Si vous êtes un jeune professionnel ou un gestionnaire chevronné, rédaction de courriel est un aspect essentiel de la communication d’entreprise. Et grâce à ce qui est souvent considéré comme les mystères de la grammaire anglaise et les subtilités de l’écrit, cela peut être une lutte quotidienne., Cela est particulièrement vrai si vous devez motiver les personnes occupées à répondre ou à aborder un sujet potentiellement délicat. Pour écrire un excellent e-mail, vous devez savoir deux choses: les erreurs courantes à éviter et les stratégies de niveau supérieur pour aller de l’avant.
Mais tout d’abord—vous devez savoir à quoi ressemble un excellent e-mail si vous allez en écrire un.
Anatomie d’un bon e-mail
Chaque e-mail que vous écrivez a la même structure de base: ligne d’Objet du message d’accueil, corps du message, et la fermeture. Mais comme pour toute forme écrite de communication professionnelle, il y a une bonne façon de le faire et des normes qui devraient être suivies., Voici comment écrire un e-mail approprié:
1subject line
la ligne d’objet peut être la partie la plus importante de l’e-mail, bien qu’elle soit souvent négligée en faveur du corps de l’e-mail. Mais si vous envoyez un courriel à froid à quelqu « un, ou tout simplement établir une relation professionnelle, votre ligne d » objet peut inciter les gens à ouvrir le message ainsi que définir des attentes sur ce qui est inclus. D’autre part, une ligne d’objet mal conçue ou générique (comme « salut” ou « vous ne voulez pas manquer thos”) peut dissuader le lecteur et entraîner l’atterrissage de votre e-mail dans le dossier spam.,
« passez deux fois plus de temps à créer la bonne ligne d’objet que vous le faites sur le car s’ils n’ouvrent pas l’e-mail, cela n’a pas d’importance”, explique Cole Schafer, fondateur et chef de la copie de Honey Copy.
2Openers
dans la plupart des situations d’écriture de courrier électronique, vous voudrez inclure un message d’accueil rapide pour accuser réception du lecteur avant de plonger dans votre message principal ou votre demande.
l’exception: lorsque vous êtes sur une chaîne de messagerie avec des collègues proches, il devient souvent plus naturel de laisser tomber l’ouvreur (ainsi que la fermeture)., Bien que cela puisse sembler initialement un faux pas, cela signale un meilleur rapport professionnel.
3Body
le corps d’un e-mail est la viande de votre message, et il doit avoir un but clair et spécifique, comme obtenir des commentaires sur une présentation ou organiser une réunion avec un nouveau client. Il devrait également être concis. De cette façon, les gens seront plus enclins à le lire, plutôt que de l’écrémer et de risquer de manquer des informations critiques. Si vous le pouvez, réduisez-le à quelques phrases de choix.
et pour les e-mails qui nécessitent plus de longueur et de détails, gardez-le aussi concentré que possible., « Personne ne veut recevoir un roman. Vous voulez le garder entre trois, quatre ou cinq lignes de texte”, explique Schafer.
4Closings
tout comme vous voulez commencer les choses du bon pied avec votre message d’accueil, vous voulez aussi bien vous séparer. Cela signifie écrire une signature amicale. Et il y a beaucoup d’options à choisir.,
par exemple, voici 12 fermetures courantes et professionnelles que les utilisateurs de Grammarly ont choisies un jour donné:
vous voudrez choisir une fermeture qui se sent authentique à votre personnalité et l’adapter à la relation pour assurer un niveau approprié de professionnalisme. D’autre part, les fermetures courantes comme « love”, « envoyé depuis l’iphone” ou « thx” peuvent être mieux laissées inutilisées dans les e-mails professionnels.
