una declaración de alcance del proyecto es una herramienta útil para delinear los entregables del proyecto e identificar las restricciones, suposiciones y factores clave de éxito. La declaración de alcance bien escrita define claramente los límites de un proyecto. Antes de que comience el proyecto, el equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto deben acordar la declaración de alcance antes de la ejecución del proyecto.,

el alcance de un proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la Triple restricción del proyecto: tiempo y recursos. Si el equipo del proyecto no puede estar de acuerdo con el alcance, los otros dos elementos seguirán cambiando a pesar de la mejor intención del gerente de proyecto de ejecutar el proyecto.

el gerente de proyecto a menudo recurre a la declaración de alcance del proyecto como la documentación formal para el alcance del proyecto aceptado. Algunas declaraciones de alcance del proyecto corren el riesgo de exceder una disertación académica cuando solo se necesitaba una página para transmitir el alcance del proyecto., Los gerentes de proyecto ágiles reconocen que el alcance se ajustará a lo largo del ciclo de vida del proyecto, por lo que compilar un volumen de alcance tedioso no es el mejor uso del tiempo del equipo.

una mejor solución es documentar la declaración de alcance usando un mapa mental.,bles – una lista específica de resultados producidos por el proyecto

  • Criterios de aceptación del usuario – una lista de Factores Críticos de éxito para aceptar los entregables del proyecto
  • límites del proyecto – identifica qué entregables están fuera del alcance del proyecto
  • restricciones del proyecto – una lista de limitaciones del proyecto típicamente categorizadas por resultados, marcos de tiempo, recursos, restricciones físicas o técnicas
  • suposiciones del proyecto – una lista de pensamientos que se creen que son ciertos pero deben confirmarse

    • Figura 1 (abajo) muestra la plantilla de instrucción MindGenius scope.,

    al desarrollar el alcance de un proyecto, la lista de entregables, restricciones, límites y suposiciones a menudo es el resultado de una lluvia de ideas. El uso de un mapa mental para capturar una lista exhaustiva de entregables y refinarlos proporciona flexibilidad en el proceso de definición del alcance. Una vez que las ideas son revisadas, combinadas y examinadas, la declaración formal de alcance puede ser refinada para su presentación.,

    considere este escenario: su director solicita su participación en un nuevo proyecto de desarrollo de sitios web para compartir datos financieros y de personal con un proveedor externo. Su responsabilidad es desarrollar el alcance y el cronograma de alto nivel basado en un conjunto de reuniones con su cliente comercial. Es necesario facilitar las reuniones e identificar las necesidades del proyecto.

    ¿cómo documentará el alcance?,

    al utilizar MindGenius para facilitar las reuniones, puede capturar todos los detalles del alcance del proyecto a medida que los clientes empresariales intercambian ideas sobre los entregables, las restricciones, las suposiciones y los criterios de aceptación. Usando Map Explorer en MindGenius, el gerente de proyecto puede enfocarse en entregables específicos del proyecto sin mostrar otras secciones del Mapa Mental (Figura 2, abajo).

    Una vez acordados los entregables, el mapa mental se puede refinar y las ramas se pueden contraer., MindGenius ayuda a organizar las diferentes partes de la declaración de alcance para comunicar una vista que es fácil de entender.

    los interesados en el proyecto no quieren leer más que una página que describa el alcance del proyecto. Dado que la mayoría de los entregables del proyecto (declaraciones de alcance, cartas y requisitos) se convierten en una presentación de PowerPoint para ejecutivos, MindGenius ayuda a reducir la carga administrativa exportando a Microsoft PowerPoint o Microsoft Word. El formato visual del Mapa Mental de MindGenius ayuda a transmitir el alcance del proyecto sin tener que leer páginas de documentación.,

    he llevado a cabo numerosas sesiones de lluvia de ideas para desarrollar el alcance de un proyecto y el uso de mapas mentales es una excelente manera de planificar, priorizar y comunicarse utilizando colores, imágenes y líneas para identificar ideas importantes y preguntas clave. La figura 3 (abajo) incluye el ejemplo de Mapa Mental completado.