noi documente de închiriere: Ghidul de afaceri mici pentru angajații Onboarding

ce este nou documente de închiriere?

Noile documente de închiriere constau dintr-o varietate de documente și formulare pe care un angajat trebuie să le completeze la începerea angajării cu afacerea dvs. Natura exactă a acestei documente poate varia, în funcție de legile de stat și locale ale muncii, precum și de afacerea dvs. specifică. Există, cu toate acestea, necesare federale noi angaja documente care trebuie să aibă fiecare angajat complet, cum ar fi W-4 și i-9 forme., Cel mai bun mod de a optimiza procesul de onboarding este de a crea o nouă mașină actele de verificare, informează angajat a cerințelor înainte de timp, și să completeze toate formularele cât mai curând posibil.indiferent dacă administrați personal resursele umane pentru afacerea dvs. sau aveți resurse HR dedicate, angajarea unui nou angajat este un proces implicat—și unul important în acest sens. După ce un candidat a acceptat oferta dvs. de locuri de muncă și le-ați stabilit data de începere, există diferite pași de bord pentru a lua, inclusiv asigurându-vă că noul membru al echipei completează documentele de angajare corespunzătoare., Există o serie de noi forme de angajat de închiriere importante care trebuie completate-în special cele care sunt cerute de lege.pentru a simplifica Noile documente de angajare, cel mai bine este să vă pregătiți din timp, nu numai să știți ce formulare trebuie completate și când, dar să le pregătiți pentru data de începere a angajatului. Prin urmare, acest nou ghid de închiriere a documentelor va descompune diferitele formulare necesare, ceea ce trebuie să știți despre ele și sfaturi generale pentru a face procesul de îmbarcare cât mai perfect posibil.,dacă angajați primul angajat, este posibil să nu fiți complet familiarizat cu tipurile de documente noi de închiriere care sunt necesare afacerii dvs. Așa cum am menționat, o nouă mașină de documente, cum ar fi W-4 și I-9, sunt cerute de legea federală sau de stat, în timp ce altele ar putea fi pur și simplu necesar sau recomandat pentru afacerea ta e HR proceduri. Acestea fiind spuse, va trebui să vă asigurați că Noile documente ale angajaților care sunt cerute de lege sunt completate cu exactitate și în intervalul de timp corect., Din fericire, agențiile guvernamentale precum IRS și Departamentul de Securitate Internă al SUA oferă ghiduri online detaliate pentru a vă informa despre completarea acestor formulare.

dacă nu sunteți sigur ce fel de documente de închiriere de resurse umane noi ar trebui să aveți pentru afacerea dvs., poate doriți să vă consultați cu reprezentantul dvs. de resurse umane sau cu un consultant de resurse umane terț. Cu toate acestea, având în vedere acest lucru, documentația comună specifică afacerii include un manual al angajaților, documente de beneficii și formulare de politică a companiei., Deoarece aceste tipuri de documente sunt specifice organizației dvs., este posibil să nu solicitați completarea lor imediat. În cele din urmă, cronologia și natura acestei noi documente de închiriere depind de dvs. Cu toate acestea, veți dori să faceți clar liniile directoare din jurul acestor tipuri de formulare pentru angajații dvs. atunci când încep.

Lista de verificare a noilor documente de închiriere: formulare necesare

acum că am trecut printr-o scurtă trecere în revistă a noilor documente de închiriere, haideți să analizăm mai detaliat ce formulare specifice trebuie să completați.,formularul I – 9 este un formular federal obligatoriu pentru angajați care verifică eligibilitatea candidaților pentru a lucra în Statele Unite. Formularul I-9 este completat atât de dvs., cât și de angajatul dvs. și trebuie completat în termen de trei zile de la data începerii angajatului. Deși formularul nu trebuie depus la guvernul federal, trebuie să îl păstrați la dosar (fizic sau electronic) timp de trei ani de la data închirierii sau la un an de la reziliere, oricare dintre acestea este mai târziu., Formularul I – 9 implică revizuirea identificării fiecărui angajat pentru a se asigura că acestea sunt valabile și îndeplinesc criteriile federale. Puteți completa acest formular electronic folosind E-Verify, care vă permite să verificați informațiile cu baza de date a guvernului federal. Multe platforme software HR oferă, de asemenea, capabilități de formular I-9.

angajatul dvs. va completa formularul I – 9 și va furniza identificarea lor ca dovadă a eligibilității lor de a lucra în S. U. A. veți examina informațiile lor și veți semna formularul care să ateste că, din cunoștințele dvs., identificarea furnizată este valabilă., Acest formular enumeră formele acceptabile de identificare pe care le puteți utiliza pentru a verifica eligibilitatea angajatului dvs. Ar trebui să furnizați această listă noilor angajați, astfel încât aceștia să poată decide ce tipuri de identificare să aducă. Cu toate acestea, nu puteți spune angajaților ce tip de identificare să aducă sau să le refuze dreptul de a utiliza fiecare tip. Pentru a asigura completarea la timp a Formularului I-9, este util să îi spuneți angajatului dvs. să aducă documentele de identificare cu ei în prima zi.

