nové papírování: průvodce malým podnikem pro zaměstnance na palubě

ať už provozujete HR pro své podnikání sami nebo máte vyhrazené HR zdroje, najímání nového zaměstnance je zapojený proces-a důležitý je v tom. Poté, co kandidát přijal vaši nabídku práce, a vy jste nastavit jejich počáteční datum, existují různé onboarding kroky, včetně ujistěte se, že váš nový člen týmu vyplní řádné zaměstnání papírování., Existuje celá řada důležitých nových forem najmout zaměstnance, které musí být vyplněny-zejména ty, které jsou požadovány zákonem.

Chcete-li zjednodušit nové papírování, je nejlepší se předem připravit, a to nejen s vědomím, které formuláře je třeba vyplnit a kdy, ale mít je připravené na datum zahájení vašeho zaměstnance. Tato nová auta papírování průvodce, proto bude rozebrat jednotlivé potřebné formuláře, co potřebujete vědět o nich, a celkově tipy pro výrobu onboarding proces jako bezproblémové, jak je to možné.,

nové papírování: co potřebujete vědět

Pokud najímáte svého prvního zaměstnance, možná nebudete zcela obeznámeni s typy nových papírování, které jsou vyžadovány od vašeho podnikání. Jak jsme již zmínili, některé nové nájemní dokumenty, jako W-4 a I-9, jsou vyžadovány federálním nebo státním zákonem, zatímco jiné mohou být jednoduše nezbytné nebo doporučené pro personální postupy vašeho podnikání. To bylo řečeno, budete se muset ujistit, že nové papírování zaměstnanců, které vyžaduje zákon, je vyplněno přesně a ve správném časovém rámci., Naštěstí vládní agentury, jako je IRS a americké ministerstvo vnitřní bezpečnosti, poskytují podrobné online návody, které vás informují o vyplnění těchto formulářů.

Pokud si nejste jisti, jaký druh HR nového auta papírování, měli byste mít pro vaše podnikání, možná budete chtít, poraďte se se svým HR zástupce nebo třetí strany, HR konzultant. S ohledem na to však společná obchodní dokumentace zahrnuje příručku zaměstnanců, papírování o výhodách a formuláře firemní politiky., Vzhledem k tomu, že tyto typy dokumentů jsou specifické pro vaši organizaci, nemusíte je vyžadovat, aby byly okamžitě dokončeny. Nakonec, časová osa a povaha tohoto nového nájemního papírování je na vás. Budete však chtít, aby pokyny týkající se těchto typů formulářů byly vašim zaměstnancům jasné, až začnou.

nový kontrolní seznam papírových papírů: požadované formuláře

Nyní, když jsme prošli stručným přehledem o novém papírování, pojďme se ponořit hlouběji do konkrétních formulářů, které budete muset vyplnit.,

I-9 Form

Formulář I-9 je federální požadovaný formulář pro nové zaměstnance, který ověřuje způsobilost kandidátů pracovat ve Spojených státech. Formulář I-9 vyplníte vy i váš zaměstnanec a musí být vyplněn do tří dnů od data zahájení zaměstnance. Přestože formulář nemusí být předložen federální vládě, musíte jej uchovávat ve spisu (fyzicky nebo elektronicky) po dobu tří let po datu pronájmu nebo jeden rok po ukončení, podle toho, co nastane později., Formulář I-9 zahrnuje přezkoumání identifikace každého zaměstnance, aby bylo zajištěno, že jsou platné a splňují federální kritéria. Tento formulář můžete vyplnit elektronicky pomocí E-Verify, což vám umožní křížovou kontrolu informací s databází federální vlády. Mnoho personálních softwarových platforem také poskytuje možnosti formuláře I-9.

Váš zaměstnanec bude vyplnit I-9 formuláře a poskytnout jejich identifikace jako důkaz o jejich způsobilosti pracovat v USA přezkoumá své údaje a podepsat formulář o tom, že nejlépe své znalosti identifikace za předpokladu, je platná., Tento formulář uvádí přijatelné formy identifikace, které můžete použít k ověření způsobilosti vašeho zaměstnance. Tento seznam byste měli poskytnout novým zaměstnancům, aby se mohli rozhodnout, jaké typy identifikace přinesou. Nemůžete však zaměstnancům sdělit, jaký typ identifikace má přinést nebo odmítnout jejich právo používat každý typ. Aby bylo zajištěno včasné dokončení formuláře I-9, je užitečné informovat svého zaměstnance, aby s sebou přinesl své identifikační doklady v první den.

