Se sei un tipo di persona a cui piace avere un posto per tutto e avere tutto al suo posto, sei felice di partecipare a una riunione ben organizzata. Se sei una persona di tipo B che ha un posto per quasi tutto e tutto è una sorta di al suo posto, probabilmente come incontri ben organizzati pure. Incontri organizzati che hanno regole ben applicate prendono la confusione di chi arriva a parlare per primo e ciò che viene dopo all’ordine del giorno., Il regolamento di Robert è la forma più comune di procedura parlamentare per i protocolli di riunione. Avere un senso dell’ordine mette tutti a proprio agio in modo che possano concentrarsi sul lavoro importante che hanno di fronte a loro.

Alla fine del 1800, il generale di brigata dell’esercito degli Stati Uniti Henry Martyn Robert stava affrontando il compito di organizzare una riunione di fronte a tutta la sua chiesa. Non volendo deludere nessuno, il generale ha fatto la sua due diligence nella ricerca di risorse sul modo corretto per eseguire un incontro di lavoro. Sfortunatamente, dopo una ricerca esaustiva di un manuale sul tema delle riunioni, si avvicinò a secco.,

Essendo il leader che era, ha messo la sua mente a diventare la prima autorità sulla procedura parlamentare. Utilizzando la conoscenza che ha imparato facendo la sua ricerca sulle riunioni, ha avuto modo di lavorare scrivendo una serie di regole che qualsiasi gruppo o organizzazione potrebbe utilizzare per eseguire un incontro equo e responsabile. Nel 1876 pubblicò i suoi scritti sotto il nome di Robert’s Rules of Order. Regole di ordine di Robert è stato rivisto più volte da allora, ma è attualmente ancora ampiamente utilizzato a livello globale ed è nella sua edizione 11th.,

Ciò che rende le Regole dell’Ordine di Robert così popolari è che consente alla minoranza di avere una voce mentre la bilancia con i diritti della maggioranza di agire e di prendere decisioni collettive.

Una comprensione di base delle regole di Robert di ordine

Una delle regole più basilari della procedura parlamentare è preavviso di una riunione, che è necessario per alcuni tipi di riunioni. L’obiettivo del preavviso è quello di garantire che tutti i partecipanti siano consapevoli di quando e dove si terrà l’incontro, di cosa discuteranno e dell’ordine in cui discuteranno le cose., Il Consiglio di amministrazione di solito vota per approvare l’ordine del giorno all’inizio della riunione; una volta che ciò è accaduto, nulla di aggiuntivo può essere messo all’ordine del giorno o discusso durante la riunione.

Il consiglio ha la facoltà di decidere se consentire al pubblico di partecipare apertamente alla riunione. La maggior parte delle commissioni sceglie di imporre un limite di tempo per i membri del pubblico per parlare, specialmente quando il pubblico è grande o uno o più argomenti all’ordine del giorno sono controversi, per evitare che le riunioni diventino eccessivamente lunghe o sfuggano al controllo., Se una qualsiasi parte della riunione va fuori controllo, o il consiglio ha bisogno di discutere gli elementi di natura sensibile o confidenziale, essi possono scegliere di andare in una sessione chiusa, che è anche chiamato una sessione esecutiva. Quando i consigli scelgono di consentire ai membri del pubblico di parlare, è il momento per i membri del consiglio di ascoltare e considerare le loro opinioni, ma non è il momento per i direttori del consiglio di rispondere pubblicamente o prendere decisioni sul posto.

Gestione delle mozioni di riunione

Ogni punto all’ordine del giorno è un punto di discussione ufficiale. Consiglio di amministrazione aprire una discussione facendo una mozione., Una volta che i direttori del consiglio fanno una mozione, è considerata “sul tavolo” e il presidente del consiglio deve gestire la mozione in qualche modo.

