Miten Kirjoittaa Oikea Sähköposti

Olitpa ylös-ja-tulossa nuori ammattilainen tai kokenut johtaja, sähköpostin kirjoittaminen on elintärkeä osa yritysten viestintää. Ja kiitos sen, mitä usein pidetään englannin kieliopin mysteereinä ja kirjoitetun sanan vivahteina, se voi olla päivittäistä kamppailua., Se on erityisen totta, jos sinun täytyy motivoida kiireisiä ihmisiä vastaamaan tai käsitellä mahdollisesti arka aihe. Voit kirjoittaa suuren sähköpostin, sinun täytyy tietää kaksi asiaa: yhteisiä virheitä välttää, ja seuraavan tason strategioita päästä eteenpäin.

mutta ensin asiat ensin—sinun täytyy tietää, miltä upea sähköposti näyttää, jos aiot kirjoittaa sellaisen.

Anatomia hyvä sähköposti

Jokaisen sähköpostin kirjoittaa on sama perusrakenne: Aihe line, tervehdys, sähköposti body, ja sulkeminen. Mutta kuten jokaisessa kirjallisessa ammattimaisessa viestinnässä, on oikea tapa tehdä se ja standardit, joita pitäisi noudattaa., Tässä on, miten kirjoittaa oikea sähköpostia:

1Subject rivi

aihe voi olla tärkein osa sähköpostia, vaikka se on usein unohdetaan hyväksi sähköpostin kehon. Mutta jos olet kylmä-sähköpostitse joku, tai vain luoda ammatillinen suhde, aihe linja voi houkutella ihmisiä avaa viesti sekä asettaa odotuksia siitä, mitä on suljettu. Toisaalta, huonosti muotoiltu tai yleinen aihe (kuten ”Hei” tai ”Et halua missata thos”) voi estää lukijaa ja tulos sähköpostiosoitteesi lasku roskaposti-kansioon.,

”Viettää kaksinkertainen määrä aikaa askartelu oikea aihe linjaa kuin sinä, koska jos he eivät avaa sähköpostin, se ei ole väliä,” sanoo Cole Schafer, perustaja ja kopioi päällikkö Hunajaa Kopioida.

2Openers

useimmissa sähköpostin kirjoittaminen tilanteissa, sinun kannattaa sisällyttää nopea tervehdys tunnustaa lukija ennen sukellusta osaksi sinun tärkein viesti tai pyynnöstä.

poikkeus: Kun olet sähköpostia ketjun kanssa läheisiä työtovereita, se usein tulee enemmän luonnollinen pudota avaaja (sekä sulkeminen)., Vaikka se voi aluksi tuntua faux pas, se merkitsee parempaa ammatillista rapport.

3Body

kehon sähköpostia on liha viestisi, ja sen on oltava selkeä ja tiettyyn tarkoitukseen, kuten saada palautetta esityksen tai järjestää tapaaminen uusi asiakas. Sen pitäisi olla myös ytimekäs. Näin ihmiset ovat taipuvaisempia lukemaan sitä sen sijaan, että he skimmaisivat sitä ja riskeeraisivat puuttuvan kriittisen tiedon. Jos pystyt, keitä se muutamalla valinnaisella lauseella.

ja sähköposteihin, jotka vaativat enemmän pituutta ja yksityiskohtia, pidä se niin keskittyneenä kuin voit., ”Kukaan ei halua vastaanottaa romaania. Haluat pitää sen kolmen, neljän tai viiden tekstiviivan välissä, Schafer sanoo.

4Closings

Aivan kuten haluat aloittaa asiat pois oikea jalka kanssa tervehdys, haluat myös osa no. Se tarkoittaa ystävällisen kuittauksen kirjoittamista. Ja on paljon vaihtoehtoja valita.,

esimerkiksi, tässä on 12 yhteistä, ja ammatillinen, sulkulaitteet, että Grammarly käyttäjät valitsivat tiettynä päivänä:

Sinun kannattaa valita sulkeminen, joka tuntuu aito persoonallisuuttasi ja räätälöidä suhde varmistaa asianmukainen ammattitaito. Toisaalta yhteiset sulkemiset, kuten” rakkaus”,” iPhonesta lähetetty ”tai” thx”, saattavat jäädä ammattisähköposteissa parhaiten käyttämättä.

voit lisätä minkä tahansa sanan henkilökohtaiseen sanakirjaasi.

