적절한 이메일 작성 방법

당신은 떠오르는 젊은 전문가 또는 숙련된 관리자,전자메일을 작성은 중요한 측면의 비즈니스 커뮤니케이션. 그리고 영어 문법의 신비와 쓰여진 단어의 미묘함으로 종종 볼 수있는 덕분에 매일 매일의 투쟁이 될 수 있습니다., 특히 바쁜 사람들이 응답하거나 잠재적으로 민감한 주제를 다루도록 동기를 부여해야하는 경우 특히 그렇습니다. 훌륭한 이메일을 쓰려면 피해야 할 일반적인 실수와 앞서 나가기위한 다음 단계 전략의 두 가지를 알아야합니다.

하지만 먼저 첫 번째 것들-당신이 하나를 쓰려고한다면 훌륭한 이메일이 어떻게 생겼는지 알아야합니다.

해부학의 이메일

모든 이메일을 쓰는 동일한 기본적인 구조:주제선,인사,이메일체 및 폐. 그러나 모든 작성 양식의 직업적인 커뮤니케이션,올바른 방법으로 그것을 할 수 및 표준을 준수해야 합니다., 여기를 작성하는 방법은 적절한 이메일:

1Subject 선

제목 줄 수 있는 가장 중요한 부분을 이메일로,그것은 종종 간과 찬성합니다. 하지만 경우에 당신은 냉 이메일로 보내는 사람 또는 단지 설립을 전문적인 관계를 피사체의 라인할 수 있는 사람들을 유혹하는 메시지를 열고 뿐만 아니라 기대치를 설정에 대해 무엇의 동봉되어 있습니다. 다른 한편으로,제대로 만들어진 또는 일반적인 주제를 선(좋아요”안녕”또는”당신이 놓치고 싶지 않아 도스”)을 저지 할 수 있습 리더와 결과에 이메일로 방문에서는 스팸 폴더에 있습니다.,

“을 보내고 두 번 양의 시간을 꼭 맞는 제목으로 하기 때문에 그렇지 않은 경우 이메일을 열고,그것은 중요하지 않습니다,”라고 콜 Schafer,설립자이자 사본 최고의 꿀을 복사본입니다.

2Openers

에서 대부분의 이메일 쓰기 상황에서,당신은 당신을 포함하고 싶을 것이 빠른 인사말 인정을 리더하기 전에 다이빙으로의 주요 메시지 또는 요청을 합니다.

제외:할 때에도 이메일을 체인으로 가까운 동료들,그것은 종종 더 많은 자연을 드롭 오프너(뿐만 아니라 폐쇄)., 처음에는 가짜 파스처럼 느껴질 수도 있지만,더 나은 전문적인 교감을 신호합니다.

3Body

는 이메일 본문은 고기의 메시지고 있어야 합니다 명확하고 특정 목적과 같은 의견을 받고 프레젠테이션 또는 회의 배열을 가진 새로운 클라이언트입니다. 또한 간결해야합니다. 그렇게하면 사람들은 그것을 감추고 중요한 정보를 놓칠 위험이 있기보다는 그것을 읽는 경향이 더 커질 것입니다. 당신이 할 수있는 경우에,약간 선택 문장에 그것을 아래로 비등하십시오.더 많은 길이와 세부 사항이 필요한 이메일의 경우 최대한 집중하십시오., “아무도 소설을 받고 싶지 않습니다. 3 줄,4 줄 또는 5 줄의 텍스트 사이에 유지하고 싶습니다.”라고 Schafer 는 말합니다.

4Closings

와 마찬가지로 당신이 원하는 일을 시작하기 위해서 오른쪽 발의 인사말,당신은 또한 일부 싶습니다. 즉,친절한 사인 오프를 작성하는 것을 의미합니다. 그리고 선택할 수있는 옵션이 많이 있습니다.,

예를 들어,여기에는 12 일반적이고,전문가,변론하는 Grammarly 사용자 선택에 주어진 일:

당신을 선택하려면 닫는 느낌을 당신의 성격에 맞 관계를 위해 적절한 수준의 전문성이다. 반면에”사랑”,”iphone 에서 보낸”또는”thx”와 같은 일반적인 폐쇄는 전문 이메일에서 사용하지 않는 것이 가장 좋을 수 있습니다.

당신은 당신의 개인 사전에 어떤 단어를 추가 할 수 있습니다.

