Hvad er meningen med RFQ, RFI, RFP, og RFT? Kontraktforhandlingstræning kandidater beder os ofte om at forklare fire nøgleord, der omfatter ‘RF.’ – processerne (dvs. RFI, RF., RFT og RFP). Disse processer er vokset i popularitet inden for indkøb og indkøb. Dette er især tilfældet i store organisationer med professionelle købere, indkøbschefer, indkøbschefer og indkøbschefer.

de bedste forhandlingstræningskurser lærer, hvordan man vælger og bruger hver RF. – proces., Dette indlæg opsummerer kort de vigtigste forskelle.

RF. – anmodning om tilbud

en chance for potentielle leverandører til konkurrencedygtige omkostninger den endelige valgte løsning(er).

RFP – re .uest for Proposal

Nogle gange baseret på en tidligere RFI, en virksomhed behov-baseret anmodning om specifikke løsninger på sourcing problem.

RFI – anmodning om oplysninger

en åben undersøgelse, der spænder over markedet, der søger bred data og viden.

RFT – Udbudsanmodning

potentielle leverandører har mulighed for at afgive tilbud om levering af varer eller tjenesteydelser mod et detaljeret tilbud.,

udfordringen

i praksis kan du finde, at folk fejlagtigt bruger disse sætninger til at betyde det samme. Dette skyldes, at mange organisationer ikke kender forskellene godt nok. Mangel på ordentlig uddannelse kan resultere i købere mangler forhandling fordele.

på vores kontraktkøbstræning for købere fortæller kunderne os, hvordan deres afdelinger bruger disse indkøbsprocesser til at “skrive reglerne” for købsspil til sidetrinsforhandling. Der er meget, som leverandører kan gøre for at forbedre deres position., Som udgangspunkt hjælper vi studerende på vores indkøb salg forhandling kurser for at få styr på forskellene mellem disse processer.

Request for Quotation (RFQ)

RFQs er bedst egnet til produkter og tjenester, der er så standardiseret og som commoditized som muligt. Hvorfor? Indkøb ønsker at gøre leverandørernes citater sammenlignelige, før kontraktforhandlingerne begynder.

en RF.er en opfordring sendt til potentielle leverandører. Den indeholder i detaljer en liste over alle relevante parametre for det påtænkte køb., Disse omfatter:

  • Personalefærdigheder, træningsniveau eller kompetencer.
  • delbeskrivelser / specifikationer eller tal.
  • mængder / mængder.
  • beskrivelser eller tegninger.
  • kvalitetsniveauer.
  • levering behov.
  • kontraktperiode.
  • Vilkår og betingelser.
  • andre værditilvækst behov eller vilkår.
  • udkast til kontrakt.

pris pr.vare eller pr. serviceenhed er bundlinjen med RF. ‘ er. Andre aspekter af kontraktforhandlingsaftalen påvirker analyseprocessen som bestemt af køberen., Leverandørbeslutninger træffes normalt af den veluddannede indkøbsafdeling. Dette kommer efter sammenligning og analyse af RF. – svarene til forhandling benchmarking fordel.

RFS ‘ er er typisk til dokumentation for forseglede bud (enten single-round eller multi-round). RF. ‘ er kan være en logisk forløber for en elektronisk omvendt auktion.

re .uest for Proposal (RFP)

en RFP er indkøbs opfordring sendt til potentielle leverandører, med hvem et kreativt forhold eller partnerskab er en overvejelse., Typisk forlader RFP hele eller en del af den præcise struktur og format af svaret på leverandørernes skøn. Faktisk, kreativitet og innovation leverandører vælger at bygge ind i deres forslag kan adskille en uddannet leverandør fra en anden. Senere kontraktforhandlinger har en tendens til at tage mere tid og være mere vidtrækkende i deres indflydelse på købers forretning.

effektive RFP ‘ er afspejler typisk forhandlingsstrategien. De afspejler også korte og langsigtede forretningsmæssige mål og giver detaljerede indsigter, som leverandører er i stand til at vinde kontrakten med., Hvis der er specifikke problemer i RFP-svaret, beskrives disse sammen med den grundlæggende årsagsvurdering, der er tilgængelig.,syng

