Che tu sia un giovane professionista emergente o un manager esperto, la scrittura di e-mail è un aspetto vitale della comunicazione aziendale. E grazie a ciò che è spesso visto come i misteri della grammatica inglese e le sottigliezze della parola scritta, può essere una lotta quotidiana., Questo è particolarmente vero se devi motivare le persone impegnate a rispondere o affrontare un argomento potenzialmente delicato. Per scrivere una grande e-mail, è necessario sapere due cose: errori comuni da evitare, e strategie di livello successivo per andare avanti.
Ma prima le cose in primo luogo—devi sapere che cosa una grande e-mail si presenta come se avete intenzione di scrivere uno.
Anatomia di una buona email
Ogni email che scrivi ha la stessa struttura di base: Oggetto, saluto, corpo dell’email e chiusura. Ma come per ogni forma scritta di comunicazione professionale, c’è un modo giusto per farlo e gli standard che dovrebbero essere seguiti., Ecco come scrivere una e-mail corretta:
1soggetto
La riga dell’oggetto potrebbe essere la parte più importante dell’e-mail, anche se è spesso trascurata a favore del corpo dell’e-mail. Ma se sei freddo-email qualcuno, o semplicemente stabilire un rapporto professionale, la riga dell ” oggetto può invogliare la gente ad aprire il messaggio così come impostare le aspettative su ciò che è racchiuso. D’altra parte, una riga dell’oggetto mal elaborata o generica (come “Ciao” o “Non vuoi perdere quelli”) può scoraggiare il lettore e causare l’atterraggio della tua email nella cartella spam.,
“Spendi il doppio del tempo per creare l’oggetto giusto come fai tu sul perché se non aprono l’e-mail, non importa”, afferma Cole Schafer, fondatore e capo copia di Honey Copy.
2Openers
Nella maggior parte delle situazioni di scrittura e-mail, ti consigliamo di includere un saluto rapido per riconoscere il lettore prima di tuffarsi nel vostro messaggio principale o richiesta.
L’eccezione: quando sei su una catena di e-mail con colleghi stretti, spesso diventa più naturale rilasciare l’apertura (così come la chiusura)., Anche se inizialmente può sembrare un passo falso, segnala un rapporto professionale migliore.
3Body
Il corpo di un’e-mail è la carne del tuo messaggio e deve avere uno scopo chiaro e specifico, come ottenere feedback su una presentazione o organizzare un incontro con un nuovo cliente. Dovrebbe anche essere conciso. In questo modo, le persone saranno più inclini a leggerlo, piuttosto che scremarlo e rischiare di perdere informazioni critiche. Se puoi, riducilo a poche frasi di scelta.
E per le e-mail che richiedono più lunghezza e dettagli, tienilo concentrato il più possibile., “Nessuno vuole ricevere un romanzo. Vuoi tenerlo tra tre, quattro o cinque righe di testo”, dice Schafer.
4Closings
Proprio come vuoi iniziare le cose con il piede giusto con il tuo saluto, vuoi anche separarti bene. Ciò significa scrivere un segno amichevole-off. E ci sono un sacco di opzioni tra cui scegliere.,
Ad esempio, ecco 12 chiusure comuni e professionali che gli utenti di Grammarly hanno scelto in un dato giorno:
Ti consigliamo di scegliere una chiusura che si senta genuina per la tua personalità e adattarla alla relazione per garantire un livello appropriato di professionalità. D’altra parte, chiusure comuni come “amore”, “inviato da iphone” o “thx”, possono essere meglio lasciate inutilizzate nelle e-mail professionali.
Puoi aggiungere qualsiasi parola al tuo Dizionario personale.
