hogyan kell írni egy megfelelő e-mailt

egy jó e-mail anatómiája

minden írt e-mailnek ugyanaz az alapvető szerkezete: tárgysor, üdvözlés, e-mail test, és zárás. De mint minden írásos formában a szakmai kommunikáció, van egy helyes módja annak, hogy csinálni, és a szabványok, amelyeket be kell tartani., Itt van, hogyan kell írni egy megfelelő e-mailt:

1Subject line

a tárgysor lehet az e-mail legfontosabb része, bár gyakran figyelmen kívül hagyják az e-mail testület javára. De ha hideg-e-mailezés valaki, vagy csak létrehozó szakmai kapcsolat, a tárgy vonal csábítják az embereket, hogy nyissa meg az üzenetet, valamint meg elvárásokat, hogy mi zárt. Másrészt egy rosszul kialakított vagy általános tárgysor (például” Hi “vagy” nem akarja kihagyni ezeket”) elrettentheti az olvasót, ami azt eredményezi, hogy az e-mail a spam mappába kerül.,

“töltsön kétszer annyi időt a megfelelő tárgysor készítésével, mint te, mert ha nem nyitják meg az e-mailt, akkor nem számít” – mondja Cole Schafer, a Honey Copy alapítója és másolásvezetője.

2nyitók

a legtöbb e-mail írási helyzetben gyors üdvözlést szeretne felvenni az olvasó elismerésére, mielőtt belemerülne a fő üzenetbe vagy kérésbe.

kivétel: ha közeli kollégákkal e-mail láncon tartózkodik, gyakran természetesebbé válik a nyitó eldobása (valamint a zárás)., Bár kezdetben úgy érzi, mint egy faux pas, jobb szakmai kapcsolatot jelez.

3body

az e-mail teste az üzenet húsát jelenti, és egyértelmű és konkrét célnak kell lennie, például visszajelzést kapni egy prezentációról vagy megbeszélést szervezni egy új ügyféllel. Tömörnek is kell lennie. Így az emberek hajlamosabbak lesznek elolvasni, ahelyett, hogy lefölöznék, és kockáztatnák, hogy hiányoznak a kritikus információk. Ha lehet, forraljuk le néhány választási mondatra.

és az e-mailek, amelyek megkövetelik több hosszúságú és részletes, tartsa a koncentrált, mint te., “Senki sem akar regényt kapni. Három, négy vagy öt szövegsor között szeretné tartani” – mondja Schafer.

4Closings

ugyanúgy, ahogy a jobb lábon szeretné elindítani a dolgokat az üdvözléssel, akkor is jól szeretne részt venni. Ez azt jelenti, hogy barátságos aláírást írunk. És rengeteg lehetőség közül lehet választani.,

itt vannak például 12 közös, illetve szakmai, zárások, hogy a Grammarly a felhasználók úgy döntött, hogy egy adott napon:

Azt akarod, hogy válasszon egy záró, hogy úgy érzi, valódi, hogy a személyiség, majd alakítani, hogy a kapcsolat megfelelő szintű professzionalizmus. Másrészről, az olyan gyakori bezárások, mint a” szerelem”,” iPhone-ból küldött “vagy” thx”, a professzionális e-mailekben a legjobban felhasználhatók.

bármilyen szót felvehet a személyes szótárba.

mely szavakat fogja hozzáadni? # cleanwritinghttps: / / t .,Grammarly (Grammarly) September 18, 2018

közös e-mail írási hibák (és mi a teendő helyett)

ahogy minden e-mail lehetőséget jelent a szakmai növekedésre, ott van az a lehetőség is, hogy esik a közös e-mail írás rossz szokások., Itt van nyolc hiba, amelyet el kell kerülni:

1A szükséges Oxford vesszők beillesztése

Az Oxford vessző kissé polarizálódhat, amikor arra gondol, hogyan kell megfelelő e —mailt írni, attól függően, hogy melyik stílus útmutatót használják az iparág professzionális kommunikációjához-általában vagy elkerülik, vagy a pontosítás eszközeként üdvözölik. Akárhogy is, sok embernek erős véleménye van róla. De ha elhagyja őket, zavart okozhat, a mondattól függően.

