Jak napisać prawidłowy e-mail

niezależnie od tego, czy jesteś młodym profesjonalistą, czy doświadczonym menedżerem, pisanie e-maili jest istotnym aspektem komunikacji biznesowej. A dzięki temu, co często postrzegane jest jako tajemnice angielskiej gramatyki i subtelności słowa pisanego, może to być codzienna walka., Jest to szczególnie ważne, jeśli musisz zmotywować zapracowanych ludzi do odpowiedzi lub zajęcia się potencjalnie drażliwym tematem. Aby napisać świetny e-mail, musisz wiedzieć dwie rzeczy: typowe błędy, których należy unikać, i strategie następnego poziomu, aby iść do przodu.

ale przede wszystkim—musisz wiedzieć, jak wygląda świetny e-mail, jeśli masz zamiar go napisać.

Anatomia dobrego e-maila

każdy e-mail, który piszesz, ma tę samą podstawową strukturę: temat, powitanie, treść e-maila i zamknięcie. Ale jak w przypadku każdej pisemnej formy profesjonalnej komunikacji, jest na to właściwy sposób i standardy, których należy przestrzegać., Oto jak napisać prawidłowy e-mail:

1subject line

temat może być najważniejszą częścią e-maila, choć często jest pomijany na rzecz ciała e-mail. Ale jeśli jesteś zimny e-mail kogoś, lub po prostu nawiązanie relacji zawodowych, temat linii może zachęcić ludzi do otwarcia wiadomości, a także ustawić oczekiwania co do tego, co jest zamknięte. Z drugiej strony źle spreparowany lub ogólny temat (jak „Cześć” lub „nie chcesz przegapić tych”) może zniechęcić czytelnika i spowodować, że Twoja wiadomość e-mail wyląduje w folderze spamu.,

„poświęć dwa razy więcej czasu na tworzenie odpowiedniego tematu, Jak to robisz na stronie, ponieważ jeśli nie otworzą e-maila, nie ma to znaczenia”, mówi Cole Schafer, założyciel i szef Copy Honey Copy.

2Openers

w większości sytuacji pisania e-maili, będziesz chciał dołączyć szybkie powitanie, aby potwierdzić czytelnika przed nurkowaniem do głównej wiadomości lub prośby.

wyjątek: gdy jesteś w łańcuchu e-mail z bliskimi współpracownikami, często bardziej naturalne staje się opuszczenie otwieracza (jak również zamknięcie)., Chociaż początkowo może to być faux pas, to sygnalizuje lepszy profesjonalny kontakt.

3body

treść wiadomości e-mail jest mięsem Twojej wiadomości i musi mieć jasny i konkretny cel, taki jak uzyskanie opinii na temat prezentacji lub zorganizowanie spotkania z nowym klientem. Powinien być również zwięzły. W ten sposób ludzie będą bardziej skłonni go przeczytać, a nie skubać i ryzykować brak krytycznych informacji. Jeśli możesz, sprowadzaj to do kilku zdań.

a w przypadku e-maili, które wymagają większej długości i szczegółów, zachowaj je tak skoncentrowane, jak to tylko możliwe., „Nikt nie chce otrzymywać powieści. Chcemy, aby tekst znajdował się pomiędzy trzema, czterema lub pięcioma linijkami tekstu” – mówi Schafer.

4Closings

tak jak chcesz zacząć wszystko od prawej stopy z pozdrowieniami, chcesz również dobrze się rozstać. To oznacza napisanie przyjaznego podpisu. I jest wiele opcji do wyboru.,

na przykład, oto 12 typowych i profesjonalnych zamknięć, które użytkownicy Grammarly wybierali w danym dniu:

będziesz chciał wybrać zamknięcie, które jest prawdziwe dla twojej osobowości i dopasować je do relacji, aby zapewnić odpowiedni poziom profesjonalizmu. Z drugiej strony typowe zamknięcia ,takie jak” miłość”,” wysłane z iphone ' a „lub” thx”, mogą być najlepiej pozostawione nieużywane w profesjonalnych e-mailach.

możesz dodać dowolne słowo do swojego osobistego słownika.

