uanset Om du er en up-and-coming unge professionel eller en erfaren manager, e-mail skrivning er et afgørende aspekt af virksomhedernes kommunikation. Og takket være det, der ofte ses som mysterierne i engelsk grammatik og subtiliteterne i det skrevne ord, kan det være en daglig kamp., Det gælder især, hvis du skal motivere travle mennesker til at svare eller adressere et potentielt følsomt emne. For at skrive en god e-mail skal du vide to ting: almindelige fejl, der skal undgås, og strategier på næste niveau for at komme foran.
men første ting først—du skal vide, hvordan en god e-mail ser ud, hvis du vil skrive en.
Anatomi af en god e-mail
Hver e-mail du skriver har den samme grundlæggende struktur: Emne linje, hilsen, e-mail krop, og lukning. Men som med enhver skriftlig form for professionel kommunikation er der en rigtig måde at gøre det på og standarder, der skal følges., Sådan skriver du en ordentlig e-mail:
1Subject line
emnelinjen kan være den vigtigste del af e-mailen, selvom den ofte overses til fordel for e-mail-kroppen. Men hvis du kold-emailing nogen, eller bare etablere et professionelt forhold, din emnelinje kan lokke folk til at åbne meddelelsen samt sætte forventninger om, hvad der er vedlagt. På den anden side kan en dårligt udformet eller generisk emnelinje (som “Hej” eller “du vil ikke gå glip af dem”) afskrække læseren og resultere i, at din e-mail lander i spammappen.,
” brug dobbelt så lang tid på at lave den rigtige emnelinje, som du gør på, fordi hvis de ikke åbner e-mailen, betyder det ikke noget,” siger Cole Schafer, grundlægger og kopichef for Honey Copy.
2Openers
i de fleste e-mail-skrivesituationer vil du medtage en hurtig hilsen til at anerkende læseren, før du dykker ned i din hovedbesked eller anmodning.undtagelsen: når du er i en e-mail-kæde med nære kolleger, bliver det ofte mere naturligt at droppe åbneren (såvel som lukningen)., Selvom det oprindeligt kan føles som en Fau.pas, det signalerer en bedre professionel rapport.
3Body
brødteksten i en e-mail er kødet i din besked, og den skal have et klart og specifikt formål, såsom at få feedback på en præsentation eller arrangere et møde med en ny klient. Det skal også være kortfattet. På den måde vil folk være mere tilbøjelige til at læse det, snarere end at skumme det og risikere at savne kritiske oplysninger. Hvis du kan, kog det ned til et par valg sætninger.
og for e-mails, der kræver mere længde og detaljer, skal du holde det så fokuseret som muligt., “Ingen ønsker at modtage en roman. Du vil beholde det mellem tre, fire eller fem tekstlinjer,” siger Schafer.
4lukninger
ligesom du vil starte tingene på højre fod med din hilsen, vil du også dele godt. Det betyder at skrive en venlig sign-off. Og der er masser af muligheder at vælge imellem.,
For eksempel, her er 12 udbredt, og professionelle, lukninger, at Grammarly brugere valgte på en given dag:
Du vil få lyst til at vælge en lukning, der føles ægte til din personlighed og skræddersy det til forhold til at sikre et passende niveau af professionalisme. På den anden side kan almindelige lukninger som “kærlighed”, “sendt fra iPhone” eller “TH.” være bedst ubrugt i professionelle e-mails.
