of u nu een opkomende jonge professional of een ervaren manager bent, E-mail schrijven is een essentieel aspect van zakelijke communicatie. En dankzij wat vaak wordt gezien als de mysteries van de Engelse grammatica en de subtiliteiten van het geschreven woord, kan het een dagelijkse strijd zijn., Dat is vooral waar als je drukke mensen moet motiveren om te reageren of een mogelijk gevoelig onderwerp aan te pakken. Om een geweldige e-mail te schrijven, moet je twee dingen weten: veel voorkomende fouten te vermijden, en next-level strategieën om vooruit te komen.
maar eerst moet je weten hoe een geweldige e-mail eruit ziet als je er een gaat schrijven.
anatomie van een goede e-mail
elke e-mail die u schrijft heeft dezelfde basisstructuur: onderwerpregel, begroeting, e-mailtekst en sluiten. Maar zoals met elke geschreven vorm van professionele communicatie, is er een juiste manier om het te doen en normen die moeten worden gevolgd., Zo schrijf je een goede e-mail:
1onderwerpregel
de onderwerpregel kan het belangrijkste deel van de e-mail zijn, hoewel het vaak over het hoofd wordt gezien ten gunste van de hoofdtekst van de e-mail. Maar als je cold-e-mailen iemand, of gewoon de oprichting van een professionele relatie, uw onderwerp kan mensen verleiden om het bericht te openen, evenals verwachtingen over wat er ingesloten. Aan de andere kant, een slecht ontworpen of generieke onderwerpregel (zoals “Hi” of “u wilt thos niet missen”) kan de lezer afschrikken en resulteren in uw e-mail landing in de SPAM map.,
“besteed het dubbele van de hoeveelheid tijd aan het maken van de juiste onderwerpregel zoals je doet op de Want als ze de e-mail niet openen, maakt het niet uit,” zegt Cole Schafer, oprichter en kopieerchef van Honey Copy.
2Openers
in de meeste e-mail schrijfsituaties, wilt u een snelle begroeting toevoegen om de lezer te bevestigen voordat u in uw hoofdbericht of verzoek duikt.
De uitzondering: wanneer u in een e-mailketen met naaste collega ‘ s zit, wordt het vaak natuurlijker om de opener (evenals het sluiten) te laten vallen., Hoewel het in eerste instantie kan voelen als een faux pas, het signaleert een betere professionele verstandhouding.
3Body
de inhoud van een e-mail is het vlees van uw bericht, en het moet een duidelijk en specifiek doel hebben, zoals het krijgen van feedback over een presentatie of het regelen van een ontmoeting met een nieuwe client. Het moet ook beknopt zijn. Op die manier zullen mensen meer geneigd zijn om het te lezen, in plaats van het te skimmen en het risico lopen kritieke informatie te missen. Als je kunt, kun je het samenvatten tot een paar zinnen.
en voor e-mails die meer lengte en detail vereisen, houd het zo gefocust als je kunt., “Niemand wil een roman ontvangen. Je wilt het tussen drie, vier of vijf regels tekst houden”, zegt Schafer.
4Closings
net zoals je de dingen op de juiste voet wilt beginnen met je begroeting, wil je ook goed scheiden. Dat betekent het schrijven van een vriendelijke handtekening. En er zijn tal van opties om uit te kiezen.,
bijvoorbeeld, hier zijn 12 gewone, en professionele, sluitingen die Grammarly gebruikers op een bepaalde dag kozen:
u wilt een sluiting kiezen die oprecht aanvoelt voor uw persoonlijkheid en deze afstemmen op de relatie om een passend niveau van professionaliteit te garanderen. Aan de andere kant, gemeenschappelijke sluitingen zoals “liefde,” “verzonden vanaf de iphone,” of “thx,” kan het beste worden ongebruikt gelaten in professionele e-mails.
u kunt elk woord aan uw persoonlijke woordenboek toevoegen.
