zrozumienie i opiniowanie formularza w-2

kwadratowa Lista płac generuje, pliki i maile formularza W-2 dla każdego z twoich pracowników w styczniu., Wyślemy formularz W-2 na adres korespondencyjny podany dla każdego z twoich pracowników. Ponadto formularze te są dostępne w wersji roboczej przez cały rok w zakładce listy płac > formularze podatkowe na pulpicie nawigacyjnym Square, aby dać ci czas na sprawdzenie dokładności formularzy przez cały rok.

chociaż kwadratowe pliki płacowe formularza W-2s w Twoim imieniu, ty i Twoi pracownicy jesteście odpowiedzialni za potwierdzenie i zapewnienie, że informacje w formularzu W-2s są dokładne. Dodatkowe pytania związane z przygotowaniem do rocznych rozliczeń podatku od wynagrodzeń znajdują się w informacjach na koniec roku.,

Pobierz Projekt formularza W-2s

aby uzyskać dostęp do projektu formularza W-2s 2020 od 1 stycznia 2020 do 28 grudnia 2020:

1. odwiedź listę płac> formularze podatkowe w pulpicie nawigacyjnym Square.

2. kliknij przycisk Generuj szkic W-2s i wybierz rok.

3. kliknij Pobierz, aby pobrać a .plik zip projektu formularza W-2s.

4. Rozpakuj Formularz W-2s z pobranego pliku .plik zip (przeczytaj poniżej instrukcje dotyczące robienia tego na komputerze Mac lub Windows).,

Uwaga: Square Payroll rozpocznie przetwarzanie projektu formularza 1099-NEC 28 grudnia 2020 roku.

aby uzyskać dostęp do formularza W-2s projektu 2020 od 28 grudnia 2020 do 8 stycznia 2021:

1. odwiedź listę płac> formularze podatkowe w pulpicie nawigacyjnym Square.

2. kliknij Pobierz w pozycji „deklaracje płacowe i podatkowe”, aby pobrać .plik zip formularza W-2s.

3. Rozpakuj Formularz W-2s z pobranego pliku .plik zip (przeczytaj poniżej instrukcje dotyczące robienia tego na komputerze Mac lub Windows).,

Uwaga: masz czas do 8 stycznia 2021 r.na wprowadzenie zmian w pełnych nazwiskach pracowników, SSN i adresach domowych, zanim Formularz W-2s zostanie złożony w ZUS (SSA).

wyciągnij Formularz W-2s z a .plik zip na Macu

na większości komputerów Mac znajdziesz .plik zip zawierający w-2s w folderze Pobrane pliki. Aby uzyskać dostęp do pliku, możesz otworzyć folder Pobrane bezpośrednio lub wyszukać w Finderze „W2.zip”. Po zlokalizowaniu .plik zip, kliknij go dwukrotnie. Komputer automatycznie wyodrębni dane z,plik zip, tworząc folder zawierający kopie w formacie PDF twojego W-2s.

Wyodrębnij Formularz W-2s z.plik zip w systemie Windows

kroki ekstrakcji .plik zip zależy od wersji systemu Windows, z której korzystasz. Aby zlokalizować plik, wyszukaj „W2.zip ” lub poszukaj pliku w folderze Pobrane na moim komputerze. Postępuj zgodnie z linkami do .instrukcje ekstrakcji zip na Windowsie 8 lub 10.

zweryfikuj swój projekt formularza w-2

Ty i Twoi pracownicy jesteście odpowiedzialni za upewnienie się, że informacje na formularzu w-2 są poprawne., Projekt formularza W-2s jest dostępny przez cały rok, przechodząc do listy płac > formularze podatkowe w pulpicie kwadratowym. Będziesz miał czas do 8 stycznia 2021 r. (01/08/2021) na sprawdzenie poprawności projektów formularzy, zanim zostaną one złożone i wysłane pocztą. Zalecamy okresowe przeglądanie projektu formularza W-2s informacji przez cały rok. Zmiany w danych pracowników, informacji biznesowych i przetwarzanych przebiegach płac zostaną odzwierciedlone natychmiast po ponownym pobraniu projektu formularza W-2s.

