indiferent dacă sunteți un tânăr profesionist sau un manager experimentat, scrierea prin e-mail este un aspect vital al comunicării de afaceri. Și datorită a ceea ce este adesea văzut ca misterele gramaticii engleze și subtilitățile cuvântului scris, poate fi o luptă zilnică., Acest lucru este valabil mai ales dacă trebuie să motivați oamenii ocupați să răspundă sau să abordeze un subiect potențial sensibil. Pentru a scrie un e-mail excelent, trebuie să știți două lucruri: greșeli comune de evitat și strategii de nivel următor pentru a merge mai departe.
dar primele lucruri în primul rând—trebuie să știți cum arată un e-mail excelent dacă aveți de gând să scrieți unul.
Anatomia unui bun de e-mail
Fiecare e-mail scrie are aceeași structură de bază: linie de Subiect, salut, corp e-mail, și de închidere. Dar, ca și în cazul oricărei forme scrise de comunicare profesională, există o modalitate corectă de a o face și standarde care ar trebui respectate., Iată cum să scrie un e-mail:
1Subject linie
linia De subiect ar putea fi cea mai importantă parte a e-mail, deși este adesea trecute cu vederea în favoarea corpul e-mail. Dar dacă sunteți rece-email-uri pe cineva, sau doar stabilirea unei relații profesionale, linia de subiect poate atrage oamenii pentru a deschide mesajul, precum și așteptările stabilite cu privire la ceea ce este inclus. Pe de altă parte, o linie de subiect slab lucrată sau generică (cum ar fi „Hi” sau „nu doriți să le pierdeți”) poate descuraja cititorul și poate duce la aterizarea e-mailului în folderul spam.,
„petreceți dublul timpului pentru a crea linia de subiect potrivită, așa cum faceți pentru că dacă nu deschid e-mailul, nu contează”, spune Cole Schafer, fondator și șef de copiere al Honey Copy.
2Openers
în majoritatea situațiilor de scriere prin e-mail, veți dori să includeți un salut rapid pentru a recunoaște cititorul înainte de a vă scufunda în mesajul sau solicitarea principală.
excepția: Când sunteți într-un lanț de e-mail cu colegii apropiați, devine adesea mai natural să renunțați la deschizător (precum și la închidere)., Deși se poate simți inițial ca un pas faux, semnalează un raport profesional mai bun.
3Body
corpul unui e-mail este carnea mesajului dvs. și trebuie să aibă un scop clar și specific, cum ar fi obținerea de feedback cu privire la o prezentare sau organizarea unei întâlniri cu un nou client. De asemenea, ar trebui să fie concis. În acest fel, oamenii vor fi mai înclinați să o citească, mai degrabă decât să o scape și să riscă să lipsească informații critice. Dacă puteți, se fierbe în jos la câteva propoziții alegere.
și pentru e-mailurile care necesită mai multă lungime și detalii, păstrați-le cât de concentrat puteți., „Nimeni nu vrea să primească un roman. Vrei să-l păstrezi între trei, patru sau cinci linii de text”, spune Schafer.la fel cum doriți să începeți lucrurile pe piciorul drept cu salutul dvs., doriți, de asemenea, să vă despărțiți bine. Asta înseamnă să scrii un semn prietenos. Și există o mulțime de opțiuni din care să alegeți.,
De exemplu, aici sunt 12 comune și profesionale, inchideri că Grammarly utilizatorii ales într-o anumită zi:
Veți dori să alegeți o închidere care se simte autentic de personalitatea ta și să-l adaptăm relație pentru a asigura un nivel adecvat de profesionalism. Pe de altă parte, închiderile comune precum „dragoste”, „trimise de pe iphone” sau „thx” pot fi cel mai bine lăsate neutilizate în e-mailurile profesionale.
