formulier W-2

vierkante Payroll genereert, bestanden en e-mails formulier W-2 aan elk van uw werknemers in Januari., Wij mailen formulier W-2 naar het postadres dat Voor elk van uw medewerkers is opgegeven. Bovendien zijn deze formulieren het hele jaar in conceptformaat beschikbaar in de Payroll > Tax Forms tab van uw vierkante Dashboard om u de tijd te geven om de formulieren het hele jaar door op nauwkeurigheid te controleren.

hoewel vierkante Payroll files formulier W-2s namens u, u en uw medewerkers zijn verantwoordelijk voor het bevestigen en ervoor zorgen dat de informatie in het formulier W-2s accuraat is. Zie eindejaarsinformatie voor aanvullende vragen met betrekking tot de voorbereiding van jaarlijkse loonbelastingaangiften.,

Download uw conceptformulier W-2s

om toegang te krijgen tot uw concept 2020-formulier W-2s van 1 januari 2020 tot 28 December 2020:

1. bezoek Payroll > belastingformulieren in uw vierkante Dashboard.

2. klik op de Generate Draft W-2s knop en selecteer het jaar.

3. klik op Downloaden om a te downloaden .zip-bestand van het conceptformulier W-2s.

4. haal het formulier W-2s uit het gedownloade bestand .zip-bestand (lees hieronder voor instructies over dit te doen op een Mac of Windows-computer).,

opmerking: Square Payroll zal beginnen met het verwerken van conceptformulier 1099-NEC op 28 December 2020.

om toegang te krijgen tot uw concept 2020-formulier W-2s van 28 December 2020 tot 8 januari 2021:

1. bezoek Payroll > belastingformulieren in uw vierkante Dashboard.

2. klik op Download op de regel” loon-en Belastingafrekeningen ” om een te downloaden .zip-bestand van uw formulier W-2s.

3. pak het formulier W-2s uit het gedownloade .zip-bestand (lees hieronder voor instructies over dit te doen op een Mac of Windows-computer).,

Opmerking: U hebt tot 8 januari 2021 de tijd om de volledige namen, de SSN’ s en het thuisadres van uw werknemers te wijzigen voordat het formulier W-2s bij de Sociale Zekerheid administratie (SSA) wordt ingediend.

pak uw formulier W-2s uit a .zip-bestand op een Mac

Op de meeste Mac-computers vindt u de .zip-bestand met uw W-2s in uw Downloads map. Om toegang te krijgen tot het bestand, kunt u de map Downloads Direct openen of zoeken in uw finder voor ” W2.zip”. Zodra u de lokaliseren .zip-bestand, dubbelklik erop. Uw computer zal automatisch de gegevens uit de .,zip-bestand, het creëren van een map die PDF-kopieën van uw W-2s bevat.

pak uw formulier W-2s uit a .zip-bestand op Windows

de stappen voor het uitpakken van uw .zip-bestand afhankelijk van welke versie van Windows u gebruikt. Om het bestand te vinden, zoeken naar ” W2.zip ” of zoek naar het bestand in de map Downloads van mijn Computer. Volg de links voor .zip extractie instructies op Windows 8 of 10.

Controleer uw conceptformulier w-2 gegevens

u en uw werknemers zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie op Formulier W-2., Het conceptformulier W-2s is het hele jaar beschikbaar door te gaan naar Payroll > belastingformulieren in uw vierkante Dashboard. Je hebt tot 8 januari 2021 (01/08/2021) om de conceptformulieren op nauwkeurigheid te beoordelen voordat ze worden ingediend en gemaild. Wij raden u aan het ontwerpformulier W-2s informatie periodiek het hele jaar door te herzien. Wijzigingen in de informatie van uw werknemers, bedrijfsinformatie en verwerkte salarisruns worden onmiddellijk weergegeven bij het opnieuw downloaden van het conceptformulier W-2s.

we weten dat Formulier W-2 Een beetje ontmoedigend kan zijn om te lezen., Hieronder vindt u aanvullende informatie over de velden in Formulier W-2 die moeten worden herzien.

informatie over werknemers

informatie over werknemers kan worden bijgewerkt door naar Payroll >Payroll Team te gaan en op hun profiel te klikken. Controleer op deze veelvoorkomende fouten:

• volledige naam: Controleer op verkeerd gespelde namen en vermijd het gebruik van bijnamen of verkorte naam, titels voor of na een naam en naamwijzigingen die niet zijn gemeld aan de Sociale Zekerheid Administration (SSA).

• sofinummer (SSN): Controleer op onjuiste of getypte SSN ‘ s.,

• thuisadres: zorg ervoor dat dit het huidige adres van de werknemer weergeeft. Het formulier W-2 wordt naar dit adres gemaild.

u kunt ook meer te weten komen over de verificatie van de informatie van Formulier W-2 door de SSA-website te bezoeken.

bedrijfsinformatie

indien de informatie in de Payroll > Instellingen > bedrijfsinformatie wordt bijgewerkt, neem dan contact met ons op voor hulp bij het bijwerken van uw belastingadres. Wijzigingen in de naam en het nummer van uw belastingbetaler kunnen extra probleemoplossing vereisen.,

• adres van de belastingplichtige

• federale of staatsbelastingnummers

werknemerslonen

naarmate u de salarisadministratie gedurende het hele jaar blijft verwerken, zullen de lonen dienovereenkomstig worden bijgewerkt op het conceptformulier W-2 Wanneer de salarisopgave wordt verzonden / verwerkt, niet na het in de wachtrij zetten van de run., De lonen op het conceptformulier W-2 zijn een combinatie van:

• regelmatige runs

buiten de cyclus betalingen

• salarisgeschiedenis overgedragen van een vorige aanbieder

• uitkeringen

formulier W-2 herzien en begrijpen

hieronder vindt u informatie over de velden in formulier W-2:

• vak a: sociale zekerheidsnummer werknemer (SSN).