csakúgy, mint az egészséges házasság, az AP stílus egyértelmű kommunikációt igényel.,Hiszünk a kompromisszum értékében is. Emlékeztetőül: a Stylebook nem tiltja meg az összes Oxford vesszőt. Ha a vessző kihagyása zavart vagy félreértelmezést okozhat, akkor használja a vesszőt. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 2018.augusztus 15.

mi a teendő: míg az Oxford vessző bizonyos kontextusokban nem megfelelő, általában jó ötlet ezeket e-mailekben használni. Ez azért van, mert segít időt takarítani, és elkerülni a félreértéseket, zavart, sőt jogi baj.,

2Hedging

a Grammarly felhasználók tudják, hogy a fedezeti ügyleteknél jobb kihagyni, mint hagyni, különösen az e-mailekben. És ha attól tartasz, hogy udvariatlannak tűnsz, ne légy: a közhiedelemmel ellentétben, a fedezett nyelv kevésbé magabiztossá tesz, ami végső soron alááshatja az írásodat.

mi a teendő ehelyett: adja meg ötletét vagy véleményét, majd magyarázza el az érvelés mögött álló “miért”. Így jobban megértjük, és ragyoghat a ragyogásod.,

3rendkívül hosszú és/vagy nem tisztázott másolat

elolvasna egy 1000 szó hosszú e-mailt? Valószínűleg nem-a legtöbb ember sovány e-maileket, amelyek a hosszú oldalon. Ha pedig nehezen követhető mondatokat vagy vegyes üzeneteket ad hozzá a tervezethez, akkor még kevésbé valószínű, hogy kielégítő választ kap. (Vagy bármilyen válasz.)

” kapok egy csomó, amelyek csak ezek a hatalmas szövegblokkok. És megértem, miért teszik ezt—így van elég részleted. De nagyon nehéz olvasni, és nem fogom elolvasni az egészet ” -mondja Kat Boogaard, a Wisconsini székhelyű szabadúszó író.,

mi a teendő ehelyett: tartsa tömören, és összpontosítson az adott kérdésre. Ezután fejezze be a cselekvésre való felhívást, a kért válasz dátumát, és tegye világossá, hogy nyitott a kérdésekre és a nyomon követésekre (ha ez a helyzet).

4A túl alkalmi (vagy formális)

körülményeitől függően az írás alkalmi vagy formális oldalához való túl sok ingadozás lehet tévedés. Mivel túlságosan alkalmi gyakran tekintik újonc hiba, de merev, formális nyelv is káros lehet az üzenetet.,

mi a teendő ehelyett: a formális és az alkalmi közötti tökéletes egyensúly megteremtésében a kulcs az Ön és a címzett közötti kapcsolatra való gondolkodás, valamint a kommunikáció előrehaladtával a társadalmi útmutatások.

“szeretné látni, hogy valaki más mit csinál, és részt vesz, játszik együtt, egyfajta elismerik, ahogy a kommunikáció fejlődik, valamint az elvárások egy kapcsolatban fejlesztése,” mondja Dan Post Senning, etikett szakértő A Emily Post Institute.,

5Cliches

nem minden e-mail klisék bíboros bűnök., Az e-mailek bizonyos aspektusai kissé formulaikusak. Végül is a legtöbb e-mailnek ugyanaz az alapvető szerkezete, és vannak olyan kifejezések, amelyeket felhasználhat az egyértelműség biztosítására vagy a bázisok lefedésére. De ha meg akarja ismételni a mondatokat, győződjön meg róla, hogy világos célja van.

ahogy Kiera Wright-Ruiz, a Google helyi útmutatóinak közösségi média menedzsere fogalmaz: “annak ellenére, hogy mindig megismétlem,” kérem, tudassa velem, ha bármilyen kérdése van, ” valójában szeretném tudni, hogy vannak-e kérdéseik.,”

azonban a legtöbb időt, akkor szeretnénk szerkeszteni kliséket, amikor csak lehetséges, mivel lehet, hogy az emberek dallam ki. Itt vannak a legjobb hét elkerülése:

módszer: a Grammarly felhasználók által használt kifejezéseket kerestük a legnépszerűbb blogcikkek alapján.

