Qual è il significato di RFQ, RFI, RFP e RFT? I laureati di formazione sulla negoziazione del contratto spesso ci chiedono di spiegare quattro termini chiave che comprendono i processi ” RFx ” (cioè RFI, RFQ, RFT e RFP). Questi processi sono cresciuti in popolarità negli appalti e negli acquisti. Ciò è particolarmente vero nelle grandi organizzazioni con acquirenti professionisti, responsabili degli acquisti, responsabili degli appalti e responsabili del sourcing.

I migliori corsi di formazione negoziazione insegnano come selezionare e utilizzare ogni processo RFx., Questo post riassume brevemente le differenze chiave.

RFQ – Richiesta di preventivo

Una possibilità per i potenziali fornitori di costare in modo competitivo la soluzione finale scelta(s).

RFP – Richiesta di proposta

A volte basata su un RFI precedente, una richiesta basata sulle esigenze aziendali per soluzioni specifiche al problema di sourcing.

RFI – Richiesta di informazioni

Un’indagine aperta che abbraccia il mercato alla ricerca di dati e conoscenze di ampio respiro.

RFT – Richiesta di gara

Possibilità per i potenziali fornitori di presentare un’offerta di fornitura di beni o servizi a fronte di un’offerta dettagliata.,

La sfida

In pratica, potresti trovare persone che usano erroneamente queste frasi per significare la stessa cosa. Questo perché molte organizzazioni non conoscono abbastanza bene le differenze. La mancanza di una formazione adeguata può causare acquirenti mancanti vantaggi di negoziazione.

Sul nostro contratto di acquisto di formazione per gli acquirenti, i clienti ci dicono come i loro reparti utilizzano questi processi di acquisto per “scrivere le regole” del gioco di acquisto di negoziazione side-step. C’è molto che i fornitori possono fare per migliorare la loro posizione., Come punto di partenza, aiutiamo gli studenti nei nostri corsi di formazione sulla negoziazione delle vendite di approvvigionamento a fare i conti con le differenze tra questi processi.

Richiesta di preventivo (RFQ)

Le RFQ sono più adatte a prodotti e servizi il più standardizzati e commoditizzati possibile. Perché? Procurement vuole rendere comparabili le quotazioni dei fornitori prima dell’inizio delle trattative contrattuali.

Un RFQ è una sollecitazione inviata ai potenziali fornitori. Contiene, in modo dettagliato, un elenco di tutti i parametri rilevanti dell’acquisto previsto., Questi includono:

  • Competenze del personale, livello di formazione o competenze.
  • Descrizioni delle parti / specifiche o numeri.
  • Quantità / volumi.
  • Descrizioni o disegni.
  • Livelli di qualità.
  • Esigenze di consegna.
  • Durata del contratto.
  • Termini e condizioni.
  • Altre esigenze o termini a valore aggiunto.
  • Progetto di contratto.

Prezzo per articolo o per unità di servizio è la linea di fondo con RFQ. Altri aspetti dell’accordo di negoziazione del contratto influenzano il processo di analisi determinato dall’acquirente., Le decisioni dei fornitori sono di solito prese dal dipartimento di approvvigionamento ben addestrato. Questo viene dopo il confronto e l’analisi delle risposte RFQ per il vantaggio di negoziazione benchmarking.

Le RFQ sono in genere per la documentazione di supporto per le offerte sigillate (singolo round o multi-round). Le RFQ possono essere un precursore logico di un’asta inversa elettronica.

Request for Proposal (RFP)

Una RFP è la sollecitazione di approvvigionamento inviata a potenziali fornitori con i quali una relazione creativa o una partnership è una considerazione., In genere, la RFP lascia tutta o parte della struttura e del formato precisi della risposta alla discrezione dei fornitori. Infatti, la creatività e l’innovazione fornitori scelgono di costruire nelle loro proposte possono mettere a parte un fornitore addestrato da un altro. Le successive trattative contrattuali tendono a richiedere più tempo e ad avere un impatto più ampio sul business dell’acquirente.