Vous pouvez ajouter le mot à votre Dictionnaire Personnel.
quels mots allez-vous ajouter? # cleanwritinghttps: / / T.,Grammarly Grammarly (@Grammarly) 18 septembre 2018
erreurs courantes d’écriture d’e— mails (et que faire à la place)
tout comme chaque e-mail est une opportunité de croissance professionnelle, il y a aussi le potentiel de tomber dans les mauvaises habitudes courantes d’écriture d’e-mails., Voici huit erreurs à éviter:
1mettre les virgules Oxford nécessaires
la virgule Oxford peut être quelque peu polarisante lorsque vous réfléchissez à la façon d’écrire un e —mail approprié, selon le guide de style utilisé pour les communications professionnelles dans votre industrie-il est généralement soit évité ou salué comme un outil de clarification. De toute façon, beaucoup de gens ont de fortes opinions à ce sujet. Mais les laisser de côté peut conduire à la confusion, selon la phrase.
tout comme un mariage sain, le style AP exige une communication claire.,Nous croyons également à la valeur du compromis. Pour rappel, le Stylebook n’interdit pas toutes les virgules Oxford. Si l’omission d’une virgule Peut entraîner une confusion ou une mauvaise interprétation, utilisez la virgule. https://t.co/vGsuRrwpQW
— ap Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018
Que faire à la place: bien que la virgule Oxford puisse ne pas convenir dans certains contextes, c’est généralement une bonne idée de les utiliser dans les e-mails. C’est parce que cela peut vous aider à gagner du temps et à éviter les erreurs de communication, la confusion et même les problèmes juridiques.,
2hedging
Les utilisateurs de Grammarly savent que lorsqu’il s’agit de couverture, il vaut mieux l’omettre que de le laisser, en particulier dans les e-mails. Et si vous craignez d’être impoli, ne le soyez pas: contrairement à la croyance populaire, le langage de couverture vous rend moins confiant, ce qui peut finalement nuire à votre écriture.
Que faire à la place: énoncez votre idée ou votre opinion, puis expliquez le « pourquoi” derrière votre raisonnement. De cette façon, vous serez mieux compris et votre éclat peut briller à travers.,
3 copie extrêmement longue et/ou peu claire
liriez-vous un e-mail de 1 000 mots? Probablement pas—la plupart des gens écrémentent les e-mails qui sont sur le côté long. Et si vous ajoutez des phrases difficiles à suivre ou des messages mixtes, à votre brouillon, vous avez encore moins de chances d’obtenir une réponse satisfaisante. (Ou toute réponse.)
« je reçois une tonne de qui sont ces énormes blocs de texte. Et je comprends pourquoi ils font cela – donc vous avez assez de détails. Mais c’est vraiment difficile à lire et je ne vais pas tout lire”, explique Kat Boogaard, un écrivain indépendant basé dans le Wisconsin.,
Que faire à la place: restez concis et concentrez-vous sur la question à portée de main. Terminez ensuite par un appel à l’action, une date de réponse demandée et indiquez clairement que vous êtes ouvert aux questions et aux suivis (si tel est le cas).
4être trop décontracté (ou formel)
selon votre situation, vaciller trop vers le côté décontracté ou formel de l’écriture peut être un faux pas. Être trop décontracté est souvent considéré comme une erreur de débutant, mais un langage formel rigide peut également nuire à votre message.,
Que faire à la place: pour trouver l’équilibre parfait entre formel et décontracté, la clé est de penser à la relation entre vous et le destinataire et de prendre des repères sociaux à mesure que votre communication progresse.
« vous voulez voir ce que quelqu’un d’autre fait et participer, jouer, reconnaître en quelque sorte la façon dont la communication se développe et la façon dont les attentes dans une relation se développent”, explique Dan Post Senning, expert en étiquette à L’Institut Emily Post.,
« soyez prudent dans les nouvelles relations. L’utilisation Intelligente des émoticônes dans les e-mails peut vous aider à être mieux compris. En même temps, beaucoup de gens liront comme non professionnel, donc jusqu « à ce que vous ayez établi cette relation, vous voulez faire attention à la façon dont vous l » utilisez. Prenez soin de vous et réfléchissez-y”, explique Post Senning.