당신은 어떤 단어를 추가 할 것인가? #cleanwritinghttps://티.,co/itTRLCarol

—Grammarly(@Grammarly)월 18,2018 년

일반적인 이메일에 쓰기 실수(그리고 무엇을 대신)

마찬가지로 모든 이 기회에 대한 전문적인 성장을,또한 잠재적으로 떨어지는 일반적인 이메일에 쓰는 나쁜 습관이 있습니다., 여기는 여덟 실수를 피하십시오:

1Omitting 필요한 옥스포드는 쉼표

옥스포드는 쉼표될 수 있습은 다소 편광할 때 작성하는 방법에 대해 생각한 적절한 이메일에 따라서는 스타일 가이드를 활용에 대한 전문적인 통신이 당신의 기업에서—그것은 일반적으로 하거나 기피 또는 환영을 위한 도구로 설명을 합니다. 어느 쪽이든,많은 사람들이 그것에 대해 강한 의견을 가지고 있습니다. 그러나 그(것)들을 밖으로 남겨 두는 것은 문장에 따라서 혼란으로 이끌어 낼 수있다.

건강한 결혼 생활과 마찬가지로 ap 스타일은 명확한 의사 소통을 요구합니다.,우리는 또한 타협의 가치를 믿습니다. 따라서 스타일 북은 모든 옥스포드 쉼표를 금지하지 않습니다. 쉼표를 생략하면 혼란이나 오해로 이어질 수있는 경우 쉼표를 사용하십시오. https://t.co/vGsuRrwpQW

—AP Stylebook(@APStylebook)August15,2018 년

대신에 어떻게는 옥스포드 쉼표로 적합하지 않을 수 있습니다 특정 컨텍스트에서,그것은 일반적으로 좋은 아이디어에서 사용합니다. 왜냐하면 시간을 절약하고 의사 소통의 잘못,혼란,심지어 법적 문제를 피할 수 있기 때문입니다.,

2Hedging

Grammarly 사용자가 알고있는에 올 때를 회피하는,그것의 더 나은 그것을 생략보다 그것을 떠나,특히 이메일. 그리고 만약 당신에 대해 걱정으로 빼 무례하지 않:일반적인 믿음과는 달리,헤지 언어를 사운드 적은 자신감할 수 있는,궁극적으로 훼손입니다.대신해야 할 일:아이디어 나 의견을 진술 한 다음 추론 뒤에”왜”를 설명하십시오. 그런 식으로,당신은 더 잘 이해 될 것이고 당신의 광채는 빛날 수 있습니다.,

3 매우 긴 및/또는 불분명 한 사본

1,000 단어 길이의 이메일을 읽으시겠습니까? 아마 아닙니다-대부분의 사람들은 긴 편에있는 이메일을 훑어 봅니다. 그리고 따라하기 어려운 문장이나 혼합 된 메시지를 초안에 추가하면 만족스러운 응답을 얻을 가능성이 적습니다. (또는 어떤 응답.)

“나는 그 톤이 거대한 텍스트 블록 일뿐입니다. 그리고 나는 그들이 왜 그렇게하는지 이해합니다-그래서 당신은 충분한 세부 사항을 가지고 있습니다. “라고 위스콘신에 본사를 둔 프리랜서 작가 인 Kat Boogaard 는 말합니다.,대신해야 할 일:간결하게 유지하고 손에있는 문제에 집중하십시오. 그런 다음 행동 촉구,요청 된 응답 날짜로 끝내고 질문 및 후속 조치에 열려 있음을 분명히하십시오(그럴 경우).

4Being 도 캐주얼(또는 형식)

귀하의 상황에 따라 흔들리는 너무 많이 가는 캐주얼이나 형식적인 측면의 작성할 수 있는 실족. 지나치게 캐주얼 한 것은 종종 신인 실수로 볼 수 있지만 뻣뻣하고 공식적인 언어도 메시지에 해로울 수 있습니다.,

대신에 어떻게:에서 눈에 띄는 완벽한 균형적인 캐주얼,키가 생각 사이의 관계에 대해 자신이 받는 사람이 걸릴 사회적 신호로의 통신을 진행합니다.

“당신은 종류의 원하는 무엇을 보고 다른 사람이 하는 일과 놀이 참여와 함께,종류의 인정하는 방법 커뮤니케이션 개발 방법과 기대치에 관계 개발,”says Dan 게시 Senning,에티켓에서 전문가 에밀리 포스트 연구소입니다.,

5Cliches

모든 이메일 진부한 것은 추기경 죄가 아닙니다., 귀하의 이메일의 특정 측면은 조금 공식적 일 수밖에 없습니다. 결국,대부분의 이메일을 동일한 기본 구조,그리고 있다는 구문을 사용할 수 있도록 명확성 또는 표지의 기초입니다. 그러나 문구를 반복 할 예정이라면 명확한 목적이 있는지 확인하십시오.

