¿Qué es New Hire Paperwork?

new hire paperwork consiste en una variedad de documentos y formularios que un empleado debe completar al comenzar su empleo con su negocio. La naturaleza exacta de este papeleo puede variar, dependiendo de las leyes laborales estatales y locales, así como de su negocio específico. Hay, sin embargo, papeleo federal requerido de la nueva contratación que usted debe tener cada empleado completo, como los formularios W-4 y I-9., La mejor manera de optimizar su proceso de incorporación es crear una nueva lista de verificación de trámites de contratación, informar a su empleado de los requisitos con anticipación y completar todos los formularios lo antes posible.

ya sea que usted mismo dirija los recursos humanos de su negocio o tenga recursos de recursos humanos dedicados, la contratación de un nuevo empleado es un proceso involucrado, y también importante. Después de que un candidato ha aceptado su oferta de trabajo y ha establecido su fecha de inicio, Hay varios pasos de incorporación que tomar, incluyendo asegurarse de que su nuevo miembro del equipo llene la documentación de empleo adecuada., Hay una serie de formularios importantes para empleados nuevos que deben llenarse, particularmente los que son requeridos por la ley.

para simplificar el papeleo de la nueva contratación, es mejor prepararse con anticipación, no solo sabiendo qué formularios deben completarse y cuándo, sino teniéndolos listos para la fecha de inicio de su empleado. Esta nueva guía de trámites de contratación, por lo tanto, desglosará los diversos formularios requeridos, lo que necesita saber sobre ellos y consejos generales para hacer que el proceso de incorporación sea lo más fluido posible.,

papeleo de Nueva contratación: lo que necesita saber

si está contratando a su primer empleado, es posible que no esté completamente familiarizado con los tipos de papeleo de Nueva contratación que se requieren de su negocio. Como mencionamos, algunos documentos de contratación nuevos, como el W-4 E I-9, son requeridos por la ley federal o estatal, mientras que otros podrían ser simplemente necesarios o recomendados para los procedimientos de Recursos Humanos de su negocio. Dicho esto, tendrá que asegurarse de que el papeleo de los nuevos empleados que es requerido por la ley se llene con precisión y dentro del marco de tiempo correcto., Afortunadamente, las agencias gubernamentales como el IRS y el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos proporcionan guías detalladas en línea para informarle sobre la finalización de estos formularios.

si no está seguro de qué tipo de papeleo de Nueva contratación de recursos humanos debe tener para su negocio, es posible que desee consultar con su representante de recursos humanos o un consultor de Recursos Humanos de terceros. Con esto en mente, sin embargo, la documentación común específica del negocio incluye un manual del empleado, papeleo de beneficios y formularios de política de la empresa., Dado que estos tipos de documentos son específicos de su organización, es posible que no requiera que se completen de inmediato. En última instancia, la línea de tiempo y la naturaleza de este nuevo papeleo de contratación depende de usted. Sin embargo, querrá que las pautas que rodean este tipo de formularios sean claras para sus empleados cuando comiencen.

New Hire Paperwork Checklist: Required Forms

ahora que hemos revisado un breve resumen sobre el papeleo de Nueva contratación, profundicemos en los formularios específicos que necesitará completar.,

Formulario I-9

el Formulario I-9 es un formulario Federal requerido para empleados nuevos que verifica la elegibilidad de los candidatos para trabajar en los Estados Unidos. El Formulario I-9 es llenado por usted y su empleado y debe ser completado dentro de los tres días de la fecha de inicio del empleado. Aunque el formulario no necesita ser presentado al gobierno federal, usted debe mantenerlo En archivo (física o electrónicamente) durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la terminación, lo que ocurra más tarde., El Formulario I-9 implica revisar la identificación de cada empleado para asegurarse de que son válidos y cumplen con los criterios federales. Puede completar este formulario electrónicamente utilizando E-Verify, que le permite cotejar la información con la base de datos del gobierno federal. Muchas plataformas de software de recursos humanos también proporcionan capacidades de Formulario I-9.

su empleado llenará el Formulario I-9 y proporcionará su identificación como prueba de su elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.usted revisará su información y firmará el formulario indicando que, a su leal saber y entender, la identificación proporcionada es válida., Este formulario enumera las formas aceptables de identificación que puede usar para verificar la elegibilidad de su empleado. Debe proporcionar esta lista a los nuevos empleados para que puedan decidir qué tipos de identificación llevar. Sin embargo, no puede decirle a los empleados qué tipo de identificación llevar o negarles su derecho a usar cada tipo. Para garantizar la finalización oportuna del Formulario I-9, es útil decirle a su empleado que traiga sus documentos de identificación con ellos en su primer día.