• vak b: Werkgeversidentificatienummer (ein).

• vak c: naam van de werkgever, adres en Postcode.

• kader e: naam werknemer.,

• vak f: postadres van de werknemer.

• Kader 1: lonen, fooien en overige vergoedingen — totaal belastbaar kalenderjaar loon, fooien en andere aan de werknemer betaalde vergoedingen.

• kader 2: ingehouden federale inkomstenbelasting – totaal kalenderjaar: ingehouden federale inkomstenbelasting op werknemerslonen.

• kader 3: lonen van de Sociale Zekerheid – totaal kalenderjaar lonen van werknemers die onderworpen zijn aan de belasting op de sociale zekerheid van werknemers, exclusief sociale premies.,

• kader 4: ingehouden belasting op sociale zekerheid — totaal ingehouden belasting op sociale zekerheid voor werknemers, inclusief belasting op fooien.

• kader 5: lonen voor Medicare en Tips – totaal kalenderjaar werknemerslonen en tips onderworpen aan Medicare-belasting.

• kader 6: ingehouden Medicarebelasting — totaal kalenderjaar werknemer ingehouden Medicarebelasting

• kader 7: Socialezekerheidstips — totaal kalenderjaar werknemer tips gerapporteerd.,

• kader 10: Zorguitkeringen ten laste-totale zorguitkeringen ten laste die uw werkgever aan u heeft betaald of namens u heeft gemaakt (inclusief bedragen uit een cafetaria-regeling van sectie 125). Elk bedrag van meer dan $5.000 is ook opgenomen in box 1.

• kader 11: niet-gekwalificeerde regelingen-dit bedrag wordt vermeld in kader 1 indien het een uitkering betreft die aan u wordt verstrekt uit hoofde van een niet-gekwalificeerde uitgestelde compensatie of een niet-gouvernementeel deel 457(b) plan.

• kader 12:

  • D—Keuzeuitstel voor een sectie 401(k) contanten of uitgestelde overeenkomst., Omvat ook uitstel van betaling op basis van een enkelvoudige afboekingsrekening die deel uitmaakt van een sectie 401(k) – regeling.

  • e—electieve uitstel uit hoofde van een sectie 403(b) salarisvermindering overeenkomst

  • G—electieve uitstel en werkgeversbijdragen (inclusief niet-electieve uitstel) aan een sectie 457(b) uitgestelde compensatie plan.

  • W—werkgeversbijdragen (met inbegrip van de bedragen die de werknemer gekozen heeft om met behulp van een sectie 125 (cafetaria) plan bij te dragen) op uw gezondheidsspaarrekening.

  • AA—aangewezen Roth-bijdragen in het kader van een plan voor sectie 401(k).,

  • BB-aangewezen Roth-bijdragen in het kader van een plan van sectie 403(b).

  • DD-kosten van door de werkgever gesponsorde ziektekostenverzekering. Het met code DD gerapporteerde bedrag is niet belastbaar.

  • EE—op de lijst geplaatste Roth-bijdragen in het kader van een plan van de regering van sectie 457(b).

• kader 13: indien het vakje” pensioenregeling ” is aangevinkt, kunnen speciale limieten gelden voor het bedrag van de traditionele IRA-bijdragen die u mag aftrekken.

• vak 14: Overige-werkgevers kunnen dit vak gebruiken om informatie te rapporteren, zoals ingehouden belastingen op de arbeidsongeschiktheidsverzekering van de staat.,

• vak 15: identificatienummer werkgever.

• kader 16: staat, lonen, tips, enz. – Totaal kalenderjaar staat belastbare lonen, tips, en andere compensatie betaald aan de werknemer.

verdeel formulier W-2

Square Payroll zal formulier W-2 per 31 januari 2021 naar elk van uw werknemers mailen (01/31/2021). Instructies zijn inbegrepen bij het formulier.

opmerking: We zullen formulier W-2 niet opnieuw verzenden als een werknemer het niet ontvangt (vanwege ongeldig adres of andere redenen).,

• als uw werknemer een ongeldig postadres heeft en uw bedrijf een geldig postadres heeft, wordt het formulier W-2 naar uw bedrijf geretourneerd. U bent dan verantwoordelijk voor het verstrekken van hun exemplaar van het formulier W-2.

• als uw werknemer een ongeldig postadres heeft en uw bedrijf een ongeldig postadres heeft, bent u verantwoordelijk voor het downloaden van het formulier W-2s en het verstrekken ervan aan uw werknemers.

• in het geval dat uw werknemer formulier W-2 wordt teruggegeven aan uw bedrijf, zorg ervoor dat uw belastingbetaler adres in vierkante Payroll correct is., U kunt zien welk adres in het bestand staat of het belastingadres voor uw bedrijf bijwerken in de Business Info-sectie van uw online Payroll Dashboard.

• u kunt toegang krijgen tot een kopie van uw formulier W-2s onder de Payroll > Tax Forms tab in vierkant Dashboard. Form W-2s zijn niet beschikbaar in de Square Payroll app.

• werknemers met online accounts kunnen ook toegang krijgen tot een kopie van hun Formulier W-2 onder hun Tax Forms tab of Square Team app.