Neue Miete Papierkram: Die Small Business Guide Onboarding-Mitarbeiter

Ob Sie die HR für Ihr Unternehmen selbst betreiben oder über dedizierte HR-Ressourcen verfügen, die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist ein involvierter Prozess—und dabei ein wichtiger. Nachdem ein Kandidat Ihr Stellenangebot angenommen hat und Sie das Startdatum festgelegt haben, müssen verschiedene Onboarding-Schritte unternommen werden, einschließlich der Sicherstellung, dass Ihr neues Teammitglied die richtigen Stellenunterlagen ausfüllt., Es gibt eine Reihe wichtiger Formulare für neue Mitarbeiter, die ausgefüllt werden müssen—insbesondere diejenigen, die gesetzlich vorgeschrieben sind.

Um den Papierkram für Neueinstellungen zu vereinfachen, sollten Sie sich am besten im Voraus vorbereiten und nicht nur wissen, welche Formulare wann ausgefüllt werden müssen, sondern sie auch für das Startdatum Ihres Mitarbeiters vorbereiten. In diesem neuen Leitfaden für den Papierkram werden daher die verschiedenen erforderlichen Formulare aufgeschlüsselt, was Sie über sie wissen müssen, und allgemeine Tipps, um den Onboarding-Prozess so nahtlos wie möglich zu gestalten.,

Neue Mietpapiere: Was Sie wissen müssen

Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, sind Sie möglicherweise nicht vollständig mit den Arten von neuen Mietpapieren vertraut, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Wie bereits erwähnt, sind einige neue Mietdokumente, wie W-4 und I-9, nach Bundes-oder Landesrecht erforderlich, während andere für die Personalverfahren Ihres Unternehmens einfach erforderlich oder empfohlen werden können. Davon abgesehen müssen Sie sicherstellen, dass der gesetzlich vorgeschriebene Papierkram für neue Mitarbeiter genau und innerhalb des richtigen Zeitrahmens ausgefüllt wird., Glücklicherweise stellen Regierungsbehörden wie das IRS und das US-Heimatschutzministerium detaillierte Online-Anleitungen zur Verfügung, um Sie über das Ausfüllen dieser Formulare zu informieren.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von HR-Neueinstellungen Sie für Ihr Unternehmen haben sollten, sollten Sie sich mit Ihrem HR-Vertreter oder einem Personalberater eines Drittanbieters beraten lassen. In diesem Sinne umfasst die allgemeine geschäftsspezifische Dokumentation jedoch ein Mitarbeiterhandbuch, Leistungsunterlagen und unternehmenspolitische Formulare., Da diese Arten von Dokumenten für Ihre Organisation spezifisch sind, müssen Sie sie möglicherweise nicht sofort ausfüllen. Letztendlich liegt der Zeitplan und die Art dieser neuen Mietpapiere bei Ihnen. Sie werden jedoch die Richtlinien rund um diese Art von Formularen Ihren Mitarbeitern klar machen wollen, wenn sie anfangen.

Checkliste für neue Mietpapiere: Erforderliche Formulare

Nachdem wir nun einen kurzen Überblick über neue Mietpapiere erhalten haben, lassen Sie uns tiefer in die spezifischen Formulare eintauchen, die Sie ausfüllen müssen.,

I-9-Formular

Das I-9-Formular ist ein vom Bund benötigtes Formular für neue Mitarbeiter, das die Berechtigung von Kandidaten zur Arbeit in den USA überprüft. Das I-9-Formular wird sowohl von Ihnen als auch von Ihrem Mitarbeiter ausgefüllt und muss innerhalb von drei Tagen nach dem Startdatum des Mitarbeiters ausgefüllt werden. Obwohl das Formular nicht bei der Bundesregierung eingereicht werden muss, müssen Sie es drei Jahre nach dem Mietdatum oder ein Jahr nach der Kündigung (physisch oder elektronisch) einreichen, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt., Das I-9-Formular beinhaltet die Überprüfung der Identifizierung jedes Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass er gültig ist und die Bundeskriterien erfüllt. Sie können dieses Formular elektronisch mit E-Verify ausfüllen, mit dem Sie Informationen mit der Datenbank der Bundesregierung abgleichen können. Viele HR-Softwareplattformen bieten auch I-9-Formularfunktionen.