으로 라이트 키라-루이즈,소셜 미디어에 관한 Google 의 로컬 가두고,”비록 나는 항상 반복’알려주시기 바랍 질문이 있는 경우,’나는 실제로 알고 싶지 않다면 그들은 질문입니다.,”

그러나 대부분의 경우 사람들이 튜닝을 할 수 있기 때문에 가능한 한 진부한 표현을 편집하고 싶을 것입니다. 여기에는 일곱을 피하십시오:

방법:우리를 검색한 사용된 용어에 의해 Grammarly 에 따라 사용자에게 우리의 가장 인기 있는 블로그 기사입니다.대신해야 할 일:독자를 참여시키면서 메시지를보다 효과적으로 전달하기 위해 진부한 표현,음색 및 음성에 대한 초안을 읽으십시오. 자신에게 물어:는 경우에 당신의 상사(또는 엄마)읽는이 이메일,행복할 것이요? 대답이’예’라면 올바른 길을 가고 있습니다.,

6Repetition

사람들은 종종 단어를 반복 내에서,같은 단락이 두 번에서 두 개의 문장에,또는 그냥 너무 가까이 함께 가지고 있습니다. 그것이 최악의 범죄는 아니지만,그것은 독자의 조정을 할 수있는 또 다른 것입니다.

여기에는 가장 일반적으로 반복되는 단어를 피하십시오:

무엇을 대신 시도:읽기 당신의 초안 큰 소리로 사용하여 텍스트-음성 변환 기능을 당신의 전화에 또는 그것을 실행하여 동료에게 보내기 전에 그것을 해제합니다. Grammarly 는 또한 이러한 반복되거나 남용 된 단어를 잡는 데 도움을 줄 수 있습니다.,

7Robotic 언어

이메일 수 있습의 후손이 달팽이는 메일,그러나 의미하지 않는 귀하의 메시지는 소리와 같은 오래된 느낌 버전의 자신입니다. 사실,이메일은 그것을 쓰고있는 사람처럼 들려야합니다. 그래서 빅토리아 소설에서 무언가처럼 들리는 문구를 사용하는 것이 독자와 연결하려는 경우 최선의 움직임이 아닙니다.

“현실을 직시하자:아무도 대학 교과서를 읽고 싶어하지 않는다. 블로그 나 기사 또는 실제 대화를 읽고 싶습니다. 그들은 사람이고 로봇이 아닙니다., 그래서 당신이 커피 숍에 그냥 앉아 있다면 당신이 말할 것 인 것처럼 들리는 언어를 사용하십시오.”라고 copy chief Schafer 는 말합니다.대신해야 할 일:친구에게 글을 쓰는 척하거나 친근한 지인과 대화를 나누면 더 자연스러운 효과를 얻을 수 있습니다. 예를 들어,당신은 아마 없을 것 같은 것을 말,”인사말”및”나는 날씨가 공정한 당신은”당신이 회의가 누군가를 위해 커피입니다. “안녕”과 같은 말을 할 것입니다.”시간 내 주셔서 다시 한 번 감사드립니다.”

8 느낌표 사용!

열정은 대단합니다., 그러나 특정 상황에서 느낌표를 과도하게 사용하면 좋은 것보다 해를 끼칠 수 있습니다. 특히 새로운 관계를 위조하거나 회사 외부의 사람과 연락하는 경우 특히 그렇습니다. 결국 회사 이메일 주소를 사용할 때 귀하는 귀하의 업무 담당자입니다. 그러나 사람들은 느낌표를 좋아하며 여전히 많은 사람들이 긍정적 인 음색을 전달하기 위해 의존하는 것입니다.,

예를 들어,다음은 가장 일반적인 문장 및 단어들을 사용으로 느낌표에서 이메일:

대신에 어떻게:한 후에 당신이 작성한 초안에 빠르게 검색한 느낌표와 당신의 판단을 사용하여를 결정하는(있다면)을 기준으로 유지할과의 관계에서 받는 사람입니다. 일반적으로 동료와 함께 이메일 당 하나 또는 두 개로 유지하려고합니다.

우리는 오늘 감사하고 있습니다.

