Jeśli jesteś osobą, która lubi mieć miejsce na wszystko i mieć wszystko na swoim miejscu, z przyjemnością uczestniczysz w dobrze zorganizowanym spotkaniu. Jeśli jesteś osobą typu B, która ma miejsce na prawie wszystko i wszystko jest na swoim miejscu, prawdopodobnie lubisz dobrze zorganizowane spotkania. Zorganizowane spotkania, które mają dobrze wyegzekwowane Zasady, eliminują zamieszanie z tego, kto będzie przemawiał pierwszy i co będzie dalej w porządku obrad., Regulamin Roberta jest najczęstszą formą procedury parlamentarnej protokołów posiedzeń. Poczucie porządku sprawia, że każdy może skupić się na ważnej pracy, którą ma przed sobą.

pod koniec XIX wieku Generał Brygady Armii USA Henry Martyn Robert stanął przed zadaniem zorganizowania spotkania przed całym Kościołem. Nie chcąc nikogo zawieść, generał dołożył należytej staranności w poszukiwaniu środków na właściwą drogę do prowadzenia spotkania biznesowego. Niestety, po wyczerpujących poszukiwaniach podręcznika na temat spotkań, wyszedł suchy.,

będąc liderem, jakim był, postanowił stać się pierwszym autorytetem w dziedzinie procedury parlamentarnej. Korzystając z wiedzy, której nauczył się podczas badań nad spotkaniami, dostał się do pracy, pisząc zestaw zasad, które każda grupa lub organizacja może wykorzystać do przeprowadzenia uczciwego i odpowiedzialnego spotkania. W 1876 opublikował swoje pisma pod nazwą Robert ' s Rules of Order. Robert ' s Rules of Order został zmieniony kilka razy od tego czasu, ale obecnie jest nadal szeroko stosowany na całym świecie i jest w jego jedenastym wydaniu.,

to, co sprawia, że reguły porządku Roberta są tak popularne, to to, że pozwalają mniejszości mieć głos, równoważąc go z prawami większości do działania i podejmowania zbiorowych decyzji.

podstawowe rozumienie reguł porządkowych Roberta

jednym z najbardziej podstawowych zasad procedury parlamentarnej jest uprzednie zawiadomienie o posiedzeniu, które jest wymagane w przypadku niektórych rodzajów spotkań. Celem wcześniejszego powiadomienia jest upewnienie się, że wszyscy uczestnicy są świadomi, kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie, co będą omawiać i kolejność, w jakiej będą omawiać rzeczy., Dyrektorzy zarządu zazwyczaj głosują za zatwierdzeniem porządku obrad na początku posiedzenia; gdy to nastąpi, nic dodatkowego nie może być umieszczone w porządku obrad lub omówione na posiedzeniu.

Zarząd ma prawo decydować, czy zezwoli opinii publicznej na jawny udział w spotkaniu. Większość zarządów decyduje się na nałożenie limitu czasu dla członków społeczeństwa na wypowiadanie się, zwłaszcza gdy publiczność jest duża lub jeden lub więcej tematów w agendzie są kontrowersyjne, aby zapobiec zbyt długim posiedzeniom lub wymknięciu się spod kontroli., Jeśli jakakolwiek część spotkania wymyka się spod kontroli, lub Rada musi omówić kwestie o charakterze wrażliwym lub poufnym, mogą wybrać, aby przejść do zamkniętej sesji, która jest również nazywana sesją wykonawczą. Kiedy zarządy decydują się na publiczne wypowiadanie się, jest to czas, aby członkowie zarządu wysłuchali i rozważyli swoje opinie, ale nie jest to czas, aby dyrektorzy zarządu odpowiadali publicznie lub podejmowali decyzje na miejscu.

