como escrever um Email apropriado

Anatomia de um bom e-mail

Cada e-mail que você escreve tem a mesma estrutura de base: a linha de Assunto, saudação, corpo do email e de encerramento. Mas como em todas as formas escritas de comunicação profissional, há uma maneira correta de fazê-lo e padrões que devem ser seguidos., Aqui está como escrever um e-mail apropriado:

1 linha de assunto

a linha de assunto pode ser a parte mais importante do E-mail, embora seja muitas vezes ignorado a favor do corpo de E-mail. Mas se você está enviando um e-mail frio para alguém, ou apenas estabelecendo uma relação profissional, sua linha de assunto pode atrair as pessoas para abrir a mensagem, bem como definir expectativas sobre o que está incluso. Por outro lado, uma linha de assunto mal trabalhada ou genérica (como “Hi” ou “You don’t wAnt to miss thos”) pode dissuadir o leitor e resultar na sua aterragem por e-mail na pasta de spam.,

“gaste double the amount of time crafting the right subject line as you do on The because if they don’t open the email, it doesn’t matter,” says Cole Schafer, founder and copy chief of Honey Copy.

2peners

na maioria das situações de escrita por e-mail, você vai querer incluir uma saudação rápida para reconhecer o leitor antes de mergulhar na sua mensagem principal ou pedido.

a exceção: quando você está em uma cadeia de E-mail com colegas próximos, muitas vezes torna-se mais natural deixar cair o abridor (bem como o fechamento)., Embora possa inicialmente parecer um faux pas, sinaliza uma melhor relação profissional.

3Body

o corpo de um e-mail é a carne da sua mensagem, e deve ter um propósito claro e específico, como obter feedback sobre uma apresentação ou organizar uma reunião com um novo cliente. Também deve ser concisa. Dessa forma, as pessoas estarão mais inclinadas a lê-lo, em vez de desviá-lo e arriscando-se a perder informações críticas. Se puderes, resume-o a algumas frases de escolha.

E para E-mails que requerem mais comprimento e detalhe, mantenha-o o mais focado possível., “Ninguém quer receber um romance. Você quer mantê-lo entre três, quatro ou cinco linhas de texto”, diz Schafer.

4Closings

assim como você quer começar as coisas com o pé direito com a sua saudação, você também quer se separar bem. Isso significa escrever uma autorização amigável. E há muitas opções para escolher.,

Por exemplo, aqui estão 12 comum, e profissional, fechamentos que Grammarly usuários escolheram em um determinado dia:

Você vai querer escolher um fechamento que se sente genuíno para a sua personalidade e adaptá-lo para a relação, para garantir um adequado nível de profissionalismo. Por outro lado, fechamentos comuns como “love”, “sent from iphone”, ou “thx”, podem ser melhor deixados sem uso em E-mails profissionais.

pode adicionar qualquer palavra ao seu dicionário pessoal.

Que palavras irá adicionar? # cleanwritinghttps:/ / T.,co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 de setembro de 2018

e-mail Comum a escrita de erros (e o que fazer em vez disso)

assim como todo e-mail é uma oportunidade para o crescimento profissional, há também o potencial para cair no comum e-mail escrita maus hábitos., Aqui estão oito erros a evitar:

1Omitting necessário Oxford vírgulas

O Oxford vírgula pode ser um pouco de polarização ao pensar sobre como escrever um bom e-mail, dependendo de qual guia de estilo é utilizado para o profissional de comunicação em seu setor —é normalmente evitado ou saudado como uma ferramenta para o esclarecimento. De qualquer forma, muitas pessoas têm opiniões fortes sobre isso. Mas deixá-los de fora pode levar a confusão, dependendo da frase.

assim como um casamento saudável, o estilo AP requer uma comunicação clara.,Também acreditamos no valor do COMPROMISSO. Para lembrar, o Livro de estilo não proíbe todas as vírgulas de Oxford. Se omitir uma vírgula Pode levar a confusão ou má interpretação, então use a vírgula. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP manual da redação (@APStylebook) a 15 de agosto de 2018

o Que fazer em vez disso: Enquanto o Oxford comma pode não ser adequado em determinados contextos, é geralmente uma boa idéia para usá-las em e-mails. Isso porque pode ajudá-lo a poupar tempo e evitar falhas de comunicação, confusão e até problemas legais.,

2Hedging

Grammarly users know that when it comes to hedging, it’s better omit it than leave it in, especially in e-mails. E se você está preocupado em sair como indelicado, não seja: ao contrário da crença popular, hedging linguagem faz com que você pareça menos confiante, o que pode, em última análise, minar sua escrita.