formulář W-4

W-4 je další federální nový požadavek na papírování., Tento formulář zaznamenává, kolik by mělo být zadrženo z výplaty každého zaměstnance za daně založené na výjimkách. Zaměstnanec vyplní, kolik výjimek bude požadovat na daních. W-4 by měl být účinný s první výplatou vašeho zaměstnance, takže je to také formulář, který budete chtít okamžitě vyplnit. Nelze říct svým zaměstnancům, jak by měly vyplnit své W-4, ale můžete pomoci jim najít zdroje k určení jejich daňových odvodů k vyplnění formuláře, jako je tato IRS srážkové kalkulačka.

zaměstnanci mohou změnit výjimky na formulářích W-4, kdykoli uznají za vhodné., Měli byste mít nejnovější verzi W-4 zaměstnance v souboru. Mnoho HR softwarových platforem opět umožňuje vašim zaměstnancům vyplnit a uložit W-4 prostřednictvím svého systému.

rodné Číslo

i když to není nová auta „papírování“ per se, federální vláda vyžaduje, aby se jméno a číslo sociálního zabezpečení každého nového zaměstnance—včetně rezidentní a nerezidentní cizí zaměstnance. Tyto informace použijete k vyplnění formulářů W – 2 pro své zaměstnance na konci roku., Formulář W – 2 zaznamenává výdělky vašich zaměstnanců za rok a používá se pro daňové účely.

Státní Daně-Srážková a Registrace

Stejně jako W-4 formulář pro federální srážkové daně z příjmů, můžete také potřebovat váš nový pronájem vyplnit stát-daňové srážkové formě. Ne všechny státy vyžadují tyto formuláře, takže budete chtít zkontrolovat platné zákony pro váš konkrétní stát. Pokud však váš stát vyžaduje tento formulář, obvykle bude vyplněn jako federální W-4., Stejně jako W-4 budete chtít, aby váš zaměstnanec dokončil tento dokument před první výplatou a nechal svůj formulář v souboru. Státní daňové srážkové formuláře mohou být také aktualizovány vašimi zaměstnanci po celý rok.

kromě státních daňových srážkových formulářů budete muset také dokončit Nové hlášení o pronájmu. Toto najímání papírování zahrnuje poskytování základních informací o svých nových zaměstnanců do státního adresáře nových zaměstnanců, který je pak předán spolu Do Národního adresáře., Je zapotřebí Nové hlášení o pronájmu, aby stát mohl v případě potřeby vybírat platby na podporu dítěte od zaměstnanců.

formy dávek

federální a státní zákony vyžadují, abyste svým zaměstnancům nabídli určité okrajové výhody – což znamená jiné výhody než jejich plat. Některé z těchto výhod spadají do zvláštních zákonů, jako je zákon o dostupné péči a zákon o rodinné lékařské dovolené. V některých státech, například, je nutné, abyste svým zaměstnancům nabídli výhody, jako je kompenzace pracovníků a pojištění invalidity., Ve vztahu k požadované dávky, a proto, budete potřebovat, aby se ujistil, že budete dodržovat platné zákony pro vašeho státu a podnikání, a požádat své zaměstnance, aby dokončit potřebné papírování spojené s těmito prospěch nabídky.

Nový Auta Papírování Kontrolní seznam: HR Formy

Existuje mnoho dalších nových najmout zaměstnance formy, které nemusí být požadovány, ale které mohou být užitečné pro vaše podnikání, vaše zaměstnance a vaše oddělení lidských zdrojů., Které další formuláře nebo dokumenty, které mají své nové najímá vyplnit, bude záviset na vaše individuální věc, ale zde jsou některé společné nové zaměstnance papírování příklady, které budete chtít zahrnout do svého onboarding proces.

Direct Deposit Form

Pokud budete platit svým zaměstnancům prostřednictvím přímého vkladu,budete chtít mít formulář pro jejich vyplnění. Na tomto formuláři budou souhlasit s tím, že budou zaplaceny přímým vkladem a poskytnou informace, které budete muset přidat do své mzdy.,

nouzové informace

v případě nouze se svým zaměstnancem budete chtít vědět, koho kontaktovat. Měli byste požádat svého zaměstnance, aby poskytl svůj nouzový kontakt a tyto informace ponechal v souboru. Podobně, možná budete chtít požádat své zaměstnance o jakékoli alergie nebo dietní omezení, o kterých byste měli vědět, abyste se ujistili, že jim poskytujete vstřícné a bezpečné pracovní prostředí.

