nouveaux documents de recrutement: Le Guide de la petite entreprise pour L’intégration des employés

que vous dirigiez vous—même les ressources RH de votre entreprise ou que vous disposiez de ressources RH dédiées, l’embauche d’un nouvel employé est un processus complexe et important. Une fois qu’un candidat a accepté votre offre d’emploi et que vous avez défini sa date de début, il y a différentes étapes d’intégration à suivre, y compris s’assurer que votre nouveau membre de l’équipe remplit les documents d’emploi appropriés., Il y a un certain nombre de formulaires importants pour les nouveaux employés qui doivent être remplis—en particulier ceux qui sont requis par la loi.

pour simplifier la paperasse des nouveaux employés, il est préférable de se préparer à l’avance, non seulement en sachant quels formulaires doivent être remplis et quand, mais en les préparant pour la date de début de votre employé. Ce nouveau guide de la paperasse de location, donc, décomposera les différents formulaires requis, ce que vous devez savoir à leur sujet, et des conseils généraux pour rendre le processus d’intégration aussi transparente que possible.,

documents relatifs aux nouveaux employés: ce que vous devez savoir

Si vous embauchez votre premier employé, vous ne connaissez peut-être pas complètement les types de documents relatifs aux nouveaux employés qui sont exigés de votre entreprise. Comme nous l’avons mentionné, certains nouveaux documents de location, comme le W-4 et I-9, sont requis par la loi fédérale ou de l’État, tandis que d’autres pourraient simplement être nécessaires ou recommandés pour les procédures RH de votre entreprise. Cela étant dit, vous devrez vous assurer que les nouveaux documents des employés requis par la loi sont remplis avec précision et dans les délais appropriés., Heureusement, des agences gouvernementales comme L’IRS et le Département de la sécurité intérieure des États-Unis fournissent des guides en ligne détaillés pour vous informer de la complétion de ces formulaires.

Si vous n’êtes pas sûr du type de documents de recrutement RH que vous devriez avoir pour votre entreprise, vous pouvez consulter votre représentant RH ou un consultant RH tiers. Dans cet esprit, cependant, la documentation commune spécifique à l’entreprise comprend un manuel de l’employé, des documents sur les avantages sociaux et des formulaires de politique d’entreprise., Étant donné que ces types de documents sont spécifiques à votre organisation, vous ne devrez peut-être pas les remplir immédiatement. En fin de compte, le calendrier et la nature de cette nouvelle paperasse de location sont à vous. Vous voudrez toutefois que les lignes directrices entourant ces types de formulaires soient claires pour vos employés lorsqu’ils commenceront.

liste de vérification des nouveaux documents D’embauche: formulaires requis

maintenant que nous avons parcouru un bref aperçu des nouveaux documents d’embauche, plongeons plus en profondeur dans les formulaires spécifiques que vous devrez remplir.,

Formulaire I-9

le formulaire I-9 est un formulaire fédéral obligatoire pour les nouveaux employés qui vérifie l’admissibilité des candidats à travailler aux États-Unis. Le formulaire I-9 est rempli par vous et votre employé et doit être rempli dans les trois jours suivant la date de début de l’employé. Bien que le formulaire n’ait pas besoin d’être soumis au gouvernement fédéral, vous devez le conserver dans vos dossiers (physiquement ou électroniquement) pendant trois ans après la date d’embauche ou un an après la cessation d’emploi, selon la date la plus tardive., Le formulaire I – 9 consiste à examiner les pièces d’identité de chaque employé pour s’assurer qu’elles sont valides et répondent aux critères fédéraux. Vous pouvez remplir ce formulaire par voie électronique en utilisant E-Verify, qui vous permet de recouper les renseignements avec la base de données du gouvernement fédéral. De nombreuses plates-formes logicielles RH fournissent également des capacités de Formulaire I-9.

votre employé remplira le formulaire I-9 et fournira son identification comme preuve de son admissibilité à travailler aux États-Unis.vous examinerez ses informations et signerez le formulaire indiquant qu’à votre connaissance, l’identification fournie est valide., Ce formulaire énumère les formes d’identification acceptables que vous pouvez utiliser pour vérifier l’admissibilité de votre employé. Vous devez fournir cette liste aux nouveaux employés afin qu’ils puissent décider quels types d’identification apporter. Vous ne pouvez cependant pas indiquer aux employés quel type d’identification apporter ou refuser leur droit d’utiliser chaque type. Pour vous assurer de remplir en temps opportun le formulaire I-9, Il est utile de dire à votre employé d’apporter ses documents d’identité avec lui le premier jour.