O que fazer em vez disso: declare a sua ideia ou opinião, em seguida, explique o “porquê” por trás do seu raciocínio. Assim, serás melhor compreendido e o teu brilhantismo pode brilhar.,

3extremamente longo e/ou cópia não clara

leria um e-mail com 1000 palavras de comprimento? Provavelmente não-a maioria das pessoas envia e-mails que estão no lado longo. E se você adicionar frases difíceis de seguir ou mensagens mistas, ao seu rascunho, você é ainda menos propenso a obter uma resposta satisfatória. (Ou qualquer resposta.)

” I get a ton of that are just these huge blocks of text. E eu entendo porque eles fazem isso-para que você tenha detalhes suficientes. Mas é muito difícil de ler e eu não vou ler tudo”, diz Kat Boogaard, uma escritora freelancer baseada em Wisconsin.,

O que fazer em vez disso: mantê-lo conciso e foco no assunto em mãos. Em seguida, terminar com uma chamada para a ação, uma data de resposta solicitada, e deixar claro que você está aberto a perguntas e acompanhamento (se for esse o caso).

4binding too casual (or formal)

dependendo de suas circunstâncias, wavering too much to the casual or formal side of writing can be a misstep. Ser excessivamente casual é muitas vezes visto como um erro de rookie, mas linguagem rígida, formal também pode ser prejudicial para a sua mensagem.,

O que fazer em vez disso: ao alcançar o equilíbrio perfeito entre formal e casual, a chave é pensar sobre a relação entre você e o destinatário e tomar sugestões sociais à medida que a sua comunicação avança.”você meio que quer ver o que outra pessoa está fazendo e participar, alinhar, reconhecer a forma como a comunicação se desenvolve e como as expectativas em um relacionamento se desenvolvem”, diz Dan Post Senning, um especialista em etiqueta do Instituto Emily Post.,

5Cliches

nem todos os clichés de E-mail são pecados cardinais., Certos aspectos de seus e-mails são obrigados a ser um pouco formulaico. Afinal, a maioria dos E-mails tem a mesma estrutura básica, e há frases que você pode usar para garantir a clareza ou cobrir suas bases. Mas se você vai repetir frases, certifique-se de que eles têm um propósito claro.

Como Kiera Wright-Ruiz, um gerente de mídia social do Google Local Guides coloca, ” embora eu sempre repita,’ por favor, me avise se você tiver alguma dúvida, ‘ eu realmente quero saber se eles têm perguntas.,”

no entanto, na maioria das vezes, você vai querer editar clichés sempre que possível, uma vez que eles podem fazer as pessoas se desligar. Aqui estão os sete primeiros a evitar:

método: procuramos termos usados por usuários Grammarly com base em nossos artigos mais populares no blog.

O que fazer em vez disso: tente ler o rascunho para clichés, tom e voz para comunicar mais eficazmente a sua mensagem, mantendo o leitor ocupado. Pergunte a si mesmo: se seu chefe (ou mãe) ler este e-mail, você ficaria feliz com ele? Se a resposta for sim, estás no caminho certo.,

6repetição

muitas vezes as pessoas repetem palavras dentro do mesmo parágrafo, duas vezes em duas frases, ou apenas muito perto para passar despercebido. Embora não seja a pior ofensa, é outra coisa que pode fazer um leitor desligar.

Aqui estão as palavras mais frequentemente repetidas para evitar:

o que fazer em vez disso: tente ler o seu rascunho em voz alta, usando a função texto-para-voz no seu telemóvel, ou executá-lo por um colega antes de O enviar. Grammarly can also help you catch these repeated or overused words.,

7robotic language

Email may be a descendant of snail mail, but that doesn’t mean your messages should sound like an old-timey version of yourself. Na verdade, os e-mails devem soar como a pessoa que está escrevendo. Então, usar frases que soam como algo de um romance vitoriano não é a melhor jogada se você quiser se conectar com o leitor.

“sejamos realistas: ninguém quer ler um livro escolar. Você quer ler um blog ou um artigo ou uma conversa real. Eles são uma pessoa, não são um robô., Então use uma linguagem que soa como algo que você diria se você está apenas sentado em um café”, diz copy chief Schafer.

O que fazer em vez disso: você pode obter um efeito mais natural fingindo que está escrevendo para um amigo ou tendo uma conversa com um conhecido amigável. Por exemplo, você provavelmente não diria algo como, “saudações” e “espero que o tempo seja justo onde você está” se você estivesse se encontrando com alguém para tomar café. Você diria algo como” Olá “e” Obrigado novamente pelo seu tempo”.”