Ihr Mitarbeiter wird das I-9-Formular ausfüllen und seine Identifizierung als Nachweis für seine Berechtigung zur Arbeit in den USA vorlegen Sie werden seine Informationen überprüfen und das Formular unterschreiben, aus dem hervorgeht, dass die angegebene Identifizierung nach bestem Wissen gültig ist., Dieses Formular listet die akzeptablen Identifikationsformen auf, mit denen Sie die Berechtigung Ihres Mitarbeiters überprüfen können. Sie sollten diese Liste neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, damit diese entscheiden können, welche Arten von Identifikation Sie mitbringen möchten. Sie können den Mitarbeitern jedoch nicht mitteilen,welche Art von Identifikation sie mitbringen oder ihr Nutzungsrecht verweigern sollen. Um das rechtzeitige Ausfüllen des I-9-Formulars sicherzustellen, ist es hilfreich, Ihren Mitarbeiter anzuweisen, seine Ausweisdokumente am ersten Tag mitzubringen.

Form W-4

Die W-4 ist eine weitere bundesweit neue Miete Papierkram Anforderung., Dieses Formular zeichnet auf, wie viel vom Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters für Steuern auf der Grundlage von Befreiungen einbehalten werden sollte. Der Mitarbeiter wird ausfüllen, wie viele Befreiungen er von seinen Steuern beansprucht. Der W-4 sollte mit dem ersten Gehaltsscheck Ihres Mitarbeiters wirksam sein, daher ist dies auch ein Formular, das Sie umgehend ausgefüllt haben möchten. Sie können Ihren Mitarbeitern nicht sagen, wie sie ihre W-4 ausfüllen sollen, aber Sie können ihnen helfen, Ressourcen zu finden, um ihre Steuereinnahmen zu bestimmen, um das Formular auszufüllen, wie zum Beispiel diesen IRS Withholding Calculator.

Mitarbeiter können Ausnahmen auf W-4-Formularen jederzeit ändern., Sie sollten die neueste Version des W-4 eines Mitarbeiters in der Datei behalten. Auch hier ermöglichen viele HR-Softwareplattformen Ihren Mitarbeitern, den W-4 über ihr System auszufüllen und zu speichern.

Sozialversicherungsnummer

Obwohl nicht neue Mieten „Papierkram“ per se, verlangt die Bundesregierung, dass Sie den Namen und die Sozialversicherungsnummer jedes neuen Mitarbeiters erhalten—einschließlich resident und nonresident Ausländer Mitarbeiter. Sie verwenden diese Informationen zum Ausfüllen von W-2-Formularen für Ihre Mitarbeiter zum Jahresende., Das W-2-Formular erfasst die Einnahmen Ihrer Mitarbeiter für das Jahr und wird für steuerliche Zwecke verwendet.

Staatliche Steuer-Einbehaltung und Registrierung

Genau wie das W-4-Formular für die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer benötigen Sie möglicherweise auch Ihre neue Miete, um ein Formular zur Einbehaltung der staatlichen Steuer auszufüllen. Nicht alle Staaten benötigen diese Formulare, Daher sollten Sie die geltenden Gesetze für Ihren jeweiligen Staat überprüfen. Wenn Ihr Staat dieses Formular jedoch benötigt, wird es normalerweise wie das Federal W-4 ausgefüllt., Wie beim W-4 möchten Sie, dass Ihr Mitarbeiter dieses Dokument vor dem ersten Gehaltsscheck ausfüllt und sein Formular archiviert. Staatliche Steuer-Quellenformulare können auch von Ihren Mitarbeitern das ganze Jahr über aktualisiert werden.