welke woorden wilt u toevoegen? #cleanwritinghtps: / / t.,Grammarly Grammarly (@Grammarly) September 18, 2018
veelvoorkomende fouten bij het schrijven van e— mails (en wat te doen in plaats daarvan)
net zoals elke e-mail een kans is voor professionele groei, is er ook het potentieel om in veelvoorkomende slechte gewoonten bij het schrijven van e-mails te vervallen., Hier zijn acht fouten om te vermijden:
1Omitting noodzakelijke Oxford komma ‘ s
De Oxford komma kan enigszins polariserend zijn wanneer men nadenkt over het schrijven van een goede e —mail, afhankelijk van welke stijlgids wordt gebruikt voor professionele communicatie in uw branche-het wordt meestal gemeden of geprezen als een hulpmiddel voor verduidelijking. Hoe dan ook, veel mensen hebben er sterke meningen over. Maar ze weglaten kan leiden tot verwarring, afhankelijk van de zin.
net als bij een gezond huwelijk vraagt AP-stijl om duidelijke communicatie.,Wij geloven ook in de waarde van een compromis. Ter herinnering: het stijlboek verbiedt niet alle Oxford komma ‘ s. Als het weglaten van een komma kan leiden tot verwarring of verkeerde interpretatie, gebruik dan de komma. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018
wat te doen in plaats daarvan: hoewel de Oxford komma niet geschikt is in bepaalde contexten, is het meestal een goed idee om ze te gebruiken in e-mails. Dat komt omdat het u kan helpen tijd te besparen en miscommunicatie, verwarring, en zelfs juridische problemen te voorkomen.,
2Hedging
Grammarly gebruikers weten dat als het gaat om hedging, het beter is om het weg te laten dan het in te laten, vooral in e-mails. En als je je zorgen maakt dat je onbeleefd overkomt, doe dat dan niet: in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, laat hedging language je minder zelfverzekerd klinken, wat uiteindelijk je schrijven kan ondermijnen.
Wat moet u in plaats daarvan doen: geef uw idee of mening en leg vervolgens het “waarom” achter uw redenering uit. Op die manier wordt je beter begrepen en kan je genialiteit doorschijnen.,
3uittrekkelijk lang en / of onduidelijk kopiëren
zou u een e-mail lezen die 1000 woorden lang was? Waarschijnlijk niet-de meeste mensen skim e-mails die aan de lange kant. En als je moeilijk te volgen zinnen of gemengde berichten toevoegt aan je concept, heb je nog minder kans op een bevredigend antwoord. (Of een reactie.)
” Ik krijg een ton van die zijn gewoon deze enorme blokken tekst. En ik begrijp waarom ze dat doen – zodat je genoeg details hebt. Maar het is echt moeilijk om te lezen en ik ga niet alles lezen”, zegt Kat Boogaard, een freelance schrijver uit Wisconsin.,
wat te doen in plaats daarvan: houd het beknopt en focus op de zaak bij de hand. Eindig dan met een oproep tot actie, een gevraagde antwoorddatum, en maak duidelijk dat je open staat voor vragen en follow-ups (als dat het geval is).
4Being too casual (or formal)
afhankelijk van uw omstandigheden, te veel wankelen naar de casual of formele kant van het schrijven kan een misstap. Overdreven ongedwongen wordt vaak gezien als een beginnersfout, maar stijve, formele taal kan ook schadelijk zijn voor uw bericht.,
wat te doen in plaats daarvan: bij het vinden van de perfecte balans tussen formeel en casual, de sleutel is het denken over de relatie tussen jezelf en de ontvanger en neem sociale signalen als uw communicatie vordert.
” je wilt zien wat iemand anders aan het doen is en meedoen, meespelen, min of meer erkennen hoe communicatie zich ontwikkelt en hoe verwachtingen in een relatie zich ontwikkelen,” zegt Dan Post Senning, een etiquette expert bij het Emily Post Institute.,
” wees voorzichtig in nieuwe relaties. Het intelligente gebruik van emoticons in e-mails kan u helpen beter te begrijpen. Tegelijkertijd zullen veel mensen het lezen als onprofessioneel, dus totdat je die relatie hebt vastgesteld, wil je voorzichtig zijn met hoe je het gebruikt. Wees voorzichtig en denk erover na”, zegt Post Senning.