Formulario W-4

El formulario W-4 es otro requisito federal de papeleo para nuevos empleados., Este formulario registra cuánto se debe retener del cheque de pago de cada empleado por impuestos basados en exenciones. El empleado llenará cuántas exenciones reclamará en sus impuestos. El W-4 debe ser efectivo con el primer cheque de pago de su empleado, por lo que este también es un formulario que querrá llenar rápidamente. No puede decirle a sus empleados cómo deben llenar su W-4, pero puede ayudarlos a encontrar recursos para determinar sus retenciones de impuestos para completar el formulario, como esta calculadora de retención de impuestos del IRS.

Los empleados pueden cambiar las exenciones en los formularios W-4 cuando lo consideren conveniente., Debe mantener archivada la versión más reciente del W-4 de un empleado. Una vez más, muchas plataformas de software de Recursos Humanos permiten a sus empleados llenar y almacenar el W-4 a través de su sistema.

número de Seguro Social

aunque no es «papeleo» de contratación nueva per se, el gobierno federal requiere que obtenga el nombre y el número de Seguro social de cada nuevo empleado, incluidos los empleados extranjeros residentes y no residentes. Usted usará esta información para llenar los formularios W-2 para sus empleados al final del año., El formulario W-2 registra las ganancias de sus empleados para el año y se utiliza para fines fiscales.

retención de impuestos estatales y registro

Al igual que el formulario W-4 para la retención de impuestos federales, es posible que también necesite que su nuevo empleado llene un formulario de retención de impuestos estatales. No todos los estados requieren estos formularios, por lo que querrá verificar las leyes aplicables de su estado en particular. Sin embargo, si su estado requiere este formulario, normalmente se llenará como el federal W-4., Al igual que el W-4, querrá que su empleado complete este documento antes de su primer cheque de pago y mantenga su formulario archivado. Los formularios de retención de impuestos estatales también pueden ser actualizados por sus empleados durante todo el año.

además de los formularios de retención de impuestos estatales, también tendrá que completar el informe de nuevos empleados. Este papeleo de contratación implica proporcionar la información básica sobre sus nuevos empleados a su directorio Estatal de nuevas contrataciones, que luego se transmite al Directorio Nacional., Se requiere un informe de nuevos empleados para que el estado pueda cobrar los pagos de manutención de los hijos de los empleados, si es necesario.

formularios de beneficios

incluso como pequeña empresa, las leyes federales y estatales requieren que ofrezca a sus empleados ciertos beneficios complementarios, es decir, beneficios que no sean su salario. Algunos de estos beneficios caen bajo leyes particulares, como la Ley de cuidado de Salud Asequible y la Ley de Licencia Médica Familiar. En ciertos estados, por ejemplo, se requiere que ofrezca a sus empleados beneficios como compensación laboral y seguro por discapacidad., En lo que respecta a los beneficios requeridos, por lo tanto, deberá asegurarse de cumplir con las leyes aplicables para su estado y negocio y pedir a sus empleados que completen la documentación necesaria asociada con estas ofertas de beneficios.

New Hire Paperwork Checklist: HR Forms

hay muchos otros formularios para empleados nuevos que pueden no ser necesarios, pero que pueden ser útiles para su negocio, sus empleados y su departamento de Recursos Humanos., Los otros formularios o documentos que tenga que llenar sus nuevos empleados dependerán de su negocio individual, pero aquí hay algunos ejemplos comunes de papeleo para nuevos empleados que puede incluir en su proceso de incorporación.

formulario de depósito directo

Si va a pagar a sus empleados a través de depósito directo, querrá tener un formulario de autorización para que lo llenen. En este formulario, aceptarán que se les pague a través de depósito directo y proporcionarán la información que necesitará para agregarlos a su nómina.,

Información de Emergencia

En el caso de una emergencia con su empleado, usted querrá saber a quién contactar. Debe pedirle a su empleado que proporcione su contacto de emergencia y mantenga esta información registrada. Del mismo modo, es posible que desee preguntar a sus empleados sobre cualquier alergia o restricción dietética que debe tener en cuenta para asegurarse de que está proporcionando un ambiente de trabajo cómodo y seguro para ellos.