formularul W – 4

W-4 este o altă cerință federală nouă de închiriere a documentelor., Acest formular înregistrează cât de mult ar trebui să fie reținut din salariul fiecărui angajat pentru impozite pe baza scutirilor. Angajatul va completa câte scutiri vor solicita impozitele. W – 4 ar trebui să fie eficient cu primul salariu al angajatului dvs., deci acesta este și un formular pe care veți dori să îl completați prompt. Nu puteți spune angajaților dvs. cum ar trebui să completeze W-4, dar îi puteți ajuta să găsească resurse pentru a determina reținerile fiscale pentru a completa formularul, cum ar fi acest calculator de reținere IRS.angajații pot schimba scutirile pe formularele W-4 ori de câte ori consideră de cuviință., Ar trebui să păstrați cea mai recentă versiune A W-4 a unui angajat la dosar. Încă o dată, multe platforme software HR permit angajaților dvs. să completeze și să stocheze W-4 prin sistemul lor.deși nu noi angaja „documente” în sine ,guvernul federal cere ca tu a lua numele și numărul de securitate socială a fiecărui angajat nou – inclusiv rezidente și nerezidente străin angajați. Veți utiliza aceste informații pentru completarea formularelor W – 2 pentru angajații dvs. la sfârșitul anului., Formularul W – 2 înregistrează câștigurile angajaților dvs. pentru anul și este utilizat în scopuri fiscale.la fel ca Formularul W-4 pentru reținerea la sursă a impozitului federal, este posibil să aveți nevoie și de noua dvs. închiriere pentru a completa Un formular de reținere la sursă a impozitului de stat. Nu toate statele necesită aceste formulare, așa că veți dori să verificați legile aplicabile pentru statul dvs. particular. Cu toate acestea, dacă statul dvs. necesită acest formular, acesta va fi completat în mod obișnuit ca federal W-4., La fel ca W-4, veți dori ca angajatul dvs. să completeze acest document înainte de primul salariu și să-și păstreze formularul la dosar. Formularele de reținere a impozitelor de stat pot fi, de asemenea, actualizate de angajații dvs. pe tot parcursul anului.în plus față de formularele de reținere a taxelor de stat, va trebui să completați și noi rapoarte de închiriere. Această lucrare de angajare implică furnizarea de informații de bază despre noii angajați în directorul dvs. de Stat al noilor angajați, care este apoi transmis directorului Național., Este necesară o nouă raportare a angajării, astfel încât statul să poată colecta plăți de asistență pentru copii de la angajați, dacă este necesar.chiar și ca o afacere mică, legile federale și de stat impun să oferiți angajaților dvs. anumite beneficii marginale—adică alte beneficii decât salariul lor. Unele dintre aceste beneficii se încadrează în anumite legi, cum ar fi Legea privind îngrijirea la prețuri accesibile și Legea privind concediul medical de familie. În anumite state, de exemplu, este necesar să oferiți angajaților dvs. beneficii, cum ar fi compensarea lucrătorilor și asigurarea de invaliditate., Prin urmare, în ceea ce privește beneficiile necesare, va trebui să vă asigurați că respectați legile aplicabile pentru statul și afacerea dvs. și să cereți angajaților dvs. să completeze documentele necesare asociate cu aceste oferte de beneficii.

Noua Mașină Documente de Verificare: HR Forme

Există multe alte nouă mașină angajat forme care nu pot fi necesare, dar care pot fi utile pentru afacerea dvs., angajații dumneavoastră, și de departamentul de resurse umane., Ce alte formulare sau documente pe care le-ați completat noii angajați vor depinde de afacerea dvs. individuală, dar aici sunt câteva exemple comune de documente ale angajaților noi pe care ați putea dori să le includeți în procesul de îmbarcare.

formular de depunere directă

dacă veți plăti angajaților dvs. prin depunere directă, veți dori să aveți un formular de autorizare pe care să îl completeze. În acest formular, aceștia vor fi de acord să fie plătiți prin depunere directă și vor furniza informațiile de care aveți nevoie pentru a le adăuga la statul dvs. de plată.,informații de urgență în cazul unei situații de urgență cu angajatul dvs., veți dori să știți pe cine să contactați. Ar trebui să cereți angajatului dvs. să furnizeze contactul de urgență și să păstreze aceste informații la dosar. În mod similar, ați putea dori să întrebați angajații dvs. despre orice alergii sau restricții alimentare pe care ar trebui să le cunoașteți pentru a vă asigura că le oferiți un mediu de lucru confortabil și sigur.