formulaire W-4

le formulaire W-4 est une autre exigence fédérale en matière de formalités administratives pour les nouveaux employés., Ce formulaire enregistre le montant qui devrait être retenu sur le salaire de chaque employé pour les impôts basés sur les exemptions. L’employé remplira le nombre d’exemptions qu’il réclamera sur ses impôts. Le W-4 devrait être efficace avec le premier chèque de paie de votre employé, donc c’est aussi un formulaire que vous voudrez avoir rempli rapidement. Vous ne pouvez pas dire à vos employés comment ils doivent remplir leur W-4, mais vous pouvez les aider à trouver des ressources pour déterminer leurs retenues d’impôt pour remplir le formulaire, comme ce calculateur de retenue IRS.

les employés peuvent modifier les exemptions sur les formulaires W-4 quand bon leur semble., Vous devez conserver la version la plus récente du W-4 d’un employé. Encore une fois, de nombreuses plates-formes logicielles RH permettent à vos employés de remplir et de stocker le W-4 via leur système.

numéro de sécurité sociale

bien que ce ne soit pas de la « paperasse” en soi, le gouvernement fédéral exige que vous obteniez le nom et le numéro de sécurité sociale de chaque nouvel employé—y compris les employés étrangers résidents et non résidents. Vous utiliserez ces informations pour remplir les formulaires W-2 pour vos employés à la fin de l’année., Le formulaire W-2 enregistre les gains de vos employés pour l’année et est utilisé à des fins fiscales.

retenue D’impôt D’état et enregistrement

tout comme le formulaire W-4 pour la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, vous pouvez également avoir besoin de votre nouvelle embauche pour remplir un formulaire de retenue d’impôt d’état. Tous les États n’exigent pas ces formulaires, vous voudrez donc vérifier les lois applicables à votre état particulier. Cependant, si votre état exige ce formulaire, il sera généralement rempli comme le W-4 fédéral., Comme le W-4, vous voudrez que votre employé remplisse ce document avant son premier chèque de paie et conserve son formulaire dans son dossier. Les formulaires de retenue d’impôt de l’état peuvent également être mis à jour par vos employés tout au long de l’année.

en plus des formulaires de retenue d’impôt de l’état, vous devrez également remplir de nouveaux rapports d’embauche. Cette paperasse d’embauche implique de fournir les informations de base sur vos nouveaux employés à votre répertoire D’état des nouvelles embauches, qui est ensuite transmis au Répertoire National., Les nouveaux rapports d’embauche sont nécessaires pour que l’État puisse percevoir les pensions alimentaires des employés, si nécessaire.

formulaires de prestations

même en tant que petite entreprise, les lois fédérales et étatiques exigent que vous offriez à vos employés certains avantages sociaux, c’est—à-dire des avantages autres que leur salaire. Certaines de ces prestations relèvent de lois particulières, comme la Loi sur les soins abordables et la Loi sur le congé médical Familial. Dans certains états, par exemple, il est nécessaire que vous offriez à vos employés des avantages tels que l’indemnisation des travailleurs et l’assurance invalidité., En ce qui concerne les avantages requis, vous devrez donc vous assurer que vous respectez les lois applicables à votre état et à votre entreprise et demander à vos employés de remplir les documents nécessaires associés à ces offres d’avantages.

liste de vérification pour les nouveaux employés: formulaires RH

Il existe de nombreux autres formulaires pour les nouveaux employés qui peuvent ne pas être requis, mais qui peuvent être utiles pour votre entreprise, vos employés et votre service des ressources humaines., Les autres formulaires ou documents que vos nouveaux employés rempliront dépendront de votre entreprise individuelle, mais voici quelques exemples courants de paperasse pour les nouveaux employés que vous voudrez peut-être inclure dans votre processus d’intégration.

formulaire de dépôt Direct

Si vous voulez payer vos employés par dépôt direct, vous voudrez avoir un formulaire d’autorisation à remplir. Sur ce formulaire, ils accepteront d’être payés par dépôt direct et fourniront les informations dont vous aurez besoin pour les ajouter à votre paie.,

informations D’urgence

En cas d’urgence avec votre employé, vous voudrez savoir qui contacter. Vous devriez demander à votre employé de fournir sa personne-ressource en cas d’urgence et de conserver ces renseignements au dossier. De même, vous voudrez peut-être demander à vos employés des allergies ou des restrictions alimentaires dont vous devriez être conscient pour vous assurer que vous leur fournissez un environnement de travail accommodant et sûr.

