Hvis du er en Type en person, der kan lide at have et sted for alt og have alt på plads, er du glad for at deltage i et velorganiseret møde. Hvis du er en Type B-person, der har plads til næsten alt, og alt er slags på sin plads, kan du sandsynligvis også lide velorganiserede møder. Organiserede møder, der har godt håndhævede regler, tager forvirringen ud af, hvem der skal tale først, og hvad der kommer næste på dagsordenen., Roberts forretningsorden er den mest almindelige form for parlamentarisk procedure for mødeprotokoller. At have en følelse af orden sætter alle på lethed, så de kan fokusere på det vigtige arbejde, de har foran dem.

i slutningen af 1800-tallet stod den amerikanske hærs brigadegeneral Henry Martyn Robert over for opgaven med at afholde et møde foran hele sin kirke. Ikke ønsker at lade nogen ned, den generelle gjorde sin due diligence i udkig efter ressourcer på den rigtige måde at køre et forretningsmøde. Desværre, efter en udtømmende søgning efter en manual om emnet for møder, kom han tør op.,

som den leder, han var, satte han sig til at blive den allerførste myndighed i parlamentarisk procedure. Ved hjælp af den viden, han lærte at lave sin forskning på møder, kom han til at arbejde med at skrive et sæt regler, som enhver gruppe eller organisation kunne bruge til at køre et retfærdigt og ansvarligt møde. I 1876 offentliggjorde han sine skrifter under navnet Roberts ordensregler. Roberts ordensregler er blevet revideret flere gange siden da, men det er i øjeblikket stadig meget udbredt globalt, og det er i sin 11.udgave.,

det, der gør Roberts ordensregler så populære, er, at det giver mindretallet mulighed for at have en stemme, mens det afbalanceres med flertallets rettigheder til at handle og til at træffe kollektive beslutninger.

en grundlæggende forståelse af Roberts forretningsorden

en af de mest grundlæggende regler for parlamentarisk procedure er forhåndsmeddelelse om et møde, der er påkrævet for visse typer møder. Målet med forhåndsmeddelelse er at sikre, at alle deltagere er opmærksomme på, hvornår og hvor mødet afholdes, hvad de vil diskutere og i hvilken rækkefølge de vil diskutere ting., Bestyrelsesmedlemmer stemmer normalt for at godkende dagsordenen i starten af mødet; når det er sket, kan intet yderligere sættes på dagsordenen eller diskuteres på mødet.

bestyrelsen har beføjelse til at afgøre, om de vil tillade offentligheden at deltage åbent i mødet. De fleste bestyrelser vælger at indføre en frist for medlemmer af offentligheden til at tale, især når publikum er stort, eller et eller flere af dagsordenens emner er kontroversielle, for at forhindre møder i at blive for lange eller komme ud af kontrol., Hvis en del af mødet kommer ud af kontrol, eller bestyrelsen har brug for at diskutere emner af følsom eller fortrolig karakter, kan de vælge at gå ind i en lukket session, som også kaldes en udøvende session. Når bestyrelser vælger at give offentligheden mulighed for at tale, er det tid for bestyrelsesmedlemmer at lytte og overveje deres meninger, men det er ikke tid for bestyrelsesmedlemmer at reagere offentligt eller træffe beslutninger på stedet.

håndtering af Mødebevægelser

hvert punkt på dagsordenen er et officielt emne til drøftelse. Bestyrelsesmedlemmer åbner en diskussion ved at fremsætte et forslag., Når bestyrelsens direktører gør en bevægelse, anses det for at være “på bordet”, og bestyrelsesstolen skal håndtere bevægelsen på en eller anden måde.

ligesom møder har regler og en ordre på, at tingene skal ske, har bevægelser et hierarki blandt dem og regler for, hvordan bestyrelsesstolen skal håndtere dem. Bestyrelsesstole skal håndtere mødebevægelser i den rigtige rækkefølge og i henhold til de rigtige regler. Bestyrelser kan diskutere nogle forslag og ikke andre.,

bevægelser for at udsætte, ringe til udsparing, lægge et emne på bordet, diskutere det foregående spørgsmål, bede om at begrænse eller udvide debatten, og spørgsmål om privilegier er alle uovervindelige bevægelser.