8Overuse of exclamation points!o entusiasmo é grande., Mas em certos contextos, o uso excessivo de pontos de exclamação pode fazer mais mal do que bem. Isto é especialmente verdade se você está forjando uma nova relação ou contatando alguém fora de sua empresa. Você é, afinal, um representante do seu trabalho quando você usa um endereço de E-mail da empresa. Mas as pessoas adoram pontos de exclamação, e ainda são algo em que muitas pessoas confiam para transmitir um tom positivo.,

Por exemplo, aqui são os mais comuns frases e palavras que as pessoas usam com pontos de exclamação e-mails:

o Que fazer em vez disso: Depois de ter escrito o rascunho, faça uma busca rápida para os pontos de exclamação e use o seu bom senso para determinar quais (se houver), para manter com base na sua relação com o destinatário. Como regra geral, tente mantê-lo para um ou dois por e-mail com colegas.

estamos a sentir-nos gratos hoje.

grato por um superstar de conteúdo como @MarketingProfs usar Grammarly., Grammarly (Grammarly) September 28, 2018

Next— level email writing moves

Once you’ve got the proper email format and you know what mistakes to avoid, it’s time to focus on making your rascunhos stand out from the myriad emails most people get every dia. Aqui estão quatro estratégias para levar o seu para o próximo nível:

pense positivo

enviando um e-mail que é remotamente negativo, ou mesmo neutro, pode colocá-lo em um lugar complicado., E como em qualquer comunicação escrita, pode haver espaço para interpretações erradas.

“na ausência de outras informações, a nossa interpretação muitas vezes não corresponde ao negativo”, explica o especialista em comunicação-etiqueta Post Senning. “Quando você está falando de comunicação negativa, você é a informação que é o tom de voz, o brilho em seu olho, o bom humor que você pretende algo com ou mesmo o cuidado genuíno ou preocupação com que você está oferecendo crítica. Por isso, tem muito cuidado. Quando algo parece negativo para ti, provavelmente parece ainda mais negativo para outra pessoa.,”

Strike o tom certo

Você não gostaria de receber um e-mail que lê, “Querido” ou que faz referência o trabalho de relações públicas quando você está realmente em vendas, porque seria imediatamente mostrar que o remetente é massa de e-mail você, ou não fazer a devida investigação e encontrar o direito de contacto. Da mesma forma, você vai querer ter certeza de que cada e-mail que você envia tem um tom que é trabalhado especificamente para o destinatário, e que você está enviando para a pessoa certa.,

assim, mesmo que possa ser tentador usar Modelos, é importante personalizá-lo e ter em mente o estilo de comunicação do destinatário antes de bater em enviar. Para isso, uma pesquisa rápida no Google ou uma olhada no LinkedIn do destinatário ou no Twitter podem fazer maravilhas.antes de enviar, tente colocar-se no lugar do destinatário para verificar o tom e o conteúdo. E se você tem dificuldade em ler seu próprio tom em E-mail, o detector de Tom Grammarly pode ajudá-lo a determinar como você soa para o seu destinatário.,

Follow up—in good time

If you are sending an email, you’re likely looking for a timely response. Mas com a grande quantidade de E-mails que a maioria das pessoas distribuem todos os dias, as coisas podem acabar se perdendo. Como regra geral, uma mensagem de acompanhamento nunca deve chegar menos de vinte e quatro horas após o envio do E-mail inicial.

em outras palavras: não seja a pessoa que envia um pedido de seguimento duas horas após o envio. Em casos extremos, esse tipo de comportamento pode até bloquear-te., “Quando você está tomando mais tempo e realmente se importar com a pessoa do outro lado do E-mail, você imediatamente vai ver uma taxa de resposta muito maior. Tive de aprender isso da maneira mais difícil”, diz O copy chief Schafer.

facilite os olhos

a maioria das mensagens que você envia provavelmente estará no lado mais curto, o que é ótimo para respostas rápidas e fazer as coisas. Mas para E-mails mais longos, scannability é o nome do jogo. É quando coisas como a fonte aparafusada, pontos de bala, frases sublinhadas, e uma seção TL;DR (muito longa, não leu) vêm a calhar.,

Há um monte de fatores a ter em mente ao compor um e-mail, e há uma ampla margem de erro. Mas afinal de contas é dito e feito, não se trata de perfeição. Trata-se de uma comunicação eficaz.

” eu acho que as pessoas sentem esta pressão de que você precisa ser este comunicador perfeito com este vocabulário enorme e essas frases perfeitamente estruturadas. E eu não sei se isso é sempre o caso porque você é apenas duas pessoas, comunicando”, diz O escritor freelancer Boogaard.Grammarly Grammarly:

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