új bérleti papírmunka: a kisvállalkozás útmutatója a fedélzeti alkalmazottakhoz

függetlenül attól, hogy saját vállalkozása számára futtatja a HR—t, vagy dedikált HR-erőforrásokkal rendelkezik, az új alkalmazott felvétele részt vevő folyamat-és ebben fontos. Miután egy jelölt elfogadta az állásajánlatát, és beállította a kezdési dátumot, különféle fedélzeti lépéseket kell tennie, beleértve annak biztosítását, hogy az új csapattag kitöltse a megfelelő foglalkoztatási papírokat., Számos fontos új bérlet munkavállalói űrlapok, hogy ki kell tölteni—különösen az is, hogy a törvény által előírt.

az új bérleti papírmunka egyszerűsítése érdekében a legjobb, ha előre felkészülünk, nem csak tudva, hogy mely űrlapokat kell kitölteni és mikor, hanem készen áll a munkavállaló kezdő dátumára. Ez az új bérleti papírmunka útmutató, ebből adódóan, lebontják a különböző szükséges űrlapokat, mit kell tudni róluk, és általános tippeket, hogy a fedélzeti folyamat zökkenőmentes, mint lehetséges.,

új bérleti papírmunka: amit tudnia kell

Ha az első alkalmazottat veszi fel, előfordulhat, hogy nem ismeri teljesen az új bérleti papírmunkák típusát, amelyek szükségesek az Ön vállalkozásához. Mint már említettük, néhány új bérleti dokumentumot, például a W-4-et és az I-9-et szövetségi vagy állami törvény írja elő, míg mások egyszerűen szükségesek vagy ajánlottak lehetnek vállalkozása HR eljárásaihoz. Ezt mondták, meg kell győződnie arról, hogy a törvény által előírt új munkavállalói papírmunka pontosan és a megfelelő időkereten belül kerül kitöltésre., Szerencsére az olyan kormányzati szervek, mint az IRS és az Egyesült Államok Belbiztonsági Minisztériuma részletes online útmutatókat nyújtanak, hogy tájékoztassák Önt ezen űrlapok kitöltéséről.

ha nem biztos benne, hogy milyen HR új bérleti papírmunkával kell rendelkeznie vállalkozása számára, érdemes konzultálnia HR képviselőjével vagy egy harmadik fél HR tanácsadójával. Ezt szem előtt tartva azonban a közös vállalkozásspecifikus dokumentáció magában foglalja a munkavállalói kézikönyvet, az ellátások papírmunkáját, valamint a vállalati politikai űrlapokat., Mivel az ilyen típusú dokumentumok az Ön szervezetére jellemzőek, előfordulhat, hogy nem követeli meg, hogy azonnal befejezzék őket. Végső soron, az Idővonal és a természet az új bérleti papírmunka rajtad múlik. Lesz, azonban, szeretné, hogy az irányelveket körülvevő ilyen típusú formák egyértelmű, hogy a munkavállalók, amikor elkezd.

új bérleti papírmunka ellenőrzőlista: szükséges űrlapok

most, hogy áttekintettük az új bérleti papírmunkával kapcsolatos rövid áttekintést, merüljünk mélyebbre abban, hogy milyen konkrét űrlapokat kell kitöltenie.,

I-9 forma

az I-9 forma egy szövetségi szükséges új bérleti munkavállalói forma, amely ellenőrzi a jelöltek jogosultságát az Egyesült Államokban való munkavégzésre. Az I-9 formanyomtatványt mind Ön, mind alkalmazottja kitölti, és a munkavállaló kezdő dátumától számított három napon belül be kell fejezni. Bár az űrlapot nem kell benyújtani a szövetségi kormányhoz, a bérbeadás dátumától számított három évig, vagy a megszűnéstől számított egy évig (attól függően, hogy melyik későbbi) fájlban kell tartania (fizikailag vagy elektronikusan)., Az I-9 formanyomtatvány magában foglalja az egyes alkalmazottak azonosításának felülvizsgálatát annak biztosítása érdekében, hogy azok érvényesek legyenek, és megfeleljenek a szövetségi kritériumoknak. Ezt az űrlapot elektronikus úton töltheti ki az E-Verify használatával, amely lehetővé teszi az információk keresztellenőrzését a szövetségi kormány adatbázisával. Számos HR szoftverplatform I-9 űrlappal is rendelkezik.

