Nuovo noleggio scartoffie: La guida delle piccole imprese per Onboarding dipendenti

Se si esegue l’HR per il vostro business da soli o hanno risorse HR dedicate, l’assunzione di un nuovo dipendente è un processo coinvolto—e uno importante a questo. Dopo che un candidato ha accettato la tua offerta di lavoro e hai impostato la data di inizio, ci sono vari passaggi di onboarding da intraprendere, tra cui assicurarsi che il nuovo membro del team riempia i documenti di lavoro adeguati., Ci sono una serie di importanti nuove forme di noleggio dei dipendenti che devono essere compilati-in particolare quelli che sono richiesti dalla legge.

Per semplificare i nuovi documenti di noleggio, è meglio prepararsi in anticipo, non solo sapendo quali moduli devono essere completati e quando, ma averli pronti per la data di inizio del tuo dipendente. Questa nuova guida noleggio scartoffie, quindi, sarà abbattere le varie forme richieste, quello che dovete sapere su di loro, e suggerimenti generali per rendere il processo di onboarding più semplice possibile.,

Nuovo noleggio scartoffie: Che cosa dovete sapere

Se stai assumendo il tuo primo dipendente, si potrebbe non essere completamente familiarità con i tipi di nuovo noleggio scartoffie che sono richiesti del vostro business. Come abbiamo accennato, alcuni nuovi documenti di noleggio, come il W-4 e I-9, sono richiesti dalla legge federale o statale, mentre altri potrebbero essere semplicemente necessari o consigliati per le procedure HR della tua azienda. Detto questo, è necessario assicurarsi che il nuovo lavoro di ufficio dipendente che è richiesto dalla legge è compilato con precisione ed entro il lasso di tempo corretto., Fortunatamente, agenzie governative come l’IRS e il Dipartimento della Sicurezza nazionale degli Stati Uniti forniscono guide online dettagliate per informarti sul completamento di questi moduli.

Se non siete sicuri che tipo di HR nuovo noleggio lavoro di ufficio si dovrebbe avere per il vostro business, si consiglia di consultare il proprio rappresentante HR o un consulente HR di terze parti. Con questo in mente, tuttavia, la documentazione specifica aziendale comune include un manuale dei dipendenti, documenti sui benefici e moduli di politica aziendale., Poiché questi tipi di documenti sono specifici per l’organizzazione, è possibile che non sia necessario completarli immediatamente. In definitiva, la tempistica e la natura di questo nuovo lavoro di ufficio sono a voi. Tuttavia, si desidera rendere chiare le linee guida che circondano questi tipi di moduli ai dipendenti quando iniziano.

Nuovo noleggio scartoffie Checklist: Moduli obbligatori

Ora che abbiamo passato attraverso una breve panoramica riguardante nuove scartoffie noleggio, tuffiamoci più in profondità quali forme specifiche è necessario completare.,

Modulo I-9

Il modulo I-9 è un modulo federale richiesto per i nuovi dipendenti che verifica l’idoneità dei candidati a lavorare negli Stati Uniti. Il modulo I-9 è compilato da voi e il vostro dipendente e deve essere completato entro tre giorni dalla data di inizio del dipendente. Anche se il modulo non ha bisogno di essere presentato al governo federale, è necessario tenerlo in archivio (fisicamente o elettronicamente) per tre anni dopo la data di noleggio, o un anno dopo la cessazione, a seconda di quale è più tardi., Il modulo I-9 comporta la revisione dell’identificazione di ciascun dipendente per garantire che siano validi e soddisfino i criteri federali. È possibile compilare questo modulo elettronicamente utilizzando E-Verify, che consente di incrociare le informazioni con il database del governo federale. Molte piattaforme software HR forniscono anche funzionalità di modulo I – 9.

Il tuo dipendente compilerà il modulo I-9 e fornirà la sua identificazione come prova della sua idoneità a lavorare negli Stati Uniti.Esaminerai le loro informazioni e firmerai il modulo affermando che, al meglio delle tue conoscenze, l’identificazione fornita è valida., Questo modulo elenca le forme accettabili di identificazione che è possibile utilizzare per verificare l’idoneità del dipendente. Dovresti fornire questo elenco ai nuovi dipendenti in modo che possano decidere quali tipi di identificazione portare. Non si può, tuttavia, dire ai dipendenti che tipo di identificazione di portare o negare il loro diritto di utilizzare ogni tipo. Per garantire il completamento tempestivo del modulo I-9, è utile informare il proprio dipendente di portare con sé i propri documenti di identificazione il primo giorno.