Zusätzlich zu den Formularen zur Einbehaltung staatlicher Steuern müssen Sie auch neue Mietberichte ausfüllen. Diese Einstellung Papierkram beinhaltet die Bereitstellung der grundlegenden Informationen über Ihre neuen Mitarbeiter zu Ihrem Zustand Verzeichnis der neuen Mitarbeiter, die dann an das nationale Verzeichnis weitergegeben., Es ist eine neue Mietberichterstattung erforderlich, damit der Staat bei Bedarf Unterhaltszahlungen für Kinder von Mitarbeitern einziehen kann.

Leistungsformulare

Selbst als kleines Unternehmen verlangen Bundes—und Landesgesetze, dass Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Nebenleistungen anbieten-dh andere Leistungen als ihr Gehalt. Einige dieser Leistungen fallen unter bestimmte Gesetze, wie das Affordable Care Act und die Familie Medical Leave Act. In bestimmten Staaten ist es beispielsweise erforderlich, dass Sie Ihren Mitarbeitern Leistungen wie Arbeitnehmerentschädigung und Invalidenversicherung anbieten., In Bezug auf die erforderlichen Vorteile müssen Sie daher sicherstellen, dass Sie die geltenden Gesetze für Ihren Staat und Ihr Unternehmen einhalten, und Ihre Mitarbeiter bitten, die erforderlichen Unterlagen im Zusammenhang mit diesen Leistungsangeboten abzuschließen.

Checkliste für neue Personalpapiere: Personalformulare

Es gibt viele andere Formulare für neue Mitarbeiter, die möglicherweise nicht erforderlich sind, aber für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Personalabteilung hilfreich sein können., Welche anderen Formulare oder Dokumente Sie Ihre neuen Mitarbeiter ausfüllen lassen, hängt von Ihrem individuellen Unternehmen ab, Aber hier sind einige gängige Beispiele für Papierkram für neue Mitarbeiter, die Sie möglicherweise in Ihren Onboarding-Prozess einbeziehen möchten.

Direkteinzahlungsformular

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter per Direkteinzahlung bezahlen möchten, benötigen Sie ein Autorisierungsformular zum Ausfüllen. Auf diesem Formular stimmen sie der Zahlung über eine direkte Einzahlung zu und geben die Informationen an, die Sie benötigen, um sie zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzuzufügen.,

Notfallinformation

Im Notfall mit Ihrem Mitarbeiter möchten Sie wissen, wen Sie kontaktieren sollen. Sie sollten Ihren Mitarbeiter bitten, seinen Notfallkontakt anzugeben und diese Informationen aufzubewahren. Ebenso sollten Sie Ihre Mitarbeiter nach Allergien oder diätetischen Einschränkungen fragen, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Sie ihnen eine zuvorkommende und sichere Arbeitsumgebung bieten.

Employee Handbook and Policy Forms

Viele Unternehmen erstellen ein Mitarbeiter-Handbuch aufgelistet, wichtige Unternehmensinformationen und-Abläufe., Häufig enthalten Mitarbeiterhandbücher Themen wie Richtlinien am Arbeitsplatz—wie sexuelle Belästigung und Drogen—und Alkoholrichtlinien-sowie Richtlinien für die Kleiderordnung, die Nutzung des Internets, die Registrierung von Leistungen und vieles mehr. Es ist nicht nur eine gute Idee, ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen, sondern Sie sollten auch Ihre neuen Mitarbeiter bitten, ein Formular zu unterzeichnen, in dem bestätigt wird, dass sie das Handbuch erhalten und überprüft haben. Mit dem Mitarbeiterhandbuch können Sie andere geschäftsbezogene Dokumente aufnehmen, die Ihre neue Anstellung unterzeichnen muss, z. B. eine Wettbewerbs-oder Geheimhaltungsvereinbarung.,

Nicht erforderliche Leistungen

Zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen möchten Sie neuen Mitarbeitern die erforderlichen Dokumente zu anderen Leistungen zur Verfügung stellen, die Ihr Unternehmen anbietet. Diese Vorteile können Pendelstipendien, Wellness-Vorteile, Aktienoptionen, 401Ks und mehr umfassen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich anzumelden oder an zusätzlichen Leistungsprogrammen teilzunehmen, möchten Sie ihnen sowohl eine Erklärung dieser Richtlinien als auch die Formulare geben, die sie ausfüllen müssen, um teilzunehmen, wenn sie dies wünschen.,