manual del empleado y formularios de Política

muchas empresas crean un manual del empleado que enumera información y procedimientos importantes de la empresa., A menudo, los manuales de los empleados incluyen temas como las políticas en el lugar de trabajo, como el acoso sexual y las políticas sobre Drogas y alcohol, así como pautas para el código de vestimenta, el uso de internet, la inscripción de beneficios y más. No solo es una buena idea crear un manual para empleados, sino que también es posible que desee pedir a sus nuevos empleados que firmen un formulario reconociendo que han recibido y revisado el manual. Con el manual del empleado, puede incluir otros documentos relacionados con el negocio que su nuevo empleado necesita firmar, como un acuerdo de no competencia o de confidencialidad también.,

beneficios no requeridos

Además de los beneficios requeridos por la ley, usted querrá proporcionar a los nuevos empleados los documentos necesarios con respecto a otros beneficios que ofrece su negocio. Estos beneficios pueden incluir estipendios de viaje, beneficios de bienestar, opciones sobre acciones, 401k y más. Si le da a sus empleados la opción de inscribirse o participar en programas de beneficios adicionales, querrá darles una explicación de estas políticas, así como los formularios que deben llenar para participar si así lo desean.,

New Hire Paperwork: consejos para agilizar el proceso de incorporación

con todos los documentos de empleo involucrados con las nuevas contrataciones, necesarios o no, es posible que se sienta abrumado, especialmente si tiene recursos limitados de Recursos Humanos. Afortunadamente, hay algunas iniciativas que puede tomar para aliviar la carga del papeleo de contratación:

  • tenga en cuenta las leyes laborales federales, estatales y locales. Aunque es engorroso, querrá asegurarse de estar bien informado cuando se trata de las diferentes leyes laborales que su empresa debe cumplir., Estas leyes informarán qué tipo de documentos se requieren para los nuevos empleados, así como el cronograma en el que deben completarse. Además, esté atento a los cambios en la documentación de contratación: nuevos requisitos o cambios en los formularios. Conocer y cumplir con estas leyes ayudará a proteger su negocio en el caso de una auditoría.
  • No espere hasta la fecha límite para completar el papeleo de Nueva contratación. Cada formulario requerido tiene una fecha límite diferente, y puede ser difícil recordar cuál es el plazo., Por lo tanto, es útil comunicarse con su nuevo empleado antes de su fecha de inicio, informarles de qué papeleo de nuevo empleado necesitarán llenar y qué documentos o información necesitarán para hacerlo. Luego, complete todos los documentos con sus empleados en su primer día y preséntelos o envíelos de inmediato.
  • almacene de forma segura todos los documentos de empleo y manténgalos actualizados según sea necesario. Puede almacenar esta información electrónica o físicamente, pero debe asegurarse de que sea segura y accesible., Una vez más, asegurarse de que ha almacenado todos los documentos de sus empleados correctamente puede ser esencial en el caso de una auditoría.
  • Use software de Recursos Humanos. Una de las mejores formas de agilizar la incorporación es utilizar una plataforma de software de recursos humanos como Zenefits. Estas plataformas pueden ayudar a automatizar sus procesos, permitiendo a los empleados completar formularios en línea. También puede usar el software de Recursos Humanos para almacenar documentos de la empresa, como manuales de empleados e información de beneficios, lo que los hace fácilmente accesibles para los nuevos empleados., Además, para disminuir su carga aún más, algunas ofertas de software de recursos humanos incluso incluyen el procesamiento de nómina.

papeleo para nuevos empleados: el resultado final

al final del día, traer nuevos empleados es una experiencia emocionante para su negocio. Aunque hay nuevos documentos de Contratación que deben completarse, puede facilitar el proceso preparándose con anticipación y comunicándose con sus nuevos empleados antes de su fecha de inicio., Vigilar las leyes federales, estatales y locales aplicables le ayudará a asegurarse de que cumple con sus procesos de Recursos Humanos, y utilizar el software de recursos humanos es una gran inversión para ayudarlo a usted y a sus empleados con el papeleo de Nueva contratación y más. En última instancia, una vez que haya enviado o almacenado todo el papeleo requerido de los nuevos empleados, pasará por la parte más tediosa del proceso de incorporación y podrá seguir adelante con la capacitación de los empleados.