Du kan tilføje et ord til din personlige ordbog.
hvilke ord vil du tilføje? #clean .ritinghttps://t.,co/itTRLCarol
— Grammarly (@Grammarly) September 18, 2018
den Fælles e-mail, skrive-fejl (og hvad de skal gøre i stedet for)
Netop som hver e-mail er en mulighed for faglig vækst, er der også potentiale til at falde i fælles e-mail, skrive dårlige vaner., Her er otte fejltagelser at undgå:
1Omitting nødvendigt Oxford kommaer
Oxford comma kan være noget polariserende, når tankegang om, hvordan man skriver en god e-mail, afhængigt af hvilken style guide er brugt til professionel kommunikation i din branche —det er som regel enten undgået eller hyldet som et redskab til afklaring. Uanset hvad, mange mennesker har stærke meninger om det. Men at forlade dem ud kan føre til forvirring, afhængigt af sætningen.
ligesom et sundt ægteskab kræver AP-stil klar kommunikation.,Vi tror også på værdien af kompromis. Så som en påmindelse forbyder Stylebogen ikke alle O .ford kommaer. Hvis udeladelse af et komma kan føre til forvirring eller fejlfortolkning, skal du bruge kommaet. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) 15 August, 2018
Hvad skal du gøre i stedet: Mens Oxford comma kan ikke være egnet i visse sammenhænge, er det normalt en god idé at bruge dem i e-mails. Det er fordi det kan hjælpe dig med at spare tid og undgå fejlkommunikation, forvirring og endda juridiske problemer.,
2Hedging
Grammarly brugere ved, at når det kommer til afdækning, er det bedre at udelade det, end at forlade det på, især i e-mails. Og hvis du er bekymret for at komme ud som uhøflig, skal du ikke være: i modsætning til hvad man tror, gør sikringssprog dig til at lyde mindre selvsikker, hvilket i sidste ende kan undergrave din skrivning.
Hvad skal man gøre i stedet: Angiv din ide eller mening, og forklar derefter “hvorfor” bag din begrundelse. På den måde bliver du bedre forstået, og din glans kan skinne igennem.,
3ekstremt lang og/eller uklar kopi
vil du læse en e-mail, der var 1.000 ord lang? Sandsynligvis ikke-de fleste mennesker skimme e-mails, der er på den lange side. Og hvis du tilføjer svære at følge sætninger eller blandede meddelelser til dit udkast, er du endnu mindre tilbøjelig til at få et tilfredsstillende svar. (Eller noget svar.”jeg får masser af det er bare disse enorme tekstblokke. Og jeg forstår, hvorfor de gør det – så du har nok detaljer. Men det er virkelig svært at læse, og jeg vil ikke læse det hele,” siger Kat Boogaard, en freelanceisconsin-baseret freelance skribent.,
Hvad skal man gøre i stedet: hold det kortfattet og fokus på sagen ved hånden. Afslut derefter med en opfordring til handling, en anmodet svardato, og gør det klart, at du er åben for spørgsmål og opfølgninger (hvis det er tilfældet).
4at være for afslappet (eller formel)
afhængigt af dine omstændigheder kan det være et fejlagtigt at vakle for meget til den afslappede eller formelle side af skrivning. At være alt for afslappet ses ofte som en rookie-fejl, men stiv, formelt sprog kan også være skadeligt for din besked.,
Hvad skal man gøre i stedet: ved at finde den perfekte balance mellem formel og afslappet tænker nøglen på forholdet mellem dig selv og modtageren og tage sociale signaler, når din kommunikation skrider frem.
“du vil gerne se, hvad en anden laver og deltage, spille sammen, slags anerkende, hvordan kommunikation udvikler sig, og hvordan forventninger i et forhold udvikler sig,” siger Dan Post Senning, en etiketteekspert ved Emily Post Institute.,
” vær forsigtig i nye relationer. Den intelligente brug af humørikoner i e-mails kan hjælpe dig med at blive mere forstået. Samtidig vil mange mennesker læse det som uprofessionelt, så indtil du har etableret det forhold, vil du være forsigtig med, hvordan du bruger det. Pas på og tænk over det,” siger Post Senning.
