Verstehen und Überprüfen von Formular W-2

Square Payroll generiert, Dateien und E-Mails bilden W-2 zu jedem Ihrer Mitarbeiter im Januar., Wir senden das Formular W-2 an die für jeden Ihrer Mitarbeiter angegebene Postanschrift. Darüber hinaus sind diese Formulare das ganze Jahr über im Entwurfsformat auf der Registerkarte Payroll > Steuerformulare Ihres Square-Dashboards verfügbar, um Ihnen Zeit zu geben, die Formulare das ganze Jahr über auf Richtigkeit zu überprüfen.

Obwohl Square Payroll Files in Ihrem Namen W-2s bilden, sind Sie und Ihre Mitarbeiter dafür verantwortlich, die Informationen im Formular W-2s zu bestätigen und sicherzustellen. Weitere Fragen zur Vorbereitung der jährlichen Lohnsteueranmeldungen finden Sie unter Informationen zum Jahresende.,

Laden Sie Ihr Entwurfsformular W-2s

herunter, um vom 1.Januar 2020 bis zum 28. Dezember 2020 auf Ihr Entwurfsformular 2020 W-2s zuzugreifen:

1. Besuchen Sie Payroll > Steuerformulare in Ihrem quadratischen Dashboard.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurf erstellen W-2s und wählen Sie das Jahr aus.

3. Klicken Sie zum Herunterladen auf Download a.zip-Datei des Entwurfsformulars W-2s.

4. Extrahieren Sie das Formular W-2s aus dem heruntergeladenen .zip-Datei (lesen Sie unten für Anweisungen dazu auf einem Mac oder Windows-Computer).,

Hinweis: Square Payroll beginnt mit der Bearbeitung des Entwurfsformulars 1099-NEC am 28. Dezember 2020 bis zum 8. Januar 2021:

1. Besuchen Sie Payroll > Steuerformulare in Ihrem quadratischen Dashboard.

2. Klicken Sie auf Download in der Zeile „Lohn-und Steuererklärungen“, um ein .zip-Datei Ihres Formulars W-2s.

3. Extrahieren Sie das Formular W-2s aus dem heruntergeladenen .zip-Datei (lesen Sie unten für Anweisungen dazu auf einem Mac oder Windows-Computer).,

Hinweis: Sie haben bis zum 8.Januar 2021 Zeit, die vollständigen Namen, SSNs und Privatadressen Ihrer Mitarbeiter zu ändern, bevor das Formular W-2s bei der Social Security Administration (SSA) eingereicht wird.

Extrahieren Sie Ihr Formular W-2s aus a.zip-Datei auf einem Mac

Auf den meisten Mac-Computern, finden Sie die .zip-Datei mit Ihrem W-2s in Ihrem Download-Ordner. Um auf die Datei zuzugreifen, können Sie entweder den Download-Ordner direkt öffnen oder in Ihrem Finder nach „W2“ suchen.Zip”. Sobald Sie die finden .zip-Datei, doppelklicken Sie darauf. Ihr Computer extrahiert automatisch die Daten aus dem .,zip-Datei, Erstellen eines Ordners, der PDF-Kopien Ihrer W-2s enthält.

Extrahieren Sie Ihr Formular W-2s aus einem .zip-Datei unter Windows

Die Schritte zum Extrahieren Ihrer .zip-Datei hängt davon ab, welche version von Windows Sie ausführen. Um die Datei zu finden, suchen Sie nach „W2.zip “ oder suchen Sie nach der Datei im Download-Ordner meines Computers. Folgen Sie den links für .zip-Extraktion Anweisungen onWindows 8 oder 10.

Überprüfen Sie Ihren Formularentwurf W-2 Daten

Sie und Ihre Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, dass die Informationen auf Formular W-2 korrekt sind., Das Entwurfsformular W-2s ist das ganze Jahr über verfügbar, indem Sie in Ihrem quadratischen Dashboard die Steuerformulare > aufrufen. Sie haben bis zum 8. Januar 2021 (01.08.2021) Zeit, die Formularentwürfe auf Richtigkeit zu überprüfen, bevor sie eingereicht und per Post verschickt werden. Wir empfehlen, den Entwurf des Formulars W-2s Informationen regelmäßig während des ganzen Jahres zu überprüfen. Änderungen an den Informationen, Geschäftsinformationen und verarbeiteten Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter werden sofort nach dem erneuten Herunterladen des Entwurfsformulars W-2 angezeigt.