Quali parole aggiungerai? # cleanwritinghttps: / / t.,co / itTRLCarol
— Grammarly (@Grammarly) September 18, 2018
Errori di scrittura e-mail comuni (e cosa fare invece)
Proprio come ogni e-mail è un’opportunità di crescita professionale, c’è anche il potenziale per cadere in cattive abitudini di scrittura e-mail comuni., Qui ci sono otto errori da evitare:
1mitting necessario Oxford virgole
La virgola Oxford può essere un po ‘ polarizzante quando si pensa a come scrivere una corretta e —mail, a seconda di quale guida di stile viene utilizzato per le comunicazioni professionali nel vostro settore-di solito è evitato o salutato come uno strumento per chiarimenti. In entrambi i casi, un sacco di persone hanno forti opinioni su di esso. Ma lasciarli fuori può portare a confusione, a seconda della frase.
Proprio come un matrimonio sano, lo stile AP richiede una comunicazione chiara.,Crediamo anche nel valore del compromesso. Quindi, come promemoria, lo Stylebook non proibisce tutte le virgole Oxford. Se l’omissione di una virgola potrebbe portare a confusione o interpretazione errata, utilizzare la virgola. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018
Cosa fare invece: mentre la virgola di Oxford potrebbe non essere adatta in determinati contesti, di solito è una buona idea usarle nelle e-mail. Questo perché può aiutarti a risparmiare tempo ed evitare problemi di comunicazione, confusione e persino problemi legali.,
2Hedging
Gli utenti di Grammarly sanno che quando si tratta di copertura, è meglio ometterlo che lasciarlo dentro, specialmente nelle e-mail. E se siete preoccupati di venire fuori come scortese, non essere: Contrariamente alla credenza popolare, linguaggio di copertura ti fa sembrare meno sicuri, che in ultima analisi può minare la vostra scrittura.
Cosa fare invece: Indica la tua idea o opinione, quindi spiega il “perché” dietro il tuo ragionamento. In questo modo, sarete meglio compreso e la vostra brillantezza può brillare attraverso.,
3copia estremamente lunga e / o poco chiara
Leggeresti un’email lunga 1.000 parole? Probabilmente no – la maggior parte delle persone scremare le email che sono sul lato lungo. E se aggiungi frasi difficili da seguire o messaggi misti, alla tua bozza, hai ancora meno probabilità di ottenere una risposta soddisfacente. (O qualsiasi risposta.)
” Ne ottengo un sacco sono solo questi enormi blocchi di testo. E capisco perché lo fanno, quindi hai abbastanza dettagli. Ma è davvero difficile da leggere e non ho intenzione di leggere il tutto”, dice Kat Boogaard, uno scrittore freelance con sede nel Wisconsin.,
Cosa fare invece: mantenerlo conciso e concentrarsi sulla questione a portata di mano. Quindi termina con un invito all’azione, una data di risposta richiesta e chiarisce che sei aperto a domande e follow-up (se questo è il caso).
4essere troppo casual (o formale)
A seconda delle circostanze, vacillare troppo sul lato casual o formale della scrittura può essere un passo falso. Essere eccessivamente casual è spesso visto come un errore rookie, ma rigida, linguaggio formale può anche essere dannoso per il vostro messaggio.,
Cosa fare invece: Nel trovare il perfetto equilibrio tra formale e casual, la chiave è pensare alla relazione tra te e il destinatario e prendere spunti sociali mentre la tua comunicazione progredisce.
“Vuoi vedere cosa sta facendo qualcun altro e partecipare, giocare, riconoscere il modo in cui si sviluppa la comunicazione e il modo in cui si sviluppano le aspettative in una relazione”, afferma Dan Post Senning, un esperto di galateo presso l’Emily Post Institute.,
“Fai attenzione nelle nuove relazioni. L’uso intelligente delle emoticon nelle e-mail può aiutarti a essere più compreso. Allo stesso tempo, molte persone lo leggeranno come poco professionale, quindi fino a quando non avrai stabilito quel rapporto, vuoi stare attento a come lo usi. Abbi cura di te e pensaci”, dice Post Senning.