Puteți adăuga orice cuvânt în dicționarul dvs. Personal.
ce cuvinte veți adăuga? #cleanwritinghttps: / / t.,co/itTRLCarol
— Grammarly (@Grammarly) 18 septembrie 2018
de e-mail Comune greșeli de scriere (și ce să facă în loc)
la fel cum fiecare e-mail este o oportunitate de creștere profesională, există, de asemenea, potențialul de a cădea în comun de e-mail scris de obiceiurile proaste., Iată opt greșeli de evitat:
1comanda Oxford necesară
virgula Oxford poate fi oarecum polarizantă atunci când vă gândiți cum să scrieți un e —mail adecvat, în funcție de ghidul de stil utilizat pentru comunicațiile profesionale din industria dvs.-este de obicei evitat sau salutat ca un instrument de clarificare. Oricum, o mulțime de oameni au opinii puternice despre asta. Dar lăsarea lor poate duce la confuzie, în funcție de propoziție.
la fel ca o căsătorie sănătoasă, stilul AP solicită o comunicare clară.,De asemenea, credem în valoarea compromisului. Deci, ca un memento, Stylebookul nu interzice toate virgulele Oxford. Dacă omiterea unei virgule ar putea duce la confuzie sau interpretare greșită, atunci utilizați virgula. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) 15 August 2018
Ce să faci în schimb: în Timp ce Oxford comma nu pot fi potrivite în anumite contexte, este, de obicei, o idee bună pentru a le folosi în e-mailuri. Asta pentru că vă poate ajuta să economisiți timp și să evitați comunicarea greșită, confuzia și chiar problemele legale.,utilizatorii Grammarly știu că atunci când vine vorba de acoperire, este mai bine să o omiteți decât să o lăsați înăuntru, în special în e-mailuri. Și dacă sunteți îngrijorat de faptul că sunteți nepoliticos, nu fiți: contrar credinței populare, limbajul de acoperire vă face să păreți mai puțin încrezător, ceea ce vă poate submina în cele din urmă scrisul.
ce trebuie să faceți în schimb: spuneți-vă ideea sau opinia, apoi explicați „de ce” din spatele raționamentului. În acest fel, vei fi mai bine înțeles și strălucirea ta poate străluci prin.,
3extrem de lung și/sau neclar copie
ai citit un e-mail care a fost de 1.000 de cuvinte lungi? Probabil că nu-cei mai mulți oameni degresat e-mailuri care sunt pe partea lungă. Și dacă adăugați propoziții greu de urmărit sau mesaje mixte, la schița dvs., este chiar mai puțin probabil să primiți un răspuns satisfăcător. (Sau orice răspuns.)
„am o tona de care sunt doar aceste blocuri uriașe de text. Și înțeleg de ce fac asta—deci ai destule detalii. Dar este foarte greu de citit și nu voi citi totul”, spune Kat Boogaard, o scriitoare independentă din Wisconsin.,ce trebuie să faceți în schimb: păstrați-l concis și concentrați-vă asupra problemei la îndemână. Apoi încheiați cu un apel la acțiune, o dată de răspuns solicitată și clarificați că sunteți deschis la întrebări și follow-up-uri (dacă este cazul).
4fiind prea casual (sau formal)
în funcție de circumstanțele dvs., tremurând prea mult la partea casual sau formală a scrisului poate fi un pas greșit. A fi prea casual este adesea văzut ca o greșeală de începător, dar limbajul rigid și formal poate fi, de asemenea, în detrimentul mesajului tău.,
Ce să faci în schimb: În echilibru perfect între formal și casual, cheia este să mă gândesc la relația între tine și destinatar și ia repere sociale ca comunicare progresează.
„vrei să vezi ce face altcineva și să participi, să te joci, să recunoști modul în care se dezvoltă comunicarea și modul în care se dezvoltă așteptările într-o relație”, spune Dan Post Senning, expert în etichetă la Emily Post Institute.,
” fii atent în noi relații. Utilizarea inteligentă a emoticoanelor în e-mailuri vă poate ajuta să fiți mai înțeleși. În același timp, o mulțime de oameni o vor citi ca neprofesională, așa că până când nu ați stabilit această relație, doriți să fiți atenți la modul în care o utilizați. Aveți grijă și gândiți-vă la asta”, spune Post Senning.
