Als u een Type A persoon bent die graag een plek voor alles heeft en alles op zijn plaats heeft, bent u blij om een goed georganiseerde vergadering bij te wonen. Als je een Type B persoon die een plaats heeft voor bijna alles en alles is soort van in zijn plaats, je waarschijnlijk als goed georganiseerde vergaderingen ook. Georganiseerde vergaderingen met goed afgedwongen regels nemen de verwarring weg uit wie het eerst het woord mag voeren en wat daarna op de agenda komt., Robert ‘ s reglement van orde is de meest voorkomende vorm van parlementaire procedure voor vergadering protocollen. Het hebben van een gevoel van orde stelt iedereen op zijn gemak, zodat ze zich kunnen concentreren op het belangrijke werk dat ze voor hen hebben.in de late jaren 1800 stond brigadegeneraal Henry Martyn Robert van het Amerikaanse leger voor de taak een bijeenkomst te organiseren voor zijn hele kerk. De generaal wilde niemand in de steek laten en deed zijn uiterste best om middelen te zoeken op de juiste manier om een zakelijke bijeenkomst te runnen. Helaas, na een uitputtende zoektocht naar een handleiding over het onderwerp van vergaderingen, kwam hij droog.,omdat hij de leider was die hij was, wilde hij de allereerste autoriteit worden op het gebied van parlementaire procedures. Met behulp van de kennis die hij leerde bij het doen van zijn onderzoek op vergaderingen, kreeg hij aan het werk het schrijven van een set regels die elke groep of organisatie zou kunnen gebruiken om een eerlijke en verantwoorde vergadering te runnen. In 1876 publiceerde hij zijn geschriften onder de naam Robert ‘ s Rules of Order. Robert ‘ s Rules of Order is sindsdien meerdere malen herzien, maar het wordt momenteel nog steeds wereldwijd gebruikt en het is in zijn 11e editie.,wat Robert ‘ S regels van orde zo populair maakt, is dat het de minderheid in staat stelt een stem te hebben, terwijl het in evenwicht is met de rechten van de meerderheid om te handelen en collectieve beslissingen te nemen.

een basisbegrip van Robert ‘ s reglement van orde

een van de meest fundamentele regels van de parlementaire procedure is de voorafgaande kennisgeving van een vergadering, die vereist is voor bepaalde soorten vergaderingen. Het doel van de voorafgaande kennisgeving is om ervoor te zorgen dat alle deelnemers zich bewust zijn van wanneer en waar de vergadering zal worden gehouden, wat ze zullen bespreken en de volgorde waarin ze dingen zullen bespreken., Bestuurders stemmen meestal bij aanvang van de vergadering om de agenda goed te keuren; als dat eenmaal is gebeurd, kan er niets meer op de agenda worden gezet of tijdens de vergadering worden besproken.

het bestuur heeft de discretionaire bevoegdheid om te beslissen of het publiek openlijk aan de vergadering mag deelnemen. De meeste besturen kiezen ervoor om een tijdslimiet op te leggen voor leden van het publiek om te spreken, vooral wanneer het publiek groot is of een of meer van de agendapunten controversieel zijn, om te voorkomen dat vergaderingen te lang worden of uit de hand lopen., Als een deel van de vergadering uit de hand loopt, of het bestuur gevoelige of vertrouwelijke zaken moet bespreken, kunnen ze ervoor kiezen om in een besloten sessie te gaan, die ook wel een executive session wordt genoemd. Wanneer besturen ervoor kiezen om leden van het publiek te laten spreken, is het een moment voor bestuursleden om te luisteren en hun mening te overwegen, maar het is geen moment voor bestuurders om publiekelijk te reageren of ter plaatse beslissingen te nemen.

behandeling van voorstellen voor vergaderingen

elk agendapunt is een officieel agendapunt. Bestuurders openen een discussie door een motie in te dienen., Zodra bestuurders een motie indienen, wordt deze als “op tafel” beschouwd en moet de Voorzitter de motie op een of andere manier behandelen.

