¿Cuál es el significado de RFQ, RFI, RFP, y RFT? Los graduados de capacitación en negociación de contratos a menudo nos piden que expliquemos cuatro términos clave que comprenden los procesos ‘ RFx ‘ (es decir, RFI, RFQ, RFT y RFP). Estos procesos han crecido en popularidad en las adquisiciones y compras. Esto es especialmente así en grandes organizaciones con compradores profesionales, gerentes de compras, gerentes de compras y gerentes de abastecimiento.
Las mejores clases de entrenamiento de negociación enseñan cómo seleccionar y usar cada proceso RFx., Este post resume brevemente las diferencias clave.
RFQ – solicitud de cotización
una oportunidad para que los proveedores potenciales cuesten competitivamente la(S) solución (s) final (es) elegida (s).
RFP-solicitud de propuesta
a veces basada en una RFI anterior, una solicitud basada en las necesidades del negocio para soluciones específicas al problema de abastecimiento.
RFI-solicitud de información
una consulta abierta que abarca el mercado en busca de datos y conocimientos amplios.
RFT-solicitud de licitación
una oportunidad para que los posibles proveedores presenten una oferta de suministro de bienes o servicios contra una licitación detallada.,
El Desafío
en la práctica, es posible que la gente use erróneamente estas frases para significar lo mismo. Esto se debe a que muchas organizaciones no conocen las diferencias lo suficientemente bien. La falta de capacitación adecuada puede dar lugar a que los compradores pierdan las ventajas de la negociación.
en nuestra capacitación de compra de contratos para compradores, los clientes nos cuentan cómo sus departamentos utilizan estos procesos de compra para «escribir las reglas» del juego de compra para evitar la negociación. Hay mucho que los proveedores pueden hacer para mejorar su posición., Como punto de partida, ayudamos a los estudiantes en nuestros cursos de capacitación en negociación de compras y ventas a familiarizarse con las diferencias entre estos procesos.
solicitud de cotización (RFQ)
Las RFQ son las más adecuadas para productos y servicios lo más estandarizados y mercantilizados posible. ¿Por qué? Procurement quiere que las cotizaciones de los proveedores sean comparables antes de que comiencen las negociaciones del contrato.
una RFQ es una Solicitud enviada a posibles proveedores. Contiene, en detalle exacto, una lista de todos los parámetros relevantes de la compra prevista., Estos incluyen:
- Habilidades de Personal, nivel de capacitación o competencias.
- descripciones / especificaciones o números de piezas.
- cantidades / volúmenes.
- Descripciones o dibujos.
- niveles de Calidad.
- necesidades de Entrega.
- Término del contrato.
- Términos y condiciones.
- otras necesidades o términos de valor añadido.
- Proyecto de contrato.
El precio por artículo o por unidad de servicio es la línea de fondo con RFQs. Otros aspectos de la negociación del contrato afectan el proceso de análisis según lo determinado por el comprador., Las decisiones de los proveedores generalmente son tomadas por el Departamento de adquisiciones bien capacitado. Esto viene después de comparar y analizar las respuestas de RFQ para la ventaja de benchmarking de negociación.
Las RFQ son típicamente para la documentación de apoyo para ofertas selladas (ya sea de una o varias rondas). Las RFQ pueden ser un precursor lógico de una subasta electrónica inversa.
solicitud de propuesta (RFP)
una RFP es una solicitud de adquisición enviada a proveedores potenciales con los que se considera una relación o asociación creativa., Por lo general, la solicitud de propuestas deja todo o parte de la estructura y el formato precisos de la respuesta a la discreción de los proveedores. De hecho, la creatividad y la innovación que los proveedores eligen incorporar en sus propuestas pueden diferenciar a un proveedor capacitado de otro. Las negociaciones contractuales posteriores tienden a tomar más tiempo y ser más amplias en su impacto en el negocio del comprador.
