Si vous êtes une personne de Type A qui aime avoir une place pour tout et avoir tout à sa place, vous êtes heureux d’assister à une réunion bien organisée. Si vous êtes une personne de type B qui a une place pour presque tout et que tout est en quelque sorte à sa place, vous aimez probablement aussi les réunions bien organisées. Les réunions organisées qui ont des règles bien appliquées éliminent la confusion de qui parle en premier et de ce qui vient ensuite à l’ordre du jour., Robert’s Rules of Order est la forme la plus courante de procédure parlementaire pour les protocoles de réunion. Avoir le sens de l’ordre met tout le monde à l’aise afin qu’ils puissent se concentrer sur le travail important qu’ils ont devant eux.

à la fin des années 1800, Le Brigadier Général de l’armée américaine Henry Martyn Robert était confronté à la tâche d’organiser une réunion devant toute son Église. Ne voulant laisser tomber personne, le général a fait preuve de diligence raisonnable en cherchant des ressources sur la bonne façon de gérer une réunion d’affaires. Malheureusement, après une recherche exhaustive d’un manuel sur le sujet des réunions, il est arrivé à sec.,

étant le leader qu’il était, il a pensé à devenir la toute première autorité en matière de procédure parlementaire. En utilisant les connaissances qu’il a apprises en faisant ses recherches sur les réunions, il s’est mis à rédiger un ensemble de règles que tout groupe ou organisation pourrait utiliser pour organiser une réunion équitable et responsable. En 1876, il publie ses écrits sous le nom de Robert’s Rules of Order. Robert’s Rules of Order a été révisé plusieurs fois depuis, mais il est actuellement encore largement utilisé dans le monde entier et il en est à sa 11e édition.,

Ce Qui Rend les règles D’ordre de Robert si populaires, c’est qu’elles permettent à la minorité d’avoir une voix tout en l’équilibrant avec le droit de la majorité d’agir et de prendre des décisions collectives.

une compréhension de base du Règlement de Robert

l’une des règles les plus élémentaires de la procédure parlementaire est le préavis d’une réunion, qui est requis pour certains types de réunions. L’Objectif du préavis est de s’assurer que tous les participants sont au courant du moment et du lieu de la réunion, de ce dont ils discuteront et de l’ordre dans lequel ils discuteront., Les administrateurs votent généralement pour approuver l’ordre du jour au début de la réunion; une fois que cela s’est produit, rien de plus ne peut être mis à l’ordre du jour ou discuté lors de la réunion.

Le Conseil a le pouvoir discrétionnaire de décider s’il permet au public de participer ouvertement à la réunion. La plupart des conseils choisissent d’imposer une limite de temps aux membres du public pour parler, surtout lorsque l’auditoire est important ou qu’un ou plusieurs des sujets à l’ordre du jour sont controversés, afin d’éviter que les réunions ne deviennent trop longues ou ne deviennent incontrôlables., Si une partie de la réunion devient incontrôlable, ou si le Conseil doit discuter de points de nature délicate ou confidentielle, il peut choisir de se réunir à huis clos, également appelé séance exécutive. Lorsque les conseils d’administration choisissent de permettre aux membres du public de prendre la parole, c’est le moment pour les membres du Conseil d’administration d’écouter et d’examiner leurs opinions, mais ce n’est pas le moment pour les administrateurs de répondre publiquement ou de prendre des décisions sur le champ.

traitement des Motions de réunion

chaque point de l’ordre du jour est un point officiel pour discussion. Les administrateurs du Conseil ouvrent une discussion en présentant une motion., Une fois que les administrateurs font une motion, elle est considérée comme « sur la table”, et le président du Conseil doit traiter la motion d’une manière ou d’une autre.

tout comme les réunions ont des règles et un ordre pour que les choses se passent, les motions ont une hiérarchie entre elles et des règles pour la façon dont le président du Conseil doit les gérer. Les présidents du Conseil doivent traiter les motions de réunion dans le bon ordre et selon les règles appropriées. Les conseils peuvent débattre de certaines motions et non d’autres.,

Les Motions d’ajournement, d’ajournement, de mise sur la table d’un point, de discussion de la question précédente, de limitation ou de prolongation du débat, et les questions de privilège sont toutes des motions indéboulonnables.

Les conseils peuvent avoir des débats sur le moment de reporter la réunion, de déléguer un point à un comité, de modifier une motion antérieure, de reporter un point indéfiniment et de présenter une motion principale.

pour discuter d’un point à l’ordre du jour, un administrateur doit d’abord présenter une motion en disant: « je passe à…”. Un autre administrateur du Conseil doit appuyer la motion pour que la discussion s’ensuive., Dans le cas où personne ne choisit de soutenir la motion, le président du Conseil doit gérer la motion en annonçant quelque chose du genre: « en N’entendant aucune seconde, la motion est abandonnée. »

tant que quelqu’un approuve une motion, la personne qui l’a présentée ouvre la discussion en exprimant son opinion à ce sujet. Le président du Conseil facilite la discussion en attirant tous les membres et les points de vue dans la discussion. La dernière étape consiste pour le président du conseil à reformuler la motion et pour le conseil à voter sur elle.,

Quand il devient clair que le conseil n’est pas prêt à prendre une décision sur un élément, plutôt que de voter pour elle, un administrateur peut choisir de différer l’élément indéfiniment. Que donne le conseil de la possibilité de prendre le point à une séance ultérieure. Dans ce cas, un membre du Conseil présente une motion pour reporter un article et un autre membre doit en donner une seconde avant que l’ensemble du Conseil vote pour le reporter.

Le report d’un point ne doit pas être confondu avec le dépôt d’un point, ce qui permet au Conseil de le remettre à une date ultérieure de la réunion ou à une date ultérieure., Comme dans le cas du report d’un point, le dépôt d’un point exige qu’un administrateur du Conseil appuie la motion et que le Conseil vote pour le dépôt de l’article.

un président de conseil ou un facilitateur compétent saura quand il est temps de conclure la discussion et de la soumettre au vote. Au moment opportun, il convient que le président du Conseil « pose la question”, ce qui indique au conseil que quelqu’un doit demander un vote sur la question. La motion de vote devrait signaler une seconde sur la motion, et un appel au vote. Si les deux tiers du Conseil votent en faveur de la question, elle passe.,

Lorsque tous les points ont été discutés, un membre du conseil d’administration fait une motion d’ajournement. Un autre membre lui en donne une seconde, et le groupe vote sur l’opportunité de mettre fin à la réunion.

Il y a beaucoup plus de types de motions, et une longue liste de règles sur la façon de les gérer. Les membres du Conseil d’administration n’ont pas besoin de mémoriser tous les détails des règles. La plupart des conseils gardent une copie des règles D’ordre de Robert à portée de main pendant les réunions au cas où ils auraient besoin de chercher quelque chose.

l’une des parties les plus difficiles et les plus longues de la planification des réunions est peut-être l’élaboration de l’ordre du jour et l’élaboration du livre du Conseil., Un portail de carte BoardEffect facilite cette partie du processus, avec un modèle électronique où les cartes peuvent ajouter des éléments en quelques secondes. Le programme leur permet également de joindre des documents et des rapports en ajoutant des liens. Un portail de conseil rationalise le processus d’ordre du jour, ce qui permet aux conseils d’économiser beaucoup de temps et de coûts matériels.

l’ordre du jour et les règles D’ordre de Robert sont des outils importants pour les réunions du Conseil, qui, combinés à un portail du Conseil, fournissent les ingrédients nécessaires à une réunion du Conseil bien gérée.