5Cliches
tous les clichés d’e-mail ne sont pas des péchés cardinaux., Certains aspects de vos e-mails sont forcément un peu stéréotypés. Après tout, la plupart des e-mails ont la même structure de base, et il y a des phrases que vous pouvez utiliser pour assurer la clarté ou couvrir vos bases. Mais si vous allez répéter des phrases, assurez-vous qu’elles ont un but clair.
comme le dit Kiera Wright-Ruiz, responsable des médias sociaux chez Google Local Guides, « même si je répète toujours: » Veuillez me faire savoir si vous avez des questions », je veux en fait savoir s’ils ont des questions., »
cependant, la plupart du temps, vous voudrez modifier les clichés chaque fois que possible, car ils peuvent inciter les gens à se déconnecter. Voici les sept principaux à éviter:
méthode: nous avons recherché les termes utilisés par les utilisateurs de Grammarly en fonction de nos articles de blog les plus populaires.
Que faire à la place: essayez de lire le brouillon pour les clichés, le ton et la voix afin de communiquer plus efficacement votre message tout en gardant le lecteur engagé. Demandez-vous: si votre patron (ou votre mère) lisait cet e-mail, seriez-vous satisfait? Si la réponse est oui, alors vous êtes sur la bonne voie.,
6Repetition
Les gens répètent souvent des mots dans le même paragraphe, deux fois en deux phrases, ou tout simplement trop rapprochés pour passer inaperçus. Bien que ce ne soit pas la pire infraction, c’est une autre chose qui peut faire écouter un lecteur.
Voici les mots les plus fréquemment répétés à éviter:
Que faire à la place: essayez de lire votre brouillon à haute voix, en utilisant la fonction de synthèse vocale sur votre téléphone ou en l’exécutant par un collègue avant de l’envoyer. Grammarly peut également vous aider à attraper ces mots répétés ou surutilisés.,
7robotic language
Email peut être un descendant de snail mail, mais cela ne signifie pas que vos messages devraient ressembler à une version ancienne de vous-même. En fait, les e-mails devraient ressembler à la personne qui l’écrit. Donc, utiliser des phrases qui ressemblent à quelque chose d’un roman victorien n’est pas le meilleur choix si vous voulez vous connecter avec le lecteur.
« avouons-le: Personne ne veut lire un manuel d’Université. Vous voulez lire un blog ou un article ou une vraie conversation. Ils sont une personne, ils n’en êtes pas un robot., Utilisez donc un langage qui ressemble à quelque chose que vous diriez si vous êtes juste assis dans un café”, explique le chef de la copie Schafer.
Que faire à la place: Vous pouvez obtenir un effet plus naturel en prétendant que vous écrivez à un ami ou à avoir une conversation avec une connaissance. Par exemple, vous ne diriez probablement pas quelque chose comme, « salutations” et « j’espère que le temps est juste où vous êtes” si vous rencontriez quelqu’un pour un café. Vous diriez quelque chose comme,” salut « et » merci encore pour votre temps.”
8utilisation des points d’exclamation!
l’Enthousiasme est grand., Mais dans certains contextes, la surutilisation des points d’exclamation peut faire plus de mal que de bien. Cela est particulièrement vrai si vous forgez une nouvelle relation ou contactez quelqu’un en dehors de votre entreprise. Vous êtes, après tout, un représentant de votre travail lorsque vous utilisez une adresse courriel. Mais les gens aiment les points d’exclamation, et ils sont encore quelque chose que beaucoup de gens comptent sur pour transmettre un ton positif.,
par exemple, voici les phrases et les mots les plus courants que les gens utilisent avec des points d’exclamation dans les e-mails:
Que faire à la place: après avoir écrit votre brouillon, faites une recherche rapide de points d’exclamation et utilisez votre jugement pour déterminer lequel (le cas échéant) garder en En règle générale, essayez de le garder à un ou deux par e-mail avec des collègues.