Jakie słowa dodasz? # cleanwritinghttps: / / t.,Grammarly-Grammarly (@Grammarly) 18 września 2018

najczęstsze błędy w pisaniu e-maili (i co robić zamiast tego)

tak jak każdy e-mail jest szansą na rozwój zawodowy, istnieje również potencjał, aby wpaść w typowe złe nawyki pisania e-maili., Oto osiem błędów, których należy unikać:

1wymaganie niezbędnych przecinków oksfordzkich

przecinek Oksfordzki może być nieco polaryzacyjny, gdy myślisz o tym, jak napisać właściwą wiadomość e —mail, w zależności od tego, który przewodnik stylu jest wykorzystywany do profesjonalnej komunikacji w Twojej branży-zwykle jest unikany lub okrzyknięty narzędziem do wyjaśnienia. Tak czy inaczej, Wiele osób ma na ten temat zdecydowane opinie. Ale pominięcie ich może prowadzić do zamieszania, w zależności od zdania.

podobnie jak zdrowe małżeństwo, styl AP wymaga jasnej komunikacji.,Wierzymy również w wartość kompromisu. Więc dla przypomnienia, Stylbook nie zabrania wszystkich przecinków oksfordzkich. Jeśli pominięcie przecinka może prowadzić do nieporozumień lub błędnej interpretacji, użyj przecinka. https://t.co/vGsuRrwpQW

— ap Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018

Co zrobić zamiast tego: chociaż przecinek Oxford może nie być odpowiedni w niektórych kontekstach, zwykle dobrym pomysłem jest użycie ich w wiadomościach e-mail. To dlatego, że może pomóc zaoszczędzić czas i uniknąć nieporozumień, zamieszania, a nawet problemów prawnych.,

2hedging

użytkownicy Grammarly wiedzą, że jeśli chodzi o hedging, lepiej go pominąć niż zostawić, zwłaszcza w mailach. A jeśli martwisz się, że wyjdziesz na niegrzecznego, nie bądź: wbrew powszechnemu przekonaniu, język hedgingowy sprawia, że brzmisz mniej pewnie, co może ostatecznie podważyć twoje pisanie.

Co robić zamiast tego: podać swój pomysł lub opinię, a następnie wyjaśnić „dlaczego” za swoim rozumowaniem. W ten sposób będziesz lepiej zrozumiany i twój blask może zabłysnąć.,

3extremely long and/or understanding copy

czy przeczytałbyś maila, który miał 1000 słów? Prawdopodobnie nie-większość ludzi przegląda maile, które są po długiej stronie. A jeśli dodasz trudne do naśladowania zdania lub mieszane wiadomości, do projektu, jesteś jeszcze mniej prawdopodobne, aby uzyskać satysfakcjonującą odpowiedź. (Lub jakiejkolwiek odpowiedzi.)

„rozumiem, że to tylko te ogromne bloki tekstu. I rozumiem, dlaczego to robią – więc masz wystarczająco dużo szczegółów. Ale to naprawdę trudne do odczytania i nie zamierzam przeczytać całość”, mówi Kat Boogaard, pisarz niezależny z Wisconsin.,

Co zrobić zamiast tego: Zachować zwięzłość i skupić się na sprawie pod ręką. Następnie zakończ wezwanie do działania, żądaną datę odpowiedzi i wyjaśnij, że jesteś otwarty na pytania i działania następcze (jeśli tak jest).

4nie zbyt przypadkowe (lub formalne)

w zależności od okoliczności, wahanie się zbytnio do nieformalnej lub formalnej strony pisania może być błędem. Bycie zbyt swobodnym jest często postrzegane jako błąd początkującego, ale sztywny, formalny język może być również szkodliwy dla Twojego przekazu.,

Co zrobić zamiast tego: w znalezieniu idealnej równowagi między formalnym i nieformalnym kluczem jest myślenie o relacji między sobą a odbiorcą i przyjmowanie wskazówek społecznych w miarę rozwoju komunikacji.

„chcesz zobaczyć, co robi ktoś inny i uczestniczyć, bawić się, doceniać sposób rozwoju komunikacji i oczekiwania w związku” – mówi Dan Post Senning, ekspert ds. etykiety w Emily Post Institute.,

5Cliches

nie wszystkie klisze e-mail są grzechami kardynalnymi., Niektóre aspekty Twoich e-maili muszą być trochę schematyczne. W końcu większość wiadomości e-mail ma tę samą podstawową strukturę, a są zwroty, których możesz użyć, aby zapewnić przejrzystość lub pokryć swoje podstawy. Ale jeśli masz zamiar powtórzyć zwroty, upewnij się, że mają jasny cel.

jak mówi Kiera Wright-Ruiz, menedżer mediów społecznościowych w lokalnych przewodnikach Google: „mimo że zawsze powtarzam:” proszę daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania”, naprawdę chcę wiedzieć, czy mają pytania.,”

jednak w większości przypadków będziesz chciał edytować banały, gdy tylko będzie to możliwe, ponieważ mogą one sprawić, że ludzie się dostrajają. Oto siedem najlepszych, których należy unikać:

metoda: szukaliśmy terminów używanych przez użytkowników Grammarly na podstawie naszych najpopularniejszych artykułów na blogu.