mi a teendő ehelyett: próbálja meg elolvasni a tervezetet klisék, hang, hang, hogy hatékonyabban kommunikálni az üzenetet, miközben az olvasó részt. Kérdezd meg magadtól: ha a főnöke (vagy anyja) elolvassa ezt az e-mailt, elégedett lenne vele? Ha a válasz igen, akkor jó úton haladsz.,

6Repetition

az emberek gyakran ismételik a szavakat ugyanazon bekezdésen belül, kétszer két mondatban, vagy csak túl közel egymáshoz, hogy észrevétlenül maradjanak. Bár ez nem a legrosszabb bűncselekmény, ez egy másik dolog, hogy lehet, hogy egy olvasó dallam ki.

itt vannak a leggyakrabban ismétlődő szavak, amelyeket el kell kerülni:

mi a teendő ehelyett: próbálja meg hangosan elolvasni a tervezetet, a telefon szöveg-beszéd funkciójával, vagy egy kolléga futtatásával, mielőtt elküldené. Grammarly is segít elkapni ezeket az ismétlődő vagy túlhasznált szavakat.,

7Robotic language

Az E-Mail lehet A csiga mail leszármazottja, de ez nem jelenti azt, hogy az üzeneteknek úgy kell hangzaniuk, mint egy régi verzió. Valójában az e-maileknek úgy kell hangzaniuk, mint az a személy, aki azt írja. Tehát olyan kifejezések használata, amelyek úgy hangzik, mint egy viktoriánus regény, nem a legjobb lépés, ha kapcsolatba akar lépni az olvasóval.

“nézzünk szembe a tényekkel: senki sem akar olvasni egy főiskolai tankönyvet. Szeretne olvasni egy blogot vagy egy cikket vagy egy igazi beszélgetést. Ők egy ember, ők nem egy robot., Tehát olyan nyelvet használjon, amely úgy hangzik, mintha azt mondaná, ha csak egy kávézóban ül” – mondja Schafer másolási főnök.

mi a teendő ehelyett: természetesebb hatást érhet el, ha úgy tesz, mintha egy barátnak írna, vagy beszélgetne egy barátságos ismerősével. Például, akkor valószínűleg nem mond valami ilyesmit, “Üdvözlet” és “remélem, az időjárás tisztességes, ahol van”, ha találkozol valakivel a kávé. Azt mondanád, hogy “szia” és ” még egyszer köszönöm az idődet.”

8A felkiáltójelek túlzott használata!

a lelkesedés nagyszerű., De bizonyos kontextusokban a felkiáltójelek túlzott használata több kárt okozhat, mint hasznot. Ez különösen igaz, ha új kapcsolatot alakít ki, vagy kapcsolatba lép valakivel a vállalaton kívül. Végül is a munka képviselője vagy, amikor vállalati e-mail címet használ. De az emberek szeretik a felkiáltójeleket,és még mindig olyanok, amelyekre sokan támaszkodnak, hogy pozitív hangot adjanak.,

itt vannak például a leggyakoribb mondatok, szavak ember használja a felkiáltójel az e-mailek:

Mit kell tenni helyette: Miután megírtuk, hogy a tervezetet, egy gyors keresés a felkiáltó jelet, majd nyomja meg az ítélet, hogy melyik (ha van) hogy tartsa alapján a kapcsolatot a címzett. Általános szabály, hogy próbálja tartani, hogy egy vagy két egy e-mailt a kollégákkal.

ma hálásnak érezzük magunkat.

hálás, hogy egy tartalom szupersztár, mint a @MarketingProfs Grammarly-t használ., Grammarly (Grammarly) szeptember 28, 2018

következő szintű e— mail írás mozog

miután megkapta a megfelelő e-mail formátumot, és tudja, milyen hibákat kell elkerülni, itt az ideje, hogy összpontosítson arra, hogy a tervezetek kitűnjön a myriad e-mailek a legtöbb ember kap minden nap. Íme négy stratégia, hogy a tiéd, hogy a következő szintre:

Szerintem pozitív

küldése egy e-mailt, hogy távolról negatív, vagy akár semleges, lehet, hogy egy trükkös helyen., És mint minden írásos kommunikáció esetében, lehet, hogy van hely a félreértelmezésre.