Nous sommes sentir reconnaissants aujourd’hui.
reconnaissant qu’une superstar du contenu comme @MarketingProfs utilise Grammarly., Grammarly Grammarly (@Grammarly) 28 septembre 2018
mouvements d’écriture d’e— mails de niveau supérieur
Une fois que vous avez le bon format d’e-mail et que vous savez quelles erreurs éviter, il est temps de vous concentrer sur la façon dont vos brouillons se démarquent de la myriade d’e-mails obtenez tous les jours. Voici quatre stratégies pour faire passer la vôtre au niveau supérieur:
penser positif
envoyer un e-mail qui est négatif à distance, ou même neutre, peut vous mettre dans un endroit délicat., Et comme pour toute communication écrite, il peut y avoir de la place pour une mauvaise interprétation.
« en l’absence d’autres informations, notre interprétation est souvent négative par défaut”, explique Post Senning, expert en communication et étiquette. « Quand vous parlez de communication négative, vous êtes l’information qui est le ton de la voix, le scintillement dans vos yeux, la bonne humeur avec laquelle vous avez l’intention de quelque chose ou même le véritable soin ou préoccupation avec lequel vous offrez la critique. Alors soyez vraiment prudent. Quand quelque chose se lit comme négatif pour vous, il apparaît probablement comme encore plus négatif pour quelqu « un d » autre., »
frappez le bon ton
Vous ne voudriez pas recevoir un e-mail qui lit” cher » ou qui fait référence à votre travail dans les relations publiques lorsque vous êtes en vente, car cela montrerait immédiatement que l’expéditeur vous envoie un e-mail de masse ou qu’il n’a pas fait les recherches appropriées et De même, vous devez vous assurer que chaque e-mail que vous envoyez a une tonalité spécialement conçue pour le destinataire et que vous l’envoyez à la bonne personne.,
donc, même s’il peut être tentant d’utiliser des modèles, il est important de les personnaliser et de garder à l’esprit le style de communication du destinataire avant de cliquer sur Envoyer. Pour ce faire, une recherche rapide sur Google ou un coup d’œil sur le fil LinkedIn ou Twitter du destinataire peut faire des merveilles.
avant d’envoyer, essayez de vous mettre à la place du destinataire pour vérifier le ton et le contenu. Et si vous avez du mal à lire votre propre Son Dans un e-mail, le détecteur de tonalité de Grammarly peut vous aider à déterminer comment vous sonnez à votre destinataire.,
suivi—en temps utile
Si vous envoyez un e-mail, vous êtes probablement à la recherche d’une réponse rapide. Mais avec les grandes quantités de courriels que la plupart des gens trient chaque jour, les choses peuvent finir par se perdre. En règle générale, un message de suivi ne doit jamais arriver moins de vingt-quatre heures après l’envoi de l’e-mail initial.
en d’autres termes: ne soyez pas la personne qui envoie une demande de suivi deux heures après l’envoi. Dans les cas extrêmes, ce genre de comportement peut même vous bloquer., « Lorsque vous prenez plus de temps et que vous vous souciez réellement de la personne de l’autre côté de l’e-mail, vous verrez immédiatement un taux de réponse beaucoup plus élevé. J’ai dû apprendre cela à la dure”, explique le chef copy Schafer.
facilitez les yeux
la plupart des messages que vous envoyez seront probablement plus courts, ce qui est idéal pour des réponses rapides et faire avancer les choses. Mais pour les e-mails plus longs, la scannabilité est le nom du jeu. C’est à ce moment que des choses comme la police en gras, les puces, les phrases soulignées et une section TL;DR (trop longue, n’a pas lu) sont utiles.,
Il y a beaucoup de facteurs à garder à l’esprit lors de la rédaction d’un e-mail, et il y a une large marge d’erreur. Mais après tout ce qui est dit et fait, il ne s’agit pas de perfection. C’est à propos d’une communication efficace.
« je pense que les gens ressentent cette pression qu’il faut être ce parfait communicateur avec cet énorme vocabulaire et ces phrases parfaitement structurées. Et je ne sais pas que c’est toujours le cas parce que vous n’êtes que deux personnes qui communiquent”, explique Boogaard, écrivain indépendant.
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