nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia: poradnik dla małych firm dotyczący wdrażania pracowników

niezależnie od tego, czy prowadzisz dział HR dla swojej firmy, czy masz dedykowane zasoby HR, zatrudnienie nowego pracownika jest zaangażowanym procesem—i to ważnym. Po zaakceptowaniu przez kandydata Twojej oferty pracy i ustaleniu daty rozpoczęcia pracy należy podjąć różne kroki, w tym upewnić się, że nowy członek zespołu wypełni odpowiednie dokumenty dotyczące zatrudnienia., Istnieje wiele ważnych formularzy nowych pracowników, które muszą być wypełnione—szczególnie te, które są wymagane przez prawo.

aby uprościć formalności związane z zatrudnieniem, najlepiej przygotować się z wyprzedzeniem, nie tylko wiedząc, które formularze należy wypełnić i kiedy, ale mając je gotowe do daty rozpoczęcia pracy pracownika. W związku z tym ten nowy przewodnik po dokumentach dotyczących zatrudniania przedstawi różne wymagane formularze, informacje, które musisz o nich wiedzieć, oraz ogólne wskazówki, jak sprawić, by proces wdrażania był tak bezproblemowy, jak to tylko możliwe.,

nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia: co musisz wiedzieć

Jeśli zatrudniasz pierwszego pracownika, możesz nie być całkowicie zaznajomiony z rodzajami nowych dokumentów dotyczących zatrudnienia, które są wymagane od Twojej firmy. Jak już wspomnieliśmy, niektóre nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia, takie jak W-4 I I-9, są wymagane przez prawo federalne lub stanowe, podczas gdy inne mogą być po prostu niezbędne lub zalecane w procedurach HR Twojej firmy. Mając to na uwadze, musisz upewnić się, że nowe dokumenty pracownicze, które są wymagane przez prawo, są wypełnione dokładnie i we właściwych ramach czasowych., Na szczęście agencje rządowe, takie jak IRS i Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego USA, dostarczają szczegółowych przewodników online, aby poinformować Cię o wypełnieniu tych formularzy.

Jeśli nie jesteś pewien, jakiego rodzaju dokumenty HR powinieneś mieć dla swojej firmy, możesz skonsultować się z przedstawicielem HR lub zewnętrznym konsultantem HR. Mając to na uwadze, jednak wspólna dokumentacja biznesowa obejmuje podręcznik pracownika, dokumenty dotyczące świadczeń i formularze polityki firmy., Ponieważ tego typu dokumenty są specyficzne dla Twojej organizacji, możesz nie wymagać ich natychmiastowego wypełnienia. Ostatecznie, harmonogram i charakter tej nowej pracy papierkowej zależy od Ciebie. Będziesz jednak chciał, aby wytyczne dotyczące tego typu formularzy były jasne dla Twoich pracowników, gdy zaczną.

Nowa Lista kontrolna dotycząca dokumentów związanych z zatrudnieniem: wymagane formularze

teraz, gdy przejrzeliśmy krótki przegląd dotyczący nowych dokumentów związanych z zatrudnieniem, przyjrzyjmy się dokładniej, jakie konkretne formularze musisz wypełnić.,

formularz I-9

formularz i-9 jest federalnym formularzem dla nowych pracowników, który weryfikuje Kwalifikacje kandydatów do pracy w Stanach Zjednoczonych. Formularz I-9 jest wypełniany zarówno przez Ciebie, jak i Twojego pracownika i musi zostać wypełniony w ciągu trzech dni od daty rozpoczęcia pracy pracownika. Chociaż formularz nie musi być przesyłany do rządu federalnego, należy go przechowywać w aktach (fizycznie lub elektronicznie) przez trzy lata od daty wynajmu lub jeden rok po rozwiązaniu umowy, w zależności od tego, co nastąpi później., Formularz I-9 obejmuje sprawdzenie tożsamości każdego pracownika, aby upewnić się, że są one ważne i spełniają kryteria federalne. Możesz wypełnić ten formularz elektronicznie, korzystając z usługi E-Verify, która umożliwia sprawdzenie informacji z bazą danych rządu federalnego. Wiele platform oprogramowania HR zapewnia również możliwości formularza I-9.

Twój pracownik wypełni formularz I-9 i dostarczy dowód tożsamości jako dowód kwalifikowalności do pracy w USA.przejrzysz ich informacje i podpiszesz formularz stwierdzający, że zgodnie z najlepszą wiedzą podany dowód tożsamości jest ważny., Ten formularz zawiera listę akceptowalnych form identyfikacji, których możesz użyć do weryfikacji uprawnień pracownika. Powinieneś dostarczyć tę listę nowym pracownikom, aby mogli zdecydować, jakie rodzaje identyfikacji przynieść. Nie można jednak powiedzieć pracownikom, jaki rodzaj identyfikacji wnieść lub odmówić im prawa do korzystania z każdego typu. Aby zapewnić terminowe wypełnienie formularza I-9, warto poinformować pracownika, aby pierwszego dnia przyniósł ze sobą dokumenty identyfikacyjne.

