Se você é um Tipo de pessoa que gosta de ter um lugar para tudo e tudo em seu lugar, você está feliz em participar de uma rede bem organizada de reunião. Se você é uma pessoa Tipo B que tem um lugar para quase tudo e tudo está em seu lugar, você provavelmente também gosta de reuniões bem organizadas. Reuniões organizadas que têm regras bem aplicadas tiram a confusão de quem fala primeiro e o que vem a seguir na ordem do dia., O Regimento de Robert é a forma mais comum de procedimento parlamentar para protocolos de reunião. Ter um senso de ordem coloca todos à vontade para que eles possam se concentrar no trabalho importante que têm na frente deles.no final do século XIX, o Brigadeiro-General do Exército dos EUA, Henry Martyn Robert, enfrentava a tarefa de realizar uma reunião em frente a toda a sua igreja. Não querendo decepcionar ninguém, o General fez sua devida diligência em procurar recursos na maneira correta de gerir uma reunião de negócios. Infelizmente, depois de uma busca exaustiva por um manual sobre o assunto das reuniões, ele ficou seco.,por ser o líder que era, decidiu tornar-se a primeira autoridade em matéria de procedimentos parlamentares. Usando o conhecimento que ele aprendeu fazendo sua pesquisa em reuniões, ele começou a trabalhar escrevendo um conjunto de regras que qualquer grupo ou organização poderia usar para executar uma reunião justa e responsável. Em 1876, publicou seus escritos sob o nome de regras de ordem de Roberto. As regras de ordem de Robert foram revistas várias vezes desde então, mas ainda é amplamente usado globalmente e está em sua 11ª edição.,o que torna as regras de ordem de Robert tão populares é que permite que a minoria tenha uma voz, equilibrando-a com os direitos da maioria de agir e de tomar decisões coletivas.

uma compreensão básica do Regimento de Robert

uma das regras mais básicas do procedimento parlamentar é a notificação prévia de uma reunião, que é necessária para certos tipos de reuniões. O objetivo do aviso prévio é garantir que todos os participantes estejam cientes de quando e onde a reunião será realizada, o que eles vão discutir e a ordem em que eles vão discutir as coisas., Os diretores do Conselho geralmente votam para aprovar a agenda no início da reunião; uma vez que isso aconteceu, nada adicional pode ser colocado na agenda ou discutido na reunião.

a diretoria tem o poder de decidir se eles vão permitir que o público participe abertamente na reunião. A maioria das placas optar por impor um limite de tempo para os membros do público para falar, especialmente quando o público é grande, ou de um ou mais dos temas da agenda são controversos, para evitar que as reuniões se tornem excessivamente demorada ou ficando fora de controle., Se qualquer parte da reunião ficar fora de controle, ou a diretoria precisa discutir itens de natureza sensível ou confidencial, eles podem optar por entrar em uma sessão fechada, que também é chamada de sessão executiva. Quando os conselhos de administração escolhem permitir que os membros do público falem, é uma altura para os membros do Conselho ouvirem e considerarem as suas opiniões, mas não é uma altura para os administradores responderem publicamente ou tomarem decisões no local.cada ponto da ordem do dia é um ponto oficial para discussão. Os directores abrem uma discussão fazendo uma moção., Uma vez que os diretores do Conselho façam uma moção, ela é considerada “na mesa”, e a cadeira do Conselho deve lidar com a moção de alguma forma.assim como as reuniões têm regras e uma ordem para que as coisas aconteçam, as moções têm uma hierarquia entre elas e regras para como o presidente do Conselho deve lidar com elas. Os presidentes da Comissão devem lidar com as moções de reunião na ordem adequada e de acordo com as regras adequadas. As comissões podem debater algumas propostas e não Outras.,

moções para interrupção, chamada para o recesso, colocar um ponto na mesa, discutir a pergunta anterior, pedir para limitar ou estender o debate, e questões de privilégio são todas moções imbatíveis.os conselhos de Administração podem ter debates sobre o adiamento da reunião, a delegação de um ponto a uma comissão, a alteração de uma moção anterior, o adiamento de um ponto indefinidamente e a introdução de uma moção principal.

A fim de discutir um ponto da agenda, um diretor do Conselho deve primeiro fazer uma moção, dizendo: “Eu vou para…”. Um director de direcção diferente tem de apoiar a proposta para a discussão que se segue., No caso de ninguém optar por apoiar a moção, a cadeira do Conselho deve lidar com a moção, anunciando algo ao longo da linha de, “não ouvindo nenhum segundo, a moção é retirada.”

contanto que alguém segundos um movimento, a pessoa que fez o movimento abre a discussão afirmando sua opinião sobre ele. O presidente do Conselho facilita a discussão, atraindo todos os membros e perspectivas para a discussão. O passo final é que o presidente do Conselho reexamine a moção e que o conselho vote nela.,quando se torna claro que o conselho não está pronto para tomar uma decisão sobre um item, em vez de votar nele, um diretor do conselho poderia optar por adiar o item indefinidamente. Isso dá ao Conselho a opção de pegar o item em uma reunião posterior. Sob esta circunstância, um membro do conselho faz uma moção para adiar um item e um membro diferente deve dar-lhe um segundo antes que todo o conselho vote para adiá-lo.o adiamento de um item não deve ser confundido com a apresentação de um item, o que permite ao Conselho de administração trazer o item novamente em uma hora posterior na reunião ou em uma data posterior., Tal como no adiamento de um ponto, a apresentação de um ponto exige que o director do Conselho de administração apoie a moção e que o conselho de administração vote para apresentar o ponto.uma cadeira de conselho ou facilitador habilidoso saberá quando é hora de acabar com a discussão e levá-la a votação. No momento apropriado, é apropriado para o presidente da Diretoria “colocar a pergunta”, que sinaliza a diretoria para alguém se mover para pedir uma votação sobre a pergunta. A proposta de votação deverá indicar um segundo ponto e um pedido de votação. Se dois terços do Conselho votarem a favor da pergunta, ela passa.,quando todos os pontos da ordem do dia foram discutidos, um membro do conselho faz uma moção para adiar. Um outro deputado dá-lhe um segundo, e o grupo vota sobre o encerramento da reunião.

Há muitos mais tipos de movimentos e uma longa lista de regras sobre como lidar com eles. Os membros do conselho não precisam de memorizar todos os detalhes das regras. A maioria dos conselhos mantém uma cópia das regras de ordem do Robert à mão durante as reuniões, caso precisem de procurar alguma coisa.talvez uma das partes mais difíceis e consumidoras de tempo do planejamento de reuniões é desenvolver a agenda e colocar o livro do Conselho juntos., Um portal BoardEffect board torna essa parte do processo fácil, com um modelo eletrônico onde placas podem adicionar itens em segundos. O programa também lhes permite anexar documentos e relatórios, adicionando links. Um portal de placa simplifica o processo de agenda, economizando placas muito no tempo e custos materiais.

a agenda e as regras de ordem de Robert são ferramentas importantes para as reuniões do Conselho de administração, que, juntamente com um portal do Conselho de administração, fornecem os ingredientes necessários para uma reunião bem gerida do Conselho de administração.