  • Forretningsmæssige behov
  • Ydeevne foranstaltninger
  • Information
  • Ideer
  • Instruktioner om, hvordan at besvare
  • Følge dato
  • Teknisk og anden uddannelse
  • Hvordan vil vi evaluere, hvordan feedback vil arbejde
  • Beskrive processen for udvælgelse
  • Anmodning om omkostningernes fordeling (nogle gange)
  • Meddelelse: følgebrev (sæt scenen), opkald på forhånd
  • Hvem du skal kontakte med spørgsmål
  • Adressaten—valgt med omhu

    • Request for Information (RFI)

    Som navnet antyder, indkøb bruger RFIs til at indsamle oplysninger., Til gengæld hjælper dette med at beslutte det næste trin, før kontraktforhandlinger begynder. Dette betyder, at RFI ‘ er normalt ikke er den sidste fase. I stedet bruger indkøb ofte RFI ‘ er sammen med de tre anmodninger ovenfor.

    en RFI er en opfordring, som indkøb sender til en bred base af potentielle leverandører. Dens formål er at konditionere, få information, forberede sig på en RFP eller RF., danne en strategi eller opbygge en database. Disse facetter er nyttige i senere leverandørforhandlinger om:

    • leverandørfaciliteter, Økonomi, holdninger og motivationer.,
    • status på forsyningsmarkedet.
    • Supply markedsdynamik.
    • tendenser og faktorer, der driver forandring.
    • Alternative prisstrategier.
    • leverandør konkurrence.
    • bredde og bredde af produkt / service tilbud, af leverandøren.
    • leverandør strategisk fokus, forretning, og produkt planer.

    indkøb kan bruge RFI ‘ er til at inkludere en detaljeret liste over produkter / tjenester til prisanmodninger. Prissætningen bør anvendes til komparative formål til senere forhandling. Forhandlerne bør ikke bruge prisfastsættelse som grundlag for deres købsbeslutninger., Gennem analyse af RFI-svar kan du finde strategiske muligheder og billigere alternativer. Du kan også finde muligheder for at reducere omkostningerne.

    udbud (RFT)

    en RFT er indkøbets åbne opfordring til leverandører om at imødekomme et defineret behov—i modsætning til en vag anmodning. RFT anmoder normalt om lignende oplysninger til en RFI plus specifikke målinger. Rft ‘ er dækker normalt produkt-og servicetilbud samt oplysninger om virksomhedens egnethed.,

    som forhandlingskurser ofte rådgiver, er det ikke usædvanligt, at en køber udsætter uklare eller vage forretningsbehov i deres RFT. Denne mangel på klarhed kan gøre det sværere for leverandøren at foreslå en løsning og er ikke den bedste brug af en RFT. I stedet bør RFT ‘ er kun bruges, når køberen er klar over deres behov. Ideelt set bør køberen også være klar over den række indkøbsløsninger, der kan passe til køberens behov. Dette giver den uddannede køber en kontraktforhandlingsfordel.

    uden ordentlig indkøbstræning udsteder for mange købere RF. ‘er, der virkelig er RFT’ er.,

    rådgivning

    købere: at sætte disse processer på plads på den rigtige måde kræver:

    • effektiv forhandlingsfærdighedstræning.
    • en understøttende organisatorisk infrastruktur.
    • indkøb eller kontraktforhandlingsuddannelse.

    ellers risikerer disse processer at blive brugt som en symbolsk øvelse for at holde din afdeling glad, men undgås i praksis., Mens Forhandlingseksperterne tilbyder klienter rådgivning inden for implementering af indkøbsprocesser, er vores fokus på salg, indkøb og kontraktforhandlingstræning med andre tilpassede forhandlingskurser.sælgere: vi rådgiver vores salgstræning NYC-kandidater om, hvordan og især “hvis” de skal deltage i disse processer som det første spørgsmål, de har brug for at løse. Hvis du har en virksomhedspolitik, skal du først kontrollere din og køberens konkurrencedygtige forhandlingsstil, position og magt., Ikke at gøre dette kan ende med at spilde din tid, koster dig virksomheden, eller værre: du kan vinde urentabel forretning.

    Se også: forhandling Definition.