net zoals vergaderingen regels en een volgorde hebben om dingen te laten gebeuren, hebben moties een hiërarchie onder hen en regels voor hoe de voorzitter ze moet behandelen. De voorzitter van de Raad van bestuur moet vergaderingen in de juiste volgorde en volgens de juiste regels behandelen. Besturen kunnen debatteren sommige moties en niet anderen.,de voorzitter. – aan de orde is het gecombineerd debat over de volgende ontwerpresoluties: verdagen, reces, een agendapunt op tafel leggen, de vorige vraag bespreken, het debat beperken of uitbreiden, en de kwestie van het privilege.

raden kunnen debatteren over wanneer de vergadering moet worden uitgesteld, een punt aan een commissie moet worden gedelegeerd, een eerdere motie moet worden gewijzigd, een punt voor onbepaalde tijd moet worden uitgesteld en een hoofdmotie moet worden ingediend.

om een agendapunt te bespreken, moet een directeur eerst een motie indienen door te zeggen: “Ik Ga naar…”. Een andere bestuurder moet de motie voor de discussie ondersteunen., In het geval dat niemand ervoor kiest om de motie te ondersteunen, moet de bestuursvoorzitter de motie behandelen door iets aan te kondigen in de trant van: “als je geen seconde hoort, wordt de motie ingetrokken.”

zolang iemand een motie secondeert, opent de persoon die de motie heeft gemaakt de discussie door zijn of haar mening erover te geven. De bestuursvoorzitter faciliteert de discussie en trekt alle leden en perspectieven in de discussie. De laatste stap is dat de voorzitter van het bestuur de motie opnieuw formuleert en dat het bestuur erover stemt.,

wanneer duidelijk wordt dat het bestuur niet klaar is om een beslissing te nemen over een item, in plaats van erover te stemmen, kan een bestuurder ervoor kiezen om het item voor onbepaalde tijd uit te stellen. Dat geeft het bestuur de mogelijkheid om het punt op een latere vergadering te behandelen. Onder deze omstandigheden doet een bestuurslid een motie om een item uit te stellen en een ander lid moet het een seconde geven voordat het hele bestuur stemt om het uit te stellen.

Het uitstellen van een item moet niet worden verward met het indienen van een item, waardoor het bestuur het item op een later tijdstip in de vergadering of op een later tijdstip opnieuw naar voren kan brengen., Net als bij het uitstellen van een item, vereist het indienen van een item dat een bestuurder de motie tweede en de Raad van bestuur moet stemmen om het item in te dienen.

een ervaren bestuursvoorzitter of facilitator zal weten wanneer het tijd is om de discussie af te ronden en in stemming te brengen. Op het juiste moment is het gepast voor de bestuursvoorzitter om “de vraag te stellen”, wat het bestuur een signaal geeft voor iemand om te bewegen om te vragen om een stemming over de vraag. De motie om te stemmen moet een tweede signaal geven over de motie en een verzoek tot stemming. Als twee derde van de Raad voor de vraag stemt, gaat het door.,

wanneer alle agendapunten zijn besproken, doet een bestuurslid een motie om de vergadering te schorsen. Een ander lid geeft de vergadering een tweede kans en de fractie stemt over het al dan niet beëindigen van de vergadering.

er zijn veel meer soorten bewegingen en een lange lijst van regels over hoe ze te behandelen. Bestuursleden hoeven niet elk detail van de regels te onthouden. De meeste besturen houden een kopie van Robert ‘ s Rules of Order bij de hand tijdens vergaderingen voor het geval ze iets moeten opzoeken.

misschien wel een van de moeilijkste en meest tijdrovende onderdelen van vergaderplanning is het ontwikkelen van de agenda en het samenstellen van het bestuursboek., Een BoardEffect board portal maakt dat deel van het proces eenvoudig, met een elektronische sjabloon waar boards items in seconden kunnen toevoegen. Het programma stelt hen ook in staat om documenten en rapporten toe te voegen door koppelingen toe te voegen. Een board portal stroomlijnt het agenda-proces, waardoor besturen veel tijd en materiaalkosten besparen.

de agenda en het reglement van Orde van Robert zijn belangrijke instrumenten voor bestuursvergaderingen, die, in combinatie met een bestuursportaal, de noodzakelijke ingrediënten leveren voor een goed beheerde bestuursvergadering.