Las RFP efectivas suelen reflejar la estrategia de negociación. También reflejan objetivos comerciales a corto y largo plazo y proporcionan información detallada con la que los proveedores pueden ganar el contrato., Si hay problemas específicos en la respuesta a la solicitud de propuestas, estos se describen junto con cualquier evaluación de la causa raíz disponible.,sing
solicitud de información (RFI)
como su nombre indica, procurement utiliza RFI para recopilar información., A su vez, esto ayuda a decidir el siguiente paso antes de que comiencen las negociaciones del contrato. Esto significa que las RFI no suelen ser la etapa final. En su lugar, procurement a menudo utiliza RFIs junto con las tres solicitudes anteriores.
una RFI es una solicitud que la contratación envía a una amplia base de posibles proveedores. Su propósito es condicionar, obtener información, prepararse para una RFP o RFQ, formar una estrategia o construir una base de datos. Estas facetas son útiles en negociaciones posteriores con proveedores sobre:
- instalaciones, Finanzas, actitudes y motivaciones de los proveedores.,
- El estado del mercado de suministro.
- Supply market dynamics.
- tendencias y factores que impulsan el cambio.
- estrategias alternativas de precios.
- Competencia de proveedores.
- ancho y ancho de las ofertas de productos / servicios, por el proveedor.
- enfoque estratégico del proveedor, planes de negocio y productos.
Procurement puede usar RFI para incluir una lista detallada de productos/servicios para solicitudes de precios. La fijación de precios debe utilizarse con fines comparativos para su posterior negociación. Los negociadores no deben utilizar la fijación de precios como base de sus decisiones de compra., A través del análisis de las respuestas a la solicitud de información, puede encontrar opciones estratégicas y alternativas de menor costo. También puede encontrar oportunidades para reducir costos.
solicitud de licitación (RFT)
Una RFT es la invitación abierta de procurement para que los proveedores respondan a una necesidad definida, en lugar de una solicitud vaga. La RFT generalmente solicita información similar a una RFI, además de métricas específicas. Las RFT generalmente cubren ofertas de productos y servicios, así como información sobre la idoneidad del negocio.,
como los cursos de negociación a menudo aconsejan, no es inusual que un comprador exponga necesidades comerciales poco claras o vagas en su RFT. Esta falta de claridad puede hacer que sea más difícil para el proveedor proponer una solución y no es el mejor uso de un RFT. En su lugar, las RFT solo deben usarse cuando el comprador tiene claras sus necesidades. Idealmente, el comprador también debe tener claro la gama de soluciones de adquisición que podrían adaptarse a las necesidades del comprador. Esto le da al comprador capacitado una ventaja en la negociación del contrato.
sin una capacitación adecuada en adquisiciones, sin embargo, demasiados compradores emiten RFQ que en realidad son RFTs.,
asesoramiento
compradores: poner estos procesos en marcha de la manera correcta requiere:
- capacitación efectiva en habilidades de negociación.
- una infraestructura organizacional de soporte.
- capacitación en Contratación o negociación de contratos.
de lo contrario, estos procesos corren el riesgo de ser utilizados como un ejercicio simbólico para mantener feliz a su departamento, pero se evitan en la práctica., Si bien los expertos en negociación ofrecen asesoramiento a los clientes en el área de implementación de procesos de adquisición, nuestro enfoque es en ventas, adquisiciones y capacitación en negociación de contratos, con otros cursos de negociación personalizados.
vendedores: asesoramos a nuestros graduados de capacitación en ventas de NYC sobre cómo y especialmente «si» deben participar en estos procesos como la primera pregunta que deben abordar. Si tiene una política de la empresa, asegúrese de verificar primero su estilo de negociación competitiva y la del comprador, la posición y el poder., No hacer esto puede terminar perdiendo su tiempo, costándole el negocio, o peor: podría ganar negocios no rentables.
Véase también: definición de negociación.
Deja una respuesta