Wir wissen, dass das Formular W-2 etwas entmutigend sein kann., Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu den Feldern in Formular W-2, die überprüft werden sollten.

Mitarbeiterinformationen

Mitarbeiterinformationen können aktualisiert werden, indem Sie zu Payroll >Payroll Team gehen und auf ihr Profil klicken. Bitte überprüfen Sie auf diese häufigen Fehler:

• Vollständiger Name: Suchen Sie nach falsch geschriebenen Namen und vermeiden Sie die Verwendung von Spitznamen oder verkürzten Namen, Titeln vor oder nach einem Namen und Namensänderungen, die nicht an die Social Security Administration (SSA) gemeldet wurden.

• Sozialversicherungsnummer (SSN): Überprüfen Sie auf fehlerhafte oder Tippfehler SSNs.,

• Home address: Stellen Sie sicher, dass dies die aktuelle Adresse des Mitarbeiters widerspiegelt. Das Formular W-2 wird an diese Adresse geschickt.

Sie können auch mehr über Form W-2 Information Verification erfahren, indem Sie die SSA Website besuchen.

Business Informationen

Wenn die informationen in die Payroll > Einstellungen > Business Infoneeds aktualisierung, kontaktieren sie uns bitte für unterstützung aktualisierung ihre steuer adresse. Änderungen an Ihrem Steuernamen und Ihren Steuernummern erfordern möglicherweise eine zusätzliche Fehlerbehebung.,

• Steueradresse

• Bundes-oder Landessteuernummern

Mitarbeiterlöhne

Während Sie die Lohnabrechnung während des ganzen Jahres weiter bearbeiten, werden die Löhne entsprechend auf dem Entwurf des Formulars W-2 aktualisiert, wenn der Lohnlauf gesendet/verarbeitet wird, nicht nach dem Anhalten des Laufs., Die Löhne, die sich im Entwurf des Formulars W-2 widerspiegeln, sind eine Kombination aus:

• Reguläre Läufe

• Zahlungen außerhalb des Zyklus

• Gehaltsabrechnungshistorie, die von einem früheren Anbieter übertragen wurde

• Vorteile

Überprüfung und Verständnis des Formulars W-2 2

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den Feldern im Formular W-2:

• Feld a: Sozialversicherungsnummer der Arbeitnehmer (SSN).

• Feld b: Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

• Feld c: Name, Adresse und Postleitzahl des Arbeitgebers.

• Feld e: Name des Mitarbeiters.,

• Feld f: Mitarbeiter-Postanschrift.

• Feld 1: Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen — Gesamtkalenderjahr steuerpflichtige Löhne, Trinkgelder und andere an den Arbeitnehmer gezahlte Vergütungen.

• Kasten 2: Einbehaltene Bundeseinkommenssteuer – Gesamtkalenderjahr einbehaltene Bundeseinkommenssteuer von den Löhnen der Arbeitnehmer.

• Kasten 3: Löhne der sozialen Sicherheit – Gesamtkalenderjahr Löhne der Arbeitnehmer unterliegen der Sozialversicherungssteuer der Arbeitnehmer, ohne Sozialversicherungsbeiträge.,

• Kasten 4: Einbehaltene Sozialversicherungssteuer-Gesamtkalenderjahr einbehaltene Sozialversicherungssteuer der Arbeitnehmer, einschließlich Sozialversicherungssteuer auf Trinkgelder.

• Box 5: Medicare Löhne und Trinkgelder-Gesamtkalenderjahr Löhne und Trinkgelder der Mitarbeiter unterliegen der Medicare-Steuer.

• Kasten 6: Medicare-Steuer einbehalten-Gesamtkalenderjahr Mitarbeiter Medicare-Steuer einbehalten

• Kasten 7: Sozialversicherungstipps — Gesamtkalenderjahr Mitarbeitertipps gemeldet.,

• Kasten 10: Leistungen für abhängige Pflege-Gesamtleistungen für abhängige Pflege, die Ihr Arbeitgeber Ihnen gezahlt hat oder in Ihrem Namen entstanden ist (einschließlich Beträge aus einem Abschnitt 125 (Cafeteria) Plan). Jeder Betrag über $ 5,000 ist auch in Box 1 enthalten.

