comprendre et réviser le formulaire W-2

Square Payroll génère, classe et envoie le formulaire W-2 à chacun de vos employés en janvier., Nous posterons le formulaire W-2 à l’adresse postale fournie pour chacun de vos employés. De plus, ces formulaires sont disponibles sous forme de brouillon toute l’année dans L’onglet paie > formulaires fiscaux de votre tableau de bord Square pour vous donner le temps de vérifier l’exactitude des formulaires tout au long de l’année.

bien que Square dépose le formulaire W-2s en votre nom, vous et vos employés êtes responsables de confirmer et de s’assurer que les renseignements contenus dans le formulaire W-2s sont exacts. Consultez l’information de fin d’exercice pour des questions supplémentaires liées à la préparation des déclarations annuelles d’impôt sur la masse salariale.,

Téléchargez votre ébauche de formulaire W-2s

pour accéder à votre ébauche de formulaire W-2s 2020 du 1er janvier 2020 au 28 décembre 2020:

1. visitez paie> formulaires fiscaux dans votre tableau de bord Square.

2. Cliquez sur le bouton Générer un brouillon W-2s et sélectionnez L’année.

3. Cliquez sur télécharger pour Télécharger un .fichier zip du projet de Formulaire W-2.

4. Extrait du Formulaire W-2s de le télécharger .fichier zip (lire ci-dessous pour les instructions sur la façon de le faire sur un ordinateur Mac ou Windows).,

Remarque: Square Payroll commencera à traiter L’ébauche du formulaire 1099-NEC le 28 décembre 2020.

pour accéder à votre formulaire de brouillon 2020 W-2s du 28 décembre 2020 au 8 janvier 2021:

1. visitez paie> formulaires fiscaux dans votre tableau de bord Square.

2. Cliquez sur Télécharger à la rubrique « relevés de salaires et D’impôts” pour télécharger A.fichier zip de votre Formulaire W-2.

3. Extrait du Formulaire W-2s de le télécharger .fichier zip (lire ci-dessous pour les instructions sur la façon de le faire sur un ordinateur Mac ou Windows).,

Remarque: Vous avez jusqu’au 8 janvier 2021 pour apporter des modifications aux noms complets, SSN et adresses personnelles de vos employés avant que le formulaire W-2s ne soit déposé auprès de L’administration de la sécurité sociale (SSA).

extrayez votre formulaire W-2s de A.fichier zip sur un Mac

Sur la plupart des ordinateurs Mac, vous trouverez les .fichier zip contenant votre W – 2s dans votre dossier Téléchargements. Pour accéder au fichier, vous pouvez ouvrir directement le dossier Téléchargements ou rechercher dans votre finder « W2.zip”. Une fois que vous localisez le .fichier zip, double-cliquez sur elle. Votre ordinateur extraira automatiquement les données de la .,fichier zip, création d’un dossier qui contient des copies PDF de votre W-2s.

extrayez votre formulaire W-2s à partir d’un .fichier zip sous Windows

Les étapes pour extraire votre .le fichier zip dépend de la version de Windows que vous exécutez. Pour localiser le fichier, recherchez  » W2.zip  » ou recherchez le fichier dans le dossier Téléchargements de poste de travail. Suivez les liens pour .instructions d’extraction zip surWindows 8 ou 10.

vérifiez les données de votre ébauche du formulaire W-2

vous et vos employés êtes responsables de vous assurer que les renseignements du formulaire W-2 sont exacts., Les ébauches de formulaire W-2s sont disponibles toute l’année en allant à la page paie > formulaires fiscaux dans votre tableau de bord Square. Vous aurez jusqu’au 8 janvier 2021 (01/08/2021) pour vérifier l’exactitude des ébauches de formulaires avant qu’elles ne soient déposées et postées. Nous recommandons d’examiner l’ébauche de L’information du formulaire W-2s périodiquement tout au long de l’année. Les modifications apportées aux informations de vos employés, aux informations commerciales et aux traitements de la paie seront reflétées immédiatement après le téléchargement de l’ébauche du formulaire W-2s.

nous savons que le formulaire W-2 peut être un peu intimidant à lire., Vous trouverez ci-dessous des renseignements supplémentaires sur les champs du formulaire W-2 qui devraient être examinés.

informations sur les employés

les informations sur les employés peuvent être mises à jour en allant sur paie>équipe paie et en cliquant sur leur profil. Veuillez vérifier les erreurs courantes suivantes:

• Nom Complet: vérifiez les noms Mal orthographiés et évitez d’utiliser des Surnoms ou un nom raccourci, des titres avant ou après un nom, et des changements de nom non signalés à L’Administration de la sécurité sociale (SSA).

• Numéro de sécurité sociale (SSN): vérifiez les SSN incorrects ou typographiés.,

• adresse du domicile: assurez-vous que cela reflète l’adresse actuelle de l’employé. Le formulaire W-2 sera envoyé par la poste à cette adresse.

Vous pouvez également en savoir plus sur la vérification des informations du formulaire W-2 en visitant le site Web de SSA.

informations commerciales

Si les informations de la paie> paramètres> informations commerciales doivent être mises à jour, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide pour mettre à jour votre adresse de contribuable. Les modifications apportées au nom et aux numéros de contribuable peuvent nécessiter un dépannage supplémentaire.,

• adresse du contribuable

• numéros fiscaux fédéraux ou d’état

salaires des employés

Au fur et à mesure que vous continuez à traiter la paie tout au long de l’année, les salaires seront mis à jour en conséquence sur le, Les salaires reflétés sur le projet de formulaire W-2 sont une combinaison de:

• courses régulières

examen et compréhension du formulaire W-2

vous trouverez ci-dessous des informations sur les champs du formulaire W-2:

• case a: numéro de sécurité sociale de l’employé (SSN).