Neue Anstellungspapiere: Tipps zur Straffung des Onboarding-Prozesses

Mit allen Anstellungspapieren, die mit Neueinstellungen verbunden sind—erforderlich und anderweitig—fühlen Sie sich möglicherweise überfordert, insbesondere wenn Sie nur über begrenzte HR-Ressourcen verfügen. Glücklicherweise gibt es einige Initiativen, die Sie ergreifen können, um den Papierkram zu entlasten:

• Beachten Sie die Bundes -, Landes-und lokalen Arbeitsgesetze. Obwohl umständlich, sollten Sie sicher sein, dass Sie gut informiert sind, wenn es um die verschiedenen Arbeitsgesetze geht, die Ihr Unternehmen einhalten muss., Diese Gesetze informieren darüber, welche Art von Dokumenten für neue Mitarbeiter erforderlich sind und in welchem Zeitraum sie ausgefüllt werden müssen. Achten Sie außerdem auf Änderungen in der Einstellungsdokumentation—neue Anforderungen oder Änderungen in Formularen. Die Kenntnis und Einhaltung dieser Gesetze schützt Ihr Unternehmen im Falle einer Prüfung.
• Warten Sie nicht bis zum Stichtag, um neue Mietpapiere abzuschließen. Jedes erforderliche Formular hat eine andere Frist, und es kann schwierig sein, sich daran zu erinnern, welches wann fällig ist., Daher ist es hilfreich, vor dem Startdatum mit Ihrem neuen Mitarbeiter zu kommunizieren, ihn darüber zu informieren, welche neuen Mitarbeiterpapiere er ausfüllen muss und welche Dokumente oder Informationen er dazu benötigt. Schließen Sie dann am ersten Tag alle Unterlagen mit Ihren Mitarbeitern ab und reichen Sie sie sofort ein oder ein.
• Speichern Sie alle Arbeitsunterlagen sicher und halten Sie sie bei Bedarf auf dem neuesten Stand. Sie können diese Informationen elektronisch oder physisch speichern, aber Sie sollten sicherstellen, dass sie sicher und zugänglich sind., Auch hier kann es im Falle eines Audits unerlässlich sein, sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Mitarbeiterdokumente ordnungsgemäß gespeichert haben.
• Verwenden Sie HR-software. Eine der besten Möglichkeiten, das Onboarding zu optimieren, ist die Nutzung einer HR-Softwareplattform wie Zenefits. Diese Plattformen können dazu beitragen, Ihre Prozesse zu automatisieren, sodass Mitarbeiter Formulare online ausfüllen können. Sie können auch HR-Software verwenden, um Unternehmensdokumente wie Mitarbeiter Handbücher und Vorteile Informationen zu speichern—so dass sie leicht zugänglich für neue Mitarbeiter., Darüber hinaus, um Ihre Last noch weiter zu verringern, einige HR-Software-Angebote umfassen sogar Lohnabrechnung Verarbeitung.

Neue Mietpapiere: Das Endergebnis

Am Ende des Tages ist es eine aufregende Erfahrung für Ihr Unternehmen, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Obwohl es neue Mietpapiere gibt, die abgeschlossen werden müssen, können Sie den Prozess vereinfachen, indem Sie sich im Voraus vorbereiten und vor dem Startdatum mit Ihren neuen Mitarbeitern kommunizieren., Wenn Sie die geltenden Bundes—, Landes-und lokalen Gesetze im Auge behalten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre HR-Prozesse einhalten-und die Verwendung von HR-Software ist eine großartige Investition, um sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern bei neuen Mietpapieren und vielem mehr zu helfen. Sobald Sie alle erforderlichen Unterlagen für neue Mitarbeiter eingereicht oder gespeichert haben, durchlaufen Sie letztendlich den langwierigsten Teil des Onboarding-Prozesses und können mit der Schulung der Mitarbeiter fortfahren.