5Cliches
ikke alle e-mail-Klich .er er kardinal synder., Visse aspekter af dine e-mails er bundet til at være lidt formel. Når alt kommer til alt har de fleste e-mails den samme grundlæggende struktur, og der er sætninger, som du muligvis bruger til at sikre klarhed eller dække dine baser. Men hvis du vil gentage sætninger, skal du sørge for, at de har et klart formål.
som Kiera .right-Rui., En social media manager hos Googles Lokale guider udtrykker det, “selvom jeg altid gentager,” lad mig vide, om du har spørgsmål, ” vil jeg faktisk vide, om de har spørgsmål.,”
men det meste af tiden vil du redigere klicheer, når det er muligt, da de kan få folk til at tune ud. Her er de syv bedste, der skal undgås:
metode: vi søgte efter udtryk, der blev brugt af Grammarly-brugere baseret på vores mest populære blogartikler.
Hvad skal man gøre i stedet: prøv at læse udkastet til Klich .er, tone og stemme for mere effektivt at kommunikere din besked, mens du holder læseren engageret. Spørg dig selv: hvis din chef (eller mor) læser denne e-mail, ville du være tilfreds med den? Hvis svaret er ja, så er du på rette spor.,
6gentagelse
folk gentager ofte ord inden for samme afsnit, to gange i to sætninger eller bare for tæt sammen til at gå upåagtet hen. Selvom det ikke er den værste lovovertrædelse, er det en anden ting, der kan få en læser til at tune ud.
Her er de oftest gentagne ord, der skal undgås:
Hvad skal du gøre i stedet: Prøv at læse deres forslag højt, ved hjælp af tekst-til-tale-funktionen på din telefon, eller kører det af en kollega, før du sender det ud. Grammarly kan også hjælpe dig med at fange disse gentagne eller overbrugte ord.,
7robotisk sprog
e-mail kan være en efterkommer af snail mail, men det betyder ikke, at dine meddelelser skal lyde som en gammeldags version af dig selv. Faktisk skal e-mails lyde som den person, der skriver det. Så at bruge sætninger, der lyder som noget ud af en victoriansk roman, er ikke det bedste træk, hvis du vil oprette forbindelse til læseren.
“lad os se det i øjnene: ingen ønsker at læse en college lærebog. Du vil læse en blog eller en artikel eller en rigtig samtale. De er en person, de er ikke en robot., Så brug Sprog, der lyder som noget, du ville sige, hvis du bare sidder i en kaffebar,” siger copy chief Schafer.
Hvad skal man gøre i stedet: du kan få en mere naturlig effekt ved at foregive, at du skriver til en ven eller har en samtale med en venlig bekendtskab. For eksempel, du sandsynligvis ville ikke sige noget lignende, “hilsner” og “jeg håber vejret er fair, hvor du er”, hvis du var møde nogen til kaffe. Du vil sige noget i retning af, ” Hej ” og ” tak igen for din tid.”
8overbrug af udråbstegn!
entusiasme er stor., Men i visse sammenhænge kan overforbrug af udråbstegn gøre mere skade end gavn. Dette gælder især, hvis du smeder et nyt forhold eller kontakter nogen uden for din virksomhed. Du er trods alt en repræsentant for dit arbejde, når du bruger en virksomheds e-mail-adresse. Men folk elsker udråbstegn, og de er stadig noget, som mange mennesker stoler på for at formidle en positiv tone.,
For eksempel, her er de mest almindelige sætninger og ord folk bruger, med et udråbstegn i e-mails:
Hvad skal du gøre i stedet: Efter du har skrevet dit udkast, gøre en hurtig søgning efter udråbstegn og bruge din dømmekraft til at afgøre, hvilke (hvis nogen) til at holde baseret på dit forhold til modtageren. Som en generel regel, prøv at holde det til en eller to pr.
