el procesamiento de la información es la manipulación de datos para producir información útil; implica la captura de información en un formato que es recuperable y analizable. Procesar información implica tomar información cruda y hacerla más útil poniéndola en contexto. En general, el procesamiento de la información significa el procesamiento de nuevos datos, que incluye una serie de pasos: adquisición, introducción, validación, manipulación, almacenamiento, salida, comunicación, recuperación y eliminación., El futuro acceso y actualización de archivos implica uno o más de estos pasos. El procesamiento de la información proporciona a las personas las habilidades básicas para usar la computadora para procesar muchos tipos de información de manera efectiva y eficiente. El término
a menudo se ha asociado específicamente con operaciones basadas en computadora.
impacto del procesamiento de la información
el procesamiento de la información ha tenido un enorme impacto en la sociedad moderna. El mercado se ha vuelto cada vez más complejo con la creciente disponibilidad de datos e información., Las personas necesitan una comprensión sólida de cómo crear, acceder, usar y administrar la información, lo cual es esencial en el entorno de trabajo. La gente necesita entender la interrelación entre los individuos, el mundo de los negocios a nivel nacional e internacional, y el gobierno para participar constructivamente como consumidores y productores. Estas competencias generales deben combinarse con las que conducen al empleo en la empresa, así como a Estudios Empresariales avanzados.
según el proveedor de inteligencia de mercado IDC, las oficinas de todo el mundo estaban en camino de producir 4.,5 billones de páginas de información impresa para 2007. Tres factores vitales a considerar en la gestión de documentos son (1) administrar los documentos de manera más efectiva, (2) controlar los costos asociados con los documentos procesados, y (3) Usar los recursos disponibles de manera más eficiente. Toda organización, ya sea pequeña o grande, tiene un interés personal en la tecnología de procesamiento de la información. Una gestión de documentos más inteligente en entornos de oficina es esencial., Las empresas están agregando inteligencia y estructura a los documentos digitales y en papel con el fin de agilizar los procesos de negocio y ayudar a la integración dentro de los sistemas de datos estructurados. El énfasis no está en eliminar el papel, sino en manejar la información incrustada en los documentos de manera más eficiente. El enfoque se ha desplazado a la adaptación y gestión de la tecnología para satisfacer mejor las necesidades.
efectos del procesamiento de la información
la información genera ideas e impulsa decisiones., Los documentos están impulsados por el cumplimiento normativo, además de la necesidad de comunicarse con clientes, proveedores y empleados, mientras se ocupan de multimedia, soluciones de procesos de negocio e inversiones relacionadas. Las preguntas que deben considerarse incluyen las siguientes:
- ¿Qué técnicas, procedimientos y métodos se utilizan para compartir información útil?
- ¿Cuáles son las capacidades y limitaciones del hardware y el software?
- ¿Cómo se puede aumentar la velocidad de operación, la funcionalidad y la capacidad?,
- ¿De qué manera una organización e individuo utilizará la información; por ejemplo, ¿se utilizará la información para apoyar decisiones estratégicas, tácticas u operativas, e informar, persuadir, educar o entretener a los usuarios?
- ¿Qué técnicas se utilizan para representar el diseño de soluciones y salida, incluidos gráficos de entrada-proceso-salida, gráficos de jerarquía, Maquetas de diseño de pantalla/copia impresa, diagramas de flujo o guiones gráficos; qué técnicas, como hipervínculos, botones, iconos, tabla de contenido, índice o numeración de páginas, se utilizan para navegar por documentos complejos?,
en muchas empresas, los archivos de office están llenos de documentos en papel. Esta situación, que consume mucho tiempo y es costosa, frustra tanto a los clientes como a los empleados, lo que a menudo resulta en retrasos en el servicio. Al automatizar los procesos que consumen mucho papel, las organizaciones pueden obtener ganancias significativas de productividad., los usuarios para localizar la información necesaria
gestión del procesamiento de la información
Las empresas en el siglo XXI son complejas, fluidas y centradas en el cliente, por lo que necesitan establecer y aplicar procedimientos y técnicas de gestión de archivos adecuados para almacenar, comunicar y eficiente y eficaz., Al automatizar las rutinas para capturar, procesar, administrar y entregar documentos comerciales, las organizaciones pueden salvaguardar la integridad de los datos y protegerlos de alteraciones.
la introducción de tecnologías digitales permitió a las oficinas iniciar cambios en el uso del papel. A principios de la década de 1990, un estudio de Investigación de Xerox indicó que las oficinas no tendían a usar menos papel en lugar de mantener menos papel., Muchos trabajadores de oficina mantienen el papel para leer, anotar y compartir información con fines de discusión; muchas empresas todavía dependen del papel para documentos basados en formularios como facturas, contratos y correspondencia de clientes. Muchas empresas y organizaciones también archivan copias en papel y/o microfilmes por razones legales.
Las empresas deben examinar cuidadosamente el proceso de flujo de trabajo del documento. Esto incluye cuatro etapas / pasos: capturar, administrar, almacenar y entregar., Cada paso admite la transferencia del contenido del documento en papel a formato electrónico, para enrutar y usar para aplicaciones específicas. Richard V. Heiman y Anthony C. Picardi (2005) han declarado que «la gestión del ciclo de vida de la información ahora es posible. Los documentos inteligentes tienen un ciclo de vida integrado y viajan en la columna vertebral de los sistemas de transacciones empresariales. La comprensión del contenido, los derechos digitales y la integración continúan evolucionando y se integrarán en una creciente gama de aplicaciones inteligentes.,»
muchos documentos comerciales se rigen por regulaciones como la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 y la Ley de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud de 1996. Estos actos están destinados a proteger la seguridad, la precisión y la confidencialidad de la información y dictan cómo las organizaciones reciben, procesan, usan, almacenan, protegen y comparten información comercial.
