Uusi Vuokraus Paperityöt: Small Business Opas Työntekijöiden Onboarding

Olipa olet suorita HR yrityksesi itse tai oma HR-resursseja, palkata uusi työntekijä on mukana prosessi—ja tärkeä sellainen. Sen jälkeen, kun ehdokas on hyväksynyt työtarjouksen ja olet asettanut sen alkamispäivää, on olemassa erilaisia onboarding toimia, mukaan lukien varmista, että uusi tiimin jäsen täyttää oikea työllisyys paperityötä., On useita tärkeitä uusia vuokratyöntekijämuotoja, jotka on täytettävä—erityisesti ne, joita laki vaatii.

yksinkertaistaa uusi vuokraus paperityötä, se on parasta valmistautua etuajassa, ei vain tietää, mitkä lomakkeet on täytetty ja kun, mutta ottaa ne valmiiksi työntekijän aloituspäivä. Tämä uusi vuokraus paperityötä opas, siksi, hajottaa eri lomakkeita, mitä sinun tarvitsee tietää niistä, ja yleinen vinkkejä tehdä onboarding prosessi mahdollisimman saumaton.,

Uusi Vuokraus Paperit: Mitä Sinun Täytyy Tietää

Jos olet palkata ensimmäinen työntekijä, sinulla ei ehkä ole täysin perehtynyt tyyppisiä uusia palkata paperit, joita tarvitaan yrityksesi. Kuten mainittu, jotkut uusi vuokraus asiakirjat, kuten W-4 ja I-9, vaaditaan liittovaltion tai valtion lain mukaan, kun taas toiset voivat yksinkertaisesti olla tarpeen tai suositeltavaa yrityksesi HR-menettelyjä. Tästä huolimatta sinun on varmistettava, että lain edellyttämät uudet työntekijöiden paperit täytetään tarkasti ja oikeassa aikataulussa., Onneksi valtion virastot, kuten verovirasto ja Yhdysvaltain kotimaan turvallisuusvirasto tarjoavat yksityiskohtaisia online-oppaita, joiden avulla voit kertoa näiden lomakkeiden täyttämisestä.

Jos olet epävarma siitä, minkälaista HR new hire-paperityötä yrityksellesi pitäisi tehdä, kannattaa konsultoida HR-edustajaa tai kolmannen osapuolen HR-konsulttia. Tätä silmällä pitäen yhteiseen yrityskohtaiseen dokumentaatioon sisältyy kuitenkin työntekijän käsikirja, etuuksien paperityö ja yrityspoliittiset lomakkeet., Koska tällaiset asiakirjat ovat organisaatiollesi ominaisia, et välttämättä vaadi niiden valmistumista välittömästi. Loppujen lopuksi, Aikajana ja luonne tämän uuden vuokraus paperityöt ovat sinusta kiinni. Haluat kuitenkin tehdä näitä lomakkeita koskevat ohjeet selväksi työntekijöillesi, kun he aloittavat.

Uusi Vuokraus Paperityötä Tarkistuslista: Tarvittavat Lomakkeet

Nyt kun olemme käyneet läpi lyhyt katsaus koskee uusia palkata paperityötä, katsotaanpa sukeltaa syvemmälle, mitä erityisiä lomakkeita sinun täytyy suorittaa.,

I-9-Lomakkeen

I-9 muodossa, on liittovaltion tarvitaan uusia palkata työntekijä lomake, joka tarkistaa ehdokkaiden valintakelpoisuuden työskennellä yhdysvalloissa. I-9-lomakkeen täyttää sekä sinä että työntekijäsi, ja se on täytettävä kolmen päivän kuluessa työntekijän alkamispäivästä. Vaikka lomake ei tarvitse toimittaa liittohallitukselle, sinun täytyy pitää se tiedostossa (fyysisesti tai sähköisesti) kolmen vuoden ajan vuokrauspäivästä tai vuoden kuluttua irtisanomisesta, sen mukaan kumpi on myöhäisempi., I-9-lomakkeessa tarkistetaan jokaisen työntekijän tunnistetiedot sen varmistamiseksi, että ne ovat päteviä ja täyttävät liittovaltion kriteerit. Voit täyttää tämän lomakkeen sähköisesti E-Verify, jonka avulla voit rajat tarkistaa tietoa liittovaltion tietokantaan. Monet HR-ohjelmistoalustat tarjoavat myös I-9 form-ominaisuuksia.