Mitä sanoja lisäät? # cleanwritinghttps: / / t.,co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18. syyskuuta 2018

Yleistä sähköpostia kirjoitus virheitä (ja mitä voit tehdä sen sijaan)

Aivan kuten jokainen sähköposti on mahdollisuus ammatilliseen kasvuun, on myös mahdollista jakaa yhteisen sähköpostin kirjoittaminen huonoja tapoja., Tässä on kahdeksan virheitä välttää:

1Omitting tarpeen Oxford pilkkuja

Oxford comma voi olla hieman hämmentävä, kun ajattelee, miten kirjoittaa oikea sähköposti, riippuen siitä, mikä tyyli opas on hyödynnetty ammattimainen viestintä oman alan —se on yleensä joko luopuneet tai tervehdittiin työkalu selvennystä. Joka tapauksessa monella on siitä vahvoja mielipiteitä. Niiden jättäminen pois voi kuitenkin aiheuttaa hämmennystä tuomiosta riippuen.

Aivan kuten terve avioliitto, AP tyyli vaatii selkeää viestintää.,Uskomme myös kompromissin arvoon. Muistuttaisin, ettei Tyylikirja kiellä kaikkia Oxfordin pilkkuja. Jos pilkun jättäminen pois voi aiheuttaa sekaannusta tai virheellistä tulkintaa, käytä pilkkua. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15. elokuuta 2018.

Mitä tehdä sen sijaan: Vaikka Oxford comma ei välttämättä sovellu tietyissä yhteyksissä, se on yleensä hyvä idea käyttää niitä sähköposteja. Tämä johtuu siitä, että se voi auttaa sinua säästämään aikaa ja välttämään väärinkäsityksiä, sekaannuksia ja jopa oikeudellisia ongelmia.,

2Hedging

Grammarly käyttäjät tietävät, että kun se tulee suojaus, se on parempi jättää sen kuin jätä se, erityisesti sähköposteja. Ja jos olet huolissasi tulla pois epäkohtelias, älä ole: toisin kuin yleinen uskomus, suojautuminen kieli saa sinut kuulostamaan vähemmän luottavainen, joka voi lopulta heikentää kirjallisesti.

Mitä tehdä sen sijaan: kerro ideasi tai mielipiteesi, selitä sitten ”miksi” perustelusi takana. Siten sinut ymmärretään paremmin ja nerokkuutesi loistaa läpi.,

3Extremely pitkä ja/tai epäselvää, kopioi

haluatko lukea sähköpostia, että oli 1000 sanaa pitkä? Luultavasti ei – useimmat ihmiset skim sähköpostit, jotka ovat pitkällä puolella. Ja jos lisäät vaikeasti seurattavia lauseita tai sekaviestejä kutsuntaasi, saat vielä epätodennäköisemmin tyydyttävän vastauksen. (Tai mikä tahansa vastaus.)

”saan tonnin, että ovat vain näitä valtavia tekstilohkoja. Ymmärrän, miksi he tekevät niin, joten sinulla on tarpeeksi yksityiskohtia. Mutta se on todella vaikea lukea, enkä aio lukea koko juttua, Wisconsinissa asuva freelance-kirjailija Kat Boogaard sanoo.,

Mitä tehdä sen sijaan: pidä se tiiviinä ja keskity käsillä olevaan asiaan. Sitten lopussa kehotus toimia, pyydettyä vastausta päivämäärä, ja tehdä selväksi, että olet avoin kysymyksiä ja seuraa-ups (jos näin on tapaus).

4Being liian rento (tai muodollista)

Riippuen olosuhteista, viivytellään liian rento tai muodollinen puoli kirjoittaminen voi olla harha-askel. On liian rento nähdään usein aloittelijan virhe, mutta jäykkä, muodollinen kieli voi myös olla haitallista viesti.,

Mitä tehdä sen sijaan: silmiinpistävää täydellinen tasapaino muodollinen ja rento, avain on ajatella suhdetta itsesi ja vastaanottaja ja ottaa sosiaalisia vihjeitä, kuten viestintä etenee.

