Jak napsat správný e-mail

Anatomie dobrý e-mail

Každý e-mail píšete, má stejnou základní strukturu: Předmět, pozdrav, e-mail tělo a zavírání. Ale stejně jako u každé písemné formy profesionální komunikace, existuje správný způsob, jak to udělat, a standardy, které by měly být dodržovány., Zde je návod, jak napsat správný e-mail:

1Subject line

předmět by mohl být nejdůležitější část e-mailu, i když to je často přehlížena ve prospěch těle e-mailu. Ale pokud jste zima-e-mailem někoho, nebo jen kterým se stanoví profesionální vztah, váš předmět může nalákat lidi k otevření zprávy, stejně jako nastavit očekávání o tom, co je uzavřeno. Na druhou stranu, špatně vytvořený nebo obecný předmět (jako „Hi“ nebo „nechcete nechat ujít ty“) může odradit čtenáře a vést k přistání e-mailu ve složce spam.,

„Strávit dvojnásobek času crafting právo předmět jako vy na protože pokud ne, otevřete e-mail, to je jedno,“ říká Cole Schafer, zakladatel a kopírování šéf Medu Kopírování.

2Openers

Ve většině e-mail psaní situacích, budete chtít zahrnout, rychlý pozdrav do vědomí čtenáře před potápění do hlavního zprávu nebo žádost.

výjimkou: Když jste na e-mail řetězce s blízkými kolegy, často se stává přirozenější drop otvírák (i zavírání)., I když to může zpočátku cítit jako faux pas, signalizuje lepší profesionální vztah.

3Body

tělo e-mailu je maso vaší zprávy, a musí mít jasnou a konkrétní účel, jako je získání zpětné vazby na prezentace, či zprostředkování setkání s novým klientem. Mělo by to být také stručné. Tímto způsobem budou lidé více nakloněni číst, než aby je skimmovali a riskovali chybějící kritické informace. Pokud je to možné, vařit to na několik možností vět.

a pro e-maily, které vyžadují více délky a detailů, udržujte je tak soustředěné, jak můžete., „Nikdo nechce dostávat román. Chcete to udržet mezi třemi, čtyřmi nebo pěti řádky textu, “ říká Schafer.

4Closings

stejně jako chcete začít věci na pravé noze s pozdravem, chcete se také dobře rozloučit. To znamená napsat přátelské znamení. A existuje spousta možností na výběr.,

například, zde jsou 12 společné, a profesionální, uzávěry, které Grammarly uživatelé si vybral na daný den:

Budete chtít vybrat zavírání, které se cítí skutečné, aby vaše osobnost a přizpůsobit je vztah, aby byla zajištěna odpovídající úroveň profesionality. Na druhou stranu, běžné uzávěry jako „láska“, „odeslané z iphone“ nebo “ thx “ mohou být nejlépe ponechány nevyužité v profesionálních e-mailech.

do svého osobního slovníku můžete přidat libovolné slovo.

která slova přidáte? # cleanwritinghttps: / / t.,co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18. září 2018

Společný e-mail psaní chyby (a co udělat místo toho)

stejně jako každý e-mail je příležitost pro profesní růst, tam je také potenciál k pádu do společné e-mailové psaní špatné návyky., Zde jsou osm chyb se vyvarovat:

1Omitting nutné Oxford čárky

Oxford čárka může být poněkud kontroverzní, když přemýšlel o tom, jak napsat správný e-mail, v závislosti na tom, který styl průvodce je využívána pro profesní komunikaci v oboru —obvykle je to buď vyhýbali, nebo oslavován jako nástroj pro objasnění. Ať tak či onak, mnoho lidí má silné názory na to. Ale jejich vynechání může vést k nejasnostem, v závislosti na větě.

stejně jako zdravé manželství, styl AP vyžaduje jasnou komunikaci.,Věříme také v hodnotu kompromisu. Takže jako připomínku, Styl nezakazuje všechny Oxfordské čárky. Pokud vynechání čárky může vést ke zmatku nebo nesprávnému výkladu, použijte čárku. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15. srpna 2018

Co dělat, místo: Zatímco Oxford čárka, nemusí být vhodné v určitých situacích, to je obvykle dobrý nápad, aby jejich použití v e-mailech. To proto, že vám může pomoci ušetřit čas a vyhnout se nedorozumění, zmatku a dokonce i právním potížím.,

2hedging

Uživatelé Grammarly vědí, že pokud jde o zajištění, je lepší jej vynechat, než ho nechat, zejména v e-mailech. A pokud se bojíš, jako nezdvořilé, ne: na Rozdíl od všeobecného přesvědčení, zajišťovací jazyka dělá zvuk, méně sebevědomý, což může v konečném důsledku ohrozit vaše psaní.