• Feld 11: Nichtqualifizierte Pläne-Dieser Betrag wird in Feld 1 angegeben, wenn es sich um eine Verteilung handelt, die Sie aus einem nichtqualifizierten aufgeschobenen Ausgleich oder einem Nichtregierungsabschnitt 457(b) Plan erhalten.

• Feld 12:

  • D—Wahlfälschungen auf einen Abschnitt 401(k) Barmittel oder aufgeschobene Vereinbarung., Enthält auch Stundungen unter einem EINFACHEN Rentenkonto, das Teil einer Anordnung des Abschnitts 401 (k) ist.

  • E-Wahlaufschub im Rahmen eines § 403 (b) Gehaltskürzungsvertrags

  • G—Wahlaufschub und Arbeitgeberbeiträge (einschließlich nicht selektiver Aufschub) zu einem § 457(b) aufgeschobenen Vergütungsplan.

  • W—Arbeitgeberbeiträge (einschließlich Beträge, die der Arbeitnehmer mit einem Abschnitt 125 (Cafeteria) Plan beitragen gewählt) zu Ihrem Gesundheitssparkonto.

  • AA-Bezeichnete Roth-Beiträge im Rahmen eines Abschnitts 401 (k) – Plans.,

  • BB-Bezeichnete Roth-Beiträge im Rahmen eines Abschnitts 403 (b) – Plans.

  • DD Kosten der Arbeitgeber-geförderten Krankenversicherung. Der mit Code DD gemeldete Betrag ist nicht steuerpflichtig.

  • EE-Bezeichnete Roth-Beiträge im Rahmen eines Regierungs-Abschnitts 457 (b) Plan.

• Feld 13: Wenn das Kontrollkästchen „Altersvorsorge“ aktiviert ist, können spezielle Grenzwerte für die Höhe der traditionellen IRA-Beiträge gelten, die Sie abziehen können.

• Feld 14: Andere-Arbeitgeber können dieses Feld verwenden, um Informationen wie staatliche einbehaltene Invaliditätsversicherungssteuern zu melden.,

• Feld 15: Arbeitgeberidentifikationsnummer angeben.

• Feld 16: Staat, Löhne, Trinkgelder usw. — Gesamtkalenderjahr Staat steuerpflichtige Löhne, Trinkgelder und andere Entschädigung an den Arbeitnehmer gezahlt.

Formular W-2 verteilen

Square Payroll sendet das Formular W-2 bis zum 31. Anweisungen sind im Formular enthalten.

Hinweis: Wir werden das Formular W-2 nicht erneut senden, wenn ein Mitarbeiter es nicht erhält (aufgrund einer ungültigen Adresse oder aus anderen Gründen).,

• Wenn Ihr Mitarbeiter eine ungültige Postanschrift hat und Ihr Unternehmen eine gültige Postanschrift hat, wird das Formular W-2 an Ihr Unternehmen zurückgegeben. Sie sind dann dafür verantwortlich, ihnen ihre Kopie des Formulars W-2 zur Verfügung zu stellen.

• Wenn Ihr Mitarbeiter eine ungültige Postanschrift hat und Ihr Unternehmen eine ungültige Postanschrift hat, sind Sie dafür verantwortlich, das Formular W-2s herunterzuladen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

• Stellen Sie in dem Fall, dass das Formular W-2 Ihres Mitarbeiters an Ihr Unternehmen zurückgegeben wird, sicher, dass Ihre Steuerzahleradresse in Square Payroll korrekt ist., Sie können sehen, welche Adresse gespeichert ist, oder die Steuerzahleradresse für Ihr Unternehmen im Abschnitt Geschäftsinformationen Ihres Online-Dashboards aktualisieren.

• Sie können auf eine Kopie Ihres Formulars W-2s unter der Registerkarte Payroll > Steuerformulare im Dashboard zugreifen. Formular W-2s sind in der Square Payroll App nicht verfügbar.

• Mitarbeiter mit Online-Konten können auch auf eine Kopie ihres Formulars W-2 auf der Registerkarte Steuerformulare oder in der Square Team-App zugreifen.