Příručka pro zaměstnance a formuláře zásad

mnoho podniků vytváří příručku pro zaměstnance, která uvádí důležité informace a postupy společnosti., Často zaměstnanecké příručky zahrnují témata, jako jsou zásady na pracovišti—jako je sexuální obtěžování a drogové a alkoholové politiky—, jakož i pokyny pro oblékání, používání internetu, zápis výhod a další. Nejen, že je to dobrý nápad vytvořit příručku zaměstnanců, ale také možná budete chtít požádat své nové zaměstnance, aby podepsali formulář potvrzující, že obdrželi a zkontrolovali příručku. S příručkou zaměstnanců, můžete zahrnout další dokumenty související s podnikáním, které musí váš nový pronájem podepsat, jako smlouva o nekonkurenci nebo nezveřejnění.,

Non-Potřebné Dávky

kromě výhod vyžaduje zákon, budete chtít zajistit nové zaměstnance s potřebnými dokumenty týkající se dalších výhod, které vaše firma nabízí. Tyto výhody mohou zahrnovat dojíždění stipendia, wellness výhody, akciové opce, 401Ks, a více. Pokud můžete dát svým zaměstnancům možnost zapsat nebo se podílet na další výhoda programy, budete chtít dát jim oběma vysvětlení těchto politik, stejně jako formulářů, které je třeba vyplnit, aby se podílel, pokud se tak rozhodnou.,

Nový Auta Papírování: Tipy pro Zefektivnění Onboarding Proces

Se všemi zaměstnání papírování s nové zaměstnance—povinné a jinak—možná máte pocit, ohromen, zvláště pokud máte omezené zdroje HR. Naštěstí, existuje několik iniciativ, které můžete podniknout, aby zmírnit zátěž z pronájmu papírování:

• Buďte si vědomi federální, státní a místní pracovní zákony. I když těžkopádné, budete chtít být jisti, že jste dobře informováni, pokud jde o různé pracovní zákony vaše firma musí dodržovat., Tyto zákony budou informovat, jaké dokumenty jsou vyžadovány pro nové zaměstnance, stejně jako časová osa, ve které musí být dokončeny. Kromě toho dávejte pozor na změny v dokumentaci k pronájmu-nové požadavky nebo změny formulářů. Znalost a dodržování těchto zákonů pomůže chránit vaše podnikání v případě auditu.
• nečekejte až do uzávěrky dokončení nového pronájmu papírování. Každý požadovaný formulář má jiný termín a může být obtížné si vzpomenout, který je splatný, když., Proto je užitečné komunikovat s vaším novým pronájmem před datem jejich zahájení, informovat je o tom, jaké nové papírování zaměstnanců budou muset vyplnit, a jaké dokumenty nebo informace budou muset udělat. Poté dokončete veškeré papírování se svými zaměstnanci v první den a okamžitě je odešlete nebo odešlete.
• bezpečně ukládejte veškeré papírování o zaměstnání a podle potřeby je aktualizujte. Tyto informace můžete ukládat elektronicky nebo fyzicky, ale měli byste se ujistit, že jsou bezpečné a přístupné., V případě auditu může být opět nezbytné zajistit, abyste správně uložili všechny dokumenty zaměstnanců.
• použijte HR software. Jedním z nejlepších způsobů, jak zefektivnit onboarding, je využití softwarové platformy HR, jako jsou Zenefits. Tyto platformy mohou pomoci automatizovat vaše procesy, což zaměstnancům umožňuje vyplňovat formuláře online. Můžete také použít HR software pro ukládání firemních dokumentů, jako jsou zaměstnanecké příručky a informace o výhodách-což je snadno přístupné novým nájemcům., Navíc, aby se vaše zatížení ještě více snížilo, některé nabídky HR softwaru dokonce zahrnují zpracování mezd.

nový pronájem papírování: Sečteno a podtrženo

na konci dne, přinášet nové zaměstnance je vzrušující zážitek pro vaše podnikání. Přestože je třeba dokončit nové papírování, můžete tento proces usnadnit přípravou předem a komunikací se svými novými zaměstnanci před jejich datem zahájení., Dohlédněte na příslušné federální, státní a místní zákony vám pomůže ujistěte se, že jste v souladu s vaším HR procesů—a s využitím HR software je skvělá investice na pomoc vás a vaše zaměstnance s novými auta papírování a více. Nakonec, jakmile jste předložili nebo uložili všechny požadované nové papírování zaměstnanců, budete přes nejvíce únavné části onboarding procesu a může pokročit s školení zaměstnanců.