Co dělat místo toho: uveďte svůj nápad nebo názor a poté vysvětlete „proč“ za vaším uvažováním. Tímto způsobem budete lépe pochopeni a vaše brilantnost může prosvítat.,

3extrémně dlouhá a / nebo nejasná kopie

četli byste e-mail, který byl dlouhý 1 000 slov? Pravděpodobně ne-většina lidí skim e-maily, které jsou na dlouhé straně. A pokud do svého návrhu přidáte těžko sledovatelné věty nebo smíšené zprávy, je ještě méně pravděpodobné, že dostanete uspokojivou odpověď. (Nebo jakákoli odpověď.)

“ dostávám tunu, které jsou právě tyto obrovské bloky textu. A chápu, proč to dělají—takže máte dost detailů. Ale je to opravdu těžké číst a nebudu číst celou věc,“ říká Kat Boogaard, Wisconsin-založené spisovatel na volné noze.,

Co dělat místo toho: udržujte to stručné a zaměřte se na danou záležitost. Poté ukončete výzvu k akci, požadované datum odpovědi a ujasněte si, že jste otevřeni otázkám a následným opatřením (pokud tomu tak je).

4Being příliš neformální (nebo formální)

v Závislosti na vašem okolností, váhat příliš ležérní nebo formální stránku psaní může být chybný krok. Být příliš neformální je často vnímána jako nováček chybu, ale tuhý, formální jazyk může být také škodlivé pro vaši zprávu.,

Co dělat, místo: V stávkující dokonalou rovnováhu mezi formální a neformální, klíčové je, uvažování o vztahu mezi sebe a příjemce a vzít sociální podněty, jak vaše sdělení postupuje.

„druh chcete vidět, co někdo jiný dělá, a podílet se, hrát si spolu, nějak na vědomí, že způsob komunikace se vyvíjí a způsob, očekávání ve vztahu rozvíjet,“ říká Dan Post Senning, etikety odborník na Emily Post Institute.,

5Cliches

ne všechna e-mailová klišé jsou kardinálními hříchy., Některé aspekty vašich e-mailů musí být trochu formulaic. Koneckonců, většina e-mailů má stejnou základní strukturu a existují fráze, které můžete použít k zajištění jasnosti nebo pokrytí vašich základen. Ale pokud se chystáte opakovat fráze, ujistěte se, že mají jasný účel.

Jako Kiera Wright-Ruiz, manažer sociálních médií u Google je Místní Průvodce říká, „I když jsem vždy opakovat, ‚prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy,‘ já chci vědět, pokud mají otázky.,“

většinu času však budete chtít upravovat klišé, kdykoli je to možné, protože mohou lidi naladit. Zde jsou top sedm, aby se zabránilo:

Metoda: Jsme hledali termíny, které používá Grammarly uživatelům na základě našich nejoblíbenějších blog články.

Co udělat místo toho: Zkuste si přečíst návrh na klišé, tón a hlas, aby efektivněji komunikovat své zprávy, při zachování reader zabývá. Zeptejte se sami sebe: pokud si váš šéf (nebo máma) přečte tento e-mail, byli byste s ním spokojeni? Pokud je odpověď ano, pak jste na správné cestě.,

6Repetition

lidé často opakují slova ve stejném odstavci, dvakrát ve dvou větách nebo jen příliš blízko sebe, aby zůstali bez povšimnutí. I když to není nejhorší přestupek, je to další věc, která může čtenáře naladit.

Zde jsou nejčastěji opakovaná slova, aby se zabránilo:

Co udělat místo toho: Zkuste si přečíst své návrhy nahlas pomocí text-to-speech funkce na vašem telefonu, nebo běží to kolega před odesláním ji. Grammarly vám také může pomoci zachytit tato opakovaná nebo nadužívaná slova.,

7Robotic jazyka

E-mail může být potomkem snail mail, ale to neznamená, že vaše zprávy by měl znít jako staré verzi sebe sama. Ve skutečnosti by e-maily měly znít jako osoba, která je píše. Takže použití frází, které zní jako něco z viktoriánského románu, není nejlepší krok, pokud se chcete spojit se čtenářem.

“ přiznejme si to: nikdo nechce číst učebnici vysoké školy. Chcete si přečíst blog nebo článek nebo skutečnou konverzaci. Jsou to lidé, nejsou roboti., Takže použijte jazyk, který zní jako něco, co byste řekli, pokud jen sedíte v kavárně,“ říká šéf copy Schafer.