“egyéb információk hiányában értelmezésünk gyakran negatívnak minősül” -magyarázza a kommunikáció-etikett szakértő Post Senning. “Amikor negatív kommunikációról beszélünk, te vagy az az információ, amely a hangszín, a csillogás a szemedben, a jó humor, amellyel valamit szándékozol, vagy akár az a valódi gondozás vagy aggodalom, amellyel kritikát kínál. Szóval légy nagyon óvatos. Ha valami negatívnak tűnik számodra, valószínűleg még negatívabb lesz valaki másnak.,”

találta meg a kellő hangnemet

nem akarom, hogy kap egy e-mailt azzal a felirattal, hogy “Kedves”, vagy amely hivatkozásokat a sajtószóvivő, amikor valójában az értékesítés, mert azonnal azt mutatják, hogy a feladó vagy tömeges e, vagy nem a megfelelő kutatási megtalálni a megfelelő partnert. Hasonlóképpen, meg kell győződnie arról, hogy minden elküldött e-mailnek van egy hangja, amely kifejezetten a címzett számára készült, és hogy a megfelelő személynek küldi el.,

Tehát annak ellenére, hogy csábító lehet sablonok használata, fontos, hogy személyre szabjuk, és szem előtt tartsuk a címzett kommunikációs stílusát, mielőtt megnyomnánk a küldést. Ehhez egy gyors Google-keresés vagy egy pillantás a címzett LinkedIn vagy Twitter-hírcsatornájára csodákat tehet.

küldés előtt próbálja meg a címzett cipőjébe helyezni magát, hogy ellenőrizze a hangot és a tartalmat. Ha pedig nehezen tudja elolvasni a saját hangját e-mailben, a Grammarly ‘ s tone detector segítségével meghatározhatja, hogyan hangzik a címzettnek.,

nyomon követés-jó időben

ha e-mailt küld, akkor valószínűleg időszerű választ keres. De a nagy mennyiségű e-mailt a legtöbb ember rendezni minden nap, dolgok a végén eltéved. Általános szabály, hogy a nyomon követési üzenet soha nem lehet kevesebb, mint huszonnégy órával az első e-mail elküldése után.

más szavakkal: ne legyen az a személy, aki két órával a küldés után nyomon követési kérelmet küld. Szélsőséges esetekben ez a fajta viselkedés akár blokkolhat is., “Ha több időt vesz igénybe, és valóban törődik az e-mail másik oldalán lévő személlyel, akkor azonnal sokkal magasabb válaszadási arányt fog látni. Meg kellett tanulnom ezt a nehéz utat” – mondja Schafer copy főnök.

könnyítse meg a szemét

az elküldött üzenetek többsége valószínűleg a rövidebb oldalon lesz, ami nagyszerű a gyors válaszokhoz és a dolgok elvégzéséhez. De hosszabb e-mailek esetén a scannability a játék neve. Ez az, amikor a dolgok, mint a csavarozott betűtípus, golyópontok, aláhúzott mondatok, és a TL;DR (túl hosszú, nem olvasott) rész jól jöhet.,

sok tényezőt kell szem előtt tartani egy e-mail összeállításakor, és széles a hibahatár. De végül is azt mondják, és kész, ez nem a tökéletességről szól. Ez a hatékony kommunikációról szól.

” azt hiszem, az emberek úgy érzik ezt a nyomást, hogy meg kell, hogy ez a tökéletes kommunikátor ezzel a hatalmas szókincs és ezek tökéletesen strukturált mondatokat. Nem tudom, hogy mindig ez a helyzet, mert csak két ember vagy, kommunikálsz” – mondja Boogaard szabadúszó író.a Grammarly Grammarly-ból:

• hogyan működik a Grammarly?,a Grammarly Grammarly segít megtanulni
• Ismerje meg a Grammarly ‘s Tone Detector