Wat Is New Hire Paperwork?

New hire papierwerk bestaat uit een verscheidenheid aan documenten en formulieren die een werknemer moet invullen bij het starten van hun dienstverband met uw bedrijf. De exacte aard van dit papierwerk kan variëren, afhankelijk van de staat en de lokale arbeidswetgeving, evenals uw specifieke bedrijf. Er is echter vereist federale nieuwe huren papierwerk dat u elke werknemer moet invullen, zoals de W-4 en I-9 formulieren., De beste manier om uw onboarding proces te optimaliseren is om een nieuwe huren papierwerk checklist te creëren, uw werknemer te informeren over de eisen van tevoren, en vul alle formulieren zo snel mogelijk.

of u de HR voor uw bedrijf zelf runt of over speciale HR—middelen beschikt, het inhuren van een nieuwe werknemer is een betrokken proces-en een belangrijk proces. Nadat een kandidaat uw vacature heeft geaccepteerd en u hebt ingesteld hun startdatum, zijn er verschillende onboarding stappen te nemen, met inbegrip van ervoor te zorgen dat uw nieuwe teamlid vult de juiste werkgelegenheid papierwerk., Er zijn een aantal belangrijke nieuwe werknemer formulieren die moeten worden ingevuld-met name degenen die zijn vereist door de wet.

om het papierwerk voor nieuwe werknemers te vereenvoudigen, kunt u zich het beste van tevoren voorbereiden, niet alleen om te weten welke formulieren moeten worden ingevuld en wanneer, maar ook om ze klaar te hebben voor de startdatum van uw werknemer. Deze nieuwe huren papierwerk gids, daarom, zal breken de verschillende vereiste formulieren, wat u moet weten over hen, en algemene tips voor het maken van de onboarding proces zo naadloos mogelijk.,

New Hire Paperwork: wat u moet weten

als u uw eerste werknemer inhuurt, bent u mogelijk niet volledig bekend met de soorten nieuwe hire paperwork die nodig zijn voor uw bedrijf. Zoals we al vermeldden, zijn sommige nieuwe huurdocumenten, zoals de W-4 en I-9, vereist door de federale of staatswetgeving, terwijl andere gewoon noodzakelijk of aanbevolen kunnen zijn voor de HR-procedures van uw bedrijf. Dit gezegd zijnde, moet u ervoor zorgen dat nieuwe werknemer papierwerk dat is vereist door de wet nauwkeurig en binnen de juiste termijn wordt ingevuld., Gelukkig, overheidsinstanties zoals de IRS en het Amerikaanse Ministerie van Binnenlandse Veiligheid gedetailleerde online gidsen om u te informeren over de voltooiing van deze formulieren.

Als u niet zeker weet wat voor HR-papierwerk u voor uw bedrijf moet hebben, kunt u contact opnemen met uw HR-vertegenwoordiger of een externe HR-consultant. Met dit in het achterhoofd, echter, gemeenschappelijke bedrijfsspecifieke documentatie omvat een werknemer handboek, voordelen papierwerk, en bedrijfsbeleid formulieren., Aangezien dit soort documenten specifiek zijn voor uw organisatie, kunt u niet eisen dat ze onmiddellijk worden ingevuld. Uiteindelijk, de tijdlijn en de aard van deze nieuwe huren papierwerk zijn aan u. U wilt echter de richtlijnen rond dit soort formulieren aan uw medewerkers duidelijk maken wanneer ze beginnen.

New Hire Paperwork Checklist: Required Forms

nu we een kort overzicht hebben gehad over nieuwe hire paperwork, gaan we dieper in op de specifieke formulieren die u moet invullen.,

I-9 formulier

Het I-9 formulier is een federaal verplicht formulier voor nieuwe werknemers dat controleert of kandidaten in aanmerking komen om in de Verenigde Staten te werken. Het I-9-formulier wordt ingevuld door zowel u als uw werknemer en moet binnen drie dagen na de startdatum van de werknemer worden ingevuld. Hoewel het formulier niet hoeft te worden ingediend bij de federale overheid, moet u het bewaren in het dossier (fysiek of elektronisch) voor drie jaar na de datum van de huur, of een jaar na beëindiging, afhankelijk van wat later., Het I-9-formulier omvat het beoordelen van de identificatie van elke werknemer om ervoor te zorgen dat ze geldig zijn en voldoen aan de federale criteria. U kunt dit formulier elektronisch invullen met behulp van E-Verify, waarmee u informatie kunt vergelijken met de database van de federale overheid. Veel HR-softwareplatforms bieden ook I-9-vormmogelijkheden.

uw werknemer vult het I-9-formulier in en verstrekt hun identificatie als bewijs dat zij in aanmerking komen om in de VS te werken.u bekijkt hun informatie en ondertekent het formulier met de vermelding dat Voor zover u weet de verstrekte identificatie geldig is., Dit formulier bevat de aanvaardbare vormen van identificatie die u kunt gebruiken om de geschiktheid van uw werknemer te controleren. U moet deze lijst aan nieuwe werknemers zodat ze kunnen beslissen welke soorten identificatie mee te nemen. U kunt werknemers echter niet vertellen welk type identificatie mee te brengen of hun recht om elk type te gebruiken te weigeren. Om de tijdige voltooiing van het I-9-formulier te garanderen, is het handig om uw werknemer te vertellen om hun identificatiedocumenten mee te nemen op hun eerste dag.