”haluat nähdä, mitä joku muu tekee ja osallistua, pelata yhdessä, tavallaan tiedostaa, miten viestintä kehittyy ja miten odotukset suhteessa kehittyä,” sanoo Dan Post Senning, etiketti asiantuntija Emily Post-Instituutti.,

5cliches

kaikki sähköpostikliseet eivät ole kardinaalisyntejä., Tietyt näkökohdat sähköpostit ovat varmasti hieman kaavamainen. Loppujen lopuksi useimmilla sähköposteilla on sama perusrakenne, ja on olemassa lauseita, joita voit käyttää selkeyden varmistamiseksi tai perustesi peittämiseksi. Mutta jos aiot toistaa lauseita, varmista, että niillä on selkeä tarkoitus.

kuten Googlen Paikallisoppaiden somevastaava Kiera Wright-Ruiz sanoo: ”vaikka toistan aina:” kerro, jos sinulla on kysyttävää”, haluan todella tietää, onko heillä kysymyksiä.,”

useimmiten kliseitä kannattaa kuitenkin muokata aina kun mahdollista, sillä ne saavat ihmiset virittäytymään. Tässä ovat seitsemän parhaan välttää:

Menetelmä: etsimme termit Grammarly käyttäjille suosituin blogi artikkeleita.

Mitä tehdä sen sijaan: Kokeile käsittelyssä luonnos kliseitä, ääni, ja ääni tehokkaammin kommunikoida viestisi, kun pitää lukija mukana. Kysy itseltäsi: jos pomosi (tai äitisi) lukee tämän sähköpostin, olisitko tyytyväinen siihen? Jos vastaus on kyllä, olet oikeilla jäljillä.,

6Repetition

Ihmiset usein toistaa sanoja samassa kohdassa, kahdesti kaksi lauseita, tai vain liian lähellä toisiaan huomaamatta. Vaikka se ei ole pahin rikos, se on toinen asia, joka voi tehdä lukija virittää ulos.

Tässä ovat kaikkein yleisesti toistuvia sanoja välttää:

Mitä tehdä sen sijaan: Kokeile käsittelyssä luonnoksen ääneen, käyttäen text-to-speech-toiminto päälle puhelimessa, tai käynnissä se kollega, ennen kuin lähetät sen pois. Grammarly voi myös auttaa sinua kiinni näitä toistuvia tai liikakäytettyjä sanoja.,

7Robotic kieli

Sähköpostia voi olla jälkeläinen etana-mail, mutta se ei tarkoita, että viestisi olisi ääntä kuin vanha-timey versio itsestäsi. Itse asiassa, sähköpostit pitäisi kuulostaa henkilö, joka kirjoittaa sitä. Joten käyttämällä lauseita, jotka kuulostavat jotain pois viktoriaanisen romaanin ei ole paras liikkua, jos haluat yhteyden lukijaan.

”Let’ s face it: Nobody wants to read a college textbook. Haluat lukea blogia, artikkelia tai oikeaa keskustelua. He ovat ihminen, eivät robotti., Käyttäkää siis kieltä, joka kuulostaa sellaiselta, mitä sanoisitte, jos vain istuisitte kahvilassa, kopiopäällikkö Schafer sanoo.

Mitä tehdä sen sijaan: Et voi saada enemmän luonnollista vaikutus teeskentelemällä, että kirjoitat ystävällesi tai ottaa keskustelun ystävällinen tuttavuus. Et varmaan sanoisi esimerkiksi ”Terveisiä ” ja” toivottavasti sää on reilu siellä missä olet”, jos tapaisit jonkun kahville. Sanoisit ” Hei ” ja ” kiitos vielä kerran ajastasi.”

8overuse of exclamation points!

innostus on suuri., Joissakin yhteyksissä huutomerkkien liikakäyttö voi kuitenkin aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä. Tämä on erityisen totta, jos olet takomassa uutta suhdetta tai ottaa yhteyttä jonkun yrityksen ulkopuolella. Olethan työpaikkasi edustaja, kun käytät yrityksen sähköpostiosoitetta. Mutta ihmiset rakastavat huutomerkkejä, ja he silti jotain, että monet ihmiset luottavat välittää positiivinen sävy.,

esimerkiksi, tässä ovat yleisimpiä lauseita ja sanoja ihmiset käyttävät huutomerkkejä sähköpostit:

Mitä tehdä sen sijaan: Kun olet kirjoittanut teidän luonnos, tehdä nopea haku huutomerkkejä ja käyttää harkintaa, mitkä (jos sellainen on) pitää perustuvat teidän suhdetta vastaanottajan kanssa. Pääsääntöisesti, yritä pitää se yksi tai kaksi per sähköposti kollegoiden kanssa.

olemme kiitollisia tänään.

kiitollinen siitä, että @Marketingprofsin kaltainen sisällöntähti käyttää Grammarlyta., #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28. syyskuuta 2018

Seuraavan tason sähköpostin kirjoittaminen liikkuu

Kun sinulla on oikea sähköposti-muodossa, ja voit tietää, mitä virheitä välttää, on aika keskittyä tekemään luonnoksia erottua lukemattomia sähköposteja useimmat ihmiset saavat joka päivä. Tässä on neljä strategioita ottaa sinun seuraava taso:

myönteinen

Lähettää sähköpostia, joka on kauko-negatiivinen, tai jopa neutraali, voi laittaa sinut hankalassa paikassa., Ja kuten missä tahansa kirjallisessa viestinnässä, voi olla tilaa väärintulkinnoille.