Modulo W-4

Il W-4 è un altro requisito federale nuovo noleggio scartoffie., Questo modulo registra quanto dovrebbe essere trattenuto dallo stipendio di ciascun dipendente per le tasse basate sulle esenzioni. Il dipendente compilerà quante esenzioni saranno sostenendo sulle loro tasse. Il W-4 dovrebbe essere efficace con il primo stipendio del tuo dipendente, quindi questo è anche un modulo che vorrai compilare prontamente. Non puoi dire ai tuoi dipendenti come dovrebbero compilare il loro W-4, ma puoi aiutarli a trovare risorse per determinare le loro ritenute fiscali per completare il modulo, come questo calcolatore di ritenuta IRS.

I dipendenti possono modificare le esenzioni sui moduli W-4 ogni volta che lo ritengono opportuno., Si dovrebbe tenere la versione più recente di W-4 di un dipendente in archivio. Ancora una volta, molte piattaforme software HR consentono ai dipendenti di compilare e memorizzare il W-4 attraverso il loro sistema.

Numero di previdenza sociale

Anche se non nuovo noleggio “lavoro di ufficio” di per sé, il governo federale richiede che si ottiene il nome e il numero di previdenza sociale di ogni nuovo dipendente—compresi i dipendenti stranieri residenti e non residenti. Utilizzerai queste informazioni per compilare i moduli W-2 per i tuoi dipendenti alla fine dell’anno., Il modulo W-2 registra i guadagni dei tuoi dipendenti per l’anno e viene utilizzato a fini fiscali.

Stato Tax-Ritenuta e registrazione

Proprio come il modulo W-4 per la ritenuta fiscale federale sul reddito, potrebbe anche essere necessario il nuovo noleggio per compilare un modulo di ritenuta fiscale statale. Non tutti gli stati richiedono questi moduli, quindi ti consigliamo di controllare le leggi applicabili per il tuo particolare stato. Tuttavia, se il tuo stato richiede questo modulo, in genere verrà compilato come il W-4 federale., Come il W-4, ti consigliamo di avere il vostro dipendente completare questo documento prima del loro primo stipendio e mantenere il loro modulo in archivio. I moduli di ritenuta fiscale dello stato possono anche essere aggiornati dai dipendenti durante tutto l’anno.

Oltre ai moduli di ritenuta fiscale statale, dovrai anche completare nuovi rapporti di noleggio. Questo lavoro di ufficio assunzione comporta fornire le informazioni di base sui vostri nuovi dipendenti al vostro Stato Directory di nuove assunzioni, che viene poi passato lungo alla Directory nazionale., Nuovo rapporto noleggio è richiesto in modo che lo stato può raccogliere i pagamenti di mantenimento dei figli da parte dei dipendenti, se necessario.

Forme di benefici

Anche come una piccola impresa, le leggi federali e statali richiedono che offriate ai vostri dipendenti alcuni fringe benefit, ovvero benefici diversi dal loro stipendio. Alcuni di questi benefici rientrano in leggi particolari, come l’Affordable Care Act e la Family Medical Leave Act. In alcuni stati, ad esempio, è necessario offrire ai dipendenti benefici come la compensazione dei lavoratori e l’assicurazione invalidità., Per quanto riguarda i benefici richiesti, pertanto, è necessario assicurarsi di rispettare le leggi applicabili per il proprio stato e le proprie attività e chiedere ai dipendenti di completare i documenti necessari associati a queste offerte di benefici.

Nuovo noleggio scartoffie Checklist: HR Forms

Ci sono molti altri nuovi assumere forme dei dipendenti che non possono essere richiesti, ma che può essere utile per il vostro business, i dipendenti, e il vostro reparto risorse umane., Quali altri moduli o documenti che hai i tuoi nuovi assunti compilano dipenderanno dalla tua attività individuale, ma qui ci sono alcuni esempi comuni di scartoffie per i nuovi dipendenti che potresti voler includere nel tuo processo di onboarding.

Modulo di deposito diretto

Se hai intenzione di pagare i tuoi dipendenti tramite deposito diretto, ti consigliamo di avere un modulo di autorizzazione da compilare. In questo modulo, accetteranno di essere pagati tramite deposito diretto e forniranno le informazioni necessarie per aggiungerli al tuo libro paga.,

Informazioni di emergenza

In caso di emergenza con il tuo dipendente, ti consigliamo di sapere chi contattare. Dovresti chiedere al tuo dipendente di fornire il loro contatto di emergenza e conservare queste informazioni in archivio. Allo stesso modo, potresti chiedere ai tuoi dipendenti di eventuali allergie o restrizioni dietetiche di cui dovresti essere a conoscenza per assicurarti di fornire loro un ambiente di lavoro accomodante e sicuro.