• Case b: numéro D’identification de L’employeur (EIN).

• Case c: Nom de l’employeur, adresse et Code Postal.

• la Case e: nom de l’Employé.,

• Case f: adresse postale de L’employé.

• encadré 1: salaires, pourboires et autres rémunérations — total des salaires, pourboires et autres rémunérations imposables de l’année civile versés à l’employé.

• Encadré 2: impôt fédéral sur le revenu retenu — total de l’année civile impôt fédéral sur le revenu retenu sur les salaires des employés.

• encadré 3: salaires de sécurité sociale – total des salaires des employés de l’année civile soumis à l’impôt sur la sécurité sociale des employés, à l’exclusion des pourboires de sécurité sociale.,

• encadré 4: impôt sur la sécurité sociale retenu — total de l’année civile impôt sur la sécurité sociale des employés retenu, y compris l’impôt sur la sécurité sociale sur les pourboires.

• encadré 5: salaires et pourboires de L’assurance-maladie – total des salaires et pourboires des employés de l’année civile soumis à L’impôt de L’assurance-maladie.

• Case 6: assurance-maladie de l’Impôt Retenu — Total année civile employé Medicare l’impôt retenu

• Case 7: Conseils de Sécurité — Total année civile employé conseils signalés.,

• Case 10: prestations pour personnes à charge – total des prestations pour personnes à charge que votre employeur vous a versées ou engagées en votre nom (y compris les montants d’un régime prévu à l’article 125 (cafétéria)). Tout montant supérieur à 5 000 is est également inclus dans la case 1.

• Case 11: régimes non admissibles-ce montant est indiqué à la case 1 s’il s’agit d’une distribution qui vous est faite à partir d’un régime de rémunération différée non admissible ou d’un régime non gouvernemental en vertu de l’alinéa 457B).

• Case 12:

  • D—reports facultatifs à un accord en espèces ou différé prévu à l’article 401 k)., Comprend également les reports en vertu d’un compte de retraite SIMPLE qui fait partie d’un arrangement prévu à l’article 401 k).

  • E—reports facultatifs en vertu d’un accord de réduction de salaire prévu à l’article 403(b)

  • G—reports facultatifs et cotisations de l’employeur (y compris les reports Non électifs) à un régime de rémunération différée prévu à l’article 457(b).

  • W—cotisations de l’employeur (y compris les montants que l’employé a choisi de cotiser en utilisant un régime de l’article 125 (cafétéria)) à votre compte d’épargne-santé.

  • AA—cotisations Roth désignées en vertu d’un régime prévu à l’article 401 k).,

  • BB—cotisations Roth désignées en vertu d’un régime prévu à l’alinéa 403b).

  • DD—coût de la couverture santé parrainée par l’employeur. Le montant déclaré avec le Code DD n’est pas imposable.

  • EE—cotisations Roth désignées en vertu d’un régime gouvernemental prévu à l’article 457(b).

• Case 13: si la case « plan de retraite” est cochée, des limites spéciales peuvent s’appliquer au montant des cotisations IRA traditionnelles que vous pouvez déduire.

• Case 14: autres — les employeurs peuvent utiliser cette case pour déclarer des informations telles que les taxes d’assurance invalidité de l’état retenues.,

• Case 15: Numéro D’identification de L’employeur de l’État.

• encadré 16: État, salaires, pourboires, etc. – Salaire imposable total de l’année civile, pourboires et autres rémunérations versées à l’employé.

distribuez le formulaire W-2

Square Payroll enverra le formulaire W-2 à chacun de vos employés d’ici le 31 janvier 2021 (31/01/2021). Les Instructions sont incluses avec le formulaire.

Remarque: Nous ne renverrons pas le formulaire W-2 si un employé ne le reçoit pas (en raison d’une adresse non valide ou pour d’autres raisons).,

• Si votre employé a une adresse postale invalide et que votre entreprise a une adresse postale valide, son formulaire W-2 sera retourné à votre entreprise. Vous êtes alors responsable de leur fournir leur copie du formulaire W-2.

• Si votre employé a une adresse postale invalide et que votre entreprise a une adresse postale invalide, vous êtes responsable de télécharger le formulaire W-2s et de les fournir à vos employés.

• dans le cas où le formulaire W-2 de votre employé est retourné à votre entreprise, assurez-vous que votre adresse de contribuable dans square Payroll est exacte., Vous pouvez voir quelle adresse figure dans le dossier ou mettre à jour l’adresse du contribuable pour votre entreprise dans la section Info entreprise de votre tableau de bord de la paie en ligne.

• Vous pouvez accéder à une copie de votre formulaire W-2s sous L’onglet paie > formulaires fiscaux dans le tableau de bord Square. Les formulaires W-2 ne sont pas disponibles dans L’application Square Payroll.

• Les employés ayant un compte en ligne peuvent également accéder à une copie de leur formulaire W-2 sous L’onglet formulaires fiscaux ou L’application Square Team.