Business requiere que la información sea accesible en tiempo real., El tiempo Real está asociado con la velocidad: la gestión de la información en tiempo real es obtener información donde debe estar cuando debe estar allí, ya sea en microsegundos, minutos o días. La información tiene impacto cuando está conectada con el contexto, con otra información y con las personas. El contexto aumenta el valor de la información almacenada. Los líderes empresariales necesitan información fácilmente accesible. Quieren tener vistas en tiempo real en sus negocios para que se tomen decisiones cuando necesitan estar sin rastrear datos y generar informes.,
tradicionalmente, en la mayoría de las empresas, organizaciones y corporaciones, la información se ha aislado dentro de un departamento específico en la computadora personal de un empleado individual, en una base de datos individual o en un gabinete de archivos. Las empresas, sin embargo, han implementado múltiples soluciones para almacenar varios datos y, sin embargo, persisten las preguntas sobre cómo consolidar y utilizar almacenes de información para ofrecer mejores productos y servicios, manteniendo al mismo tiempo los márgenes de beneficio.
capturar toda la información en un verdadero sistema empresarial es esencial. Ha llegado la gestión de los recursos institucionales., La aplicación de la GRI en el sector empresarial ha ayudado a las empresas a gestionar las personas y las cargas de trabajo y a controlar los procesos de la empresa. Los procesos y sistemas de comunicación que se extienden globalmente y responden instantáneamente requieren flexibilidad. Tanto los procesos como los sistemas deben integrarse para que se obtengan resultados mensurables. ERM sirve como un vehículo para administrar la información. Organiza los datos para que sean más útiles para los departamentos individuales, lo que les permite operar de manera más eficiente, así como crear procesos simplificados para reducir costos.,
cambiar los procesos internos puede ser difícil dentro de una organización. Las empresas deben abandonar las viejas formas de preservar y proteger los datos. Los datos deben compartirse dentro de una organización en un sistema basado en reglas y funciones; las funciones de presentación de informes deben simplificarse, limitando la toma de decisiones a unos pocos. Las líneas abiertas de comunicación y colaboración dentro de la organización, así como con socios, proveedores y clientes, ayudan a la organización a lograr una mayor eficiencia operativa.,
los requisitos comerciales en constante evolución significan que los procesos de flujo de trabajo deben actualizarse a medida que cambian las necesidades. La personalización puede ser necesaria. Las empresas necesitan definir y modificar las funciones de flujo de trabajo. Las soluciones que cierran la brecha entre los mundos de back – office y front-office permiten a las organizaciones intercambiar información.
en el entorno de trabajo actual, las empresas utilizan Internet a diario. Internet ya no es una herramienta solo para el correo electrónico, la investigación y el comercio electrónico., Se ha convertido en una herramienta para globalizar un negocio; es una herramienta que permite a una organización vincular a empleados, proveedores y clientes. Se genera un libre flujo de información en todo el país e internacionalmente.
desafíos del procesamiento de la información
Las empresas todavía enfrentan desafíos al intentar revisar los procesos internos, abrir las comunicaciones a fuentes externas e integrar funciones tecnológicas dispares. La información no debe aislarse en departamentos específicos; debe almacenarse de manera que beneficie a toda la organización.,
en la oficina moderna, el procesamiento de la información abarca un amplio campo. Abarca desde información textual a información digital, análisis cualitativo a análisis cuantitativo, así como a nivel mundial desde Internet a una sola computadora personal.
los documentos informáticos pueden requerir una combinación de paquetes de software para ser utilizados; por ejemplo, colocar una hoja de cálculo en un documento de procesamiento de texto o un gráfico de hoja de cálculo en un archivo de presentación. Una variedad de manipulaciones está involucrada en el procesamiento de información textual., Un documento se puede reorganizar cortando y pegando texto, y los gráficos se pueden importar a un documento de texto. Utilizando el software de análisis de imágenes, Las imágenes pueden ser manipuladas. El procesamiento digital de datos numéricos se puede lograr a través de programas de hoja de cálculo. Usando programas de hoja de cálculo, los datos pueden ser consultados en una declaración «qué pasaría si», y el análisis estadístico y la representación gráfica de los datos pueden ser ilustrados.
La integración de aplicaciones de software es un aspecto poderoso del uso de software diseñado para ser utilizado en el entorno Windows., La integración se refiere al intercambio de información entre aplicaciones: procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de bases de datos. El software de computadora no solo comparte características comunes, sino que también es muy a menudo compatible; por lo tanto, la información que se crea en un paquete de software se puede compartir en otro.
la proliferación de programas informáticos ha cambiado drásticamente la forma en que los usuarios finales crean documentos. A medida que el software informático se hizo más sofisticado a lo largo de los años, los programas de software comenzaron a compartir características comunes., Las oficinas modernas utilizan una combinación de paquetes de software para producir información útil. El campo del procesamiento de la información ha tenido y sigue teniendo un impacto significativo en la sociedad.
Véase también carreras en procesamiento de la información; autoedición; ética en el procesamiento de la información; Procesamiento de la información: perspectivas históricas; sistemas de Información; Tecnología de la información
bibliografía
Heiman, Richard V. & Picardi, Anthony C. (2005). Worldwide Software 2005-2009 Forecast Summary (En Inglés). Framingham, MA: IDC.,
Information and communication in the 2004-2010 MTPDP (2004, November 13). Manila Bulletin.
O’Leary, Timothy J., and O’Leary, Linda I. (1996). Integración con Microsoft Office. New York: McGraw-Hill.
Mary Nemesh
Deja una respuesta