bestyrelser kan have debatter om, hvornår mødet skal udsættes, delegere et punkt til et udvalg, ændre et forudgående forslag, udsætte et punkt på ubestemt tid og indføre et hovedforslag.

for at diskutere et punkt på dagsordenen skal en bestyrelsesdirektør først fremsætte et forslag ved at sige: “Jeg flytter til…”. En anden bestyrelsesdirektør skal sekundere forslaget til diskussionen for at følge., I tilfælde af at ingen vælger at sekundere bevægelsen, skal bestyrelsesstolen håndtere bevægelsen ved at annoncere noget i retning af, “hør ikke andet, bevægelsen er faldet.”

så længe nogen sekunder en bevægelse, den person, der gjorde forslaget åbner diskussionen ved at angive sin mening om det. Bestyrelsesstolen faciliterer diskussionen, trækker alle medlemmer og perspektiver ind i diskussionen. Det sidste trin er, at bestyrelsesformanden gentager forslaget, og at bestyrelsen stemmer om det.,

når det bliver klart, at bestyrelsen ikke er klar til at træffe en beslutning om et emne i stedet for at stemme om det, kan en bestyrelsesdirektør vælge at udsætte varen på ubestemt tid. Det giver bestyrelsen mulighed for at tage emnet op på et senere møde. Under denne omstændighed fremsætter et bestyrelsesmedlem forslag om at udsætte et punkt, og et andet medlem skal give det et sekund, før hele bestyrelsen stemmer for at udsætte det.

udsættelse af et emne bør ikke forveksles med at stille et emne, hvilket gør det muligt for bestyrelsen at bringe emnet op igen på et senere tidspunkt på mødet eller på et senere tidspunkt., Som ved udsættelse af et punkt kræver indgivelse af et punkt, at en bestyrelsesdirektør tilslutter sig forslaget, og bestyrelsen skal stemme for at stille punktet.

en dygtig bestyrelsesformand eller facilitator vil vide, hvornår det er tid til at afvikle diskussionen og bringe den til afstemning. På det rette tidspunkt er det korrekt for bestyrelsesstolen at” stille spørgsmålet”, som signalerer bestyrelsen for nogen at flytte for at anmode om afstemning om spørgsmålet. Forslaget om at stemme skal signalere et sekund om forslaget og en opfordring til afstemning. Hvis to tredjedele af bestyrelsen stemmer for spørgsmålet, passerer det.,

når alle dagsordenspunkterne er blevet drøftet, fremsætter et bestyrelsesmedlem et forslag om at udsætte. Et andet medlem giver det et sekund, og gruppen stemmer om, hvorvidt mødet skal afsluttes.

Der er mange flere typer bevægelser og en lang liste over regler om, hvordan man håndterer dem. Bestyrelsesmedlemmer behøver ikke at huske alle detaljer i reglerne. De fleste bestyrelser holde en kopi af Roberts ordensregler handy under møder, hvis de har brug for at slå noget op.

måske er en af de sværeste og tidskrævende dele af mødeplanlægningen at udvikle dagsordenen og sammensætte bestyrelsesbogen., En BoardEffect-kartonportal gør den del af processen let, med en elektronisk skabelon, hvor tavler kan tilføje elementer på få sekunder. Programmet giver dem også mulighed for at vedhæfte dokumenter og rapporter ved at tilføje links. En bestyrelsesportal strømliner dagsordensprocessen og sparer opslagstavler meget i tid og materielle omkostninger.dagsordenen og Roberts ordensregler er vigtige redskaber til bestyrelsesmøder, som sammen med en bestyrelsesportal giver de nødvendige ingredienser til et veldrevet bestyrelsesmøde.