työntekijä ei täytä I-9-lomakkeen ja antaa niiden tunnistaminen todisteena niiden kelpoisuuden työskennellä YHDYSVALLOISSA. Sinun tulee tarkistaa tiedot ja allekirjoittaa lomakkeen, jossa todetaan, että parhaan tietosi tunnistaa jos on voimassa., Tässä lomakkeessa luetellaan hyväksyttäviä tunnistusmuotoja, joilla voit tarkistaa työntekijäsi kelpoisuuden. Sinun pitäisi antaa tämä luettelo uusille työntekijöille, jotta he voivat päättää, millaisia tunnisteita tuoda. Työntekijöille ei kuitenkaan voi kertoa, millaisen tunnisteen avulla he voivat tuoda tai kieltää oikeutensa käyttää kutakin tyyppiä. I-9-lomakkeen oikea-aikaisen täyttämisen varmistamiseksi on hyvä kehottaa työntekijää tuomaan henkilöllisyystodistuksensa mukanaan ensimmäisenä päivänä.

Lomakkeen W-4

– W-4 on toinen liittovaltion uusi vuokraus paperityötä vaatimus., Tämä lomake kirjaa, kuinka paljon olisi pidätettävä kunkin työntekijän palkasta veroista vapautusten perusteella. Työntekijä kertoo, kuinka monta vapautusta hän perii veroistaan. W-4: n pitäisi olla tehokas työntekijän ensimmäisellä palkalla, joten tämä on myös lomake, jonka haluat täyttää nopeasti. Et voi kertoa työntekijöille, miten ne pitäisi täyttää W-4, mutta voit auttaa heitä löytämään resursseja määrittää niiden vero ennakonpidätykset loppuun muodossa, kuten tämä IRS ennakonpidätys laskin.

työntekijät voivat muuttaa W-4-lomakkeita koskevia poikkeuksia aina, kun he haluavat., Työntekijän W-4: n tuorein versio kannattaa pitää tiedostossa. Jälleen kerran, monet HR-ohjelmistoalustat antavat työntekijöillesi mahdollisuuden täyttää ja tallentaa W-4 järjestelmänsä kautta.

sosiaaliturvatunnus

Vaikka ei uusia palkata ”paperityötä” sinänsä, liittovaltion hallitus edellyttää, että sinulla on nimi ja sosiaaliturvatunnus jokainen uusi työntekijä—mukaan lukien kotimaisten ja ulkomailla ulkomaalainen työntekijää. Käytät näitä tietoja työntekijöidesi W-2-lomakkeiden täyttämiseen vuoden lopussa., W-2-lomake kirjaa työntekijöidesi vuoden ansiot ja sitä käytetään verotustarkoituksiin.

Valtion Vero-Ennakonpidätys ja Ilmoittautuminen

Aivan kuten W-4 muodossa liittovaltion tuloverosta, saatat myös uuden palkata täyttää valtio-ennakonpidätys muodossa. Kaikki valtiot eivät vaadi näitä lomakkeita, joten haluat tarkistaa sovellettavat lait oman valtion. Jos osavaltiosi kuitenkin tarvitsee tätä lomaketta, se täytetään tyypillisesti kuten liittovaltion W-4., Kuten W-4, haluat, että työntekijäsi täyttää tämän asiakirjan ennen ensimmäistä palkkasekkiä ja pitää lomakkeen tiedostossa. Myös valtion verohelpotuslomakkeita voi päivittää työntekijöillä ympäri vuoden.

valtioveron ennakonpidätyslomakkeiden lisäksi sinun on täytettävä myös uusi vuokrausraportti. Tämä palkkaaminen paperityötä edellyttää antaa perustiedot uusista työntekijöistä Oman Valtion hakemistoon uusia Hires, joka sitten siirretään pitkin National Directory., Uutta palkkausilmoitusta tarvitaan, jotta valtio voi tarvittaessa periä elatusmaksuja työntekijöiltä.

