L’elaborazione delle informazioni è la manipolazione dei dati per produrre informazioni utili; comporta la cattura di informazioni in un formato che è recuperabile e analizzabile. L’elaborazione delle informazioni implica prendere informazioni grezze e renderle più utili inserendole nel contesto. In generale, l’elaborazione delle informazioni significa elaborare nuovi dati, che include una serie di passaggi: acquisizione, immissione, convalida, manipolazione, archiviazione, output, comunicazione, recupero e smaltimento., Il futuro accesso e aggiornamento dei file comporta uno o più di questi passaggi. L’elaborazione delle informazioni fornisce agli individui le competenze di base per utilizzare il computer per elaborare molti tipi di informazioni in modo efficace ed efficiente. Il termine
è stato spesso associato specificamente alle operazioni basate su computer.
IMPATTO DELL’ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI
L’elaborazione delle informazioni ha avuto un impatto enorme sulla società moderna. Il mercato è diventato sempre più complesso con l’aumento della disponibilità di dati e informazioni., Gli individui hanno bisogno di una buona comprensione di come creare, accedere, utilizzare e gestire le informazioni, che è essenziale nell’ambiente di lavoro. Le persone devono comprendere l’interrelazione tra gli individui, il mondo degli affari a livello nazionale e internazionale e il governo per partecipare in modo costruttivo sia come consumatori che come produttori. Queste competenze generali devono essere abbinate a quelle che portano all’occupazione nelle imprese e agli studi avanzati di business.
Secondo il fornitore di informazioni di mercato IDC, gli uffici di tutto il mondo erano sulla buona strada per produrre 4.,5 trilioni di pagine di informazioni cartacee entro il 2007. Tre fattori vitali da considerare nella gestione dei documenti sono (1) gestire i documenti in modo più efficace, (2) controllare i costi associati ai documenti elaborati e (3) utilizzare le risorse disponibili in modo più efficiente. Ogni organizzazione, piccola o grande, ha un interesse acquisito nella tecnologia di elaborazione delle informazioni. Una gestione più intelligente dei documenti in ambienti di ufficio è essenziale., Le aziende stanno aggiungendo intelligenza e struttura ai documenti digitali e cartacei al fine di snellire i processi aziendali e favorire l’integrazione all’interno dei sistemi di dati strutturati. L’enfasi non è sull’eliminazione della carta, ma sulla gestione delle informazioni incorporate nei documenti in modo più efficiente. L’attenzione si è spostata sulla personalizzazione e sulla gestione della tecnologia per soddisfare al meglio le esigenze.
EFFETTI DELL’ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI
Le informazioni generano idee e guidano le decisioni., I documenti sono guidati dalla conformità alle normative, oltre alla necessità di comunicare con clienti, fornitori e dipendenti, mentre si occupano di multimedia, soluzioni per i processi aziendali e relativi investimenti. Le domande che dovrebbero essere considerate includono quanto segue:
- Quali tecniche, procedure e metodi vengono utilizzati per condividere informazioni utili?
- Quali sono le capacità e i limiti di hardware e software?
- Come aumentare la velocità di funzionamento, la funzionalità e la capacità?,
- In che modo un’organizzazione e un individuo utilizzeranno le informazioni; ad esempio, le informazioni saranno utilizzate per supportare decisioni strategiche, tattiche o operative e per informare, persuadere, educare o intrattenere gli utenti?
- Quali tecniche vengono utilizzate per rappresentare la progettazione di soluzioni e output, inclusi grafici di input-processo-output, grafici gerarchici, modelli di layout a schermo/cartaceo, diagrammi di flusso o storyboard; quali tecniche, come collegamenti ipertestuali, pulsanti, icone, sommario, indice o numerazione delle pagine, vengono utilizzate per la navigazione di documenti complessi?,
In molte aziende, i file di Office sono disseminati di documenti cartacei. Dispendiosa in termini di tempo e costi, questa situazione frustra sia i clienti che i dipendenti, causando spesso ritardi nel servizio. Automatizzando i processi ad alta intensità di carta, le organizzazioni possono realizzare significativi guadagni di produttività., gli utenti a trovare le informazioni necessarie
GESTIONE e l’ELABORAZIONE delle INFORMAZIONI
le Imprese nel ventunesimo secolo sono complesse, fluido, e customer-centric, quindi hanno bisogno di stabilire e applicare misure di gestione dei file, le procedure e le tecniche di memorizzazione, di comunicare, e di disporre di dati e informazioni in modo efficiente ed efficace., Automatizzando le routine per acquisire, elaborare, gestire e distribuire documenti aziendali, le organizzazioni possono salvaguardare l’integrità dei dati e proteggere i dati da alterazioni.