az Ön alkalmazottja kitölti az I-9 nyomtatványt, és igazolja az Egyesült Államokban való munkavégzésre való jogosultságukat. Ön áttekinti az adatokat, és aláírja azt az űrlapot, amely igazolja, hogy a legjobb tudása szerint a megadott azonosító érvényes., Ez az űrlap felsorolja azokat az elfogadható azonosítási formákat, amelyek segítségével ellenőrizheti a munkavállaló jogosultságát. Ezt a listát meg kell adnia az új alkalmazottaknak, hogy eldönthessék, milyen típusú azonosítást kell hozniuk. Nem tudja azonban megmondani az alkalmazottaknak, hogy milyen típusú azonosítást kell hozniuk vagy megtagadniuk az egyes típusok használatára vonatkozó jogukat. Az I-9 űrlap időben történő kitöltésének biztosítása érdekében hasznos, ha elmondja alkalmazottainak, hogy az első napon magukkal hozzák azonosító okmányaikat.

forma W-4

A W-4 egy másik szövetségi új bérleti papírmunka követelmény., Ez a formanyomtatvány rögzíti, hogy mennyit kell visszatartani az egyes alkalmazottak adómentesség alapján fizetett fizetéséből. A munkavállaló kitölti, hogy hány mentességet fognak igényelni az adójukra. A W-4 hatékonynak kell lennie a munkavállaló első fizetést, így ez is egy űrlap akkor szeretnénk, hogy töltse ki azonnal. Nem tudja megmondani az alkalmazottainak, hogyan kell kitölteniük a W-4-et, de segíthet nekik forrásokat találni az adótartozások meghatározásához az űrlap kitöltéséhez, például ez az IRS forrásadó-kalkulátor.

a munkavállalók bármikor módosíthatják a W-4 formanyomtatványok mentességét., Meg kell tartani a legutóbbi változata a munkavállaló W-4 fájlban. Ismét sok HR szoftverplatform lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy a W-4-et a rendszerükön keresztül töltsék ki és tárolják.

társadalombiztosítási szám

bár önmagában nem új bérlet “papírmunka”, a szövetségi kormány megköveteli, hogy megkapja az új alkalmazottak nevét és társadalombiztosítási számát—ideértve a rezidens és a nem rezidens idegen alkalmazottakat is. Ezt az információt a W-2 űrlapok kitöltésére fogja használni alkalmazottai számára az év végén., A W-2 formanyomtatvány az alkalmazottak évenkénti jövedelmét rögzíti, amelyet adózási célokra használnak fel.

állami adó-visszatartás és Regisztráció

csakúgy, mint a szövetségi jövedelemadó-visszatartás W-4 űrlapja, szükség lehet az új bérbeadóra is, hogy kitöltse az állami adó-visszatartási űrlapot. Nem minden állam igényli ezeket az űrlapokat, ezért ellenőrizni szeretné az adott állam vonatkozó törvényeit. Azonban, ha az állam nem igényel ezt az űrlapot, akkor általában ki kell tölteni, mint a szövetségi W-4., A W-4-hez hasonlóan az első fizetés előtt is ki kell töltenie ezt a dokumentumot az alkalmazottjával, és a nyomtatványt a fájlban kell tartania. Az állami adó-visszatartási űrlapokat az alkalmazottak egész évben frissíthetik.