5clihes
niet alle e-mailcliches zijn kardinale zonden., Bepaalde aspecten van uw e-mails zijn gebonden aan een beetje formulaic. De meeste e-mails hebben immers dezelfde basisstructuur en er zijn zinnen die u kunt gebruiken om duidelijkheid te garanderen of uw bases te dekken. Maar als je zinnen gaat herhalen, zorg er dan voor dat ze een duidelijk doel hebben.
zoals Kiera Wright-Ruiz, een social media manager bij Google ’s Local Guides het zegt:” Hoewel ik altijd herhaal, ‘laat het me weten als je vragen hebt,’ wil ik eigenlijk weten of ze vragen hebben.,”
echter, de meeste van de tijd, zult u wilt bewerken uit cliches waar mogelijk, omdat ze kunnen maken mensen tune out. Hier zijn de top zeven om te vermijden:
methode: we zochten naar termen die door Grammarly-gebruikers werden gebruikt op basis van onze meest populaire blogartikelen.
Wat moet u in plaats daarvan doen: probeer het concept voor cliches, toon en stem te lezen om uw bericht effectiever te communiceren terwijl u de lezer bezig houdt. Vraag jezelf af: als je baas (of moeder) deze e-mail leest, zou je er dan blij mee zijn? Als het antwoord ja is, dan ben je op het juiste spoor.,
6repressie
mensen herhalen vaak woorden binnen dezelfde alinea, twee keer in twee zinnen, of gewoon te dicht bij elkaar om onopgemerkt te blijven. Hoewel het niet de ergste overtreding, het is een ander ding dat een lezer af te stemmen.
Hier zijn de meest herhaalde woorden om te vermijden:
Wat moet u in plaats daarvan doen: probeer uw concept hardop te lezen, Gebruik de tekst-naar-spraak functie op uw telefoon, of voer het uit door een collega voordat u het verzendt. Grammarly kan u ook helpen deze herhaalde of overgebruikte woorden te vangen.,
7robotische taal
e-mail kan een afstammeling zijn van slakkenpost, maar dat betekent niet dat uw berichten moeten klinken als een oude versie van uzelf. In feite, e-mails moeten klinken als de persoon die het schrijft. Dus het gebruik van zinnen die klinken als iets uit een Victoriaanse roman is niet de beste zet als je wilt verbinden met de lezer.
” laten we eerlijk zijn: Niemand wil een schoolboek lezen. U wilt een blog of een artikel of een echt gesprek te lezen. Het is een mens, geen robot., Gebruik dus taal die klinkt als iets wat je zou zeggen als je gewoon in een coffeeshop zit”, zegt kopieerchef Schafer.
wat te doen in plaats daarvan: je kunt een natuurlijker effect krijgen door te doen alsof je naar een vriend schrijft of een gesprek hebt met een vriend. Bijvoorbeeld, je zou waarschijnlijk niet zeggen iets als,” gegroet “en” ik hoop dat het weer is eerlijk waar je bent ” als je iemand voor koffie te ontmoeten. Je zou zoiets zeggen als “Hallo” en ” Nogmaals bedankt voor je tijd.”
8overgebruik van uitroeptekens!
enthousiasme is groot., Maar in bepaalde contexten kan het overmatig gebruik van uitroeptekens meer kwaad dan goed doen. Dit geldt vooral als u een nieuwe relatie smeden of contact opnemen met iemand buiten uw bedrijf. U bent immers een vertegenwoordiger van uw werk wanneer u een bedrijfse-mailadres gebruikt. Maar mensen houden van uitroeptekens, en ze zijn nog steeds iets waar veel mensen op vertrouwen om een positieve toon over te brengen.,
bijvoorbeeld, hier zijn de meest voorkomende zinnen en woorden die mensen gebruiken met uitroeptekens in e-mails:
Wat moet u in plaats daarvan doen: nadat u uw concept hebt geschreven, zoekt u snel naar uitroeptekens en gebruikt u uw oordeel om te bepalen welke (indien van toepassing) u wilt behouden op basis van uw relatie met de ontvanger. Als algemene regel, probeer het te houden aan een of twee per e-mail met collega ‘ s.
we voelen ons vandaag dankbaar.
dankbaar dat een content superster als @MarketingProfs Grammarly gebruikt., @Grammarly Grammarly (@Grammarly) 28 September 2018
next— level email writing moves
als je eenmaal het juiste e-mailformaat hebt en je weet welke fouten je moet vermijden, is het tijd om je concepten te laten opvallen van de talloze e-mails die de meeste mensen elke keer krijgen dag. Hier zijn vier strategieën om de jouwe naar het volgende niveau te brengen:
think positive
Het verzenden van een e-mail die op afstand negatief of zelfs neutraal is, kan je in een lastig parket brengen., En zoals met elke schriftelijke communicatie, kan er ruimte zijn voor verkeerde interpretatie.