Co zrobić zamiast tego: spróbuj przeczytać szkic dla klisz, tonu i głosu, aby skuteczniej komunikować swoją wiadomość, utrzymując czytelnika zaangażowanego. Zadaj sobie pytanie: jeśli twój szef (lub mama) przeczytał tego e-maila, czy byłbyś z niego zadowolony? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to jesteś na dobrej drodze.,

6repetition

ludzie często powtarzają słowa w tym samym akapicie, dwa razy w dwóch zdaniach lub po prostu zbyt blisko siebie, aby pozostać niezauważonym. Chociaż nie jest to najgorsze wykroczenie, to kolejna rzecz, która może sprawić, że czytelnik się odetnie.

oto najczęściej powtarzane słowa, których należy unikać:

Co zrobić zamiast tego: spróbuj odczytać szkic na głos, używając funkcji text-To-speech w telefonie lub uruchomić go przez kolegę przed wysłaniem go. Grammarly może również pomóc ci złapać te powtarzające się lub nadużywane słowa.,

7robotic language

Email może być potomkiem poczty ślimakowej, ale to nie znaczy, że Twoje wiadomości powinny brzmieć jak stara wersja ciebie. W rzeczywistości e-maile powinny brzmieć jak osoba, która je pisze. Więc używanie zwrotów, które brzmią jak coś z powieści wiktoriańskiej, nie jest najlepszym posunięciem, jeśli chcesz połączyć się z czytelnikiem.

„spójrzmy prawdzie w oczy: nikt nie chce czytać podręczników szkolnych. Chcesz przeczytać blog, artykuł lub prawdziwą rozmowę. To człowiek, a nie robot., Więc używaj języka, który brzmi jak coś, co byś powiedział, gdybyś siedział w kawiarni” – mówi szef copy Schafer.

Co zrobić zamiast tego: możesz uzyskać bardziej naturalny efekt udając, że piszesz do przyjaciela lub rozmawiasz z zaprzyjaźnionym znajomym. Na przykład, prawdopodobnie nie powiedziałbyś czegoś w stylu „pozdrowienia” i „mam nadzieję, że pogoda jest uczciwa, gdzie jesteś”, gdybyś spotkał kogoś na kawie. Powiedziałbyś coś w stylu „cześć” i ” jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas.”

8zastosowanie wykrzykników!

entuzjazm jest wielki., Ale w pewnych kontekstach nadużywanie wykrzykników może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Jest to szczególnie ważne, jeśli tworzysz nowe relacje lub kontaktujesz się z kimś spoza firmy. W końcu jesteś przedstawicielem swojej pracy, gdy używasz firmowego adresu e-mail. Ale ludzie uwielbiają wykrzykniki i nadal są czymś, na czym wielu ludzi polega, aby przekazać pozytywny ton.,

na przykład, oto najczęściej używane zdania i słowa, których ludzie używają z wykrzyknikami w wiadomościach e-mail:

Co zrobić zamiast tego: po napisaniu projektu, wykonaj szybkie wyszukiwanie wykrzykników i użyj swojej oceny, aby określić, które (jeśli istnieją) zachować na podstawie relacji z odbiorcą. Ogólnie rzecz biorąc, staraj się trzymać go do jednego lub dwóch na e-mail z kolegami.

czujemy się dziś wdzięczni.

Grammarly używa takich gwiazd jak @MarketingProfs., Grammarly (Grammarly) 28 września 2018 r.

next— level mail writing moves

gdy już masz odpowiedni format wiadomości e-mail i wiesz, jakich błędów unikać, nadszedł czas, aby skupić się na tym, aby twoje projekty wyróżniały się na tle innych.mnóstwo e-maili, które większość ludzi dostaje każdego dnia. Oto cztery strategie, które pomogą Ci przejść na wyższy poziom:

Myśl pozytywnie

wysyłanie wiadomości e-mail, która jest zdalnie negatywna, a nawet neutralna, może postawić cię w trudnym miejscu., I tak jak w przypadku każdej komunikacji pisemnej, może być miejsce na błędną interpretację.