Etuusmuodot

jo pienyrityksenä liittovaltion ja osavaltion lait edellyttävät, että tarjoat työntekijöillesi tiettyjä luontoisetuja—eli muita etuuksia kuin heidän palkkaansa. Osa etuuksista kuuluu erityisiin lakeihin, kuten kohtuuhintaista hoitoa koskeva laki ja perhevapaita koskeva laki. Joissakin osavaltioissa on esimerkiksi tarjottava työntekijöilleen etuuksia, kuten työntekijöiden korvauksia ja työkyvyttömyysvakuutuksia., Osalta vaaditaan etuja, siksi, sinun täytyy varmista, että noudatat sovellettavia lakeja oman valtion ja liike-elämän ja pyydä työntekijää suorittaa tarvittavat paperityöt liittyvät nämä etuuden tarjoukset.

Uusi Vuokraus Paperityötä Tarkistuslista: HR-Lomakkeet

On olemassa monia muita uusia palkata työntekijä muotoja, joita ei välttämättä tarvita, mutta se voi olla hyödyllistä oman liiketoiminnan, työntekijöiden, ja henkilöstöosasto., Mitkä muut lomakkeet tai asiakirjat ovat uudet työntekijät täytä riippuu yksittäisten yritysten, mutta tässä on joitakin yleisiä uusi työntekijä paperityötä esimerkkejä, jotka haluat ehkä sisällyttää onboarding prosessi.

Suora Talletus Muodossa

Jos aiot maksaa työntekijöille kautta suoraan tallettaa, sinun kannattaa olla valtuutuslomakkeen niitä täyttää. Tällä lomakkeella he suostuvat maksamaan suoralla talletuksella ja antavat tiedot, jotka sinun on lisättävä palkkalistoillesi.,

Hätätiedot

Jos kyseessä on hätätilanne työntekijän kanssa, kannattaa tietää, keneen ottaa yhteyttä. Sinun pitäisi pyytää työntekijääsi antamaan hätäkontaktinsa ja pitämään nämä tiedot tiedostossa. Samoin, kannattaa kysyä oman henkilöstön mitään allergioita tai ruokavalion rajoituksia, että sinun pitäisi olla tietoinen varmista, että olet tarjoamalla ottava ja turvallinen työskentely-ympäristö heille.

työntekijöiden käsikirja ja toimintapoliittiset lomakkeet

monet yritykset luovat työntekijän käsikirjan, jossa luetellaan yrityksen tärkeitä tietoja ja menettelyjä., Usein työntekijä käsikirjoja sisältävät aiheita, kuten työpaikan käytännöt—kuten seksuaalinen häirintä ja huumeiden ja alkoholin politiikkaa—sekä ohjeet pukeutumista, internetin käyttö, hyödyt ilmoittautuminen, ja enemmän. Ei ole vain hyvä idea luoda työntekijän käsikirja, mutta kannattaa myös pyytää uusia työntekijöitä allekirjoittamaan lomake, jossa tunnustetaan, että he ovat vastaanottaneet ja tarkistaneet käsikirjan. Työntekijän käsikirjan avulla voit sisällyttää mukaan muita yritystoimintaan liittyviä asiakirjoja, jotka uuden vuokraajan on allekirjoitettava, kuten kilpailukieltosopimuksen tai salassapitosopimuksen.,

Ei-Tarvita Hyödyt

lisäksi hyödyt lain, sinun kannattaa tarjota uusia työntekijöitä, joilla on tarvittavat asiakirjat, jotka koskevat muita etuja yrityksesi tarjoaa. Näitä etuja voivat olla työmatkapalkkiot, hyvinvointietuudet, osakeoptiot, 401k ja enemmän. Jos annat työntekijöille mahdollisuus ilmoittautua tai osallistua ylimääräisiä hyöty ohjelmia, sinun kannattaa antaa heille sekä selvitys näiden politiikkojen, kuten muotoja, ne täytyy täyttää nauttimaan, jos he niin haluavat.,

