Eine Project scope Statement ist ein nützliches Werkzeug, um die Ergebnisse des Projekts zu skizzieren und die Einschränkungen, Annahmen und wichtigsten Erfolgsfaktoren zu identifizieren. Die gut geschriebene Scope-Anweisung definiert klar die Grenzen eines Projekts. Bevor das Projekt beginnt, müssen das Projektteam und die Projektbeteiligten vor der Projektausführung der Scope-Anweisung zustimmen.,

Der Umfang eines Projekts hat direkte Auswirkungen auf die beiden anderen Elemente der dreifachen Einschränkung des Projekts – Zeit und Ressourcen. Wenn das Projektteam dem Umfang nicht zustimmen kann, ändern sich die beiden anderen Elemente trotz der besten Absicht des Projektmanagers, das Projekt auszuführen.

Der Projektmanager greift häufig auf die Project scope-Anweisung als formale Dokumentation für den akzeptierten Projektumfang zurück. Einige Aussagen zum Projektumfang laufen Gefahr, eine akademische Dissertation zu überschreiten, wenn nur eine Seite benötigt wurde, um den Projektumfang zu vermitteln., Agile Projektmanager erkennen, dass sich der Umfang über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg anpasst, sodass das Kompilieren eines langwierigen Bereichsvolumens nicht die beste Nutzung der Teamzeit ist.

Eine bessere Lösung besteht darin, die scope-Anweisung mithilfe einer Mindmap zu dokumentieren.,bles – eine spezifische Liste von Ergebnissen, die durch das Projekt erzeugt werden

  • Benutzerakzeptanzkriterien – eine Liste kritischer Erfolgsfaktoren, um die Projektergebnisse zu akzeptieren
  • Projektgrenzen – identifiziert, welche Ergebnisse außerhalb des Projektumfangs liegen
  • Projektbeschränkungen – eine Liste von Projektbeschränkungen, die typischerweise nach Ergebnissen, Zeitrahmen, Ressourcen, physischen oder technischen Einschränkungen kategorisiert sind
  • Projektannahmen – eine Liste von Gedanken, von denen angenommen wird, dass sie wahr sind und dennoch bestätigt werden müssen

    • Abbildung 1 (unten) zeigt die MindGenius Scope-Anweisungsvorlage an.,

    Bei der Entwicklung des Projektumfangs ist die Liste der Ergebnisse, Einschränkungen, Grenzen und Annahmen häufig das Ergebnis von Brainstorming. Die Verwendung einer Mindmap zur Erfassung einer vollständigen Liste von Ergebnissen und deren Verfeinerung bietet Flexibilität im Rahmendefinitionsprozess. Sobald die Ideen überprüft, kombiniert und überprüft wurden, kann die formale Scope-Anweisung zur Präsentation verfeinert werden.,

    Betrachten Sie dieses Szenario: Ihr Direktor fordert Ihre Beteiligung an einem neuen Website-Entwicklungsprojekt an, um Personal-und Finanzdaten mit einem Drittanbieter zu teilen. Ihre Aufgabe ist es, den Umfang und den Zeitplan auf hoher Ebene basierend auf einer Reihe von Besprechungen mit Ihrem Geschäftskunden zu entwickeln. Sie müssen die Besprechungen erleichtern und die Projektanforderungen ermitteln.

    Wie dokumentieren Sie den Umfang?,

    Indem Sie MindGenius verwenden, um die Besprechungen zu erleichtern, können Sie alle Projektumfangsdetails erfassen, während die Geschäftskunden Ergebnisse, Einschränkungen, Annahmen und Akzeptanzkriterien brainstormieren. Mit Map Explorer in MindGenius kann sich der Projektmanager auf bestimmte Projektergebnisse konzentrieren, ohne andere Abschnitte der Mind Map anzuzeigen (Abbildung 2 unten).

    Sobald die Ergebnisse vereinbart sind, kann die Mindmap verfeinert und die Zweige reduziert werden., MindGenius hilft bei der Organisation der verschiedenen Teile der Scope-Anweisung, um eine leicht verständliche Sichtweise zu vermitteln.

    Projektbeteiligte möchten nicht mehr als eine Seite lesen, die den Projektumfang beschreibt. Da die meisten Projektergebnisse (Scope-Anweisungen, Chartas und Anforderungen) in eine PowerPoint-Präsentation für Führungskräfte umgewandelt werden, reduziert MindGenius den Verwaltungsaufwand durch den Export in Microsoft PowerPoint oder Microsoft Word. Das visuelle Format der MindGenius Mind Map hilft, den Projektumfang zu vermitteln, ohne Dokumentationsseiten lesen zu müssen.,

    Ich habe zahlreiche Brainstorming-Sitzungen durchgeführt, um den Umfang eines Projekts zu entwickeln, und die Verwendung von Mind Maps ist eine hervorragende Möglichkeit, mit Farben, Bildern und Linien wichtige Ideen und Schlüsselfragen zu planen, zu priorisieren und zu kommunizieren. Abbildung 3 (unten) enthält das vollständige Mindmap-Beispiel.