Employee Handbook and Policy Forms

Molte aziende creano un employee handbook che elenca importanti informazioni e procedure aziendali., Spesso i manuali dei dipendenti includono argomenti come le politiche sul posto di lavoro, come le molestie sessuali e le politiche di droga e alcol, nonché le linee guida per il codice di abbigliamento, l’uso di Internet, l’iscrizione ai benefici e altro ancora. Non solo è una buona idea per creare un manuale dei dipendenti, ma si potrebbe anche voler chiedere ai vostri nuovi dipendenti di firmare un modulo riconoscendo che hanno ricevuto e rivisto il manuale. Con il manuale dei dipendenti, è possibile includere altri documenti relativi alle imprese che il nuovo noleggio deve firmare, come un accordo di non concorrenza o di non divulgazione.,

Benefici non richiesti

Oltre ai benefici richiesti dalla legge, ti consigliamo di fornire ai nuovi dipendenti i documenti necessari per quanto riguarda altri benefici che la tua attività offre. Questi vantaggi possono includere stipendi pendolarismo, benefici per il benessere, stock option, 401Ks, e altro ancora. Se dai ai tuoi dipendenti la possibilità di iscriversi o partecipare a programmi di benefit aggiuntivi, ti consigliamo di dare loro sia una spiegazione di queste politiche, sia i moduli che devono compilare per partecipare se lo desiderano.,

Nuovo lavoro di ufficio: Suggerimenti per semplificare il processo di Onboarding

Con tutti i documenti di lavoro coinvolti con nuove assunzioni—richiesto e altrimenti—si potrebbe sentire sopraffatti, soprattutto se si dispone di risorse HR limitate. Fortunatamente, ci sono alcune iniziative che puoi prendere per alleviare l’onere di assumere documenti:

• Sii consapevole delle leggi federali, statali e locali sul lavoro. Anche se ingombrante, si vorrà essere sicuri che siete ben informati quando si tratta di diverse leggi sul lavoro il vostro business ha bisogno di rispettare., Queste leggi informeranno che tipo di documenti sono necessari per i nuovi dipendenti, nonché la tempistica in cui devono essere completati. Inoltre, tieni d’occhio i cambiamenti nella documentazione di assunzione—nuovi requisiti o cambiamenti nei moduli. Conoscere e rispettare queste leggi aiuterà a proteggere la tua attività in caso di audit.
• Non aspettare fino alla scadenza per completare i nuovi documenti di noleggio. Ogni modulo richiesto ha una scadenza diversa e può essere difficile ricordare quale è dovuto quando., Pertanto, è utile comunicare con il tuo nuovo noleggio prima della data di inizio, informarli di quali nuovi documenti dei dipendenti dovranno compilare e quali documenti o informazioni dovranno farlo. Quindi, completa tutte le pratiche burocratiche con i tuoi dipendenti il primo giorno e archivia o invia immediatamente.
• Conservare in modo sicuro tutti i documenti di lavoro e tenerlo aggiornato, se necessario. È possibile memorizzare queste informazioni elettronicamente o fisicamente, ma è necessario assicurarsi che sia sicuro e accessibile., Ancora una volta, garantire di aver memorizzato correttamente tutti i documenti dei dipendenti può essere essenziale nel caso di un audit.
• Utilizzare il software HR. Uno dei modi migliori per semplificare onboarding è quello di utilizzare una piattaforma software HR come Zenefits. Queste piattaforme possono aiutare ad automatizzare i processi, consentendo ai dipendenti di compilare moduli online. È inoltre possibile utilizzare il software HR per archiviare documenti aziendali come manuali dei dipendenti e informazioni sui benefici, rendendoli facilmente accessibili ai nuovi assunti., Inoltre, per ridurre ulteriormente il carico, alcune offerte di software HR includono anche l’elaborazione dei salari.

Nuovo lavoro di ufficio: La linea di fondo

Alla fine della giornata, portare nuovi dipendenti è un’esperienza emozionante per il vostro business. Anche se c’è nuovo noleggio lavoro di ufficio che deve essere completato, è possibile rendere il processo più facile da preparare in anticipo e comunicare con i vostri nuovi dipendenti prima della loro data di inizio., Tenere d’occhio le leggi federali, statali e locali applicabili ti aiuterà a essere conforme ai tuoi processi HR e utilizzare il software HR è un ottimo investimento per aiutare te e i tuoi dipendenti con nuove pratiche di noleggio e altro ancora. In definitiva, una volta che hai inviato o memorizzato tutti i nuovi documenti necessari per i dipendenti, sarai attraverso la parte più noiosa del processo di onboarding e potrai andare avanti con la formazione dei dipendenti.