az állami adó visszatartási formái mellett új bérleti jelentést is be kell töltenie. Ez a bérleti papírmunka magában foglalja az új alkalmazottaival kapcsolatos alapvető információk átadását az új bérlők állami könyvtárába, amelyet ezután továbbítanak a Nemzeti könyvtárba., Új bérleti jelentés szükséges ahhoz, hogy az állam szükség esetén összegyűjtse a gyermek után járó támogatásokat az alkalmazottaktól.

juttatások Forms

még egy kisvállalkozás, szövetségi és állami törvények előírják, hogy az alkalmazottak bizonyos béren kívüli juttatások—azaz juttatások eltérő fizetést. Ezen ellátások egy része bizonyos törvények hatálya alá tartozik, mint például a megfizethető ellátásról szóló törvény és a családi orvosi szabadságról szóló törvény. Bizonyos államokban, például, van szükség, hogy felajánlja a munkavállalók ellátások, mint a munkavállalók kompenzáció, rokkantsági biztosítás., A szükséges ellátások tekintetében ezért gondoskodnia kell arról, hogy betartsa az államára és vállalkozására vonatkozó vonatkozó jogszabályokat, és kérje meg alkalmazottait, hogy végezzék el a szükséges papírmunkát, amely ezekhez a juttatási ajánlatokhoz kapcsolódik.

új bérlet papírmunka ellenőrző lista: HR űrlapok

sok más új bérlet munkavállalói űrlapok, amelyek nem feltétlenül szükséges, de ez hasznos lehet az üzleti, az alkalmazottak, valamint a humán erőforrás osztály., Mely Egyéb űrlapok vagy dokumentumok van az új bérlő töltse ki függ az egyéni vállalkozás, de itt van néhány közös új munkavállalói papírmunka példák, hogy érdemes felvenni a fedélzeti folyamat.

Direct Deposit Form

ha közvetlen befizetéssel fizet az alkalmazottainak, akkor egy engedélyezési űrlapot kell kitöltenie. Ezen az űrlapon, akkor vállalja, hogy kell fizetni keresztül közvetlen betét, és adja meg a szükséges információkat hozzá őket a bérszámfejtés.,

vészhelyzeti információk

vészhelyzet esetén a munkavállaló, akkor szeretné tudni, hogy ki a kapcsolatot. Meg kell kérnie az alkalmazottját, hogy adja meg a sürgősségi kapcsolatot, és tartsa ezt az információt az aktában. Hasonlóképpen, érdemes lehet kérni a munkavállalók bármilyen allergia vagy étrendi korlátozások, hogy tisztában kell lenniük, hogy győződjön meg arról, hogy egy befogadó és biztonságos munkakörnyezet számukra.

munkavállalói kézikönyv és politikai űrlapok

sok vállalkozás létrehoz egy munkavállalói kézikönyvet, amely felsorolja a fontos vállalati információkat és eljárásokat., A munkavállalói kézikönyvek gyakran tartalmaznak olyan témákat, mint a munkahelyi politikák—például a szexuális zaklatás, a kábítószer—és alkoholpolitika -, valamint az öltözködési irányelveket, az internet használatát, az ellátások beiratkozását stb. Nem csak egy jó ötlet, hogy hozzon létre egy munkavállalói kézikönyv, de azt is érdemes kérni az új alkalmazottak, hogy írjon alá egy űrlapot elismerve, hogy már megkapta, és felülvizsgálta a kézikönyv. A munkavállalói kézikönyv, lehet, hogy más üzleti kapcsolatos dokumentumokat az új bérleti kell aláírni, mint egy versenytilalmi vagy titoktartási megállapodás is.,

Nem szükséges előnyök

a törvény által előírt előnyök mellett az új alkalmazottaknak meg kell adniuk az üzleti ajánlataival kapcsolatos egyéb előnyökkel kapcsolatos szükséges dokumentumokat. Ezek az előnyök magukban foglalhatják az ingázási járandóságokat, wellness-ellátásokat, készletezési lehetőségeket, 401k-t stb. Ha a munkavállalók a lehetőséget, hogy beiratkozik, vagy részt további előnye, programok, érdemes mindkettőt egy magyarázat, hogy ezek a politikák, valamint az űrlapokat kell kitölteni részt venni, amennyiben így dönt.,