L’introduzione delle tecnologie digitali ha permesso agli uffici di avviare cambiamenti nell’uso della carta. Nei primi anni 1990, uno studio di ricerca Xerox ha indicato che gli uffici non erano tendenti a utilizzare meno carta piuttosto mantenere meno carta., Molti impiegati mantengono la carta per leggere, annotare e condividere informazioni a scopo di discussione; molte aziende si affidano ancora alla carta per documenti basati su moduli come fatture, contratti e corrispondenza con i clienti. Copie cartacee e / o microfilm sono anche archiviati per motivi legali da molte aziende e organizzazioni.
Le aziende devono esaminare attentamente il processo di flusso di lavoro del documento. Ciò include quattro fasi / passaggi: acquisizione, gestione, archiviazione e consegna., Ogni passaggio supporta il trasferimento del contenuto del documento cartaceo in formato elettronico, per instradare e utilizzare per applicazioni specifiche. Richard V. Heiman e Anthony C. Picardi (2005) hanno dichiarato che “la gestione del ciclo di vita delle informazioni è ora diventata possibile. I documenti intelligenti hanno un ciclo di vita integrato e viaggiano sulla spina dorsale dei sistemi di transazione aziendali. La comprensione dei contenuti, i diritti digitali e l’integrazione continuano ad evolversi e saranno integrati in una gamma crescente di applicazioni intelligenti.,”
Molti documenti aziendali sono regolati da regolamenti come il Sarbanes-Oxley Act del 2002 e l’Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996. Questi atti hanno lo scopo di proteggere la sicurezza delle informazioni, l’accuratezza e la riservatezza e dettare come le organizzazioni ricevono, elaborano, utilizzano, archiviano, proteggono e condividono le informazioni aziendali.
Business richiede che le informazioni siano accessibili in tempo reale., Il tempo reale è associato alla velocità: la gestione delle informazioni in tempo reale sta ottenendo informazioni dove deve essere quando deve essere presente, sia che si tratti di microsecondi, minuti o giorni. L’informazione ha un impatto quando è connessa al contesto, ad altre informazioni e alle persone. Contesto migliora il valore delle informazioni memorizzate. I leader aziendali hanno bisogno di informazioni facilmente accessibili. Vogliono avere visualizzazioni in tempo reale nelle loro aziende in modo che le decisioni vengano prese quando devono essere senza tracciare i dati e generare report.,
Tradizionalmente nella maggior parte delle aziende, organizzazioni e aziende, le informazioni sono state isolate all’interno di un reparto specifico sul personal computer di un singolo dipendente, in un singolo database o in un file cabinet. Le aziende, tuttavia, hanno implementato più soluzioni per archiviare vari dati e tuttavia persistono domande su come consolidare e utilizzare i magazzini di informazioni per fornire prodotti e servizi migliori mantenendo i margini di profitto.