formulier W-4

De W-4 is een andere federale nieuwe huren papierwerk vereiste., Dit formulier registreert hoeveel moet worden ingehouden van salaris van elke werknemer voor belastingen op basis van vrijstellingen. De werknemer zal invullen hoeveel vrijstellingen zij zullen claimen op hun belastingen. De W-4 moet effectief zijn met het eerste salaris van uw werknemer, dus dit is ook een formulier dat u snel wilt hebben ingevuld. U kunt uw werknemers niet vertellen hoe ze hun W-4 moeten invullen, maar u kunt hen helpen bronnen te vinden om hun belastingterughoudingen te bepalen om het formulier in te vullen, zoals deze IRS roerende calculator.

werknemers kunnen vrijstellingen op W-4-formulieren wijzigen wanneer zij dat nodig achten., Je moet de meest recente versie van de W-4 van een werknemer in het dossier houden. Ook hier stellen veel HR-softwareplatforms uw medewerkers in staat om de W-4 in te vullen en op te slaan via hun systeem.

burgerservicenummer

hoewel het geen nieuwe “papierwerk” is, vereist de federale overheid dat u de naam en het burgerservicenummer van elke nieuwe werknemer krijgt—inclusief ingezeten en nietingezeten buitenlandse werknemers. U gebruikt deze informatie voor het invullen van W – 2 formulieren voor uw medewerkers aan het einde van het jaar., Het W-2-formulier registreert de inkomsten van uw werknemers voor het jaar en wordt gebruikt voor fiscale doeleinden.

staatsbelasting-roerende voorheffing en registratie

net als het W-4-formulier voor federale inkomstenbelasting roerende voorheffing, kunt u ook uw nieuwe aanstelling nodig hebben om een staatsbelasting-roerende voorheffing formulier in te vullen. Niet alle staten hebben deze formulieren nodig, dus u wilt de toepasselijke wetgeving voor uw specifieke staat controleren. Echter, als uw staat dit formulier nodig heeft, zal het meestal worden ingevuld als de federale W-4., Net als de W-4, wilt u uw werknemer dit document invullen voor hun eerste salaris en houden hun formulier in het dossier. Staat belastinginhouding formulieren kunnen ook worden bijgewerkt door uw werknemers het hele jaar door.

naast de bronformulieren van de staat moet u ook nieuwe wervingsrapporten invullen. Dit huren papierwerk omvat het verstrekken van de basisinformatie over uw nieuwe werknemers aan uw staat Directory van nieuwe Hires, die vervolgens wordt doorgegeven aan de nationale Directory., Er is een nieuwe wervingsrapportage nodig, zodat de staat, indien nodig, alimentatiebetalingen van werknemers kan innen.

uitkeringen formulieren

zelfs als een klein bedrijf, federale en staat wetten vereisen dat u uw werknemers bepaalde extralegale voordelen—dat wil zeggen voordelen anders dan hun salaris. Sommige van deze voordelen vallen onder bepaalde wetten, zoals de Affordable Care Act en de Family Medical Leave Act. In bepaalde staten, bijvoorbeeld, is het verplicht dat u uw werknemers voordelen zoals werknemers compensatie en arbeidsongeschiktheidsverzekering bieden., Met betrekking tot de vereiste voordelen, daarom, je nodig hebt om ervoor te zorgen dat u zich houdt aan de toepasselijke wetten voor uw staat en bedrijf en vraag uw werknemers om de nodige papierwerk in verband met deze voordelen aanbod te voltooien.

New Hire Paperwork Checklist: HR Forms

Er zijn veel andere nieuwe personeelsformulieren die misschien niet nodig zijn, maar die nuttig kunnen zijn voor uw bedrijf, uw medewerkers en uw personeelsafdeling., Welke andere formulieren of documenten u uw nieuwe hires invullen zal afhangen van uw individuele bedrijf, maar hier zijn een aantal gemeenschappelijke nieuwe werknemer papierwerk voorbeelden die u zou willen opnemen in uw onboarding proces.