wiemy, że Formularz W-2 może być nieco zniechęcający do czytania., Poniżej znajdują się dodatkowe informacje na temat pól w formularzu W-2, które należy przejrzeć.

informacje o pracownikach

informacje o pracownikach mogą być aktualizowane, przechodząc do działu płac> zespół płac i klikając na ich profil. Sprawdź, czy nie występują typowe błędy:

• pełna nazwa: sprawdź, czy nie ma błędnie pisanych imion i unikaj używania pseudonimów lub skróconych nazw, tytułów przed lub po imieniu oraz zmian nazwisk, które nie zostały zgłoszone do ZUS (SSA).

• numer ubezpieczenia społecznego (SSN): sprawdź, czy nie ma nieprawidłowych lub literówek SSN.,

• adres domowy: upewnij się, że odzwierciedla on aktualny adres pracownika. Formularz W-2 zostanie wysłany na ten adres.

Więcej informacji na temat weryfikacji informacji z formularza w-2 można uzyskać na stronie internetowej SSA.

Informacje biznesowe

Jeśli informacje w liście płac >Ustawienia > Informacje biznesowe Aktualizacje, prosimy o kontakt w celu uzyskania pomocy aktualizacji adresu podatnika. Zmiany nazwy i numeru podatnika mogą wymagać dodatkowego rozwiązania problemu.,

• adres podatnika

• federalne lub stanowe numery podatkowe

płace pracowników

w miarę dalszego przetwarzania płac przez cały rok, płace będą odpowiednio aktualizowane na szkicu formularza W-2 Po wysłaniu/przetworzeniu cyklu płac, a nie po kolejkowaniu cyklu., Płace odzwierciedlone w projekcie formularza W-2 są kombinacją:

• regularne biegi

przegląd i zrozumienie formularza W-2

poniżej znajdują się informacje dotyczące pól formularza w-2:

• pole a: numer ubezpieczenia społecznego pracownika (SSN).

• pole b: numer identyfikacyjny pracodawcy (ein).

• pole c: Nazwa pracodawcy, adres i Kod Pocztowy.

• pole e: Nazwa pracownika.,

• pole f: adres pocztowy pracownika.

• Ramka 1: wynagrodzenia, napiwki i inne odszkodowania — ogółem w roku kalendarzowym opodatkowane wynagrodzenia, napiwki i inne odszkodowania wypłacane pracownikowi.

• Ramka 2: federalny podatek dochodowy potrącony-całkowity rok kalendarzowy federalny podatek dochodowy potrącony z wynagrodzeń pracowników.

• Ramka 3: wynagrodzenia z tytułu ubezpieczeń społecznych — wynagrodzenia pracowników w roku kalendarzowym ogółem podlegające opodatkowaniu podatkiem z tytułu ubezpieczeń społecznych pracowników, z wyłączeniem porad z tytułu ubezpieczeń społecznych.,

• Ramka 4: podatek z tytułu ubezpieczeń społecznych — całkowity podatek z tytułu ubezpieczeń społecznych pracowników w roku kalendarzowym, w tym podatek z tytułu ubezpieczeń społecznych od napiwków.

• Ramka 5: wynagrodzenia i napiwki pracowników w Medicare – łączne wynagrodzenia i napiwki pracowników w roku kalendarzowym podlegające podatkowi od Medicare.

• Ramka 6: potrącony podatek z Medicare — łączny rok kalendarzowy potrącony podatek z Medicare przez pracownika

• Ramka 7: Wskazówki dotyczące zabezpieczenia społecznego — łączny rok kalendarzowy zgłoszone wskazówki dotyczące pracowników.,

• Ramka 10: świadczenia z tytułu opieki zależnej-całkowite świadczenia z tytułu opieki zależnej wypłacone przez pracodawcę lub poniesione w jego imieniu (w tym kwoty z planu z sekcji 125 (kafeteria)). Każda kwota powyżej $5,000 jest również uwzględniona w polu 1.

