar wie @MarketingProfs Grammarly verwendet., # friday feeling #ourherohttps://t. co/rrLpgheikv
— Grammarly (@Grammarly) September 28, 2018
E-Mail-Schreibbewegungen der nächsten Ebene
Sobald Sie das richtige E-Mail-Format haben und wissen, welche Fehler zu vermeiden sind, ist es an der Zeit, sich darauf zu konzentrieren, dass sich Ihre Entwürfe von den unzähligen E-Mails abheben, die die die meisten Menschen jeden Tag erhalten. Hier sind vier Strategien, um Ihre auf die nächste Stufe zu bringen:
Denken Sie positiv
Das Senden einer E-Mail, die remote negativ oder sogar neutral ist, kann Sie an einen schwierigen Ort bringen., Und wie bei jeder schriftlichen Kommunikation kann es zu Fehlinterpretationen kommen.
„In Ermangelung anderer Informationen ist unsere Interpretation oft negativ“, erklärt Kommunikationsetikette-Experte Post Senning. „Wenn Sie über negative Kommunikation sprechen, sind Sie die Informationen, die Tonfall sind, das Augenzwinkern, die gute Laune, mit der Sie etwas beabsichtigen, oder sogar die echte Sorgfalt oder Sorge, mit der Sie Kritik anbieten. Also sei wirklich vorsichtig. Wenn sich etwas für Sie als negativ liest, wirkt es wahrscheinlich für jemand anderen noch negativer.,“
den richtigen Ton anzuschlagen
Sie würden nicht wollen, um eine E-Mail mit der Aufschrift „Liebe“, oder die Referenzen Ihrer Arbeit in der öffentlichkeitsarbeit, wenn Sie tatsächlich in Vertrieb, denn es würde sich sofort zeigen, dass der Absender entweder Massen-E-Mail Sie, oder Sie haben nicht das richtige Forschung und finden Sie die richtigen Ansprechpartner. Ebenso sollten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail, die Sie senden, einen Ton enthält, der speziell für den Empfänger erstellt wurde, und dass Sie ihn an die richtige Person senden.,
Obwohl es verlockend sein kann, Vorlagen zu verwenden, ist es wichtig, sie zu personalisieren und den Kommunikationsstil des Empfängers zu berücksichtigen, bevor Sie auf Senden klicken. Um dies zu erreichen, kann eine schnelle Google-Suche oder ein Blick auf den LinkedIn-oder Twitter-Feed des Empfängers Wunder bewirken.
Versuchen Sie sich vor dem Senden in die Lage des Empfängers zu versetzen, um Ton und Inhalt zu überprüfen. Und wenn es Ihnen schwer fällt, Ihren eigenen Ton in E-Mails zu lesen, kann Grammarlys Tone Detector Ihnen helfen, zu bestimmen, wie Sie zu Ihrem Empfänger klingen.,
Follow-up-rechtzeitig
Wenn Sie eine E-Mail senden, suchen Sie wahrscheinlich nach einer rechtzeitigen Antwort. Aber mit den großen Mengen an E-Mails sortieren die meisten Menschen jeden Tag durch, Dinge können am Ende verloren gehen. In der Regel sollte eine Follow-up-Nachricht niemals weniger als vierundzwanzig Stunden nach dem Senden der ersten E-Mail eingehen.
Mit anderen Worten: Seien Sie nicht die Person, die zwei Stunden nach dem Senden eine Folgeanfrage sendet. In extremen Fällen kann diese Art von Verhalten Sie sogar blockieren., „Wenn Sie sich mehr Zeit nehmen und sich tatsächlich um die Person auf der anderen Seite der E-Mail kümmern, wird sofort eine viel höhere Antwortrate angezeigt. Das musste ich auf die harte Tour lernen“, sagt Kopistenchef Schafer.
Machen Sie es den Augen leicht
Die meisten Nachrichten, die Sie senden, sind wahrscheinlich kürzer, was sich hervorragend für schnelle Antworten und Erledigung eignet. Aber für längere E-Mails, Scannability ist der Name des Spiels. Das ist, wenn Dinge wie Fettschrift, Aufzählungszeichen, unterstrichene Sätze und ein TL;DR (zu lang, nicht gelesen) Abschnitt nützlich sind.,
Beim Verfassen einer E-Mail sind viele Faktoren zu beachten, und es besteht eine große Fehlerquote. Aber nachdem alles gesagt und getan ist, geht es nicht um Perfektion. Es geht um effektive Kommunikation.
“ Ich denke, die Leute spüren diesen Druck, dass Sie dieser perfekte Kommunikator mit diesem riesigen Vokabular und diesen perfekt strukturierten Sätzen sein müssen. Und ich weiß nicht, dass das immer der Fall ist, weil du nur zwei Leute bist“, sagt der freiberufliche Schriftsteller Boogaard.
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