Proprio come le riunioni hanno regole e un ordine affinché le cose accadano, le mozioni hanno una gerarchia tra loro e regole su come il presidente del consiglio dovrebbe gestirle. Le sedie di bordo devono gestire i movimenti di riunione nell’ordine corretto e secondo le regole appropriate. Le commissioni possono discutere alcune mozioni e non altre.,

Mozioni per aggiornare, chiamare a recesso, porre un elemento sul tavolo, discutere la domanda precedente, chiedere di limitare o estendere il dibattito, e le questioni di privilegio sono tutte le mozioni discutibili.

Le commissioni possono discutere su quando posticipare la riunione, delegando un elemento a un comitato, modificando una mozione precedente, posticipando un elemento indefinitamente e introducendo una mozione principale.

Al fine di discutere un punto all’ordine del giorno, un direttore del consiglio deve prima fare una mozione dicendo, “Mi sposto a…”. Un diverso direttore del consiglio deve secondo la mozione per la discussione a seguire., Nel caso in cui nessuno scelga di secondo il movimento, il presidente del consiglio deve gestire il movimento annunciando qualcosa sulla falsariga di “Non sentire secondo, il movimento viene abbandonato.”

Fino a quando qualcuno secondi una mozione, la persona che ha fatto la mozione apre la discussione affermando la sua opinione su di esso. Il presidente del consiglio facilita la discussione, disegnando tutti i membri e le prospettive nella discussione. Il passo finale è che il presidente del consiglio ribadisca la mozione e che il consiglio voti su di essa.,

Quando diventa chiaro che il consiglio non è pronto a prendere una decisione su un elemento, piuttosto che votare su di esso, un direttore del consiglio potrebbe scegliere di posticipare l’elemento a tempo indeterminato. Ciò dà al consiglio la possibilità di riprendere l’oggetto in una riunione successiva. In questa circostanza, un membro del consiglio fa una mozione per rinviare un elemento e un membro diverso deve dargli un secondo prima che l’intero consiglio voti per posticiparlo.

Il rinvio di un elemento non deve essere confuso con la presentazione di un elemento, che consente al consiglio di riportare l’elemento in un secondo momento della riunione o in un secondo momento., Come nel posticipare un elemento, la presentazione di un elemento richiede un direttore del consiglio di secondo la mozione e il consiglio deve votare per presentare l’elemento.

Un esperto presidente del consiglio o facilitatore saprà quando è il momento di concludere la discussione e portarla a un voto. Al momento opportuno, è appropriato che il presidente del consiglio “ponga la domanda”, il che segnala al consiglio che qualcuno si muova per chiedere un voto sulla domanda. La proposta di votazione dovrebbe segnalare un secondo sulla proposta e una richiesta di votazione. Se due terzi del consiglio vota a favore della domanda, passa.,

Quando tutti i punti dell’ordine del giorno sono stati discussi, un membro del consiglio presenta una mozione di aggiornamento. Un altro membro dà un secondo, e il gruppo vota se terminare la riunione.

Ci sono molti altri tipi di movimenti e una lunga lista di regole su come gestirli. I membri del consiglio non hanno bisogno di memorizzare ogni dettaglio delle regole. La maggior parte delle schede tenere una copia delle regole di Robert di ordine a portata di mano durante le riunioni nel caso in cui hanno bisogno di cercare qualcosa.

Forse una delle parti più difficili e dispendiose in termini di tempo della pianificazione delle riunioni sta sviluppando l’agenda e mettendo insieme il libro di bordo., Un portale BoardEffect bordo rende quella parte del processo facile, con un modello elettronico in cui le schede possono aggiungere elementi in pochi secondi. Il programma permette anche loro di allegare documenti e report con l’aggiunta di link. Un portale di schede semplifica il processo di agenda, risparmiando molto tempo e costi dei materiali.

L’agenda e il regolamento di Robert sono strumenti importanti per le riunioni del consiglio, che, combinato con un portale del consiglio, forniscono gli ingredienti necessari per una riunione del consiglio ben gestita.