Direct Deposit Form

Als u uw werknemers gaat betalen via direct deposit, wilt u een autorisatieformulier hebben om ze in te vullen. Op dit formulier gaan ze akkoord met betaling via directe storting en geven ze de informatie die je nodig hebt om ze aan je loonlijst toe te voegen.,

informatie over noodgevallen

in het geval van een noodgeval met uw werknemer, wilt u weten met wie u contact moet opnemen. U moet uw werknemer vragen om hun noodcontact te verstrekken en deze informatie in het dossier te houden. Evenzo, je zou willen vragen uw werknemers over eventuele allergieën of dieetbeperkingen die u zich bewust moet zijn van om ervoor te zorgen dat u het verstrekken van een meegaande en veilige werkomgeving voor hen.

werknemershandboek en Beleidsformulieren

veel bedrijven maken een werknemershandboek met belangrijke bedrijfsinformatie en procedures., Vaak bevatten werknemershandboeken onderwerpen zoals beleid op de werkplek—zoals seksuele intimidatie en drugs—en alcoholbeleid-evenals richtlijnen voor dresscode, gebruik van het internet, voordelen inschrijving, en meer. Niet alleen is het een goed idee om een werknemershandboek te maken, maar je zou ook je nieuwe werknemers kunnen vragen om een formulier te ondertekenen waarin wordt bevestigd dat ze het handboek hebben ontvangen en beoordeeld. Met de employee handbook, kunt u andere zakelijke documenten die uw nieuwe huren moet ondertekenen, zoals een niet-concurrentie of non-disclosure overeenkomst ook.,

niet-vereiste voordelen

naast de wettelijk voorgeschreven voordelen, wilt u nieuwe werknemers de nodige documenten verstrekken met betrekking tot andere voordelen die uw bedrijf biedt. Deze voordelen kunnen onder meer woon-werkverkeer stipendia, wellness voordelen, aandelenopties, 401Ks, en meer. Als u uw werknemers de mogelijkheid geeft om zich in te schrijven of deel te nemen aan aanvullende voordeelprogramma ‘ s, wilt u hen zowel een uitleg geven van dit beleid, als de formulieren die ze moeten invullen om deel te nemen als ze daarvoor kiezen.,

New Hire Paperwork: Tips voor het stroomlijnen van het Onboarding proces

met al het papierwerk voor nieuwe medewerkers—vereist en anders—kunt u zich overweldigd voelen, vooral als u beperkte HR-middelen hebt. Gelukkig zijn er een paar initiatieven die u kunt nemen om de last van het aannemen van papierwerk te verlichten:

  • wees op de hoogte van federale, staats-en lokale arbeidswetten. Hoewel omslachtig, wilt u er zeker van zijn dat u goed geïnformeerd bent als het gaat om de verschillende arbeidswetten die uw bedrijf moet naleven., Deze wetten zullen informeren over wat voor soort documenten nodig zijn voor nieuwe werknemers, evenals de tijdlijn waarin ze moeten worden ingevuld. Daarnaast, houd een oogje op veranderingen in het inhuren van documentatie-nieuwe eisen of veranderingen in formulieren. Het kennen en zich houden aan deze wetten zal helpen uw bedrijf te beschermen in het geval van een audit.
  • wacht niet tot de deadline om nieuwe huurpapieren te voltooien. Elk vereist formulier heeft een andere termijn, en het kan moeilijk zijn om te onthouden welke is verschuldigd wanneer., Daarom is het handig om voorafgaand aan de startdatum te communiceren met uw nieuwe werknemer, hen te informeren over welke nieuwe werknemer papierwerk ze moeten invullen en welke documenten of informatie ze nodig hebben om dit te doen. Dan, vul alle papierwerk met uw medewerkers op hun eerste dag, en het dossier of stuur het onmiddellijk.
  • sla alle personeelsdocumenten veilig op en houd deze zo nodig up-to-date. U kunt deze informatie elektronisch of fysiek opslaan, maar u moet ervoor zorgen dat het zowel veilig als toegankelijk is., Nogmaals, ervoor te zorgen dat u al uw werknemer documenten goed hebt opgeslagen kan essentieel zijn in het geval van een audit.
  • gebruik HR-software. Een van de beste manieren om onboarding te stroomlijnen is om een HR-softwareplatform zoals Zenefits te gebruiken. Deze platforms kunnen helpen bij het automatiseren van uw processen, waardoor medewerkers online formulieren kunnen invullen. U kunt ook HR-software gebruiken om bedrijfsdocumenten zoals werknemershandboeken en voordelen informatie op te slaan—waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor nieuwe medewerkers., Bovendien, om uw belasting nog verder te verminderen, sommige HR software aanbod omvat zelfs payroll processing.

New Hire Paperwork: de Bottom Line

aan het eind van de dag is het aantrekken van nieuwe werknemers een spannende ervaring voor uw bedrijf. Hoewel er nieuwe huren papierwerk dat moet worden voltooid, kunt u het proces gemakkelijker te maken door de voorbereiding van tevoren en de communicatie met uw nieuwe medewerkers voor hun startdatum., Het in de gaten houden van de toepasselijke federale, staats—en lokale wetgeving zal helpen ervoor te zorgen dat u voldoet aan uw HR-processen-en het gebruik van HR-software is een geweldige investering om zowel u als uw medewerkers te helpen met nieuwe huren papierwerk en meer. Uiteindelijk, zodra u hebt ingediend of opgeslagen alle van de vereiste nieuwe werknemer papierwerk, zult u door de meest vervelende deel van het onboarding proces en kan verder gaan met de opleiding van de werknemer.