Obsługa wniosków ze spotkań

każdy punkt porządku obrad jest oficjalnym punktem do dyskusji. Dyrektorzy zarządu otwierają dyskusję, składając wniosek., Gdy dyrektorzy zarządu złożą wniosek, jest on uważany za „na stole”, a przewodniczący Rady musi obsłużyć wniosek w jakiś sposób.

podobnie jak spotkania mają zasady i porządek na rzeczy, wnioski mają hierarchię między nimi i zasady, jak powinien sobie z nimi poradzić przewodniczący Rady. Przewodniczący Rady muszą obsługiwać wnioski posiedzenia w odpowiedniej kolejności i zgodnie z odpowiednimi zasadami. Rady mogą debatować nad niektórymi wnioskami, a nie innymi.,

wnioski o odroczenie, wezwanie do przerwy, postawienie punktu na stole, omówienie poprzedniego pytania, poproś o ograniczenie lub rozszerzenie debaty, a pytania o przywilej to wnioski nie do odrzucenia.

zarządy mogą debatować o tym, kiedy przełożyć posiedzenie, delegowanie punktu do Komisji, zmiana wcześniejszego wniosku, przesunięcie punktu na czas nieokreślony i wprowadzenie głównego wniosku.

aby omówić punkt porządku obrad, dyrektor Zarządu musi najpierw złożyć wniosek, mówiąc: „przenoszę się do…”. Inny dyrektor Zarządu musi poprzeć wniosek o przeprowadzenie dyskusji., W przypadku, gdy nikt nie zdecyduje się na drugi wniosek, przewodniczący Rady musi obsłużyć wniosek, ogłaszając coś w stylu: „słysząc nie ma drugiego, wniosek zostaje odrzucony.”

tak długo, jak ktoś sekunduje wniosek, osoba, która go złożyła, otwiera dyskusję, podając swoją opinię na jego temat. Przewodniczący Rady ułatwia dyskusję, wciągając w nią wszystkich członków i perspektywy. Ostatnim krokiem jest ponowne rozpatrzenie wniosku przez przewodniczącego Rady i głosowanie nad nim przez Radę.,

Kiedy staje się jasne, że zarząd nie jest gotowy do podjęcia decyzji w sprawie przedmiotu, zamiast głosować nad nim, dyrektor zarządu może zdecydować się na odroczenie przedmiotu na czas nieokreślony. Daje to zarządowi możliwość podjęcia sprawy na późniejszym posiedzeniu. W tej sytuacji członek zarządu składa wniosek o odroczenie danej sprawy, a inny członek musi dać mu sekundę przed głosowaniem całej Rady na jej odroczenie.

odkładanie przedmiotu nie powinno być mylone ze składaniem przedmiotu, co pozwala zarządowi Na ponowne podniesienie przedmiotu w późniejszym czasie na spotkaniu lub w późniejszym terminie., Podobnie jak w przypadku odroczenia artykułu, złożenie artykułu wymaga, aby dyrektor Rady poparł wniosek, a Rada musi głosować, aby złożyć artykuł.

wykwalifikowany przewodniczący rady lub facylitator będzie wiedział, kiedy nadszedł czas, aby zakończyć dyskusję i doprowadzić ją do głosowania. W odpowiednim czasie właściwe jest, aby przewodniczący Rady „postawił pytanie”, co sygnalizuje zarządowi, aby ktoś zgłosił się do głosowania w sprawie pytania. Wniosek o głosowanie powinien zasygnalizować sekundę w sprawie wniosku i wezwanie do głosowania. Jeśli dwie trzecie głosów Zarządu za pytaniem, przechodzi.,

po omówieniu wszystkich punktów porządku obrad członek zarządu składa wniosek o odroczenie obrad. Inny poseł daje mu drugą, a grupa głosuje nad tym, czy zakończyć posiedzenie.

jest o wiele więcej rodzajów wniosków i długa lista zasad ich obsługi. Członkowie zarządu nie muszą zapamiętywać każdego szczegółu zasad. Większość zarządów trzyma kopię Regulaminu Roberta pod ręką podczas spotkań na wypadek, gdyby musieli coś sprawdzić.

być może jedną z najtrudniejszych i czasochłonnych części planowania spotkań jest opracowanie agendy i złożenie książki zarządu Razem., Portal tablicy BoardEffect ułatwia tę część procesu, dzięki elektronicznemu szablonowi, w którym tablice mogą dodawać elementy w kilka sekund. Program umożliwia również załączanie dokumentów i raportów poprzez dodawanie linków. Portal zarządów usprawnia proces agendy, oszczędzając deski dużo czasu i kosztów materiałowych.

porządek obrad i Regulamin są ważnymi narzędziami posiedzeń zarządu, które w połączeniu z portalem zarządu dostarczają niezbędnych składników do dobrze prowadzonego posiedzenia zarządu.