“bij gebrek aan andere informatie is onze interpretatie vaak negatief”, legt communicatie-etiquette expert Post Senning uit. “Als je het hebt over negatieve communicatie, je bent de informatie die de toon van de stem, de twinkeling in je ogen, de goede humor dat je van plan iets met of zelfs de oprechte zorg of zorg waarmee je het aanbieden van kritiek. Dus wees heel voorzichtig. Wanneer iets leest als negatief voor u, komt het waarschijnlijk over als nog negatiever voor iemand anders.,”
sla de juiste toon
u zou geen e-mail willen ontvangen met de tekst “Dear,” of die verwijst naar uw werk in public relations wanneer u daadwerkelijk in de verkoop bent, omdat het onmiddellijk zou laten zien dat de afzender of mass e-mailen naar u, of ze niet het juiste onderzoek hebben gedaan en het juiste contact hebben gevonden. Evenzo, u wilt ervoor zorgen dat elke e-mail die u verzendt heeft een toon die speciaal is gemaakt voor de ontvanger, en dat u het verzenden naar de juiste persoon.,
dus ook al is het verleidelijk om sjablonen te gebruiken, het is belangrijk om het te personaliseren en rekening te houden met de communicatiestijl van de ontvanger voordat u op Verzenden drukt. Om dit te bereiken, een snelle Google-zoekopdracht of een kijkje op LinkedIn of Twitter-feed van de ontvanger kan wonderen doen.
voor het verzenden, probeer jezelf in de plaats van de ontvanger voor een gut-check op toon en inhoud. En als je het moeilijk hebt om je eigen toon in e-mail te lezen, kan Grammarly ‘ s toondetector je helpen bepalen hoe je klinkt voor je ontvanger.,
Follow-up-tijdig
Als u een e-mail verstuurt, bent u waarschijnlijk op zoek naar een tijdig antwoord. Maar met de grote hoeveelheden e-mails de meeste mensen sorteren door elke dag, dingen kunnen uiteindelijk verdwalen. Als algemene regel mag een follow-upbericht nooit minder dan vierentwintig uur na het verzenden van de eerste e-mail komen.
met andere woorden: Wees niet de persoon die twee uur na verzending een vervolgverzoek verstuurt. In extreme gevallen kan dat soort gedrag je zelfs blokkeren., “Als je meer tijd neemt en daadwerkelijk om de persoon aan de andere kant van de e-mail geeft, zul je onmiddellijk een veel hoger responspercentage zien. Ik moest dat op de harde manier leren”, zegt kopieerchef Schafer.
Maak het gemakkelijk voor de ogen
De meeste berichten die u verzendt zullen waarschijnlijk aan de kortere kant zijn, wat geweldig is voor snelle reacties en om dingen gedaan te krijgen. Maar voor langere e-mails, scannability is de naam van het spel. Dat is wanneer dingen zoals vetgedrukt lettertype, opsommingstekens, onderstreepte zinnen, en een TL;DR (te lang, niet gelezen) sectie van pas komen.,
Er zijn veel factoren om in gedachten te houden bij het samenstellen van een e-mail, en er is een grote foutmarge. Maar uiteindelijk gaat het niet om perfectie. Het gaat om effectieve communicatie.
“Ik denk dat mensen de druk voelen dat je deze perfecte communicator moet zijn met deze enorme woordenschat en deze perfect gestructureerde zinnen. En ik weet niet of dat altijd het geval is, want jullie zijn maar twee mensen die communiceren”, zegt freelance schrijver Boogaard.meer Grammarly Grammarly:
- Hoe werkt Grammarly?
Meer van Grammarly:
- Hoe werkt Grammarly?,hoe Grammarly Grammarly helpt u te leren
- voldoen aan Grammarly ’s Toondetector
Geef een reactie