nyt Lejepapir: Small Business ‘ s Guide til Onboarding medarbejdere

uanset om du selv driver HR for din virksomhed eller har dedikerede HR—ressourcer, er ansættelse af en ny medarbejder en involveret proces-og en vigtig proces. Når en kandidat har accepteret dit jobtilbud, og du har angivet deres startdato, er der forskellige onboarding-skridt at tage, herunder at sørge for, at dit nye teammedlem udfylder det rette ansættelsespapir., Der er en række vigtige nye leje medarbejder formularer, der skal udfyldes—især dem, der kræves ved lov.

for at forenkle nyt lejepapir er det bedst at forberede sig på forhånd, ikke kun ved at vide, hvilke formularer der skal udfyldes, og hvornår, men at have dem klar til din medarbejders startdato. Denne nye leje papirarbejde guide, derfor, vil nedbryde de forskellige krævede formularer, hvad du behøver at vide om dem, og overordnede tips til at gøre onboarding processen så problemfri som muligt.,

nyt Lejepapir: hvad du har brug for at vide

Hvis du ansætter din første medarbejder, er du muligvis ikke helt bekendt med de typer nyt lejepapir, der kræves af din virksomhed. Som vi nævnte, nogle nye leje dokumenter, ligesom W-4 og i-9, kræves af føderale eller statslige lovgivning, mens andre kan simpelthen være nødvendigt eller anbefales til din virksomheds HR-procedurer. Når dette er sagt, skal du sørge for, at ny medarbejder papirarbejde, der kræves ved lov, udfyldes nøjagtigt og inden for den korrekte tidsramme., Heldigvis leverer offentlige myndigheder som IRS og det amerikanske Department of Homeland Security detaljerede online guider til at informere dig om udfyldelsen af disse formularer.

Hvis du er usikker på, hvilken slags HR-nyt lejepapir du skal have til din virksomhed, kan du kontakte din HR-repræsentant eller en tredjeparts HR-konsulent. Med dette i tankerne inkluderer fælles forretningsspecifik dokumentation imidlertid en medarbejderhåndbog, fordele papirarbejde og virksomhedspolitiske formularer., Da disse typer dokumenter er specifikke for din organisation, kræver du muligvis ikke, at de udfyldes med det samme. I sidste ende er tidslinjen og arten af dette nye lejepapir op til dig. Du vil dog gerne gøre retningslinjerne omkring disse typer formularer klare for dine medarbejdere, når de starter.

tjekliste for nyt Lejepapir: påkrævede formularer

nu hvor vi har gennemgået en kort oversigt over nyt lejepapir, lad os dykke dybere ned i hvilke specifikke formularer du skal udfylde.,

I-9-formular

i-9-formularen er en føderal krævet ny ansættelsesmedarbejderformular, der verificerer kandidaternes berettigelse til at arbejde i USA. I-9-formularen udfyldes af både dig og din medarbejder og skal udfyldes senest tre dage efter medarbejderens startdato. Selvom formularen ikke behøver at blive indsendt til den føderale regering, skal du opbevare den på fil (fysisk eller elektronisk) i tre år efter lejedatoen eller et år efter opsigelsen, alt efter hvad der er senere., I-9-formularen indebærer gennemgang af hver medarbejders identifikation for at sikre, at de er gyldige og opfylder de føderale kriterier. Du kan udfylde denne formular elektronisk ved hjælp af E-Verify, som giver dig mulighed for at krydstjekke oplysninger med den føderale regerings database. Mange HR-soft .areplatforme giver også i-9-formfunktioner.

Din medarbejder vil udfylde den jeg-9 form og give deres identifikation som bevis for deres berettigelse til at arbejde i USA, Du vil gennemgå deres oplysninger og underskrive formularen om, at den bedste ud af din viden identifikation er gyldig., Denne formular viser de acceptable former for identifikation, du kan bruge til at bekræfte din medarbejders berettigelse. Du skal give denne liste til nye medarbejdere, så de kan beslutte, hvilke typer identifikation der skal medbringes. Du kan dog ikke fortælle medarbejderne, hvilken type identifikation de skal medbringe eller nægte deres ret til at bruge hver type. For at sikre rettidig udfyldelse af i-9-formularen er det nyttigt at bede din medarbejder om at medbringe deres identifikationsdokumenter på deres første dag.