Co dělat místo toho: můžete získat přirozenější efekt tím, že předstíráte, že píšete příteli nebo konverzujete s přátelským známým. Například, pravděpodobně byste neřekli něco jako, “ pozdravy „a“ doufám, že počasí je spravedlivé, kde jste“, pokud jste se s někým setkali na kávu. Řekl byste něco jako „Ahoj“ a “ ještě jednou díky za váš čas.“

8použití vykřičníků!

nadšení je skvělé., Ale v určitých kontextech může nadměrné používání vykřičníků způsobit více škody než užitku. To platí zejména, pokud vytváříte nový vztah nebo kontaktujete někoho mimo vaši společnost. Jste koneckonců zástupcem vaší práce, když používáte firemní e-mailovou adresu. Ale lidé milují vykřičníky, a oni jsou stále něco, co mnozí lidé spoléhají na zprostředkovat pozitivní tón.,

například, tady jsou nejčastější věty a slova lidé používají, s vykřičníky v e-mailech:

Co dělat, místo: Poté, co jste napsali svůj návrh, dělat rychlé vyhledávání pro vykřičníky a použít svůj úsudek určit, které (pokud nějaké), aby se na základě vašeho vztahu s příjemcem. Obecně platí, že se snaží, aby to na jeden nebo dva na e-mail s kolegy.

dnes se cítíme vděční.

vděčný, že obsah superstar jako @MarketingProfs používá Grammarly., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28. září 2018

Další-úrovni psaní e-mailu se pohybuje

Jakmile máte správný formát e-mailu a budete vědět, co chyb se vyvarovat, je čas zaměřit se na to, aby vaše návrhy vyčnívají z bezpočtu e-mailů, většina lidí si každý den. Zde jsou čtyři strategie, aby se vaše na další úroveň:

pozitivní

Odesílání e-mailu, který je na dálku negativní nebo i neutrální, může vás v choulostivé místo., A stejně jako u jakékoli písemné komunikace může existovat prostor pro nesprávnou interpretaci.

„při absenci dalších informací se naše interpretace často stává zápornou,“ vysvětluje odborník na etiketu komunikace Post Senning. „Když mluvíte o negativní komunikaci, jste Informace, která je tón hlasu, záblesk v oku, dobrý humor, se kterým máte v úmyslu něco, nebo dokonce skutečnou péči nebo obavy, s nimiž nabízíte kritiku. Takže buďte opravdu opatrní. Když se něco čte jako negativní pro vás, to pravděpodobně narazí jako ještě negativní na někoho jiného.,“

Strike správný tón

nechcete dostat e-mail, který čte, „Drahá“, nebo odkazy, které vaši práci v oblasti public relations, když jste vlastně v prodeji, protože to by okamžitě ukázat, že odesílatel je buď hromadné odesílání e-mailů, nebo neměli dělat vlastní výzkum a najít ten správný kontakt. Stejně tak, budete chtít ujistěte se, že každý e-mail odešlete má tón, který je vytvořený speciálně pro příjemce, a které posíláte správné osobě.,

takže i když může být lákavé používat šablony, je důležité ji přizpůsobit a mít na paměti komunikační styl příjemce před zasláním. Chcete-li toho dosáhnout, rychlé vyhledávání Google nebo nahlédnutí do kanálu LinkedIn nebo Twitter příjemce mohou dělat zázraky.

před odesláním se pokuste dostat do bot příjemce pro kontrolu tónu a obsahu. A pokud máte těžké čtení vlastního tónu v e-mailu, Grammarlyův detektor tónů vám pomůže určit, jak zníte příjemci.,

sledování-včas

Pokud posíláte e-mail, pravděpodobně hledáte včasnou odpověď. Ale s velkým množstvím e-mailů, které většina lidí třídí každý den, věci se mohou nakonec ztratit. Obecně platí, že následná zpráva by nikdy neměla přijít méně než dvacet čtyři hodin po odeslání počátečního e-mailu.

jinými slovy: nebuďte osoba, která odešle následnou žádost dvě hodiny po odeslání. V extrémních případech vás takové chování může dokonce zablokovat., „Když si vezmete více času a skutečně se staráte o osobu na druhé straně e-mailu, okamžitě uvidíte mnohem vyšší míru odezvy. Musel jsem se to naučit tvrdě, “ říká šéf Schafer.

Usnadněte oči

většina odeslaných zpráv bude pravděpodobně na kratší straně, což je skvělé pro rychlé reakce a dokončení věcí. Ale pro delší e-maily je scannability název hry. To je, když věci jako tučné písmo, odrážky, podtržené věty,a TL; DR (příliš dlouho, nečetl) sekce přijde vhod.,

při psaní e-mailu je třeba mít na paměti mnoho faktorů a existuje široká škála chyb. Ale po tom všem se říká a dělá, není to o dokonalosti. Jde o efektivní komunikaci.

“ myslím, že lidé cítí tento tlak, že musíte být tímto dokonalým komunikátorem s touto obrovskou slovní zásobou a těmito dokonale strukturovanými větami. A nevím, že tomu tak vždy je, protože jste jen dva lidé, “ říká spisovatel na volné noze Boogaard.jak Grammarly Grammarly funguje, je to více z Grammarly:

• ?,jak Grammarly Grammarly pomáhá učit se
• seznamte se s Grammarlyovým detektorem tónů