5Cliches
Non tutti i cliché delle email sono peccati cardinali., Alcuni aspetti delle vostre e-mail sono tenuti ad essere un po ‘ di formule. Dopo tutto, la maggior parte delle email hanno la stessa struttura di base, e ci sono frasi che è possibile utilizzare per garantire la chiarezza o coprire le basi. Ma se hai intenzione di ripetere le frasi, assicurati che abbiano uno scopo chiaro.
Come Kiera Wright-Ruiz, un social media manager presso Guide locali di Google mette, “Anche se ripeto sempre, ‘per favore fatemi sapere se avete domande,’ Io in realtà voglio sapere se hanno domande.,”
Tuttavia, la maggior parte delle volte, ti consigliamo di modificare i cliché quando possibile poiché possono far sì che le persone si sintonizzino. Ecco i primi sette da evitare:
Metodo: Abbiamo cercato i termini usati dagli utenti Grammarly in base ai nostri articoli di blog più popolari.
Cosa fare invece: prova a leggere la bozza per cliché, tono e voce per comunicare in modo più efficace il tuo messaggio mantenendo il lettore impegnato. Chiediti: se il tuo capo (o la tua mamma) leggesse questa email, ne saresti felice? Se la risposta è sì, allora sei sulla strada giusta.,
6Repetition
Le persone spesso ripetono parole all’interno dello stesso paragrafo, due volte in due frasi, o semplicemente troppo vicine per passare inosservate. Anche se non è il peggior reato, è un’altra cosa che può far sintonizzare un lettore.
Ecco le parole più comunemente ripetute da evitare:
Cosa fare invece: prova a leggere la bozza ad alta voce, usando la funzione text-to-speech sul telefono o eseguendola da un collega prima di inviarla. Grammarly può anche aiutare a catturare queste parole ripetute o abusate.,
7linguaggio robotico
L’e-mail potrebbe essere un discendente di snail mail, ma ciò non significa che i tuoi messaggi dovrebbero sembrare una versione vecchia di te stesso. In effetti, le e-mail dovrebbero suonare come la persona che lo sta scrivendo. Quindi usare frasi che suonano come qualcosa di un romanzo vittoriano non è la mossa migliore se vuoi connetterti con il lettore.
“Ammettiamolo: nessuno vuole leggere un libro di testo universitario. Vuoi leggere un blog o un articolo o una vera conversazione. Sono una persona, non sono un robot., Quindi usa un linguaggio che suona come qualcosa che diresti se sei solo seduto in un bar”, dice Copy chief Schafer.
Cosa fare invece: Puoi ottenere un effetto più naturale fingendo di scrivere a un amico o di avere una conversazione con un conoscente amichevole. Ad esempio, probabilmente non diresti qualcosa come “Saluti” e “Spero che il tempo sia giusto dove sei” se dovessi incontrare qualcuno per un caffè. Diresti qualcosa come “Ciao” e ” Grazie ancora per il tuo tempo.”
8Sovruso di punti esclamativi!
L’entusiasmo è grande., Ma in certi contesti, l’uso eccessivo di punti esclamativi può fare più male che bene. Ciò è particolarmente vero se si sta forgiando un nuovo rapporto o contattare qualcuno al di fuori della vostra azienda. Dopo tutto, sei un rappresentante del tuo lavoro quando usi un indirizzo email aziendale. Ma le persone amano i punti esclamativi, e sono ancora qualcosa su cui molte persone si affidano per trasmettere un tono positivo.,
Ad esempio, ecco le frasi e le parole più comuni che le persone usano con i punti esclamativi nelle e-mail:
Cosa fare invece: Dopo aver scritto la bozza, fai una rapida ricerca dei punti esclamativi e usa il tuo giudizio per determinare quali (se ce ne sono) mantenere in base al tuo rapporto con il destinatario. Come regola generale, cercare di tenerlo a uno o due per e-mail con i colleghi.
Oggi ci sentiamo grati.