formular 4-4

W-4 er en anden føderal ny leje papirarbejde krav., Denne formular registrerer, hvor meget der skal tilbageholdes fra hver medarbejders lønseddel for skatter baseret på undtagelser. Medarbejderen vil udfylde, hvor mange undtagelser de vil kræve på deres skatter. W-4 skal være effektiv med din medarbejders første lønseddel, så dette er også en formular, du vil have udfyldt straks. Du kan ikke fortælle dine medarbejdere, hvordan de skal udfylde deres 4-4, men du kan hjælpe dem med at finde ressourcer til at bestemme deres skattemæssige tilbageholdelser for at udfylde formularen, såsom denne IRS-kildeberegner.

medarbejdere kan ændre undtagelser på forms-4-formularer, når de finder det passende., Du bør holde den seneste version af en medarbejders W-4 på filen. Endnu en gang giver mange HR-soft .areplatforme dine medarbejdere mulighed for at udfylde og gemme the-4 gennem deres system.

cpr-Nummer

Selvom det ikke er nye leje “papirarbejde” per se, den føderale regering kræver, at du får navn og cpr-nummer for hver ny medarbejder—herunder beboeren og herboende fremmede medarbejdere. Du vil bruge disse oplysninger til at udfylde forms-2-formularer til dine medarbejdere i slutningen af året., Form-2-formularen registrerer dine medarbejderes indtjening for året og bruges til skattemæssige formål.

statsskat-tilbageholdelse og registrering

ligesom form-4-formularen til tilbageholdelse af føderal indkomstskat, har du muligvis også brug for din nye leje for at udfylde en formular til tilbageholdelse af statskat. Ikke alle stater kræver disse formularer, så du vil kontrollere de gældende love for din bestemte stat. Men hvis din stat kræver denne formular, vil den typisk blive udfyldt som federal. – 4., Ligesom W-4, vil du gerne have din medarbejder udfylde dette dokument før deres første lønseddel og holde deres formular på filen. Statslige skatte-kildeskemaer kan også opdateres af dine medarbejdere i løbet af året.

ud over statslige kildeskat formularer, skal du også udfylde nye leje rapportering. Denne ansættelse papirarbejde indebærer at give de grundlæggende oplysninger om dine nye medarbejdere til din tilstand bibliotek af nye ansættelser, som derefter videre til den nationale mappe., Ny lejerapportering er påkrævet, så staten om nødvendigt kan indsamle børnebidragsbetalinger fra ansatte.

fordele formularer

selv som en lille virksomhed kræver føderale og statslige love, at du tilbyder dine medarbejdere visse frynsegoder—hvilket betyder andre fordele end deres løn. Nogle af disse fordele falder ind under særlige love, ligesom Affordable Care Act og Family Medical Orlovloven. I visse stater, for eksempel, det kræves, at du tilbyder dine medarbejdere fordele som arbejdstagere kompensation og handicap forsikring., Med hensyn til krævede fordele skal du derfor sørge for, at du overholder de gældende love for din stat og virksomhed og beder dine medarbejdere om at udfylde det nødvendige papirarbejde, der er forbundet med disse ydelsestilbud.

tjekliste for nyt Lejepapir: HR-formularer

Der er mange andre nye ansættelsesmedarbejderformularer, der muligvis ikke er påkrævet, men det kan være nyttigt for din virksomhed, dine medarbejdere og din personaleafdeling., Hvilke andre formularer eller dokumenter du har dine nye ansættelser udfylde vil afhænge af din individuelle virksomhed, men her er nogle almindelige nye medarbejder papirarbejde eksempler, som du måske ønsker at medtage i din onboarding proces.

direkte Indbetalingsformular

Hvis du skal betale dine medarbejdere via direkte indbetaling, skal du have en godkendelsesformular, som de kan udfylde. På denne formular accepterer de at blive betalt via direkte indbetaling og give de oplysninger, du har brug for for at tilføje dem til din lønningsliste.,

Nødoplysninger

i tilfælde af en nødsituation med din medarbejder, vil du gerne vide, hvem du skal kontakte. Du skal bede din medarbejder om at give deres nødkontakt og opbevare disse oplysninger på filen. På samme måde kan du spørge dine medarbejdere om allergier eller kostbegrænsninger, som du bør være opmærksom på for at sikre, at du leverer et imødekommende og sikkert arbejdsmiljø for dem.