”ilman muita tietoja, meidän tulkinta usein oletuksena negatiivinen”, kertoo viestintä-etiketti asiantuntija Post Senning. ”Kun puhut negatiivinen viestintä, olet tietoa, joka on äänensävy, pilke silmässä, hyvää huumoria, että aiot jotain tai jopa aito hoitoa tai huolta, joka tarjoat kritiikki. Joten ole todella varovainen. Kun jokin lukee sinusta negatiivisena, se luultavasti törmää vielä negatiivisempaan toiseen.,”

löytää oikea sävy

Et halua saada sähköpostia, joka lukee, ”Rakas”, tai joka viittaa työtä suhdetoiminta, kun olet itse myynnin, koska se olisi välittömästi osoittavat, että lähettäjä on joko massa sähköpostitse sinulle, tai he ei tehnyt asianmukaista tutkimusta ja löytää oikea yhteyshenkilö. Samoin, haluat varmistaa, että jokainen sähköposti lähetät on sävy, joka on muotoiltu erityisesti vastaanottajalle, ja että lähetät sen oikealle henkilölle.,

joten vaikka mallien käyttö voi olla houkuttelevaa, on tärkeää personoida se ja pitää mielessä vastaanottajan kommunikointityyli ennen kuin osuu sendiin. Tämän saavuttamiseksi nopea Google-haku tai kurkistus vastaanottajan LinkedIn-tai Twitter-syötteeseen voi tehdä ihmeitä.

Ennen lähettämistä, kokeile laittaa itsesi vastaanottajan kengät gut-tarkista sävy ja sisältö. Ja jos omaa sävyään on vaikea lukea sähköpostissa, Grammarly ’ s tone detector voi auttaa sinua määrittämään, miltä kuulostat vastaanottajallesi.,

seuranta—hyvissä ajoin

Jos lähetät sähköpostia, etsit todennäköisesti ajankohtaista vastausta. Mutta suuret määrät sähköposteja useimmat ihmiset lajitella läpi joka päivä, asiat voivat päätyä eksymään. Pääsääntöisesti seurantaviesti ei saa koskaan tulla alle kaksikymmentäneljä tuntia alkuperäisen sähköpostin lähettämisen jälkeen.

toisin sanoen: Älä ole se henkilö, joka lähettää seurantapyynnön kahden tunnin kuluttua lähettämisestä. Äärimmäisissä tapauksissa tuollainen käytös voi jopa estää., ”Kun otat enemmän aikaa ja todella huolehtiva henkilö toisella puolella sähköposti, olet heti menossa nähdä paljon suurempi vastausprosentti. Minun oli opittava se kantapään kautta, kopiopäällikkö Schafer sanoo.

Tee se helppo silmille

Useimmat viestit lähetät todennäköisesti lyhyempi puolella, joka on suuri nopeasti vastauksia ja saada asioita aikaan. Pidemmille sähköposteille scannability on kuitenkin pelin nimi. Silloin asiat, kuten bolded font, bullet points, alleviivattu lauseita, ja TL;DR (liian kauan, Ei lukenut) osio tulee kätevä.,

sähköpostin säveltämisessä on monta syytä pitää mielessä, ja virhemarginaali on suuri. Mutta kun kaikki on sanottu ja tehty, kyse ei ole täydellisyydestä. Kyse on tehokkaasta viestinnästä.

”luulen, että ihmiset tuntevat tätä painetta, että sinun täytyy olla täydellinen communicator-laitteen kanssa tämä valtava sanastoa ja nämä täysin strukturoitu lauseita. Enkä tiedä, että niin on aina, koska on vain kaksi ihmistä, jotka kommunikoivat, freelance-kirjailija Boogaard sanoo.Grammarly Grammarlysta

• How Does Grammarly Work?,
• Miten Grammarly Auttaa Oppimaan
• Tavata Grammarly on Tone Detector