Grato che una superstar di contenuti come @MarketingProfs usi Grammarly., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv
— Grammarly (@Grammarly) September 28, 2018
Next-level email writing moves
Una volta che hai il formato e-mail corretto e sai quali errori da evitare, è il momento di concentrarsi sul rendere le bozze si distinguono dalla miriade di email la maggior parte delle persone ottiene ogni giorno. Ecco quattro strategie per portare il tuo al livello successivo:
Pensa positivo
L’invio di un’e-mail che è lontanamente negativa, o addirittura neutra, può metterti in un posto difficile., E come con qualsiasi comunicazione scritta, potrebbe esserci spazio per interpretazioni errate.
“In assenza di altre informazioni, la nostra interpretazione spesso di default al negativo,” spiega comunicazione-etiquette esperto Post Senning. “Quando parli di comunicazione negativa, sei l’informazione che è il tono della voce, lo scintillio nei tuoi occhi, il buon umore con cui intendi qualcosa o anche la vera cura o preoccupazione con cui stai offrendo critica. Quindi stai molto attento. Quando qualcosa si legge come negativo a voi, probabilmente si presenta come ancora più negativo a qualcun altro.,”
Colpisci il tono giusto
Non vorresti ricevere un’e-mail che recita “Caro” o che fa riferimento al tuo lavoro nelle pubbliche relazioni quando sei effettivamente in vendita, perché mostrerebbe immediatamente che il mittente ti sta inviando un’email di massa, o non hanno fatto la ricerca corretta e trovato il contatto giusto. Allo stesso modo, ti consigliamo di fare in modo che ogni e-mail che invii ha un tono che è realizzato appositamente per il destinatario, e che si sta inviando alla persona giusta.,
Quindi, anche se si può essere tentati di utilizzare i modelli, è importante personalizzarlo e tenere a mente lo stile di comunicazione del destinatario prima di colpire invia. Per fare questo, una rapida ricerca su Google o una sbirciatina al feed LinkedIn o Twitter del destinatario può fare miracoli.
Prima di inviare, prova a metterti nei panni del destinatario per un gut-check su tono e contenuto. E se hai difficoltà a leggere il tuo tono nell’e-mail, il rilevatore di toni di Grammarly può aiutarti a determinare come suoni al tuo destinatario.,
Follow-up-in tempo utile
Se stai inviando una e-mail, è probabile che alla ricerca di una risposta tempestiva. Ma con le grandi quantità di email che la maggior parte delle persone ordina ogni giorno, le cose possono finire per perdersi. Come regola generale, un messaggio di follow-up non dovrebbe mai venire meno di ventiquattro ore dopo l’invio dell’e-mail iniziale.
In altre parole: non essere la persona che invia una richiesta di follow-up due ore dopo l’invio. In casi estremi, quel tipo di comportamento può persino bloccarti., “Quando si sta prendendo più tempo e in realtà la cura per la persona dall’altra parte della e-mail, si sta immediatamente andando a vedere un tasso di risposta molto più alto. Ho dovuto imparare nel modo più duro, ” dice copy chief Schafer.
Rendere più facile per gli occhi
La maggior parte dei messaggi inviati sarà probabilmente sul lato più corto, che è grande per le risposte rapide e ottenere le cose fatte. Ma per le email più lunghe, scannability è il nome del gioco. Questo è quando cose come font in grassetto, punti elenco, frasi sottolineate e una sezione TL;DR (troppo lungo, non letto) tornano utili.,
Ci sono molti fattori da tenere a mente quando si compone un’e-mail e c’è un ampio margine di errore. Ma dopo tutto è detto e fatto, non si tratta di perfezione. Si tratta di una comunicazione efficace.
“Penso che le persone sentano questa pressione che devi essere questo comunicatore perfetto con questo enorme vocabolario e queste frasi perfettamente strutturate. E non lo so che è sempre così perché sei solo due persone, comunicando”, dice lo scrittore freelance Boogaard.
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