Formularz W-4

, Ten formularz rejestruje, ile należy potrącić z wypłaty każdego pracownika z tytułu podatków opartych na zwolnieniach. Pracownik wypełni, ile zwolnień będzie domagał się od swoich podatków. W-4 powinien być skuteczny z pierwszą wypłatą twojego pracownika, więc jest to również formularz, który chcesz szybko wypełnić. Nie możesz powiedzieć swoim pracownikom, jak powinni wypełnić w-4, ale możesz pomóc im znaleźć zasoby, aby określić ich zobowiązania podatkowe, aby wypełnić formularz, takie jak ten kalkulator u źródła IRS.

pracownicy mogą zmieniać zwolnienia na formularzach W-4, gdy uznają to za stosowne., Powinieneś zachować najnowszą wersję w-4 pracownika w aktach. Po raz kolejny wiele platform oprogramowania HR umożliwia pracownikom wypełnianie i przechowywanie w – 4 za pośrednictwem ich systemu.

numer ubezpieczenia społecznego

chociaż nie są to „papiery wartościowe”, rząd federalny wymaga, aby każdy nowy pracownik otrzymał nazwisko i numer ubezpieczenia społecznego—w tym cudzoziemców rezydentów i cudzoziemców niebędących rezydentami. Wykorzystasz te informacje do wypełniania formularzy W – 2 dla swoich pracowników pod koniec roku., Formularz W-2 rejestruje zarobki Twoich pracowników za dany rok i jest wykorzystywany do celów podatkowych.

State Tax-potrącenie i rejestracja

podobnie jak FORMULARZ w-4 dla federalnego potrącenia podatku dochodowego, możesz również potrzebować nowego pracownika, aby wypełnić formularz potrącenia podatku stanowego. Nie wszystkie stany wymagają tych formularzy, dlatego warto sprawdzić obowiązujące przepisy dla danego stanu. Jeśli jednak twój stan wymaga tego formularza, Zazwyczaj będzie on wypełniany jak Federalny W-4., Podobnie jak W-4, będziesz chciał, aby twój pracownik wypełnił ten dokument przed pierwszą wypłatą i zachował swój formularz w aktach. Państwa formularze podatkowe u źródła mogą być również aktualizowane przez Państwa pracowników przez cały rok.

oprócz formularzy o potrąceniu podatku u źródła będziesz musiał również wypełnić nowe raporty o zatrudnieniu. Ta dokumentacja rekrutacyjna obejmuje dostarczenie podstawowych informacji o nowych pracownikach do Państwowego katalogu nowych pracowników, który jest następnie przekazywany do Krajowego katalogu., Wymagane jest zgłaszanie nowych pracowników, aby państwo mogło pobierać alimenty od pracowników, jeśli to konieczne.

formy świadczeń

nawet w przypadku małej firmy, przepisy federalne i stanowe wymagają, aby oferować swoim pracownikom pewne dodatkowe świadczenia—czyli świadczenia inne niż ich wynagrodzenie. Niektóre z tych świadczeń podlegają szczególnym przepisom, takim jak ustawa o opiece nad dziećmi i Ustawa o urlopie medycznym dla rodziny. Na przykład w niektórych stanach wymagane jest zaoferowanie pracownikom świadczeń, takich jak odszkodowanie dla pracowników i ubezpieczenie od niepełnosprawności., W związku z tym, w odniesieniu do wymaganych świadczeń, musisz upewnić się, że przestrzegasz obowiązujących przepisów dla swojego stanu i firmy oraz poprosić swoich pracowników o wypełnienie niezbędnych dokumentów związanych z tymi ofertami świadczeń.

Lista kontrolna nowych dokumentów do wynajęcia: formularze HR

istnieje wiele innych formularzy pracowników do wynajęcia, które mogą nie być wymagane, ale mogą być pomocne dla Twojej firmy, Twoich pracowników i działu kadr., To, które inne formularze lub dokumenty wypełniają twoi nowi pracownicy, zależy od twojej indywidualnej firmy, ale oto kilka typowych przykładów nowych dokumentów pracowniczych, które możesz uwzględnić w procesie wdrażania.

Direct Deposit Form

Jeśli zamierzasz płacić swoim pracownikom za pomocą bezpośredniego depozytu, będziesz chciał mieć formularz autoryzacji do wypełnienia. W tym formularzu zgodzą się na wpłatę za pomocą bezpośredniego depozytu i podadzą informacje potrzebne do dodania ich do listy płac.,

informacje o nagłych wypadkach

w przypadku nagłych wypadków z pracownikiem będziesz chciał wiedzieć, z kim się skontaktować. Powinieneś poprosić swojego pracownika o podanie kontaktu w nagłych wypadkach i zachowanie tych informacji w aktach. Podobnie możesz zapytać swoich pracowników o alergie lub ograniczenia dietetyczne, o których powinieneś wiedzieć, aby upewnić się, że zapewniasz im przyjazne i bezpieczne środowisko pracy.