új bérleti papírmunka: Tippek a fedélzeti folyamat egyszerűsítéséhez

az új bérletekkel kapcsolatos összes foglalkoztatási papírmunkával—kötelező és egyéb módon—túlterheltnek érezheti magát, különösen, ha korlátozott HR erőforrásokkal rendelkezik. Szerencsére van néhány kezdeményezés, amit megtehetsz, hogy megkönnyítsd a papírmunka felvételének terhét:

• légy tudatában a szövetségi, állami és helyi munkaügyi törvényeknek. Bár nehézkes, akkor biztos lehet benne, hogy jól tájékozott, amikor a különböző munkaügyi törvények az üzleti kell tartania., Ezek a törvények tájékoztatják, hogy milyen dokumentumok szükségesek az új alkalmazottak számára, valamint azt az ütemtervet, amelyben be kell fejezni őket. Ezenkívül tartsa szemmel a felvételi dokumentáció változásait-új követelményeket vagy űrlapváltozásokat. Ezen törvények ismerete és betartása segít megvédeni vállalkozását ellenőrzés esetén.
• ne várja meg a határidőt az új bérleti dokumentumok kitöltéséhez. Minden szükséges formanyomtatványnak eltérő határideje van, és nehéz lehet megjegyezni, hogy melyik mikor esedékes., Ezért hasznos, ha a kezdő dátum előtt kommunikál az új bérlővel, tájékoztatja őket arról, hogy milyen új munkavállalói papírmunkát kell kitölteniük, és milyen dokumentumokat vagy információkat kell ehhez megtenniük. Ezután töltse ki az összes papírmunkát az alkalmazottaival az első napon,majd azonnal küldje el vagy küldje el.
• biztonságosan tárolja az összes foglalkoztatási papírmunkát, és szükség szerint tartsa naprakészen. Ezeket az információkat elektronikusan vagy fizikailag tárolhatja, de győződjön meg róla, hogy mind biztonságos, mind hozzáférhető., Még egyszer, annak biztosítása, hogy az összes munkavállalói dokumentumot megfelelően tárolja, elengedhetetlen lehet ellenőrzés esetén.
• HR szoftver használata. Az egyik legjobb módja, hogy racionalizálja onboarding, hogy kihasználja a HR szoftver platform, mint Zenefits. Ezek a platformok segíthetnek a folyamatok automatizálásában, lehetővé téve az alkalmazottak számára, hogy online űrlapokat töltsenek ki. A HR szoftver segítségével olyan vállalati dokumentumokat is tárolhat, mint a munkavállalói kézikönyvek és az előnyök információk-így könnyen hozzáférhetők az új bérlők számára., Továbbá, hogy még tovább csökkentse a terhelést, néhány HR szoftver ajánlat még a bérszámfejtést is tartalmazza.

új bérleti papírmunka: az alsó sor

a nap végén, új alkalmazottak felvétele izgalmas élmény az Ön vállalkozása számára. Bár van új bérleti papírmunka, amelyet be kell fejezni, megkönnyítheti a folyamatot azáltal, hogy előre elkészíti az új alkalmazottakkal való kommunikációt A kezdő dátum előtt., A vonatkozó szövetségi, állami és helyi törvények figyelemmel kísérése segít abban, hogy megfeleljen a HR folyamatainak—a HR szoftver használata nagyszerű befektetés mind az Ön, mind az alkalmazottak számára új bérleti papírmunkával. Végül, miután benyújtotta vagy tárolta az összes szükséges új munkavállalói papírmunkát, a fedélzeti folyamat legunalmasabb részén keresztül haladhat előre a munkavállalói képzéssel.