medarbejderhåndbog og Politikformularer

mange virksomheder opretter en medarbejderhåndbog, der viser vigtige virksomhedsoplysninger og-procedurer., Ofte medarbejderhåndbøger inkluderer emner som arbejdspladspolitikker—som seksuel chikane og narkotika—og alkoholpolitikker-samt retningslinjer for dress code, brug af internettet, fordele tilmelding, og mere. Det er ikke kun en god ide at oprette en medarbejderhåndbog, men du kan også bede dine nye medarbejdere om at underskrive en formular, der anerkender, at de har modtaget og gennemgået håndbogen. Med medarbejderhåndbogen kan du muligvis inkludere andre forretningsrelaterede dokumenter, som din nye leje skal underskrive, ligesom en ikke-konkurrence-eller ikke-afsløringsaftale også.,

ikke-krævede fordele

ud over de fordele, der kræves ved lov, vil du give nye medarbejdere de nødvendige dokumenter vedrørende andre fordele, som din virksomhed tilbyder. Disse fordele kan omfatte pendling stipendier, wellellness fordele, aktieoptioner, 401Ks og meget mere. Hvis du giver dine medarbejdere mulighed for at tilmelde sig eller deltage i yderligere fordel programmer, du ønsker at give dem begge en forklaring af disse politikker, samt de formularer, de skal udfylde for at deltage, hvis de vælger det.,

nyt Lejepapir: tip til strømlining af Onboarding—processen

med alt det beskæftigelsesarbejde, der er involveret i nye ansættelser—påkrævet og ellers-kan du føle dig overvældet, især hvis du har begrænsede HR-ressourcer. Heldigvis er der et par initiativer, du kan tage for at lette byrden ved at ansætte papirarbejde:

• Vær opmærksom på føderale, statslige og lokale arbejdslove. Selvom besværligt, vil du være sikker på, at du er velinformeret, når det kommer til de forskellige arbejdslove, som din virksomhed skal overholde., Disse love informerer om, hvilken type dokumenter der kræves for nye medarbejdere, samt den tidslinje, hvor de skal udfyldes. Derudover skal du holde øje med ændringer i ansættelsesdokumentation-nye krav eller ændringer i formularer. At kende og overholde disse love vil hjælpe med at beskytte din virksomhed i tilfælde af en revision.
• vent ikke til fristen for at gennemføre nyt lejepapir. Hver krævet formular har en anden frist, og det kan være svært at huske, hvilket skyldes hvornår., Derfor er det nyttigt at kommunikere med din nye leje forud for deres startdato, informere dem om, hvilke nye medarbejderpapirer de skal udfylde, og hvilke dokumenter eller oplysninger de skal bruge for at gøre det. Udfyld derefter alt papirarbejde med dine medarbejdere på deres første dag, og fil eller indsend det med det samme.
• sikkert gemme alle beskæftigelse papirarbejde og holde det ajour efter behov. Du kan gemme disse oplysninger elektronisk eller fysisk, men du skal sørge for, at de er både sikre og tilgængelige., Endnu en gang kan det være vigtigt at sikre, at du har gemt alle dine medarbejderdokumenter korrekt i tilfælde af en revision.
• brug HR-soft .are. En af de bedste måder at strømline onboarding på er at bruge en HR-soft .areplatform som .enefits. Disse platforme kan hjælpe med at automatisere dine processer, så medarbejderne kan udfylde formularer online. Du kan også bruge HR-software til at gemme virksomhedens dokumenter som medarbejder håndbøger og fordele information—hvilket gør dem let tilgængelige for nye medarbejdere., For at mindske din belastning yderligere inkluderer nogle HR-soft .aretilbud endda lønbehandling.

nyt Lejepapir: bundlinjen

i slutningen af dagen er det en spændende oplevelse for din virksomhed at bringe nye medarbejdere på. Selvom der er nyt lejepapir, der skal udfyldes, kan du gøre processen lettere ved at forberede dig på forhånd og kommunikere med dine nye medarbejdere inden deres startdato., At holde øje med gældende føderale, statslige og lokale love, der vil bidrage til at gøre sikker på, at du i overensstemmelse med dine HR-processer—og at udnytte HR-software er en stor investering at hjælpe både dig og dine medarbejdere med nye leje papirarbejde og meget mere. I sidste ende, når du har indsendt eller gemt alle de nødvendige nye medarbejder papirarbejde, vil du være igennem den mest kedelige del af onboarding processen og kan komme videre med medarbejder uddannelse.