@MarketingProfs 와 같은 콘텐츠 슈퍼 스타가 Grammarly 를 사용한다는 것에 감사드립니다., #fridayfeeling#ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

—Grammarly(@Grammarly)월 28,2018 년

다음 수준으로 전자메일을 작성 움직

일단 당신이 적당한 이메일 형식을 지정하고 당신은 무엇을 알고 실수를 피하기 위해,그것에 집중하는 시간을 만드는 초안에서 눈에 띄는 수많은 이메일이 대부분의 사람들은 매일입니다. 여기에는 네 가지 전략을 취하는 당신의 다음 단계:

긍정적인 생각

이메일을 보내는 원격으로 부정적인,또는 중립을 넣을 수 있습니다 당신은에서 까다로운 장소입니다., 그리고 어떤 서면 의사 소통과 마찬가지로,오해의 여지가있을 수 있습니다.

“의 부재에서 다른 정보를 우리의 해석에 자주 기본값은 부정적인”라고 설명합 통신을 에서 전문가가 게시 Senning. “에 대해 이야기할 때 가장 중요한 부정적인 통신,당신이하는 정보의 음성,반짝이는 눈에서,이 유머는 당신이 예정으로 뭔가거나 심지어 진짜 치료 또는 관심있는 당신이 제공하는 비판. 그래서 정말 조심해야합니다. 무언가가 당신에게 부정적인 것으로 읽을 때,그것은 아마 다른 사람에게 더 부정적인 것으로 우연히 만난다.,”

가 될 것입니다.

지 않을 얻고 싶은 메일을 읽고,”사랑,”또는 참조를 당신의 일에서 홍보할 때 당신은 실제로에서 판매하기 때문에,그것은 바로 쇼를 보낸 사람은 하나 질량을 이메일로 보내,당신이나 그들은하지 않는 적절한 연구 및 연락처. 마찬가지로,보내는 모든 이메일에받는 사람을 위해 특별히 제작 된 톤이 있는지 확인하고 싶을 것입니다.,

그렇더라도 그것은 유혹 있을 수 있습니다 템플릿을 사용하는 것이 중요 그것을 개인화하고 유지 하는 마음에서 통신의 스타일을 받는 사람을 타격하기 전에 보낼 수 있습니다. 이를 위해 빠른 Google 검색 또는 수신자의 LinkedIn 또는 Twitter 피드를 살짝 들여다 보면 놀라운 일을 할 수 있습니다.

보내기 전에 톤과 내용에 대한 직감을 확인하기 위해 수신자의 신발에 자신을 넣어보십시오. 고 있는 경우에는 힘든 시간을 읽기 당신의 자신의 톤에서 이메일,Grammarly 의 음색 탐지기는 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다 당신은 사운드를 받는 사람입니다.,

후속 조치—좋은 시간에

이메일을 보내는 경우 적시에 응답을 찾고있을 가능성이 큽니다. 그러나 대부분의 사람들이 매일을 통해 정렬 이메일의 많은 양으로,일이 길을 잃고 끝낼 수 있습니다. 일반적으로 후속 메시지는 초기 이메일을 보낸 후 24 시간 이내에 오지 않아야합니다.즉,보낸 후 2 시간 후에 후속 요청을 보내는 사람이되지 마십시오. 극단적 인 경우,그런 종류의 행동은 심지어 당신을 막을 수 있습니다., “당신이 더 많은 시간을 가지고 돌보는 실제로 사람에 대해 다른 측면에서의 전자 메일,당신은 즉시가 훨씬 더 높은 반응율이다. 나는 그 어려운 방법을 배워야했다,”카피 수석 쉐퍼는 말한다.

쉽게 눈에

대부분의 메시지를 보내는 것이 짧은 쪽에는 신속한 대응을 얻는 일을 완수하는 것입니다. 그러나 더 긴 이메일의 경우 스캔 가능성은 게임의 이름입니다. Bolded 글꼴,글 머리 기호,밑줄 친 문장 및 TL;DR(너무 오래 읽지 않은)섹션과 같은 것들이 유용 할 때입니다.,이메일을 작성할 때 명심해야 할 요소가 많으며 오류 마진이 넓습니다. 그러나 모든 것이 말하고 끝난 후에는 완벽에 관한 것이 아닙니다. 효과적인 의사 소통에 관한 것입니다.

“내가 생각하는 사람들이 느끼는 이 압력을해야 할 것이 완벽한 communicator 이 거대한 어휘와 이러한 완벽하게 구축한 문장입니다. 고 내가 알지 못하는 경우 항상 때문에 당신은 두 사람,통신,”말하는 프리랜서 작가 Boogaard.grammarly 에서 Grammarly 에서

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