RFP efficaci in genere riflettono la strategia di negoziazione. Riflettono anche gli obiettivi di business a breve e lungo termine e forniscono informazioni dettagliate con cui i fornitori sono in grado di vincere il contratto., Se ci sono problemi specifici nella risposta RFP, questi sono descritti insieme a qualsiasi valutazione della causa principale disponibile.,cantare

  • esigenze di Business
  • misure di Performance
  • Informazioni
  • Idee
  • le Istruzioni su come risposta
  • data
  • Tecnica e di formazione
  • Come possiamo valutare come il feedback di lavoro
  • Descrivere il processo di selezione
  • Richiesta per la ripartizione dei costi (a volte)
  • Comunicazione: lettera di copertura (imposta sul palco), chiamate in anticipo
  • Chi contattare per domande
  • Destinatario scelto con cura

    • Richiesta di Informazioni (RFI)

    Come suggerisce il nome, l’approvvigionamento utilizza Rfi per raccogliere informazioni., A sua volta, questo aiuta a decidere il passo successivo prima dell’inizio delle trattative contrattuali. Ciò significa che le RFI di solito non sono la fase finale. Invece, gli appalti spesso utilizzano le RFIS insieme alle tre richieste di cui sopra.

    Un RFI è una sollecitazione che l’approvvigionamento invia a un’ampia base di potenziali fornitori. Il suo scopo è per il condizionamento, l’acquisizione di informazioni, la preparazione di una RFP o RFQ, la formazione di una strategia o la costruzione di un database. Questi aspetti sono utili nelle successive trattative con i fornitori su:

    • Strutture, finanze, atteggiamenti e motivazioni dei fornitori.,
    • Lo stato del mercato dell’offerta.
    • Dinamica del mercato dell’offerta.
    • Tendenze e fattori che guidano il cambiamento.
    • Strategie di prezzo alternative.
    • Concorrenza dei fornitori.
    • Ampiezza e larghezza delle offerte di prodotti/servizi, da parte del fornitore.
    • Fornitore di messa a fuoco strategica, business, e piani di prodotto.

    Procurement può utilizzare le RFI per includere un elenco dettagliato di prodotti / servizi per le richieste di prezzi. I prezzi dovrebbero essere utilizzati a fini comparativi per la negoziazione successiva. I negoziatori non dovrebbero usare i prezzi come base delle loro decisioni di acquisto., Attraverso l’analisi delle risposte di RFI, è possibile trovare opzioni strategiche e alternative a costi inferiori. Si possono anche trovare opportunità per ridurre i costi.

    Request for Tender (RFT)

    Un RFT è l’invito aperto di approvvigionamento per i fornitori a rispondere a un’esigenza definita—al contrario di una richiesta vaga. La RFT di solito richiede informazioni simili a una RFI, oltre a metriche specifiche. Gli RFT di solito coprono le offerte di prodotti e servizi, nonché le informazioni sull’idoneità del business.,

    Come spesso consigliano i corsi di negoziazione, non è insolito per un acquirente mettere fuori esigenze aziendali poco chiare o vaghe nella loro RFT. Questa mancanza di chiarezza può rendere più difficile per il fornitore proporre una soluzione e non è il miglior uso di un RFT. Invece, RFTS dovrebbe essere utilizzato solo quando l’acquirente è chiaro sulle loro esigenze. Idealmente, l’acquirente dovrebbe anche essere chiaro sulla gamma di soluzioni di approvvigionamento che potrebbero soddisfare le esigenze dell’acquirente. Questo dà l’acquirente addestrato un vantaggio di negoziazione del contratto.

    Senza un’adeguata formazione sugli appalti, tuttavia, troppi acquirenti emettono RFQ che sono davvero RFT.,

    Consigli

    Acquirenti: Mettere in atto questi processi nel modo giusto richiede:

    • Formazione efficace capacità di negoziazione.
    • Un’infrastruttura organizzativa di supporto.
    • Formazione di negoziazione di appalti o contratti.

    In caso contrario, questi processi sono a rischio di essere utilizzati come esercizio token per mantenere felice il tuo reparto ma essere evitati nella pratica., Mentre gli esperti di negoziazione offrono consulenza ai clienti nell’area dell’implementazione dei processi di approvvigionamento, il nostro focus è sulle vendite, sugli appalti e sulla formazione sulla negoziazione dei contratti, con altri corsi di negoziazione personalizzati.

    Venditori: Consigliiamo ai nostri laureati di formazione alla vendita di New York su come e soprattutto ” se ” dovrebbero partecipare a questi processi come la prima domanda che devono affrontare. Se hai una politica aziendale, assicurati di controllare prima lo stile, la posizione e il potere di negoziazione competitivi del tuo e dell’acquirente., Non fare questo può finire per sprecare il vostro tempo, che costano il business, o peggio: si potrebbe vincere business non redditizie.

    Vedi anche: Definizione di negoziazione.