Vi føler os taknemmelige i dag.
taknemmelig for, at en indholdssuperstjerne som @MarketingProfs bruger Grammarly., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv
— Grammarly (@Grammarly) September 28, 2018
Næste-niveau e-mail, skrive bevæger sig
Når du har fået den korrekte e-mail-format, og du ved, hvad fejl at undgå, er det tid til at fokusere på at gøre dine kladder skiller sig ud fra de mange e-mails, de fleste mennesker får hver dag. Her er fire strategier til at tage din til det næste niveau:
Tænk positivt
at sende en e-mail, der er eksternt negativ, eller endda neutral, kan sætte dig på et vanskeligt sted., Og som med enhver skriftlig kommunikation, der kan være plads til fejlfortolkning.
“i mangel af andre oplysninger er vores fortolkning ofte som det negative,” forklarer kommunikations-etiketteekspert Post Senning. “Når du taler om negativ kommunikation, du er den information, der er tone of voice, glimt i øjet, den gode humor, som du vil noget med, eller endda den ægte omsorg eller bekymring, som du tilbyder kritik. Så vær virkelig forsigtig. Når noget lyder som negativt for dig, kommer det sandsynligvis over som endnu mere negativt for en anden.,”
finde den rette tone
ville Du ikke ønsker at få en e-mail, der lyder: “Kære ,” eller som referencer dit arbejde i offentlige forbindelser, når du er faktisk på salg, fordi det ville straks vise, at afsenderen enten masse sende en mail til dig, eller de ikke gøre det ordentlig forskning og finde den rette kontaktperson. På samme måde skal du sikre dig, at hver e-mail, du sender, har en tone, der er udformet specifikt til modtageren, og at du sender den til den rigtige person.,
så selvom det kan være fristende at bruge skabeloner, er det vigtigt at tilpasse det og huske modtagerens kommunikationsstil, før du rammer send. For at opnå dette kan en hurtig Google-søgning eller et kig på modtagerens LinkedIn-eller T .itter-feed gøre vidundere.
før du sender, prøv at sætte dig selv i modtagerens sko for en tarm-check på tone og indhold. Og hvis du har svært ved at læse din egen tone i e-mail, Grammarly tone detektor kan hjælpe dig med at bestemme, hvordan du lyder til din modtager.,
opfølgning—i god tid
Hvis du sender en e-mail, er du sandsynligvis på udkig efter et rettidigt svar. Men med de store mængder af e-mails de fleste mennesker sortere gennem hver dag, ting kan ende med at fare vild. Som en generel regel bør en opfølgningsmeddelelse aldrig komme mindre end fireogtyve timer efter afsendelse af den oprindelige e-mail.
med andre ord: vær ikke den person, der sender en opfølgende anmodning to timer efter afsendelse. I ekstreme tilfælde kan den slags adfærd endda få dig blokeret., “Når du tager mere tid og faktisk bekymrer dig om personen på den anden side af e-mailen, vil du straks se en meget højere svarprocent. Jeg var nødt til at lære det på den hårde måde,” siger kopichef Schafer.
gør det nemt for øjnene
de fleste af de meddelelser, du sender, vil sandsynligvis være på den kortere side, hvilket er fantastisk til hurtige svar og få tingene gjort. Men for længere e-mails, scannability er navnet på spillet. Det er, når ting som fed skrift, kuglepunkter, understregede sætninger og en TL;DR (for længe, læste ikke) sektion kommer godt med.,
der er mange faktorer at huske på, når du skriver en e-mail, og der er en bred fejlmargin. Men når alt kommer til alt er det sagt og gjort, det handler ikke om perfektion. Det handler om effektiv kommunikation.
“Jeg tror, at folk føler dette pres, at du skal være denne perfekte kommunikator med dette enorme ordforråd og disse perfekt strukturerede sætninger. Og jeg ved ikke, at det altid er tilfældet, fordi du kun er to personer, der kommunikerer, ” siger freelanceforfatter Boogaard.mere Grammarly Grammarly:
- Hvordan fungerer Grammarly?,
- Hvordan Grammarly Hjælper Dig med at Lære
- Mød Grammarly Tone Detektor
Skriv et svar