„w przypadku braku innych informacji, nasza interpretacja często jest negatywna”-wyjaśnia ekspert ds. komunikacji-etykiety Post Senning. „Kiedy mówisz o negatywnej komunikacji, jesteś informacją, która jest tonem głosu, błyskiem w oku, dobrym humorem, z którym zamierzasz coś zrobić, a nawet prawdziwą troską lub troską, z którą oferujesz krytykę. Więc bądź bardzo ostrożny. Kiedy coś czyta się jako negatywne dla Ciebie, prawdopodobnie pojawia się jako jeszcze bardziej negatywne dla kogoś innego.,”

Uderz właściwy ton

nie chciałbyś otrzymać e-maila, który brzmi” droga ” lub który odwołuje się do twojej pracy w public relations, gdy rzeczywiście jesteś w sprzedaży, ponieważ natychmiast pokazałoby to, że nadawca albo masowo wysyła do Ciebie e-mail, albo nie zrobił odpowiednich badań i nie znalazł odpowiedniego kontaktu. Podobnie, będziesz chciał upewnić się, że każdy e-mail, który wysyłasz, ma ton, który jest opracowany specjalnie dla odbiorcy i że wysyłasz go do właściwej osoby.,

więc mimo, że korzystanie z szablonów może być kuszące, ważne jest, aby je spersonalizować i pamiętać o stylu komunikacji odbiorcy przed naciśnięciem wyślij. Aby to osiągnąć, szybkie wyszukiwanie w Google lub zerknięcie na kanał LinkedIn lub Twitter odbiorcy może zdziałać cuda.

przed wysłaniem spróbuj postawić się w sytuacji odbiorcy, aby sprawdzić ton i treść. A jeśli masz trudności z odczytaniem własnego tonu w e-mailu, Detektor tonu Grammarly pomoże Ci określić, jak brzmisz dla odbiorcy.,

Kontynuuj—w odpowiednim czasie

Jeśli wysyłasz maila, prawdopodobnie szukasz szybkiej odpowiedzi. Ale z dużą ilością e-maili, które większość ludzi sortuje każdego dnia, rzeczy mogą się zgubić. Co do zasady, kontynuacja wiadomości nigdy nie powinna być krótsza niż dwadzieścia cztery godziny po wysłaniu początkowej wiadomości e-mail.

innymi słowy: nie bądź osobą, która wysyła kolejne żądanie dwie godziny po wysłaniu. W skrajnych przypadkach takie zachowanie może nawet spowodować zablokowanie., „Kiedy poświęcasz więcej czasu i faktycznie dbasz o osobę po drugiej stronie wiadomości e-mail, natychmiast zobaczysz znacznie wyższy wskaźnik odpowiedzi. Musiałem się tego nauczyć na własnej skórze” – mówi szef copy Schafer.

Ułatw to oczom

Większość wysyłanych wiadomości będzie prawdopodobnie krótsza, co jest Świetne do szybkich odpowiedzi i załatwiania spraw. Ale dla dłuższych wiadomości e-mail, skanowanie to nazwa gry. Wtedy przydają się rzeczy takie jak pogrubiona czcionka, punktory, podkreślone zdania i sekcja TL;DR (zbyt długa, nie przeczytana).,

podczas tworzenia wiadomości e-mail Należy pamiętać o wielu czynnikach i istnieje szeroki margines błędu. Ale po tym wszystkim, co zostało powiedziane i zrobione, nie chodzi o doskonałość. Chodzi o skuteczną komunikację.

„myślę, że ludzie odczuwają presję, że trzeba być idealnym komunikatorem z tym ogromnym słownictwem i tymi doskonale ułożonymi zdaniami. I nie wiem, czy zawsze tak jest, bo jesteście tylko dwiema osobami, komunikującymi się ” – mówi niezależny pisarz Boogaard.Grammarly to Grammarly:

• Jak działa Grammarly?,Grammarly jest Grammarly 's Tone Detector (Wykrywacz tonów Grammarly' ego), który pomaga Ci się uczyć.
• poznaj Detektor tonów Grammarly