manualul angajaților și formularele de politici

multe companii creează un manual al angajaților care listează informații și proceduri importante ale companiei., Adesea, manualele angajaților includ subiecte precum politicile la locul de muncă—cum ar fi hărțuirea sexuală și politicile privind drogurile și alcoolul—precum și orientări pentru codul vestimentar, utilizarea internetului, înscrierea beneficiilor și multe altele. Nu numai că este o idee bună să creați un manual pentru angajați, dar este posibil să doriți să le cereți noilor angajați să semneze un formular prin care să recunoască faptul că au primit și au revizuit manualul. Cu manualul angajaților, puteți include și alte documente legate de afaceri pe care noul angajat trebuie să le semneze, cum ar fi un acord de neconcurență sau de nedivulgare.,pe lângă beneficiile impuse de lege, veți dori să oferiți noilor angajați documentele necesare cu privire la alte beneficii pe care afacerea dvs. le oferă. Aceste beneficii pot include stipendii naveta, beneficii de wellness, Opțiuni de stoc, 401Ks, și mai mult. Dacă oferiți angajaților dvs. opțiunea de a se înscrie sau de a participa la programe de beneficii suplimentare, veți dori să le oferiți atât o explicație a acestor politici, cât și formularele pe care trebuie să le completeze pentru a participa, dacă aleg acest lucru.,

documente noi de închiriere: Sfaturi pentru eficientizarea procesului de îmbarcare

cu toate documentele de angajare implicate în angajări noi—necesare și altfel—s-ar putea să vă simțiți copleșiți, mai ales dacă aveți resurse umane limitate. Din fericire, există câteva inițiative pe care le puteți lua pentru a ușura povara angajării documentelor:

• fiți conștienți de legile federale, de stat și locale ale muncii. Deși greoaie, veți dori să vă asigurați că sunteți bine informat atunci când vine vorba de diferitele legi ale muncii pe care afacerea dvs. trebuie să le respecte., Aceste legi vor informa ce fel de documente sunt necesare pentru noii angajați, precum și calendarul în care trebuie completate. În plus, să păstreze un ochi pentru modificări în angajarea documentație-noi cerințe sau modificări în forme. Cunoașterea și respectarea acestor legi vă vor ajuta să vă protejați afacerea în cazul unui audit.
• nu așteptați până la termenul limită pentru a finaliza noi documente de închiriere. Fiecare formular necesar are un termen limită diferit și poate fi dificil să vă amintiți care este data când., Prin urmare, este util să comunicați cu noua dvs. închiriere înainte de data de începere, să îi informați cu privire la documentele angajaților noi pe care vor trebui să le completeze și ce documente sau informații vor trebui să facă acest lucru. Apoi, completați toate documentele cu angajații dvs. în prima lor zi și depuneți-o sau trimiteți-o imediat.
• stocați în siguranță toate documentele de angajare și păstrați-le la zi, după cum este necesar. Puteți stoca aceste informații electronic sau fizic, dar trebuie să vă asigurați că sunt atât sigure, cât și accesibile., Încă o dată, asigurarea că ați stocat toate documentele angajaților dvs. în mod corespunzător poate fi esențială în cazul unui audit.
• utilizați software-ul HR. Una dintre cele mai bune moduri de a eficientiza onboarding este de a utiliza o platformă de software HR ca Zenefits. Aceste platforme vă pot ajuta să vă automatizați procesele, permițând angajaților să completeze formulare online. De asemenea, puteți utiliza software—ul HR pentru a stoca documente ale companiei, cum ar fi manualele angajaților și informații despre beneficii-făcându-le ușor accesibile noilor angajați., În plus, pentru a vă reduce și mai mult sarcina, unele oferte de software HR includ chiar și procesarea salariilor.

documente noi de angajare: linia de Jos

la sfârșitul zilei, aducerea de noi angajați este o experiență interesantă pentru afacerea dvs. Deși există noi documente de închiriere care trebuie finalizate, puteți face procesul mai ușor pregătindu-vă înainte de timp și comunicând cu noii angajați înainte de data de începere a acestora., Urmărirea legilor federale, statale și locale aplicabile vă va ajuta să vă asigurați că sunteți în conformitate cu procesele HR—iar utilizarea software-ului HR este o investiție excelentă pentru a vă ajuta atât pe dvs., cât și pe angajații dvs. cu noi documente de închiriere și multe altele. În cele din urmă, după ce ați trimis sau stocat toate documentele necesare noi angajat, veți fi prin partea cea mai obositoare a procesului de onboarding și poate merge mai departe cu angajat de formare.