• Ramka 11: plany niekwalifikowane — kwota ta jest przekazywana w ramce 1, jeżeli jest to dystrybucja dokonana na rzecz państwa z planu odroczonego odszkodowania niekwalifikowanego lub z planu sekcji 457 lit. b) Dla Organizacji Pozarządowych.

• rubryka 12:

  • D—odroczenia w trybie wyboru w odniesieniu do układu gotówkowego lub układu odroczonego w trybie art. 401 lit.k)., Obejmuje również odroczenia w ramach zwykłego rachunku emerytalnego, który jest częścią układu z sekcji 401 (k).

  • E—odroczenia w trybie wyboru zgodnie z sekcją 403(B) Umowa o obniżeniu wynagrodzenia

  • G—odroczenia w trybie wyboru i składki pracodawcy (w tym odroczenia w trybie braku wyboru) na podstawie sekcji 457(B) Plan odroczenia wynagrodzenia.

  • W-składki pracodawcy (w tym kwoty, które pracownik wybrał do wpłaty za pomocą planu sekcji 125 (kafeteria)) na konto zdrowotne.

  • ,

  • DD—koszt ubezpieczenia zdrowotnego sponsorowanego przez pracodawcę. Kwota zgłoszona kodem DD nie podlega opodatkowaniu.

• pole 13: jeśli pole „plan emerytalny” jest zaznaczone, mogą obowiązywać specjalne limity wysokości tradycyjnych składek IRA, które możesz odliczyć.

• Ramka 14: inni — pracodawcy mogą użyć tego pola do zgłaszania informacji, takich jak potrącone podatki z państwowego ubezpieczenia od niepełnosprawności.,

• Pole 15: Państwowy numer identyfikacyjny pracodawcy.

• Ramka 16: Stan, płace, napiwki itp. – Ogółem w roku kalendarzowym płace, napiwki i inne odszkodowania wypłacane pracownikowi.

roześlij formularz w-2

Square Payroll wyśle formularz w-2 do każdego z twoich pracowników do 31 stycznia 2021 roku (31.01.2021). Instrukcje są dołączone do formularza.

Uwaga: Nie wyślemy ponownie formularza W-2, jeśli pracownik go nie otrzyma (z powodu nieprawidłowego adresu lub innych przyczyn).,

• Jeśli twój pracownik ma nieprawidłowy adres pocztowy, a Twoja firma ma prawidłowy adres pocztowy, jego formularz W-2 zostanie zwrócony do Twojej firmy. Następnie jesteś odpowiedzialny za dostarczenie im kopii formularza w-2.

• Jeśli twój pracownik ma nieprawidłowy adres pocztowy, a Twoja firma ma nieprawidłowy adres pocztowy, jesteś odpowiedzialny za pobranie formularza W-2s i dostarczenie go swoim pracownikom.

• w przypadku, gdy formularz pracownika W-2 zostanie zwrócony do Twojej firmy, upewnij się, że adres podatnika w kwadratowej liście płac jest prawidłowy., Możesz zobaczyć, jaki adres znajduje się w pliku lub zaktualizować adres podatnika dla Twojej firmy w sekcji Informacje o firmie na pulpicie nawigacyjnym listy płac online.

• możesz uzyskać dostęp do kopii formularza W-2s w zakładce Payroll> formularze podatkowe w pulpicie nawigacyjnym Square. Formularz W-2s nie jest dostępny w aplikacji Square Payroll.

• pracownicy posiadający konta online mogą również uzyskać dostęp do kopii formularza w-2 w zakładce formularze podatkowe lub aplikacji Square Team.