Podręcznik pracownika i formularze Polityki

wiele firm tworzy podręcznik pracownika, który wymienia ważne informacje i procedury firmy., Często podręczniki pracowników zawierają takie tematy, jak zasady dotyczące miejsca pracy—takie jak molestowanie seksualne oraz zasady dotyczące narkotyków i alkoholu—a także wytyczne dotyczące ubioru, korzystania z Internetu, rejestracji świadczeń i innych. Dobrym pomysłem jest nie tylko stworzenie podręcznika dla pracowników, ale także poproszenie nowych pracowników o podpisanie formularza potwierdzającego, że otrzymali I przejrzeli podręcznik. Z podręcznikiem pracownika możesz dołączyć inne dokumenty związane z działalnością, które musisz podpisać, takie jak umowa o zakazie konkurencji lub o Zachowaniu Poufności.,

świadczenia niewymagane

oprócz świadczeń wymaganych przez prawo, będziesz chciał dostarczyć nowym pracownikom niezbędne dokumenty dotyczące innych świadczeń, które oferuje Twoja firma. Korzyści te mogą obejmować stypendia na dojazdy do pracy, świadczenia wellness, opcje na akcje, 401Ks i inne. Jeśli dasz swoim pracownikom możliwość zapisania się lub uczestnictwa w programach dodatkowych świadczeń, musisz podać im zarówno wyjaśnienie tych zasad, jak i formularze, które muszą wypełnić, aby wziąć udział, jeśli tak zdecydują.,

nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia: Wskazówki dotyczące usprawnienia procesu wdrażania

ze wszystkimi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia związanymi z nowymi pracownikami—wymaganymi i innymi—możesz czuć się przytłoczony, zwłaszcza jeśli masz ograniczone zasoby HR. Na szczęście istnieje kilka inicjatyw, które możesz podjąć, aby zmniejszyć obciążenie pracą papierkową:

• Bądź świadomy federalnego, stanowego i lokalnego prawa pracy. Chociaż uciążliwe, będziesz chciał mieć pewność, że jesteś dobrze poinformowany, jeśli chodzi o różne prawa pracy Twoja firma musi przestrzegać., Przepisy te będą informować, jakie dokumenty są wymagane dla nowych pracowników, a także harmonogram, w którym należy je wypełnić. Dodatkowo miej oko na zmiany w dokumentacji rekrutacyjnej-nowe wymagania lub zmiany w formularzach. Znajomość i przestrzeganie tych przepisów pomoże chronić firmę w przypadku audytu.
• nie czekaj do terminu na skompletowanie nowej dokumentacji. Każdy wymagany formularz ma inny termin i może być trudne do zapamiętania, który termin jest należny., Dlatego warto komunikować się z nowym pracownikiem przed datą jego rozpoczęcia, informować go o tym, jakie dokumenty będą musieli wypełnić nowi pracownicy i jakie dokumenty lub informacje będą potrzebne do tego. Następnie wypełnij wszystkie dokumenty z pracownikami pierwszego dnia i natychmiast je złóż.
• bezpiecznie Przechowuj wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia i aktualizuj je w razie potrzeby. Możesz przechowywać te informacje elektronicznie lub fizycznie, ale powinieneś upewnić się, że są one zarówno bezpieczne, jak i dostępne., Po raz kolejny, zapewnienie prawidłowego przechowywania wszystkich dokumentów pracowniczych może być niezbędne w przypadku audytu.
• korzystaj z oprogramowania HR. Jednym z najlepszych sposobów usprawnienia wdrażania jest wykorzystanie platformy oprogramowania HR, takiej jak Zenefits. Platformy te mogą pomóc w automatyzacji procesów, umożliwiając pracownikom wypełnianie formularzy online. Możesz również używać oprogramowania HR do przechowywania dokumentów firmowych, takich jak podręczniki pracowników i informacje o korzyściach—dzięki czemu są one łatwo dostępne dla nowych pracowników., Dodatkowo, aby jeszcze bardziej zmniejszyć obciążenie, niektóre oferty oprogramowania HR obejmują nawet przetwarzanie płac.

nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia: Dolna linia

pod koniec dnia pozyskiwanie nowych pracowników jest ekscytującym doświadczeniem dla Twojej firmy. Chociaż istnieją nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia, które muszą zostać wypełnione, możesz ułatwić proces, przygotowując się z wyprzedzeniem i komunikując się z nowymi pracownikami przed ich datą rozpoczęcia., Obserwacja obowiązujących przepisów federalnych, stanowych i lokalnych pomoże upewnić się, że jesteś zgodny z procesami HR—a korzystanie z oprogramowania HR to świetna inwestycja, aby pomóc zarówno Tobie, jak i Twoim pracownikom w nowych dokumentach dotyczących zatrudnienia i nie tylko. Ostatecznie, po przesłaniu lub zapisaniu wszystkich wymaganych dokumentów pracowniczych, przejdziesz przez najbardziej żmudną część procesu wdrażania i będziesz mógł kontynuować szkolenie pracowników.