5cliches
nu toate clișeele de e-mail sunt păcate cardinale., Anumite aspecte ale e-mailurilor dvs. sunt obligate să fie puțin formulaice. La urma urmei, majoritatea e-mailurilor au aceeași structură de bază și există fraze pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura claritatea sau pentru a vă acoperi bazele. Dar dacă veți repeta fraze, asigurați-vă că au un scop clar.după cum spune Kiera Wright-Ruiz, manager de social media la Google Local Guides, „chiar dacă repet mereu:” vă rog să-mi spuneți dacă aveți întrebări”, de fapt vreau să știu dacă au întrebări.,”
cu toate acestea, de cele mai multe ori, veți dori să editați clișee ori de câte ori este posibil, deoarece acestea pot face ca oamenii să se deconecteze. Aici sunt primele șapte pentru a evita:
metoda: am căutat termeni folosiți de către utilizatorii Grammarly pe baza celor mai populare articole de blog.
Ce trebuie să faceți în schimb: încercați să citiți schița pentru clișee, ton și voce pentru a comunica mai eficient mesajul dvs., păstrând cititorul angajat. Intreaba-te: dacă șeful tău (sau mama) citit acest e-mail, ai fi fericit cu ea? Dacă răspunsul este da, atunci sunteți pe drumul cel bun.,
6repetiție
oamenii repetă adesea cuvinte în același paragraf, de două ori în două propoziții sau prea aproape pentru a trece neobservate. Deși nu este cea mai gravă infracțiune, este un alt lucru care poate face un cititor să tune.
Aici sunt cele mai frecvent cuvinte repetate pentru a evita:
Ce să faci în schimb: Încercați să citiți proiectul dumneavoastră cu voce tare, folosind text-to-speech funcție pe telefonul dvs., sau execută de către un coleg înainte de a trimite-l. Grammarly vă poate ajuta, de asemenea, să prindeți aceste cuvinte repetate sau suprautilizate.,
7robotic language
e-mailul poate fi un descendent al melcului, dar asta nu înseamnă că mesajele dvs. ar trebui să sune ca o versiune veche a dvs. De fapt, e-mailurile ar trebui să sune ca persoana care o scrie. Deci, folosind fraze care sună ca ceva dintr-un roman Victorian nu este cea mai bună mișcare dacă doriți să vă conectați cu cititorul.
” să recunoaștem: nimeni nu vrea să citească un manual de colegiu. Vrei să citești un blog sau un articol sau o conversație reală. Sunt o persoană, nu un robot., Așadar, folosiți un limbaj care sună ca ceva ce ați spune dacă stați doar într-o cafenea”, spune șeful Copy Schafer.ce trebuie să faceți în schimb: puteți obține un efect mai natural pretinzând că scrieți unui prieten sau că aveți o conversație cu o cunoștință prietenoasă. De exemplu, probabil că nu ați spune ceva de genul ” Salutări „și” sper că vremea este corectă acolo unde vă aflați ” dacă ați întâlni pe cineva pentru cafea. Ai spune ceva de genul, „bună” și ” mulțumesc din nou pentru timpul acordat.”
8utilizarea punctelor de exclamare!
entuziasmul este mare., Dar, în anumite contexte, utilizarea excesivă a punctelor de exclamare poate face mai mult rău decât bine. Acest lucru este valabil mai ales dacă falsificați o nouă relație sau contactați pe cineva din afara companiei dvs. Sunteți, la urma urmei, un reprezentant al muncii dvs. atunci când utilizați o adresă de e-mail a companiei. Dar oamenii iubesc punctele de exclamare și sunt încă ceva pe care mulți oameni se bazează pentru a transmite un ton pozitiv.,
De exemplu, aici sunt cele mai comune fraze și cuvinte folosesc oamenii cu semne de exclamare in e-mailuri:
Ce să faci în schimb: După ce am scris proiectul, face o căutare rapidă de semne de exclamare și de a folosi judecata pentru a determina care (dacă este cazul) să păstreze bazat pe relația cu beneficiarul. Ca regulă generală, încercați să o păstrați la una sau două pe e-mail cu colegii.
ne simțim recunoscători astăzi.
