新入社員の書類：従業員のオンボーディングへの中小企業のガイド

あなたのビジネスのためのHRをあなた自身で動かすか、または熱心なHR資源を有するかどうか、新しい従業員を雇うことは複雑なプロセスであり、その時重要なものである。 候補者があなたの仕事のオファーを受け入れ、あなたが彼らの開始日を設定した後、あなたの新しいチームメンバーが適切な雇用書類を記入することを確, 特に法律によって要求されるものを記入する必要があります重要な新しい雇用従業員のフォームの数があります。

新規雇用の書類を簡素化するには、どのフォームをいつ完了する必要があるかを知るだけでなく、従業員の開始日の準備を整えることで、事前に準備することをお勧めします。 したがって、この新しいレンタル書類ガイドは、さまざまな必要なフォーム、それらについて知っておく必要があるもの、およびオンボーディングプロセスを,

新入社員の書類：あなたが知っておく必要があるもの

あなたの最初の従業員を雇っている場合は、あなたのビジネスに必要とされる新 我々が述べたように、他の人が単に必要またはあなたのビジネスの人事手続きのために推奨されるかもしれないのに対し、W-4とI-9のようないくつ これは言われて、あなたは法律で必要とされる新しい従業員の書類が正確かつ正しい時間枠内に記入されていることを確認する必要があります。, 幸いなことに、IRSや米国国土安全保障省のような政府機関は、これらのフォームの完了についてお知らせするための詳細なオンラインガイドを提供

あなたがあなたのビジネスのために持っているべき人事新人事務の種類がわからない場合は、あなたの人事担当者またはサードパーティの人事コンサルタントに相談することができます。 こしかし、共通のビジネスの特定文書を含む従業員ハンドブック、給付事務手続き当社規定によります。, これらのタイプのドキュメントは組織に固有のものであるため、すぐに完了する必要はない場合があります。 最終的には、この新しい雇用書類のタイムラインと性質はあなた次第です。 ただし、これらのタイプのフォームを取り巻くガイドラインを従業員が開始するときに明確にしたいと思うでしょう。

新しい雇用書類チェックリスト：必要なフォーム

新しい雇用書類に関する簡単な概要を説明したので、完了する必要がある特定のフォーム,

I-9フォーム

I-9フォームは、米国で働く候補者の適格性を確認する連邦必要新規雇用従業員フォームです。 I-9フォームは、あなたとあなたの従業員の両方によって記入され、従業員の開始日の三日以内に完了する必要があります。 フォームは連邦政府に提出する必要はありませんが、雇用日から三年、または解雇後一年のいずれか後の方のために（物理的または電子的に）ファイルに, I-9フォームは、各従業員の身分証明書を確認して、有効で連邦基準を満たしていることを確認します。 連邦政府のデータベースと情報を照合することができるE-Verifyを使用して、このフォームを電子的に記入することができます。 多くのHRソフトウェア-プラットフォームも提供し-9形力。

あなたの従業員は、I-9フォームに記入し、米国で働く資格の証明として彼らの身分証明書を提供しますあなたは彼らの情報を確認し、あなたの知, このフォームには、従業員の適格性を確認するために使用できる身分証明書の形式が記載されています。 新しい従業員にこのリストを提供して、持ち込む身分証明書の種類を決定できるようにする必要があります。 ただし、従業員にどのような身分証明書を持参するか、またはそれぞれの身分証明書を使用する権利を拒否することはできません。 I-9フォームのタイムリーな完了を確実にするために、それは彼らの最初の日に彼らと彼らの身分証明書を持参するようにあなたの従業員に伝える

フォームW-4

W-4は、別の連邦新規雇用の書類の要件です。, このフォームは、免除に基づいて税金の各従業員の給料からどのくらい源泉徴収されるべきかを記録します。 従業員は、彼らが彼らの税金で主張されるどのように多くの免除を記入します。 W-4はあなたの従業員の最初給料と有効であるべきである従ってこれはまたあなたがすみやかに記入したいと思う形態である。 あなたは、彼らが彼らのW-4を記入する必要がありますどのようにあなたの従業員に伝えることはできませんが、あなたは彼らがこのIRS源泉徴収計算

従業員は、適切に見えるときはいつでもW-4フォームの免除を変更することができます。, 従業員のW-4の最新バージョンをファイルに保存する必要があります。 再び、多くのHRソフトウェア-プラットフォームができるように従業員として、店舗のW-4を通じてシステム。

社会保障番号

新しい雇用”書類”そのものではありませんが、連邦政府は、居住者および非居住者の外国人従業員を含む、各新しい従業員の名前と社会保障番号を取得することを要求しています。 この情報は、年末に従業員のW-2フォームに記入するために使用されます。, W-2フォームは、その年の従業員の収入を記録し、税務上の目的で使用されます。

州税源泉徴収と登録

連邦所得税源泉徴収のW-4フォームと同様に、州税源泉徴収フォームに記入するために新入社員が必要な場合もあります。 すべての州がこれらのフォームを必要とするわけではないので、特定の州の適用法を確認する必要があります。 しかし、あなたの州がこのフォームを必要とする場合、それは通常、連邦W-4のように記入されます。, W-4のように、あなたはあなたの従業員が彼らの最初の給料の前にこの文書を完了し、ファイル上のフォームを維持したいと思うでしょう。 州税源泉徴収フォームは、年間を通じてあなたの従業員によって更新することができます。