Manuel de L’employé et formulaires de politique

de nombreuses entreprises créent un manuel de l’employé qui répertorie les informations et procédures importantes de l’entreprise., Souvent, les manuels des employés incluent des sujets tels que les politiques en milieu de travail—comme le harcèlement sexuel et les politiques sur les drogues et l’alcool—ainsi que des lignes directrices pour le code vestimentaire, l’utilisation d’internet, l’inscription aux avantages sociaux, etc. Non seulement c’est une bonne idée de créer un manuel de l’employé, mais vous pouvez également demander à vos nouveaux employés de signer un formulaire reconnaissant qu’ils ont reçu et examiné le manuel. Avec le manuel de l’employé, vous pouvez inclure d’autres documents liés à l’entreprise que votre nouvel employé doit signer, comme un accord de non-concurrence ou de non-divulgation.,

avantages Non requis

en plus des avantages exigés par la loi, vous devrez fournir aux nouveaux employés les documents nécessaires concernant les autres avantages offerts par votre entreprise. Ces avantages peuvent inclure des allocations de transport, des avantages de bien-être, des options d’achat d’actions, 401k et plus encore. Si vous donnez à vos employés la possibilité de s’inscrire ou de participer à des programmes d’avantages sociaux supplémentaires, vous voudrez leur donner à la fois une explication de ces politiques, ainsi que les formulaires qu’ils doivent remplir pour participer s’ils le souhaitent.,

paperasse des nouveaux embauchés: conseils pour rationaliser le processus d’intégration

avec toutes les paperasse d’emploi impliquées avec les nouveaux embauchés—nécessaires et autres—vous pourriez vous sentir dépassé, surtout si vous avez des ressources RH limitées. Heureusement, il existe quelques initiatives que vous pouvez prendre pour alléger le fardeau de la paperasse d’embauche:

• soyez conscient des lois fédérales, étatiques et locales du travail. Bien que encombrant, vous voudrez être sûr que vous êtes bien informé en ce qui concerne les différentes lois du travail que votre entreprise doit respecter., Ces lois indiqueront quel type de documents sont requis pour les nouveaux employés, ainsi que le calendrier dans lequel ils doivent être remplis. De plus, gardez un œil sur les changements dans les documents d’embauche—nouvelles exigences ou changements dans les formulaires. Connaître et respecter ces lois aidera à protéger votre entreprise dans le cas d’un audit.
• N’attendez pas la date limite pour remplir les nouveaux documents de location. Chaque formulaire requis a une date limite différente, et il peut être difficile de se rappeler lequel est dû quand., Par conséquent, il est utile de communiquer avec votre nouvel employé avant sa date de début, de l’informer des documents qu’il devra remplir et des documents ou informations dont il aura besoin pour le faire. Ensuite, remplissez tous les documents avec vos employés le premier jour et déposez-les ou soumettez-les immédiatement.
• rangez en toute sécurité tous les documents d’emploi et tenez-les à jour si nécessaire. Vous pouvez stocker ces informations par voie électronique ou physique, mais vous devez vous assurer qu’elles sont à la fois sécurisées et accessibles., Encore une fois, s’assurer que vous avez bien stocké tous les documents de vos employés peut être essentiel dans le cas d’un audit.
• Utilisation de logiciel RH. L’une des meilleures façons de rationaliser l’intégration est d’utiliser une plate-forme logicielle RH comme Zenefits. Ces plateformes peuvent aider à automatiser vos processus, permettant aux employés de remplir des formulaires en ligne. Vous pouvez également utiliser un logiciel RH pour stocker des documents d’entreprise tels que des manuels d’employés et des informations sur les avantages sociaux, ce qui les rend facilement accessibles aux nouveaux employés., De plus, pour réduire encore votre charge de travail, certaines offres de logiciels RH incluent même le traitement de la paie.

nouveaux documents D’embauche: L’essentiel

en fin de compte, l’embauche de nouveaux employés est une expérience passionnante pour votre entreprise. Bien qu’il y ait de nouveaux documents d’embauche qui doivent être remplis, vous pouvez faciliter le processus en vous préparant à l’avance et en communiquant avec vos nouveaux employés avant leur date de début., Garder un œil sur les lois fédérales, étatiques et locales applicables vous aidera à vous assurer que vous êtes conforme à vos processus RH—et utiliser un logiciel RH est un excellent investissement pour vous aider, vous et vos employés, avec de nouveaux documents d’embauche et plus encore. En fin de compte, une fois que vous avez soumis ou stocké tous les documents requis pour les nouveaux employés, vous traverserez la partie la plus fastidieuse du processus d’intégration et pourrez aller de l’avant avec la formation des employés.