recunoscător că un superstar de conținut precum @MarketingProfs folosește Grammarly., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv
— Grammarly (@Grammarly) 28 septembrie 2018
Next-nivel e-mail scris mișcări
Odată ce ai primit e-mail corespunzătoare format si stii ce greseli pentru a evita, e timpul să se concentreze pe a face proiecte stea afară din miile de e-mailuri cei mai mulți oameni a obține în fiecare zi. Iată patru strategii pentru a vă duce la nivelul următor:
gândiți-vă pozitiv
trimiterea unui e-mail care este de la distanță negativ sau chiar neutru vă poate pune într-un loc dificil., Și ca în cazul oricărei comunicări scrise, poate exista loc pentru o interpretare greșită.”în absența altor informații, interpretarea noastră este adesea implicită la negativ”, explică expertul în comunicare-etichetă Post Senning. „Când vorbești despre comunicarea negativă, ești informația care este tonul vocii, sclipirea din ochi, umorul bun pe care intenționezi ceva sau chiar grija sau preocuparea autentică cu care oferi critici. Așa că fii foarte atent. Când ceva citește ca negativ pentru tine, probabil vine peste ca chiar mai negativ pentru altcineva.,”
loviți tonul potrivit
nu ați dori să primiți un e-mail care să citească” dragă ” sau care face referire la munca dvs. în relații publice atunci când sunteți de fapt în vânzări, deoarece ar arăta imediat că expeditorul vă trimite fie prin e-mail în masă, fie nu au făcut cercetarea corectă și au găsit contactul potrivit. În mod similar, veți dori să vă asigurați că fiecare e-mail pe care îl trimiteți are un ton care este conceput special pentru destinatar și că îl trimiteți persoanei potrivite.,deci, chiar dacă poate fi tentant să folosiți șabloane, este important să le personalizați și să țineți cont de stilul de comunicare al destinatarului înainte de a apăsa pe Trimitere. Pentru a realiza acest lucru, o căutare rapidă pe Google sau o privire la fluxul LinkedIn sau Twitter al destinatarului poate face minuni.înainte de a trimite, încercați să vă puneți în pantofii destinatarului pentru o verificare a tonului și a conținutului. Și dacă aveți un timp de greu de citit propriul ton în e-mail, Grammarly ‘ s tone detector vă poate ajuta să determinați modul în care sună la destinatar.,
urmărire—în timp util
dacă trimiteți un e-mail, Probabil că căutați un răspuns în timp util. Dar, cu cantități mari de e-mailuri, majoritatea oamenilor Sortează în fiecare zi, lucrurile pot ajunge să se piardă. Ca regulă generală, un mesaj de urmărire nu ar trebui să vină niciodată mai puțin de douăzeci și patru de ore de la trimiterea e-mailului inițial.
cu alte cuvinte: nu fiți persoana care trimite o solicitare de urmărire la două ore după trimitere. În cazuri extreme, acest tip de comportament te poate bloca., „Când luați mai mult timp și vă îngrijiți de persoana din cealaltă parte a e-mailului, veți vedea imediat o rată de răspuns mult mai mare. A trebuit să învăț asta pe calea cea grea”, spune șeful Copy Schafer.majoritatea mesajelor pe care le trimiteți vor fi probabil pe partea mai scurtă, ceea ce este excelent pentru răspunsuri rapide și pentru a face lucrurile. Dar pentru e-mailuri mai lungi, scanabilitatea este numele jocului. Atunci, lucruri precum fontul bolded, punctele bullet, propozițiile subliniate și o secțiune TL;DR (prea lung, nu a citit) vin la îndemână.,
există o mulțime de factori de care trebuie să țineți cont atunci când compuneți un e-mail și există o marjă largă de eroare. Dar la urma urmei este spus și făcut, nu este vorba despre perfecțiune. Este vorba despre o comunicare eficientă.”cred că oamenii simt această presiune că trebuie să fii acest comunicator perfect cu acest vocabular imens și cu aceste propoziții perfect structurate. Și nu știu că este întotdeauna cazul pentru că sunteți doar doi oameni care comunică”, spune scriitorul independent Boogaard.Grammarly Grammarly:
- cum funcționează Grammarly?,cum Grammarly Grammarly vă ajută să învețe
- Meet Grammarly ‘ s Tone Detector
Lasă un răspuns