州税の源泉徴収票に加えて、新しい雇用報告を完了する必要があります。 この雇用の書類事務は国民の登録簿に渡される新しい雇用のあなたの州の登録簿にあなたの新しい従業員についての基本的な情報を提供するこ, 必要に応じて、州が従業員から養育費の支払いを集めることができるように、新しい雇用報告が必要です。

福利厚生フォーム

中小企業であっても、連邦および州の法律では、従業員に特定の福利厚生を提供することが義務付けられています。 これらの利点のいくつかは、手頃な価格のケア法と家族の医療休暇法のような特定の法律に該当します。 たとえば、特定の州では、労働者補償や障害保険などの従業員の給付を提供する必要があります。, したがって、必要な利点に関しては、あなたの州とビジネスの適用法を遵守し、これらの利点の提供に関連付けられている必要な書類を完了するためにあなたの従業員に依頼することを確認する必要があります。

新しい雇用書類チェックリスト：HRフォーム

必要ではないかもしれない他の多くの新しい雇用従業員フォームがありますが、それはあなたのビジネス、あなたの従業員、およびあなたの人事部門のために役立つことができます。, 新入社員が記入する他のフォームや書類は、個々のビジネスによって異なりますが、オンボーディングプロセスに含めたい一般的な新入社員の書類の例

直接入金フォーム

従業員に直接入金で支払う場合は、従業員が記入する承認フォームが必要です。 このフォームでは、彼らは直接預金を介して支払われることに同意し、あなたがあなたの給与にそれらを追加するために必要な情報を提供します。,

緊急情報

従業員に緊急事態が発生した場合は、誰に連絡するかを知りたいと思うでしょう。 従業員に緊急連絡先を提供し、この情報をファイルに保存するように依頼する必要があります。 同様に、従業員にアレルギーや食事制限について尋ねて、従業員に親切で安全な職場環境を提供していることを確認することをお勧めします。

従業員ハンドブックとポリシーフォーム

多くの企業は、重要な会社情報と手順を一覧表示する従業員ハンドブックを作成します。, 多くの場合、従業員のハンドブックには、セクシャルハラスメントや薬物やアルコールのポリシーなどの職場ポリシーや、ドレスコード、インターネットの使用、福 従業員ハンドブックを作成することをお勧めするだけでなく、新入社員に、ハンドブックを受け取ってレビューしたことを認めるフォームに署名するように依頼することもできます。 従業員ハンドブックを使用すると、あなたの新しい雇用は、同様に非競合または非開示契約のように、署名する必要がある他のビジネス関連文書を含,

非必須給付

法律で要求される給付に加えて、あなたのビジネスが提供するその他の給付に関する必要な書類を新入社員に提供したいと思 これらの利点は通勤給付金、健康給付、ストックオプション、401Ks、および多くを含むことができます。 従業員に追加の福利厚生プログラムに登録または参加するオプションを与える場合は、これらのポリシーの説明と、選択した場合に参加するために記,

新入社員の書類：オンボーディングプロセスを合理化するためのヒント

新入社員に関わるすべての雇用書類で—必要とされ、そうでなければ—あなたは、特に人事リソースが限られている場合は、圧倒されるかもしれません。 幸いなことに、雇用書類の負担を軽減するために取ることができるいくつかの取り組みがあります。

• 連邦、州、および地方の労働法に注意してく 面倒ですが、あなたのビジネスが遵守する必要があるさまざまな労働法に関しては、十分な情報が得られていることを確認したいと思うでしょう。, これらの法律は、新入社員にどのような書類が必要か、そしてそれらが完了しなければならないタイムラインを知らせるでしょう。 さらに、雇用文書の変更—新しい要件やフォームの変更に注意してください。 これらの法律を知り、遵守することは、監査の場合にビジネスを保護するのに役立ちます。
• 新しい雇用の書類を完了するために締め切りまで待ってはいけません。 それぞれの必要なフォームには異なる期限があり、いつ期限があるかを覚えておくことは困難です。, したがって、開始日に先立って新入社員と連絡を取り合い、新入社員の書類を記入する必要があること、そしてそのために必要な書類や情報を知らせ その後、彼らの最初の日にあなたの従業員とのすべての書類を完了し、すぐにファイルまたは提出します。
• すべての雇用書類を安全に保管し、必要に応じて最新の状態に保ちます。 この情報は電子的または物理的に保存できますが、安全でアクセス可能であることを確認する必要があります。, もう一度、あなたの従業員文書のすべてをきちんと貯えたことを保障することは監査の場合には必要である場合もある。
• HRソフトウェアを使用します。 によるデモンストレーションの効率化ヶのに使用した人事ソフトウェアプラットフォームのようにZenefits. これらのプラットフォームでプロセスを自動化、従業員が完全な形でオンライン また、人事ソフトウェアを使用して、従業員のハンドブックや福利厚生情報などの会社文書を保存することもできます。, また、少負荷さらに、HRソフトウェアの提供も給与計算処となります。

新入社員の書類：ボトムライン

一日の終わりに、新入社員をもたらすことは、あなたのビジネスのためのエキサイティングな経験です。 完了する必要がある新しい賃借りの書類事務があるが前もって準備し、彼らの開始日の前にあなたの新しい従業員と伝達し合うことによってプロ, 適用される連邦、州、および地方の法律に目を保つことは、あなたの人事プロセスに準拠していることを確認するのに役立ちます—そしてHRソフトウェ 最終的には、必要な新しい従業員の書類をすべて提出または保存したら、オンボーディングプロセスの最も面倒な部分を通過し、従業員トレーニングを進めることができます。