Catturare tutte le informazioni su un vero sistema aziendale è essenziale. Enterprise Resource management (ERM) è arrivato., L’implementazione di ERM nel settore aziendale ha aiutato le aziende a gestire persone e carichi di lavoro e a controllare i processi del business. I processi e i sistemi di comunicazione che si estendono a livello globale e rispondono istantaneamente richiedono flessibilità. I processi e i sistemi devono essere integrati in modo da ottenere risultati misurabili. ERM serve come un veicolo per gestire le informazioni. Organizza i dati per essere più utili ai singoli reparti, consentendo loro di operare in modo più efficiente e creando processi semplificati per ridurre i costi.,
Cambiare i processi interni può essere difficile all’interno di un’organizzazione. Le aziende devono abbandonare i vecchi metodi di conservazione e protezione dei dati. I dati devono essere condivisi all’interno di un’organizzazione su un sistema basato su regole e ruoli; le funzioni di reporting devono essere semplificate, limitando il processo decisionale a pochi eletti. Linee aperte di comunicazione e collaborazione all’interno dell’organizzazione, così come con partner, fornitori e clienti, aiuta l’organizzazione a raggiungere una maggiore efficienza operativa.,
I requisiti aziendali in continua evoluzione significano che i processi di flusso di lavoro devono essere aggiornati al variare delle esigenze. Personalizzazione può essere richiesto. Le aziende devono definire e modificare le funzioni del flusso di lavoro. Le soluzioni che colmano il divario tra il mondo del back – office e quello del front-office consentono alle organizzazioni di scambiarsi informazioni.
Nell’attuale ambiente di lavoro, le aziende utilizzano Internet quotidianamente. Internet non è più uno strumento solo per la posta elettronica, la ricerca e il commercio elettronico., È diventato uno strumento per globalizzare un business; è uno strumento che consente a un’organizzazione di legare insieme dipendenti, fornitori e clienti. Il libero flusso di informazioni viene generato in tutto il paese e a livello internazionale.
SFIDE DELL’ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI
Le aziende devono ancora affrontare sfide nel tentativo di rivedere i processi interni, aprire le comunicazioni a fonti esterne e integrare funzioni tecnologiche disparate. L’informazione non dovrebbe essere isolata in reparti specifici; dovrebbe essere ospitata in modo tale da avvantaggiare l’intera organizzazione.,
Nell’ufficio moderno, l’elaborazione delle informazioni comprende un ampio campo. Si va dalle informazioni testuali alle informazioni digitali, dall’analisi qualitativa all’analisi quantitativa, così come globalmente da Internet a un singolo personal computer.
I documenti informatici possono richiedere l’utilizzo di una combinazione di pacchetti software; ad esempio, inserire un foglio di calcolo in un documento di elaborazione testi o un grafico di fogli di calcolo in un file di presentazione. Una varietà di manipolazioni è coinvolta nell’elaborazione delle informazioni testuali., Un documento può essere riorganizzato tagliando e incollando il testo e la grafica può essere importata in un documento di testo. Utilizzando il software di analisi delle immagini, le immagini possono essere manipolate. L’elaborazione digitale dei dati numerici può essere realizzata attraverso programmi di fogli di calcolo. Utilizzando i programmi di fogli di calcolo, i dati possono essere interrogati in un’istruzione” what if ” e possono essere illustrate l’analisi statistica e la rappresentazione grafica dei dati.
L’integrazione di applicazioni software è un aspetto potente dell’utilizzo di software progettato per essere utilizzato in ambiente Windows., L’integrazione si riferisce alla condivisione di informazioni tra le applicazioni: elaborazione testi, fogli di calcolo e applicazioni di database. Il software per computer non solo condivide le caratteristiche comuni, ma è anche molto spesso compatibile; quindi, le informazioni create in un pacchetto software possono essere condivise in un altro.
La proliferazione di software per computer ha cambiato radicalmente il modo in cui gli utenti finali creano documenti. Come software per computer è diventato più sofisticato nel corso degli anni, i programmi software ha cominciato a condividere caratteristiche comuni., Gli uffici moderni utilizzano una combinazione di pacchetti software per produrre informazioni utili. Il settore dell’elaborazione delle informazioni ha avuto e continua a produrre un impatto significativo sulla società.
vedi anche Careers in Information Processing; Desktop Publishing; Ethics in Information Processing; Information Processing: Historical Perspectives; Information Systems; Information Technology
bibliografia
Heiman, Richard V.& Picardi, Anthony C. (2005). Worldwide Software 2005-2009 Riepilogo delle previsioni. – Cosa?,
Informazione e comunicazione nel MTPDP 2004-2010 (2004, 13 novembre). Manila Bulletin.
O’Leary, Timothy J., e O’Leary, Linda I. (1996). Integrazione di Microsoft Office. New York: McGraw-Hill.
Maria Nemesh
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