Uusi Vuokraus Paperit: Vinkkejä tehostaa Onboarding Prosessi

kaikki työllisyys paperityötä mukana uudet työntekijät—pakolliset ja muuten—saatat tuntea ylityöllistettyjä, varsinkin jos sinulla on rajoitetusti HR-resursseja. Onneksi paperityön palkkaamisen taakkaa voi helpottaa muutamalla aloitteella:

• ole tietoinen liitto -, valtio-ja paikallisista työlainsäädännöistä. Vaikka hankala, sinun kannattaa olla varma, että olet hyvin perillä, kun se tulee eri työlainsäädäntöä yrityksesi tarvitsee noudattaa., Nämä lait on ilmoitettava millaisia asiakirjoja tarvitaan uusia työntekijöitä, sekä aikajana, jossa ne on täytettävä. Lisäksi pidä silmällä muutoksia vuokrausasiakirjojen-uusia vaatimuksia tai muutoksia lomakkeissa. Näiden lakien tunteminen ja noudattaminen auttaa suojaamaan liiketoimintaasi tilintarkastuksen yhteydessä.
• älä odota määräaikaa uusien vuokrapapereiden täyttämiseen. Jokaisella vaaditulla lomakkeella on eri määräaika, ja voi olla vaikea muistaa, mikä johtuu milloin., Siksi, se on hyödyllistä kommunikoida uusia palkata ennen niiden alkamispäivää, ilmoittaa heille, mitä uusi työntekijä paperityötä ne täytyy täyttää, ja mitä asiakirjoja tai tietoa he tarvitsevat tehdä niin. Täytä sitten kaikki paperityöt työntekijöidesi kanssa ensimmäisenä päivänä, ja arkistoi tai lähetä se välittömästi.
• säilytä turvallisesti kaikki työsopimukset ja pidä ne tarvittaessa ajan tasalla. Voit tallentaa nämä tiedot sähköisesti tai fyysisesti, mutta sinun pitäisi varmistaa, että se on sekä turvallinen ja saatavilla., Jälleen kerran, varmistamalla, että olet tallentanut kaikki työntekijäsi asiakirjat oikein voi olla olennaista, kun kyseessä on tarkastus.
• käytä HR-ohjelmistoa. Yksi parhaista tavoista tehostaa onboarding on käyttää HR-ohjelmistoalustaa, kuten Zenefits. Nämä alustat voivat auttaa automatisoimaan prosesseja, jolloin työntekijät voivat täyttää lomakkeet verkossa. Voit myös käyttää HR-ohjelmistoa tallentaaksesi yrityksen asiakirjoja, kuten työntekijöiden käsikirjoja ja etuja koskevia tietoja—jolloin ne ovat helposti uusien työntekijöiden saatavilla., Lisäksi kuormasi vähentämiseksi entisestään, jotkut HR-ohjelmistotarjoukset sisältävät jopa palkanlaskennan.

Uusi Vuokraus Paperit: Rivi

lopussa päivä, jolloin uusia työntekijöitä on jännittävä kokemus oman yrityksen. Vaikka ei palkata uusia papereita, jotka on saatava päätökseen, voit tehdä prosessista helpompaa valmistelemalla etukäteen ja kommunikoida uusia työntekijöitä ennen sen alkamispäivää., Pitää silmällä sovellettavien liittovaltion, osavaltion ja paikallisia lakeja auttaa varmista, että olet yhteensopiva HR—prosessit ja hyödyntämällä HR-ohjelmisto on suuri investointi auttaa sekä sinulle ja työntekijöillesi uusia palkata paperityötä ja enemmän. Lopulta, kun olet lähettänyt tai varastoida kaikki tarvittava uuden työntekijän paperit, voit olla läpi kaikkein tylsiä osa onboarding prosessi, ja voi liikkua eteenpäin työntekijöiden koulutukseen.